52
на завоевание клиента, должно быть стратегическое основание. В качестве
примера, это основание может выглядеть следующим образом:
1. Концепция улучшения продукта. Она основывается на том, что
потребители выберут именно тот товар, который будет отличаться лучшим
качеством. Если вейп-шоп примет решение использовать эту концепцию,
то он получит определенные дивиденды, но продолжительность их будет
ограничена. Основная причина – проект, увлеченный совершенствованием
только собственной продукции, как правило, подвергается маркетинговой
близорукости и теряет связь с реальным положением дел на рынке,
включая деятельность ее партнеров и конкурентов.
2. Концепция интенсификации коммерческих усилий (продаж).
Особенность этой концепции состоит в том, что клиент не купит у
компании товар или услугу до тех пор, пока компания не предпримет
необходимое количество усилий для того, чтобы сформулировать рост
интереса к собственной продукции. По сути, речь идет об агрессивном
маркетинге. Обратная сторона этого подхода заключается в том, что,
скорее всего, он решит лишь временные задачи, но в долгосрочном
отношении будет не столь полезен.
3. Концепция маркетинга. Ее главный тезис заключается в том,
что задача любой организации – установить реальные потребности и
интересы клиентов, а после обеспечить их максимально эффективным
образом и сделать это лучше, чем конкуренты. Такая деятельность помимо
коммерческой компоненты должна также подразумевать принцип
сохранения и укрепления текущего уровня качества жизни клиента. В
отличие от первых двух подходов, приведенных выше, настоящий подход
не навязывает покупателю продукцию компании, а побуждает его
самостоятельно захотеть приобрести ее.
Очевидно, что в случае с вейп-шопом имеет смысл сочетать все эти
подходы между собой и делать это только после тщательного анализа
предполагаемых действий.
53
Как бы то ни было, именно ориентация создателей вейп-шопа на
потребителя может дать проекту вторую жизнь, независимо от его
текущего положения.
3.4. Внедрение азов проектного управления в вейп-шоп как
способ антикризистного управления.
Для вывода вейп-шопа на адекватный уровень развития и для того,
чтобы действия управляющей команды были профессиональными, можно
использовать проектные методы управления.
Для того, чтобы планирование осуществлялось эффективно,
рекомендуется планировать все вместе с командой проекта. Хотя планы
меняются, обязательно должен быть его скелет для отслеживания
ключевых точек развития проекта.
Любой проект – это методология. В качестве структуризации всех
бизнес-процессов можно использовать методологию Agile.
Идея методики проста: вы делите сложную задачу на несколько
простых, делая это до тех пор, пока дальнейшее деление станет уже
невозможным. В этой точке гораздо легче оценить продолжительность и
стоимость решения мелкой задачи, чем определить эти факторы на более
высоком уровне», а именно:
- Программа;
- Проект;
- Задача;
- Субзадача;
- Пакет работ;
- Отдельные усилия.
На этапе планирования необходимо разделить работы по проекту на
минимально возможные действия или задачи, с максимально возможным
54
определением количества времени, которое потребуется для выполнения
определенных этапов.
Важно учесть, что система проекта по оптимизации магазина
разрабатывается совместно всеми инициаторами проекта.
Также, на начальном этапе необходимо оценить ресурсы, которые
необходимо привлечь для реализации, оценить сроки реализации, и саму
стоимость реализации проекта. После чего можно переходить к Разработке
расписания проекта. Тут необходимо немного вспомнить историю
различных систем и подходов связанных расписаниями проектов.
Далее необходимо создать систему контроля и анализа проекта по
оптимизации. Прежде всего стоит обратить внимание на обеспечение
внутри команды проекта контроля исполнителей за своей работой. Тут на
первый план выходит роль Руководителя проекта, которому необходимо
обеспечить контроль за ходом реализации работ на различных уровнях.
Систему контроля проекта следует сфокусировать на его целях, а ее
главное предназначение - достижение миссии проекта. Следует
определить, что важно для команды проекта и организации в целом, какие
задачи и цели преследуются, какие контрольные события и критические
точки важны для мониторинга проекта, что поможет Руководителю
проекта поможет контролировать Расписание проекта, при этом, основные
этапы работ будут контролироваться всегда, что приведет к повышению
качества, а следовательно позволит реализоваться проекту в срок.
Особое место необходимо уделить осуществлению корректирующих
действий: Система контроля проекта должна быть построена на принципе:
если данные контроля не превращаются в конкретные действия, система
неэффективна. Следует учесть, что на каждом этапе реализации
необходимо анализировать данные об отклонении от расписания
реализации проекта, и использовать их для корректирующих действий, в
противном случае, вместо системы контроля мы увидим банальный
инструмент мониторинга.
55
Используя данные об отклонении возможно сформировать временную
систему реагирования на проблемы при реализации проекта.
