14
Бизнес-процесс — это упорядоченный по времени набор заданий,
выполняемых как людьми, так и информационными системами предприятия,
который направлен на достижение заранее известной бизнес-цели за
определенное время;
бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или
работ, направленных на создание определённого продукта или услуги для
потребителей. В качестве графического описания деятельности применяются
блок-схемы бизнес-процессов [6].
Основные бизнес-процессы ООО «Видеогид» можно представить
следующим образом:
- составление заявки на приобретение лицензии на продукт согласно
результатам анализа реализации билетов за прошые месяцы и актуального
графика выхода премьер, отправка сотрудником отдела продаж заказа на
приобретение лицензии на показ фильмов, оплата счететов по договору и
доставка физического носителя с кинофильмом поставщиком по каналам связи и
выявление существенных нюансов (сроков исполнения, важные параметры,
расчет и согласование стоимости услуг и т.д.) (рис 4);
- составление репертуара на ближайшую неделю, на основании
приобретенных лицензий, реализация в кассе входных билетов на показ
кинофильма, подготовка зрительного зала к показу и осуществление показа
кинофильма, согласно установленного времени;
- сбор, хранение и обобщение сотрудником отдела продаж сведений о
количестве реализованных билетов, статистике просмотров по названию
кинофильма и жанру с целью оптимизации процесса закупки и составления
афиши последующих показов.
Исходя из бизнес-процессов, были разработан следующий комплекс задач
автоматизации: перевод в единое поле всего спектра информациинеобходимого
для работы организации, модификация существующих и разработка
необходимых механизмов сбора, обработки и анализа данных, автоматическое
генерирование результирующих документов по деятельности организации,
реализация возможности автозаполнения кадровых документов, автоматизация
15
повседневных операций сотрудников, исключение разночтения представляемой
информации.
Рисунок 4 - Блок-схема бизнес-процессов организации
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Отечественный и мировой бизнес с 2008 года сталкивается с серьезными
макроэкономическими вызовами. Каждая организация при рецессии может
оказаться в сложнейшем положении. Последние годы для отечественный бизнес
сталкивается с серьезными вызовами. В таких условиях каждая организация
должна четко и эффективно выстраивать свою деятельность, вести анализ всех
составляющих – управление и менеджмент, логистика, бухгалтерский учет,
информационные технологии.
На сегодняшний день информационные технологии в бизнесе являются
основополагающим элементом. Стремление автоматизировать большинство
бизнес процессов, объединить под одним информационным полем все аспекты
деятельности, повысить качество и удобство является главным мотивом каждого
руководителя.
Компания ООО «Видеогид» занимается предоставлением услуг в области
проката кинофильмов. Основные информационные потоки показаны на
диаграмме деятельности организации (рис.5).
16
Рисунок 5 - Контекстная диаграмма деятельности организации
Описание системы с помощью IDEFO называется функциональной
моделью. Функциональная модель предназначена для описания существующих
бизнес-процессов, в котором используются как естественный, так и графический
языки. Для передачи информации о конкретной системе источником
графического языка является сама методология IDEF0.
IDEF0 - методология функционального моделирования. С помощью
наглядного графического языка IDEF0, изучаемая система предстает перед
разработчиками и аналитиками в виде набора взаимосвязанных функций
(функциональных блоков - в терминах IDEF0). Как правило, моделирование
средствами IDEF0 является первым этапом изучения любой системы [8].
Деятельность организации можно декомпозировать на 4 процесса:
работа с клиентами;
работа с поставщиками;
ведение бухгалтерии и финансовой отчетности;
работа с кадрами.
Данные процессы могут быть разбиты еще на множество процессов
каждый (рис.6).
17
Рисунок 6 - Декомпозиция процессов деятельности
организации
Краткое описание каждого из данных классов.
Работа с поставщиками заключается в формировании заказов на
основании аналитической деятельности отдела продаж и установленного
графика заказов и реализации. Выполнение данного процесса полностью
возложено на отдел продаж.
Класс «Поставщики» можно декомпозировать на составляющие (рис. 7).
