24
розничную торговлю, комиссионную торговлю оказание услуг, производство и
т.д (рис. 12).
Рисунок 12 - Интерфейс "1С: Предприятие
ИС имеет следующий функционал:
- автоматизация производственных и торговых предприятий, бюджетных и
финансовых организаций, предприятий сферы обслуживания и т.д.
- поддержка оперативного управления предприятием;
- автоматизация организационной и хозяйственной деятельности;
- ведение бухгалтерского учета с несколькими планами счетов и произвольными
измерениями учета, регламентированная отчетность;
- широкие возможности для управленческого учета и построения аналитической
отчетности, поддержка многовалютного учета;
- решение задач планирования, бюджетирования и финансового анализа;
- расчет зарплаты и управление персоналом;
- Microsoft SQL Server – Стандартное, удобное решение. Простой ввод на
предприятие. Не требует долгого времени освоения и выхода на полную
мощность работы (рис. 13).
25
Рисунок 13 - Интерфейс работы с MS SQL Server
- ИС «ПланФакт» - онлайн-сервис, предоставляющий возможность
контроля расходов и доходов. ПланФакт — онлайн-сервис для учета денег в
бизнесе. Помогает предпринимателям считать, анализировать и планировать
финансовые потоки в компании (рис. 14).
ИС предоставляет возможности:
1) Полноценные отчеты для владельца бизнеса — «Доходы и расходы»,
«Движение денег», «Баланс».
2) Автоматизация внесения данных с помощью интеграций, банковских выписок
и файлов Excel.
3) Внесение наличных «на ходу» через Telegram-бот.
4) Анализ сводных показателей по всей компании и отдельному ИП или юрлицу.
5) 2 способа расчета прибыли — кассовым методом и по начислению.
6) 3 вида деятельности — группировка платежей по операционной,
инвестиционной и финансовой деятельности.
7) Многоуровневая система вложенности статей для аналитики доходов
и расходов.
8) Многопользовательский доступ для внесения данных своими сотрудниками
или специалистами ПланФакта.
9) Разграничение прав доступа и видимости данных для сотрудников.
A/B-анализ по принципу Парето — выделение ключевых клиентов, которые
приносят 80% выручки.
26
Рисунок 14 - Интерфейс ИС "ПланФакт"
10) Поддержка платежей в 18-ти валютах и 13-ти популярных криптовалютах.
11) Наглядные графики с гибкой фильтрацией по времени, юрлицу или проекту.
12) Оперативная голосовая техническая поддержка 7 дней в неделю;
- Информационная система подбора персонала «Персей» - программное
обеспечение «Персей» является информационной системой подбора и адаптации
персонала, определения степени соответствия сотрудника занимаемой
должности, структурирования деятельности HR-менеджеров и оценки работы
кадров в режиме реального времени. «Персей» автоматизирует процессы
подбора и обучения новых сотрудников, при этом решение может настраиваться
под специфику организации и законодательной базы.
По ряду причин все вышеперечисленные системы не были приняты для
реализации в компании:
- «1С-Предприятие» имеет обширный функционал, значительная часть
которого в небольшой организации не может быть применен, при этом требует
дополнительного обучения персонала для работы, дополнительных финансовых
затрат;
- SQL Server при всем удобстве имеет необходимость установки
серверной части и клиентских программ, более подходит для крупных
организаций, в качестве альтернативы было принято решение использовать
более компактный сервис – SQLite, обладающий всеми возможностями языка
27
SQL, но не требующий дополнительных установок, помещающийся в одном
файле;
- ИС «ПланФакт» при всем удобстве и эргономичности ориентирован в
большей степени на финансовую составляющую организации, так же требует
дополнительных финансовых затрат.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Важными требованиями к внедряемой ИС управленческого учета
являются масштабируемость и высокая надежность хранения данных.
Предполагается, что при дальнейшей эксплуатации системы она должна иметь
возможность дальнейшей доработки собственными силами. Основными
функциями системы должны быть: единая информационная среда, понятный
интерфейс пользователя и система формирования отчетов.
Для реализации проекта были разработаны следующие этапы:
1) Анализ существующих процессов учёта деятельности компании.
Заключается в сборе и анализе следующих показателей: общий документооборот
организации, среднее время обработки и прохождения документа, точность
составления отчетности.
2) Составление точного списка требований к проектируемой системе.
Изучение функций существующего в компании специального программного
обеспечения и выявление функционала, который возможно реализовать в ИС.
3) Выбор стратегии автоматизации. Анализ существующих вариантов
стратегий автоматизации и подбор наиболее подходящего к структуре и бизнес
процессам предприятия.
