23
Рисунок 8 − Программная архитектура
Из рисунков 7-8 видно, что группа компаний «СТЕК» обладает развитым
техническим обеспечением и в силу того, что имеет огромное количество
дочерних компаний и филиалов на всей территории Российской Федерации не
развитой программной архитектурой.
1.3.2 Определение средств автоматизации для решения задачи
исследования
Рассмотри схему управленческого учета группы компаний «СТЕК»
(рисунок 9).
1. Поиск
информации
5.
Формировани
е сводного
отчета по
группе
компаний
Исполнитель
Начальник АХЧ
Начальник
ОТиЗП
2
. Регистрация/
Выгрузка
информации
4.
Формировани
е сводного
отчета по
дочерней
компании или
филиалу
Документ
Документ
3. Формирование
Отчет
Документ
Отчет
Начальник
отдела
реализации
Документ
Отчет
Начальник
отдела обучения,
ремонтов,
разработки ПО
Документ
Отчет
Директор
Генеральный
директор
Отчет
Отчет
Документ
Рисунок 9 − Схема управленческого учета
24
Для того, чтобы наглядно показать необходимость использования средств
автоматизации в существующем бизнес-процессе рассмотрим таблицы,
показывающие состояние до и после происходящего процесса автоматизации,
которые содержат набор основных операций, происходящих во всем
предприятии и которые целесообразно автоматизировать (таблица 4).
Таблица №4
Количество машинного времени на операции управленческого учета
Операция
Количество машинного
времени до
автоматизации, часов
Количество машинного
времени после
автоматизации, часов
Регистрация данных по
договорам на закуп товаров
и услуг
340 раз в год*30
минут=170 часов
340 раз в год*1 минут=6
часов
Формирование отчета по
договорам
12 раз в год*30 минут =
6 часов
0
Выгрузка данных из 1С
12 раз в год*30 минут =
6 часов
12 раз в год*30 минут =
6 часов
Формирование отчета по
выплатам персонала
12 раз в год*30 минут =
6 часов
0
Регистрация данных по
реализации
40000 раз в год*5
минут=3333 часов
40000 раз в год*1
минут=667 часов
Формирование отчета по
реализации
12 раз в год*90 минут =
18 часов
0
Регистрация данных по
договорам на выполнение
услуг
1200 раз в год*30
минут=600 часов
1200 раз в год*10
минут=200 часов
Формирование отчета по
договорам на выполнение
услуг
12 раз в год*90
минут=18 часов
0
Формирование сводного
отчета директорами
12 раз в год*90
минут=18 часов
12 раз в год*2 минуты
=0,4 часов
25
Формирование сводного
отчета генеральным
директорами
12 раз в год*360
минут=72 часа
12 раз в год*2 минуты
=0,4 часов
ИТОГО, часов
4247 часов
880,6 часов
Как видно из таблицы 4 автоматизация управленческого учета группы
компаний «СТЕК» способствует сокращению времени с 4247 часов до 881,4
часов, также автоматизация данного процесса будет способствовать
формированию необходимой информации каждый день, а не ежемесячно, что в
свою очередь позволит своевременно обнаруживать снижение прибыли на том
или ином участке дочерней компании или филиала группы.
При внедрении автоматизированной системы управленческого учета
группы компаний «СТЕК» устранятся следующие недостатки в процессе
работы:
− высокий уровень времени формирования необходимых отчетов;
− задержка необходимой информации;
− низкая оперативность;
− дублирование потоков информации;
− высокая трудоемкость при поиске необходимой информации;
− несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения,
защиты целостности и секретности информации и процессов выдачи результатов
конечному пользователю.
Кроме того, другими преимуществами автоматизации рассматриваемого
бизнес-процесса являются:
− структуризация данных;
− централизованное хранение данных;
− более оперативная обработка данных;
− увеличение выходных показателей;
− увеличение ответственности персонала за вверенные им участки;
− выдача результатов в удобной форме на принтер и экран [11].
В проектируемой автоматизированной системе будут структурированы
все данные, используемые в процессе управленческого учета, что позволит
26
гораздо эффективнее осуществлять такие процессы, как управление складом,
управление реализацией, управление услугами.
Измененные процессы представлены «как должны быть» (TO-BE) в
нотации IDEF0 (рисунок 10).
Рисунок 10 − Управленческий учет в целом по дочерним компаниям и
филиалам в нотации IDEF0 (TO-BE)
1.3.3 Определение уровня защиты информации для исследуемой
задачи
В группе компаний «СТЕК» существуют специальные организационно-
распорядительные документы, которые способствуют обеспечению защиты
информации. К ним относятся:
− регламент информационной безопасности, благодаря которому
происходит разграничение доступа сотрудников к служебной информации;
− регламенты пользования электронной почтой;
− регламенты пользования сетью INTERNET.
