75
Системный администратор обеспечивает команду проекта необходимым
техническим оснащением, а так же необходимым доступом к файлам и
информационным базам. [12]
2.2.3 Средства коллективной работы над проектом автоматизации
Microsoft Project — программа управления проектами, разработанная и
продаваемая корпорацией Microsoft.
MS Project был создан, чтобы помочь менеджеру проекта в разработке
планов, распределении ресурсов по задачам, отслеживании прогресса и анализе
объёмов работ.
Общее представление об интерфейсе программы представлено на рисунке
8.
Рисунок 8 – Интерфейс программы Microsoft Project
Создание проекта в программе MS Project начинается с открытия
программы и перехода во вкладку «Создать», как продемонстрированно на
рисунке 9.
76
Рисунок 9 – Создание нового проекта в программе Microsoft Project
Начиная новый проект в Microsoft Project, необходимо ввести сведения о
проекте, основное это начальная дата проекта, данный проект начинается 1 июня
2018 года.
Рисунок 10 – Заполнение сведений о проекте
Конечная дата проекта будет автоматически рассчитана в Microsoft Project
после ввода и планирования задач.
77
В каждом проекте содержится уникальный набор компонентов: цель
проекта, определенные задачи, а также лица, их выполняющие. Чтобы помнить
все важные сведения и их взаимосвязь, следует вводить данные о проекте и
обращаться к ним при необходимости.
Календарь проекта можно изменять, чтобы отражать рабочие дни и часы
для каждого участника проекта. Стандартный календарь с понедельника по
пятницу, с 9:00 до 18:00, с часовым обеденным перерывом.
Можно определить и нерабочее время, например, выходные или ночное
время, а также специальные выходные дни, например, праздники.
Когда создан план проекта, его можно заполнить задачами. Сначала
перечисляем шаги, необходимые для достижения целей проекта. Проще всего
начать с крупных частей работы, а затем поделить каждую часть на задачи с
отдельными результатами.
Данный проект представляет собой набор связанных задач. Задача
определяется объемом работы и конкретными результатами; она должна быть
достаточно короткой, чтобы можно было регулярно отслеживать ее ход
выполнения. Длительность задач обычно лежит в интервале от одного дня до двух
недель.
Структурирование помогает организовать задачи в более удобные для
управления компоненты. Создав иерархию, можно объединить связанные задачи
в более общую задачу. Общие задачи называются суммарными задачами или
фазами; задачи, объединенные под суммарной задачей, называются подзадачами.
Начальная и конечная дата суммарной задачи определяется начальной и конечной
датами первой и последней ее подзадачи.
2.3 Информационное обеспечение задачи
2.3.1 Информационная модель и её описание
На рисунке 11 отображена информационная модель оформления заявки,
формирования отчета о заказах, плана закупок и отчета о чистой прибыли.
78
Рисунок 11 – Информационная модель
В первой области отображен процесс оформления клиентом заявки в ИС.
Форма «Оформление заказа» предполагает создание документа «Новый заказ».
Данный документ в свою очередь редактирует таблицу заказов, внося туда новую
запись, а так же таблицу товары, изменяя остаток товара на складе.
При этом в ИС предполагается, что каждый пользователь предварительно
проходит процесс авторизации и в случае отсутствия пользователя в таблице
«Пользователи», будет так же создана новая запись, что отображено входящей
связью из «Вход/регистрация»» в «Т* «Пользователи»» и в «Т «Пользователи»».
79
Область 2 отображает то, что менеджер по продажам заполняет форму
формирования отчета о заказах. Из базы ИС в рамках моделируемой задачи
используется одна таблица «Заказы». В результате данной задачи формируется
отчет о заказах, который получает менеджер по продажам.
Область 3 отображает процесс формирования плана закупок.
Проектировщики предполагают, что процесс будет состоять из тех же этапов, что
и формирование отчета о продажах:
Менеджер по закупкам заполняет форму формирования плана закупок.
Затем на основании данных из таблицы «Заказы», формируется план будущих
закупок в виде документа, который получает менеджер по закупкам.
И наконец, область 4, которая отображает расчет чистой прибыли
коммерческим директором компании. Директор заполняет форму, вводя
необходимый период, затем на основании данных из таблицы «Заказы» и
«Товары» формируется отчет о чистой прибыли за выбранный период.
2.3.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и
оперативной информации
Исходные данные разрабатываемой ИС представляют собой текстовую
информацию, которая будет заноситься в ИС через клавиатуру и храниться в БД.