4) Формирование технического задания и графика выполнения работ.
Выбор стратегии автоматизации:
Существует четыре варианта стратегии автоматизации:
- кусочная (хаотичная) автоматизация, автоматизация по участкам,
автоматизация по направлениям и комплексная автоматизация. Кусочная
автоматизация предполагает под собой приобретение предприятием без
конкретного стратегического плана отдельных фрагментов информационной
системы, которые не способны оказать реальной пользы предприятию в целом.
28
Дальнейшее развитие информационной системы предприятия связано с новыми,
значительными затратами.
- автоматизация по участкам предусматривает автоматизацию отдельных
производственных участков, объединенных по набору выполняемых функций.
Этот способ автоматизации выбирается при условии, если существуют участки,
где применение автоматизированных систем дает значительный экономический
эффект, например за счет сокращения персонала.
- автоматизация по направлениям подразумевает под собой
автоматизацию отдельных направлений деятельности компании. В этом случае
компания получает полную автоматизацию работы, например, кадровой службы,
производства, бухгалтерии или логистики. Такой подход к автоматизации
вполне нормален и в дальнейшем интеграция уже автоматизированных
направлений в рамках всего предприятия не будет связана с серьезными
препятствиями.
Хаотичная стратегия не рассматривалась в качестве возможной по
причине необходимости автоматизации работы нескольких отделов в едином
информационном поле, единовременной комплексной работе автоматизации.
Стратегия автоматизации по участкам была принята в качестве
реализации, по причине автоматизации работы двух отделов с возможностью
доступа к ИС руководства организации, что частично исключит необходимость
бумажного документооборота между отделами, сократит время на подготовку и
составление отчетности.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Информационная система – совокупность программных и технических
средств хранения, поиска, обработки и обобщения информации, реализованных
в виде пользовательского интерфейса, предоставляющего доступ к СУБД.
Исходя из задач, предъявляемых информационным системам, они
классифицируются: по сферам применения (бухгалтерские, банковские,
страховые, налоговые, другие), по степени функциональности (локальные,
многофункциональные, полнофункциональные), по зарактеру обработки
29
информации (системы обработки данных, ИС управления, системы поддержки
принятия решений) (рис. 15)
В деятельности организации информационная система рассматривается
как программное обеспечение, реализующее деловую стратегию организации.
При этом целью является создание и развертывание единой корпоративной
информационной системы, удовлетворяющей информационные потребности
всех сотрудников, служб и подразделений организации. Однако на практике
создание такой всеобъемлющей информационной системы слишком затруднено
или даже невозможно, вследствие чего на предприятии обычно функционируют
несколько различных систем, решающих отдельные группы задач: управление
производством, электронный документооборот и т. д. Часть задач бывает
«покрыта» одновременно несколькими информационными системами, часть
задач — вовсе не автоматизирована. Такая ситуация получила название
«лоскутной автоматизации» и является довольно типичной для многих
предприятий.
Рисунок 15 - Классификация ЭИС
Исходя из приоритетов организации выбирается выбор ИС локализуется
в рамках тех критериев, которые соответствуют выбранным классам ИС.
Разрабатываемая ИС, согласно классификации, является локальной ИС
тактического уровня.
30
Реализация процессов автоматизации управленческой системы
осуществляется по одному из возможных вариантов (таблица 3):
Покупка готовой специализированной ИС;
Разработка ИС своими силами;
Разработка ИС сторонней фирмой;
Покупка системы и её доработка;
Согласно среднестатичтическим данным по способам реализации
информационной системы, средняяы стоимость реализации системы составляет
от 100000 до 300000 рублей, исходя из этих данных стоит выбирать метод
реализации.
Покупка готовой специализированной ИС – самый простой способ выхода
из ситуации. Исходя из специфики метода, имеет ряд недостатков для
рассматриваемой задачи. Необходимо дополнительное обучение персонала под
функционал ИС, часть из которых не будут задействованы в работе. Требует
значительных финансовых затрат. Велика вероятность дополнительного
вмешательства в систему с целью доработки под реалии организации.
Несоответствие затраченных средств к предоставленным возможностям.
Разработка ИС своими силами – требует штатного специалиста по
проектированию, разработке, внедрению и ведению готового продукта.
Отличается меньшими финансовыми затратами по отношению к другим
способам. Полностью реализована под реалии организации, имеет широкий
спектр возможностей для расширения. Обучение персонала возможно
реализовать во время разработки ИС. В дальнейшем была выбрана имена эта
модель реализации проектируемой ИС.