Своевременная реакция позволяет существенно снизить цену ошибки, и не
допустить серьёзных проблем.
Одновременно с этим, система контроля должна быть максимально
простой, учитывая, с учетом того, что они в состоянии
продемонстрировать надлежащий результат.
Именно таким образом нам удастся удержаться в рамках заданных
параметров проекта, таких как Результат, Стоимость, Сроки и Содержание.
Регулярный контроль позволяет получать два очевидных
преимущества, не просто информацию об актуальном состоянии, но и
возможность улучшения на всём пути реализации.
При наступлении Контрольных событий необходимо проводить
анализ процесса развития проекта, коррелируя статус его реального
состояния с плановым, и соотносить данные об отклонениях в реализации
с извлечением уроков после их анализа.
Хорошее проектное управление всегда считалось и будет считаться
конкурентным преимуществом, благодаря тому, что улучшается качество
выполнения работ и задач, работы выполняются в срок и соответствуют
запланированному качеству, позволяет обнаружить проблемы куда
раньше, чем сведет на нет усилия по их устранению, всегда поддерживает
актуальные данные о ходе работ, учитывать интересы команды проекта.
Следует иметь ввиду, что степень детализации Отчета о проекте
всегда остается на усмотрение руководителя проекта. Но использую этот
отчет можно сделать оценку проекта с точки зрения сроков, качества и
количества выполненных работ, и другие показатели, и основным
инструментом оценки реализации будет служить Анализ процесса
развития проекта, его необходимо проводить в контрольных точках циклов
реализации.
56
Иными словами, необходимо периодически составлять Отчет об
анализе проекта, который должен быть формализован, и включать
основные моменты:
1. Максимально точное Описание текущего состояния конкретного
проекта;
2. Прогноз Ожидаемого состояния конкретного проекта;
3. Описание Критического состояния задач конкретного проекта;
4. Оценка выявленных рисков конкретного проекта;
5. Информация, на основе которой сделан анализ, и решения могут
использоваться в других проектах;
6. Информация об ограничениях интерпретации анализа
конкретного проекта.
Для оптимизации вейп-шопа, скорее всего, придется нанять
менеджеров по управлению проектами, которые будут командой. Группу
сотрудников необходимо превратить в Команду, и делать это необходимо
с самого начала работы над проектом, то есть создать определенную
атмосферу для формирования команды еще на этапе планирования. Для
эффективного формирования команды проекта необходимо учесть
основные моменты, такие как:
1. Сформировать список действий с помощью инструментов
планирования;
2. Сформировать основные требования к каждому оптимизатору.
Теперь нам необходимо детально рассмотреть различные Этапы
развития команды, их четыре, как и в предыдущих случаях:
1. Формирование – основная стадия, в которой формируется
модель взаимодействия между инициаторами проекта;
2. Стадия шторма – члены команды формируют собственные цели
участия в проекте;
3. Стадия нормализации – создается общая комфортная атмосфера
и члены команды начинают эффективно сотрудничать;
57
4. Стадия эффективной работы – совместная деятельность членов
команды, направленная на достижение цели проекта.
По мере наступления каждого следующего этапа реализации проекта
снижается степень участи в нем его Руководителя, и можно задуматься над
тем, каким образом будет работать проектный менеджмент в организации.
Отдельное внимание необходимо уделять процессам, которые будут
стимулировать интерес к управлению проектами в компании:
1. Необходимо следить за качеством выполнения проектов,
оценивать его, поощрять руководителей успешных проектов, и
применять санкции на недобросовестное выполнение работ;
2. Руководство компании должно обладать хорошими навыками
проектного управления;
3. Все участники проектов должны быть знакомы с основами
проектного управления;
4. После проведения тренингов необходимо подбирать проекты, у
которых не велика вероятность провала и тренинги завершать
именно под руководством тренера-консультанта;
5. Нужно проводить регулярный анализ работ и оптимизировать
деятельность проектных команд;
6. Выявлять проблемных членов команд, и проводить с ними
работы над устранением конфликтов;
7. Следить, что бы руководитель проекта всегда занимал активную
позицию и был лидером.
8. Члены команды, в случае необходимости, должны отчитаться
перед руководством компании;
9. Необходимо создать Офис управления проектами (ОУП), как
вариант – должность «Ответственный за поддержку проектов»
или «Администратора проектов», что позволит следить за
расписанием проектов и из связанностью;
58
10. Следить за современной литературой и новиками по
Проектному управлению;
11. Изменить организационную структуру компании на проектно-
ориентированную – матричную организацию инфраструктуру.
Понятно, что все это потребует определенных инвестиций, но
антикризисное управление – действительно эффективный способ вывести
вейп-шоп из стагнации.
В любом случае, отсутствие системного подхода к созданию
организационной структуры привело к тому, что ряд управленческих задач
оказались невыполнимыми ввиду того, что они не считались важными на
каком-то этапе развития.