Так входными данными будет являться информация вводимая пользователем
(клиентом, менеджером, администратором, директором) в электронную форму. В
приложении 1 отображены формы создания и редактирования товаров, категорий,
услуг, так же формы редактирования информации о компании. В электронной
форме менеджер по продажам, а так же менеджер по закупкам и логист заполняют
входные данные, которые записываются в соответствующие таблицы «Товары»,
«Категории», «Услуги», «Информация о компании» в базе данных. Ниже
приведена таблица отображающая наименование таблицы, ответственного за ее
заполнение, средний объем таблицы в записях, а так же частота актуализации.
Таблица 7
Таблицы нормативно-справочной, входной и оперативной информации
80
Наименование
Ответственный
Объем
(записей)
Частота
актуализации
Продукты
Менеджер по продажам,
менеджер по закупкам,
логист
250
Ежемесячно
Категории
Менеджер по продажам,
менеджер по закупкам
5
Ежеквартально
Услуги
Менеджер по продажам
5
Ежеквартально
Информация о
компании
Директор,
администратор
6
Единожды
Заказы
Менеджер по продажам
1000
Ежедневно
Кроме того в информационной системе есть возможность формирования
различных отчетов за период, в приложении 2 приведены формы формирования
отчетов.
Форма оформления заказа приведена в приложении 3. Основными
входными данными для заполнения формы заказа являются:
ФИО клиента;
количество товара.
При заполнении формы данные автоматически записываются системой в
базу данных в таблицу «Заказы».
2.3.3 Характеристика результатной информации
Вся входная информация будет записана в таблицы в базе данных. Как было
описано выше будут созданы таблицы «Заказы», «Товары», «Категории»,
«Услуги» и «Информация о компании».
На основании данных из таблицы «Заказы» появится возможность
формировать «Отчет о заказах» за период. Так в состав отчета будут следующие
параметры:
номер заказа;
наименование товара;
количество товара;
общая стоимость;
ФИО клиента;
81
дата заказа.
Электронная форма отображения отчета о заказах отображена в
приложении 4.
Информация, отображенная в данном отчете, очень важна, так как
благодаря этой информации можно отследить выполнение плана, составить план
будущих закупок, а так же посмотреть прибыль компании за прошедший период.
Электронная форма отображения плана закупок отображена в приложении
4. Вверху страницы отображается форма выбора категории, ниже располагается
таблица, в которой приведены наименование товара, а так же количество
необходимое для закупки в следующем периоде и стоимость заказа.
На основании информации из таблиц «Товары», а так же на основании
«Отчета о заказах» формируется «Отчет о чистой прибыли». Данный отчет
формируется по формуле:
Чистая прибыль = общая сумма заказов за предыдущий период –
себестоимость товара на заводе-производителе – стоимость доставки –
себестоимость комплектующих – фактически оплаченные налоги.
В отличие от ситуации, которая была до автоматизации, текущие данные
хранятся в единой базе данных в таблице «Товары». Благодаря автоматизации
коммерческий директор не запрашивает информацию о себестоимости товара и
стоимости доставки у отдела закупок, а так же не запрашивает информацию о
заказах у отдела продаж, вся необходимая информация уже есть в
информационной системе. Информационная система по заданной формуле
автоматически производит расчет по каждому заказу, вычисляет чистую прибыль
и выводит в виде таблицы на экран. Электронная форма отчета о чистой прибыли
отображена в приложении 4. Вверху страницы отображается форма ввода
периода, ниже располагается таблица, в которой приведены номер заказа,
стоимость заказа, дата заказа, а так же чистая прибыль от заказа.
Таким образом, благодаря выходной информации, формирующейся
автоматически, решаются сразу несколько задач:
неоднозначность и неточность данных, ошибки в количественных и
качественных показателях в результате не стандартизированного учета;
82
временные и трудовые ресурсные затраты, вследствие чего низкая
производительность.
2.4 Программное обеспечение задачи
2.4.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
Разрабатываемая информационная система предполагает два
подмножества функций: основные и служебные. Основные функции
обрабатывают вводимую пользователем информацию, отвечают на запросы
пользователя. Служебные функции проверяют вводимые пользователем данные,
отвечают за настройку системы.
На рисунке 12 изображено дерево функций системы, доступных
пользователю пользовательской части.
Рисунок 12 - Дерево функций пользовательской части системы
Как видно пользователю на сайте доступно множество функций
большинство, из которых относятся к просмотру каталога. Кроме того
пользователь может ознакомиться с имеющейся на сайте информацией о
компании. Из интерактивных функций пользователь может связаться с компанией
83
посредством формы обратной связи, а так же оформить заказ понравившегося ему
товара. Кроме того пользователю доступны две служебные функции, которые
отвечают за вход в систему для уже имеющихся пользователей и регистрацию
новых пользователей.
На рисунке 13 изображено дерево функций системы, доступных
пользователю административной панели.
84
Рисунок 13 - Дерево функций административной части системы