Рисунок 7 - Декомпозиция процессов работы с поставщиками
18
Согласно декомпозиции, работа с поставщиками начинается с
формирование заказа на основании списка необходимых для показа лент. После
происходит составление договора о поставке, дплата лицензии согласно
договора и на основании счет-фактуры поставщик предоставляет неоходимые
файлы товара.
Работа с клиентами - данный процесс подразумевает под собой
непосредственное выполнение работ по реализации билетов, осуществления
подготовки и показов видеофильмов. Исполнение данных процессов возложены
на отдел продаж, сотрудников кассы и технический персонал.
Работа с клиентами декомпозируется на 3 подкласса (рис. 8).
Рисунок 8 - Декомпозиция работы с клиентами
Согласно схеме, на основании предпочтений клиентов формируется
репертуар предоставляемых услуг, производится оценка стоимости услуги и
осущевствляется показ видеофильмов.
Ведение бухгалтерии и формирование финансовой отчетности
заключается в документальном сопровождении процесса работы с
поставщиками и клиентами, внутреннем документообороте. Ведением
бухгалтерии и финансовой отчетности осуществляет бухгалтерия и финансовый
отдел компании.
Работа с кадрами. Работа с сотрудниками организации подразумевает
поиск новых сотрудников, осуществление переподготовки уже работающих
сотрудников, ведение кадрового учета, формирование отчетности для
19
государственных органов надзора и т.п. Выполнение данного процесса
полностью возложено на отдел кадров компании.
Работа с кадрами декомпозируется на подклассы (рис. 9).
Рисунок 9 - Декомпозиция работы с кадрами
Основная работа отдела кадров заключается в ведении базы данных по
кадрам, составлении договора с совым сотрудником, составлении
соответствующих приказов и ведении данных по листам нетрудоспособности
сотрудников.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
На предприятии ООО «Видеогид» отсутствовала обособленная система
внутрифирменного управленческого учета. Анализ велся на основе данных
бухгалтерского учета, который осуществляется на базе программного продукта
«1С: Бухгалтерия 8.2», данных с ИС отделов.
Входными документами бухгалтерии являлись все первичные документы
бухгалтерского учета (приходные, расходные накладные, кассовые ордера,
платежные поручения). Результатными - формы бухгалтерского баланса, а также
отчет о прибыли и убытках.
Для отдела продаж входными документами являются частично
результатные документы бухгалтерии, суточные отчеты из билетной кассы
организации. Результатные – договора с поставщиками, отчеты по деятельности
организации.
20
Документооборот – движение документов в организации с смомента их
создания до завершения использования.
Весь процесс документооборота осуществлялся в полуавтоматическом
режиме – часть документации реализовывалась на физических носителях, часть
проходила через установленные в каждом отделе собственные небольшие СУБД,
разработанные специфично под каждый отдел собственными силами (рис. 10).
Единая информационная система повышает эргономичность работы с
документацией, что повышает качество работы с системой отчетов.
Относительно работы отдела кадров, информационные технологии позволяют в
кратчайшие сроки получать всю информацию по персоналу, в отличии от
работы с физическими носителями, где требовалась тесная работа с физическим
архивом документов, поиск тех или иных отчетов.
Разрабатываемая ИС позволяет полностью перевести в автоматический
режим составление и доставку до руководителя таких документов, как приказ о
приеме на работу, договор с сотрудником и с поставщиками, Отчет о
деятельности, отчет по продажам.
Рисунок 10 - Документооборот ООО «Видеогид»
Директором ООО «Видеогид» было принято решение о раздельном
ведении управленческого и бухгалтерского учета.
21
Управленческий учет включает управленческий план счетов, введение
аналитических документов, отражающие в количественных и относительных
единицах эффективность выбора репертуара предоставляемых услуг,
систематизирующую работу отдела кадров, которая позволяет вносить данные
новых сотрудников, в автоматическом режиме составление соответствующих
документов, вносить данные по листам нетрудоспособности. Были введены
соответствующие формы управленческой отчетности (таблица 2), такие как
отчет по продажам, отчет за месяц по кассе, отчет о деятельности организации,
бухгалтерская отчетность.