Обеспечение информационной безопасности
, а также для защиты
информации на аппаратном уровне осуществляется с помощью резервного
копирования всех данных на сервере.
27
Также в группе компаний «СТЕК» установлен MCAFEE VIRUSSCAN
ENTERPRISE 8.8, который осуществляет защиту данных от наиболее опасной
угрозы – вирусы.
1.4 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации
1.4.1 Анализ существующих разработок для автоматизации
задачи
На сегодняшний день существует огромное количество разработок в
области управленческого учета. Рассмотрим некоторые из них.
БИТ.ФИНАНС. Управленческий учет. Комплексное решение на базе
1С:Предприятие 8
для организации управленческого учета предприятия
любого масштаба.
Основные возможности БИТ.ФИНАНС. Управленческий учет:
− ведение управленческого учета на предприятии по индивидуальным
правилам отражения хозяйственных операций, принятым на предприятии;
− полная автоматизация системы бюджетирования предприятия: БДР,
БДДС, ББЛ;
− одновременное ведение учета и получение отчетности по нескольким
стандартам: РСБУ, НУ, МСФО, US/UK GAAP;
− создание единого информационного поля и консолидация отчетности
холдинга;
− получение руководством компании актуальной финансовой
информации в наглядном графическом виде: диаграммы, графики, датчики.
Система предназначена для:
− параллельного ведения нескольких видов учета;
− формирования и актуализации мастер-бюджетов: БДР, БДДС, ББЛ;
− контроля лимитов бюджетов и исполнения бюджетных заявок;
− ведения электронного документооборота, согласования и визирования
документов;
− осуществления план-фактного анализа;
28
− ведения многосценарного планирования и анализа: «что, если…»;
− консолидации отчетности по Группе Компаний.
Стоимость данного программного продукта – 350 тыс. рублей [12].
Капитал professional - профессиональная система для автоматизации
управленческого учета на предприятии с несколькими направлениями
деятельности или с развитой структурой территориально распределенных
филиалов. Капитал Professional позволяет консолидировать потоки финансовой
информации компании и помогает руководителю своевременно принимать
грамотные управленческие решения, касающиеся деятельности любого
подразделения или отдела. Имеет самое большое количество
сверханалитических признаков - 64 разновидности. Поставляется, в отличие от
других версий Капитал, на СУБД Oracle SE (Standart Edition One). Что позволяет
использовать все мощности компьютера и увеличить производительность.
Основные преимущества:
− очень простой, понятный и директору, и бухгалтеру, и инвестору
интерфейс;
− внедрение от 1 до 4-х недель. Возможно самостоятельное внедрение;
− внедрение не требует перестройки текущих бизнес-процессов;
− сквозная произвольная аналитика (по проектам, объектам,
юридическим лицам и так далее);
− список статей учета неограниченной длины и вложенности;
− учет взаиморасчетов с поставщиками и получателями;
− удобные средства ведения расчетов с подотчетниками и начисления
зарплаты;
− многовалютный учет;
− бюджетирование. План/фактный анализ;
− отчеты с гибкой системой настройки и фильтрации;
− складсокй учет. Автоматический расчет себестоимости по ФИФО или
средней;
− экспорт одной кнопкой за 0,5 секунды любого отчета в Excel;
− разграничение прав пользователей вплоть до определенного элемента
справочника.
29
Стоимость данного программного продукта – 296 тыс. рублей [13].
Sellora Management позволяет:
− осуществлять комплексный контроль за движением финансовых
средств и материальных ценностей как в пределах одного предприятия, так и
группы. Учитывать на нужных балансовых счетах потери вследствие специфики
управленческой работы – в том числе, при валютных операциях;
− в любой момент времени иметь возможность оценить истинную
стоимость (капитализацию) как всей группы компании, так и ее отдельных
частей.
− учитывать любые процессы одновременно (в планах, счетах и так
далее), как в российском и международных форматах, так и в принятом в вашем
управленческом учете;
−
эффективная и гибко управляемая система аналитических отчетов,
предоставляющая показатели по всем направлениям деятельности компании:
статьям затрат и доходов, структурам продаж и покупок, стадиям производства,
контрагентам, номенклатуре, персоналу.
− функции сводного и оперативного планирования, ситуационного
моделирования в режиме «А что, если?». Анализ оптимальности принятия
решений, режимы динамического сравнения результатов работы в любых
разрезах.
− бюджетирование в реальном времени. Прогноз платежей и продаж,
многовариантное прогнозирование в соответствии с выбранными параметрами.
инструменты для работы с проектами, многостороннего анализа финансовых и
материальных потоков.
Стоимость данного программного продукта – 220 тыс. рублей [14].
Проведем сравнение отобранных систем управленческого учета (таблица
5).
Таблица №5
Сравнение систем управленческого учета
Критерий
БИТ.ФИНАНС.