Покупка системы и её доработка - покупка готового решения с
возможностью дописать функционал силами производителей ПО либо сделать
это средствами штатного специалиста по проектированию, разработке,
внедрению и ведению готового продукта, в этом случае язык программирования
программиста должен совпадать или хотя бы быть близок к тому языку
программирования, на котором пишет программист компании.
Разработка ИС сторонней фирмой – использование внешних
разработчиков с предоставлением им технического задания. Способ отличается
31
повышенными финансовыми затратами, возможными рисками на этапе
разработки системы, связанными с затягиваниями сроков введения в
эксплуатацию и продолжительным временем внедрения.
В ходе исследования было приято решение о разработке программного
обеспечения собственными силами. Данный метод наименее финансово
затратный по причине присутствия в штате организации специалиста,
способного осуществить функции по внедрению и доработки ИС. Так же для
небольшой организации, осуществляющей основную деятельность в виде показа
видеофильмов нет необходимости в приобретении крупных систем. Реализация
собственной системы в наибольшей степени отвечает требованиям к контролю
за ходом разработки, возможностью внесения изменений в техническое задание
без дополнительных рисков и финансовых вложений.
Таблица №3
Способы реализации ИС
Способ
приобретения
\ критерии
Покупка
готовой
специализи-
рованной ИС
Разработка
ИС своими
силами
Разработка
ИС
сторонней
фирмой
Покупка
системы и её
доработка
Соответствие
поставленной
задаче
Несоответствие
поставленной
задаче, за счет
невозможности
автоматизации
собственных
бизнес
процессов
Полное
соответствие
требованиям
к системе
Частичное
соответствие
потребностям
Полное
соответствие
требованиям к
системе
Стоимость
внедрения
До 100000
рублей
До 200000
рублей
От 300000
рублей
До 150000 рублей
Адаптивность
Невозможность
изменения
системы
Возможность
полной
переработки
Возможность
изменения
силами
компании-
разработчика
Возможность
переработки
разрабатываемых
процессов
Надежность
Надежность
гарантируется
фирмой-
производителем
ИС
Слабая
надежность
ИС
Надежность
гарантируется
фирмой-
разработчиком
ИС
Высокая
надежность ИС
32
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Информационное обеспечение – это совокупность единой системы
классификации и кодирование информации, унифицированных систем
документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации,
а также методология построения баз данных.
В состав информационного обеспечения включаются два комплекса:
- внемашинное ИО - показатели для решения задач управления, классификаторы,
система документации, формы выведения результатов обработки;
- внутримашинное ИО представляет собой специальным образом
организованные данные, которые подлежат автоматизированному хранению,
накоплению, обработке, поиску и передаче в удобном для восприятия
техническими средствами виде [4] (рис. 16).
Рисунок 16 - Структура информационного обеспечения
ИО составляют:
- показатели,
- справочные данные,
- классификация и кодирование информации,
33
- унифицированная система документации,
- информационные массивы (файлы) и т.д.
Информация из физических источников для дальнейшего использования в
системе преобразуется в цифровой формат. Информация в цифровом виде
подлежит классификации по существенным признакам и дальнейшей кодировке
с помощью классификаторов.
Существует несколько способов описания классификатора:
Классификатор - это документ, с помощью которого осуществляется
формализованное описание экономической информации в ЭИС, содержащей
наименования объектов, наименования классификационных группировок и их
кодовые обозначения.
Классификатор - это систематизированных свод наименований
группировок объектов, признаков и их кодовых обозначений. Классификаторы
служат средством описания данных, обуславливают единство классификации и
кодирования информации и предназначены для обеспечения машинной
обработки и выдачи данных в удобной форме потребителям при решении
различных задач. В зависимости от применения они делятся на три группы:
- общегосударственные классификаторы,
- отраслевые (ведомственные) классификаторы, используемые в пределах
определенной отрасли (ведомства);
- локальные классификаторы, используемые в пределах организации или группы
организации (рис. 17).
Исходя из особенностей рассматриваемой ИС, в том числе ее локальный
характер, в ней планируется использовать локальные классификаторы,
разработанные в организации.
Одним из важных элементов внемашинного ИО составляет
унифицированная система документации. В условиях автоматизации важное
значение придается унификации документации, устанавливающей единые
требования к содержанию и построению документов. Унифицированные формы
документов вырабатываются как для всех предприятий РФ (например, формы
бухгалтерской отчетности), так и для отдельных предприятий (например, формы
управленческой отчетности). Унификация заключается в тщательном отборе и