Таблица №2
Временные показатели обработки документов
N
п/п
Наименование
документа
Периодичность
Время на
обработку
1
Суточная отчетность
1/день
5 мин.
2
Отчет по продажам за
месяц
1/месяц
30 мин.
3
Отчет о деятельности
1/месяц
1 час
4
Отчет по персоналу
1/месяц
30 мин.
5
Приказ о приеме на
работу + договор
По необходимости
5 мин.
6
Отчет за месяц
(бухгалтерия)
1/месяц
30 мин.
7
Управленческий план
счетов
1/месяц
2 ч.
Использование бухгалтерских отчетных документов не позволяет
формировать отчеты, в полной мере отражающие существующее состояние
организации. Для ведения аналитического учета, позволяющего эффективно
распределять доходы и расходы необходимо использовать дополнительный
контур источников финансовой и управленческой отчетности, что может
исключить ошибки и неточности, вызванные человеческим фактором.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Процессы глобализации в области информационно-
телекоммуникационных технологий, включение информационной сети ООО
«Видеогид» во всемирная система объединённых компьютерных сетей, и, как
результат, доступ аппаратно-программных средств собственного производства
несанкционированным воздействиям извне, существенно обострили проблему
зависимости качества процессов транспортирования информации, от возможных
22
преднамеренных и непреднамеренных воздействий нарушителя на информацию
управления и аппаратно-программные средства, обеспечивающие эти процессы
[1].
Развитие процессов хранения и передачи информации приводят к росту
объемов данных, что может привести к увеличению потенциальных
возможностей несанкционированного доступа к информационной сфере "ООО
Видеогид" и воздействию на процессы ее функционирования.
Единая среда данных, особенно разрабатываемая собственными силами
может содержать ряд ошибок и недекларированных возможностей, которые
могут быть использованы нарушителями.
Организационную структуру системы обеспечения информационной
безопасности "ООО Видеогид" можно представить в виде, совокупности
следующих уровней:
- уровень 1 - Руководство организации;
- уровень 2 - Руководители отделов;
- уровень 3 - Конечные пользователи (рис. 11).
Рисунок 11 - Структура системы безопасности
При разработке программного обеспечения "ООО Видеогид"
руководствовались основным стандартам, регламентирующим:
- показатели качества программных средств;
- жизненный цикл и технологический процесс создания комплекса
программных средств, способствующих предотвращению
несанкционированного доступа к информации;
23
- тестирование системы для обнаружения и устранения дефектов;
- испытания и сертификацию информационной системы для соответствия
установленного качества и безопасности.
Для защиты информации от внешних угроз в "ООО Видеогид"
используется программный комплекс защиты информации «Антивирус
Касперский Internet Security» и межсетевой экран - программный или
аппаратный маршрутизатор, совмещённый с firewall. Эта система позволяет
осуществлять фильтрацию пакетов данных.
В компании также имеются нормативно-правовые и организационно-
распорядительные документы такие как:
1. Регламент информационной безопасности, определяющий:
- доступа сотрудников к служебной информации, составляющей
коммерческую тайну;
- доступ к использованию программного обеспечения.
2. Регламенты использования сети Internet, электронной почты "ООО
Видеогид" [3].
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
При открытии видеосалона у руководства ООО «Видеогид» остро стоял
вопрос организации работы отдела кадров, отдела по продажам. На тот момент
было принято решение о скором организации работы посредством
использования баз данных Microsoft Access и вычислительных мощностей
Microsoft Excel. Данное решение позволило успешно функционировать отделам
первое время, однако при дальнейшем развитии предприятия возникла
потребность в реорганизации программного обеспечения и перехода на
комплексные программные средства.
Были рассмотрены несколько систем автоматизации:
- 1С-Предприятие - универсальная программа массового назначения для
автоматизации, включающая подготовку обязательной (регламентированной)
отчетности. Это готовое решение для ведения учета в организациях,
осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: оптовую и