Управленческий
учет
Капитал
professional
Sellora
Management
Собственная
разработка
30
Управление
финансами
+
+
+
+
Электронный
документооборот
+
-
-
-
Учет договоров на
закуп
-
+
+
+
Учет персонала
-
-
+
+/-
Учет договоров на
выполнение услуг
-
+
-
+
Учет реализации
-
-
+
+
Складской учет
-
-
-
+
Требование к
оборудованию
+
+
+
-
Стоимость, тыс.руб.
350
296
220
256
Как видно из таблицы 5 все программные продукты направлены в первую
очередь на управление финансами и лишь затем способны осуществлять
контроль за всеми видами деятельности предприятий. Поэтому будет принято
решение разработать программный продукт под нужды группы компаний
«СТЕК».
1.4.2 Обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Рассмотрим существующие способы приобретения ИС управленческого
учета группы компаний «СТЕК».
Существует несколько способов приобретения ИС:
− покупка готовой ИС;
− создание проектной команды и разработка ИС средствами и
трудовыми ресурсами компании;
− заказ системы у компании разработчика [15].
Рассмотрим детально каждый из способов на предмет его применения к
автоматизации поставленной задачи.
31
При покупке готовой ИС необходимо определить какое из существующих
решений полностью соответствует схемам ведения бизнеса. Данный процесс
является очень сложным, так как производители систем автоматизации
пытаются угодить всем потенциальным клиентам и предлагаемые ими продукты
перегружены лишним функционалом, за который приходится платить, либо
программный продукт представляет собой всего лишь каркас для построения
решения под конкретного потребителя [16].
Заказ разработки у сторонних разработчиков позволит получить ИС,
которая будет удовлетворять бизнес-правилам предприятия в настоящий момент
[17].
Однако при изменении бизнес-процессов возможно потребуется
переработка ИС, что выльется в лишение затраты на доработку купленной ИС.
Покупка и доработка возможна, только в том случае, когда необходим
небольшой объем доработки, данная доработка часто возможна в рамках модели
ядра ИС, что часто вызывает затруднения из-за отсутствия развернутой
документации.
Вариант аренды ИС обладает следующими преимуществами:
− улучшение возможностей предприятия за счет взаимодействия и
партнерства с поставщиками мирового уровня, которые обладают большим
интеллектуальным потенциалом и богатым инновационным опытом;
− обеспечивает большую гибкость в случае изменения рыночной
ситуации или потребительских предпочтений: проще и дешевле найти новых
поставщиков с необходимыми ресурсами и возможностями, чем перестраивать
внутреннюю деятельность учреждения, ликвидируя одни мощности и ресурсы и
создавая новые;
− ускоряет приобретение навыков;
− позволяет сосредоточиться на тех операциях, которые эффективно
выполняются силами учреждения, и тех, которые стратегически целесообразно
сохранить под ее контролем [18].
Однако при выборе варианта аренды ИС предприятие рискует вывести за
свои пределы слишком многие виды деятельности и лишиться части
собственных ресурсов и возможностей. В таких случаях предприятие
32
утрачивает виды деятельности, которые в течение длительного времени
обеспечивали ей успех на рынке.
Так как требования к ИС управленческий учет группы компаний «СТЕК»
являются стандартными, то в данном случае создание проектной команды и
разработка системы средствами и трудовыми ресурсами компании будет самым
правильным решением, тем более, если учесть, что в группе компаний «СТЕК»
имеются собственные разработчики.
1.4.3 Обоснование стратегии автоматизации задачи
Рассмотрим существующие способы стратегии автоматизации задачи.
Стратегия автоматизации только локальных задач на кратковременной
основе подразумевает не равномерную автоматизацию и внедрение новейших
информационных технологий [19].
При использовании стратегии автоматизации в основном приобретается
недорогое программное обеспечение, которое в процессе работы является
совершенно неэффективным и, следовательно, экономически не выгоден для
группы компаний «СТЕК», поэтому, данный вариант автоматизации не будет
рассмотрен.
Стратегия автоматизации по участкам деятельности способствует
упрощению процессов отдельных подразделений предприятия. Данная
стратегия приносит наибольшую эффективность только тогда, когда на участках
применение АИС дает высокий экономический эффект [20].
Данная стратегия тоже не подходит для автоматизации управленческого
учета, так как автоматизируется не определенные функции какого-нибудь
конкретного отдела, а функции, которые затрагивают все отделы и предприятия,
входящие в группу компаний «СТЕК».
Использование стратегии хаотичной автоматизации внедрения
способствует автоматизации только краткосрочной, локальной задачи, а не
реальной потребности предприятия. При такой стратегии автоматизации, в
основном покупается недорогой программный продукт, который в работе отдела
и всего предприятия не оказывает никакой эффективности, поэтому, данный