Таким образом полностью отсутствует сочетание задач и проектов с
элементами как горизонтального, так и вертикального управления, что
исключает централизацию управления проектами. Что бы осуществлять
более или менее эффективный контроль приходится применять небольшое
количество шаблонных методов, строго регламентируя их, что приводит к
снижению общего числа выполняемых проектов, или существенно
откладывает их реализацию.
К сожалению, все эти регламенты достаточно сложные, и в рамках
реализации новых не являются повторяющимися, и не всегда
продолжительность полного цикла проекта позволяет определить
вероятность достижения результатов в рамках установленного расписания.
Требуется ускорение всех процессов происходящих в организации.
Одновременно с этим не понятна степень готовности сотрудников к
значительным изменениям в компании, чтобы определить степень
заинтересованности участников проектных команд в успешном
завершении проектов, и соответствующим образом построить систему
мотивации.
Отсутствует вовлеченность в реализации проектов непосредственно
руководителей департаментов, что приводит к плохому обеспечению
59
проектов ресурсами. Одновременно снижается контроль над расписанием
проектов
Для оптимизации магазина также требуется решение
межфункциональных проблем, что является одной из приоритетных задач..
Основной проблемой тут является как раз один из тез моментов, когда
требуется уделять особое место документированию анализа реализации
проекта в контрольных точках. Чаще всего как раз и складывается та
ситуация, что проектной командой упускается этот этап и выводы выводы
о правильности тех или иных проектных решениях делаются, но не
оценивается их положительные или отрицательные воздействие, и после
того как переработанный проект опять доходит до того уровня, откуда он
был отправлен на доработку, может оказаться, что такое решение уже
обсуждалось, и было принято конкретное решение на основании уже
неопределенных факторов.
Распорядительная документация до начала работ отсутствует и ее
нужно разработать. Если нанимать проектную команду, нужно учитывать
что часто сотрудники для решения тех или иных задач, возникших в ходе
реализации проекта, могут хаотично собираться в группы для их решения,
совершенно не учитывая цели, которые были поставлены перед проектной
командой, и задачи, которые ставит перед собой руководство компании.
Программное обеспечение, которое используется для работы над
реализацией проектов, зачастую, не удовлетворяет требования конкретной
проектной команды, и не дает полноценно использовать его различными
департаментами одновременно.
Для того, что решить основную часть описанных выше проблем, нам
необходимо провести проектирование организационных систем в магазине
Попробуем определить методологию для разработки организационной
инфраструктуры:
Таблица 2. «Метод аналогий»
60
Этап
Действие
Первый
этап
Основные организационные формы в компаниях, где
разработка Программного обеспечения не является
основным видом деятельности:
- линейно-функциональная структура;
- проектное управление;
- матричная структура управления.
Второй
этап
В схожих проектах одинаково используются все три вида
организационных структур
Управление проектами требует реализации большого количества
задач и сочетает в себе большое количество используемых на практике
инструментов и методик. Учитывая, что «Дерево целей» окажется
достаточно сложным, и в проект необходимо вовлечь большее количество
ресурсов, необходимо будет произвести Реинжиниринг организационной
системы в Матричную организацию инфраструктуру, и подобрать
методологию управление проектов для чего предлагается использовать
методологию Agile, наилучшим образом подходящий для команд
занимающихся разработкой программного обеспечения и попробуем
адаптировать её для данного проекта.
Рассмотрим данную методологию более внимательно методику
управления проектами, представленная Доктором Уинстоном Ройсом в
1970 году, как метод «управления разработкой крупных программных
систем», получившую название Agile, в которой проект делится на
определенное количество мелких задач, которые должны быть завешены к
определенному сроку, что позволяет существенно сократить срок его
реализации.
Основные принципы Agile:
61
Вовлеченность участников имеет решающую роль;
Что бы принимать правильные решения – команда должна быть
высокоэффективной;
Основа – это этапность и цикличность
Концентрируется на частых представлениях промежуточных
результатов;
Применяется правило работы 80/20
Используется совместный подход к реализации проекта;
Завершение отдельного этапа для перехода к следующему.
Agile имеет определенные преимущества:
Заметное улучшение качества результатов проекта;
Быструю адаптацию к возникающим изменениям;
Быстрая и эффективная реализация проектов;
Прогнозируемый результат графика реализации.
Основными характеристиками данной методологии Agile являются:
Итерация;
Модульность;
Адаптивность;
Объединение.
Используя методологию Agile, мы получим:
Контроль рисков в проекте;
Снижение рисков и расходов;
Повышение подотчётности.
Почти за пол века использования данной методологии возникло
множество ответвлении Agile, таких как:
Agile Modeling (AM);
Agile Unified Process (AUP);
Agile Data Method (ADM);
Dynamic Systems Development Method (DSDM);