52
ГЛАВА 3. ПРАКТИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ РУКОВОДСТВУ ООО
«ТД АПРЕЛЬ» ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СИСТЕМЫ
УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПОЧНОЙ ЛОГИСТИКОЙ
3.1. Предложения по оптимизации закупочной логистики на предприятии
Процесс организации, учета и контроля за закупками представляет собой
важную часть в коммерческой деятельности предприятия. Специалисты
службы закупочной логистики должны планировать процесс закупок так, чтобы
поставки были бесперебойными, чтобы потребители получали заказанный
товар своевременно в полно, чтобы на складе формировались запасы товаров
для реализации и материалов и комплектующих для производства собственной
продукции в оптимальном объеме. Для этого отдел закупок должен вести
постоянный оперативный контроль. Задачи оперативного контроля, которые
необходимо решать службе закупочной логистики представлены на рис. 14.
Рис. 14. Задачи оперативного контроля, которые необходимо решать
бюро закупочной логистики
Оперативный учет и контроль осуществляет повседневное наблюдение
за ходом выполнения поставщиками договоров поставок. Такой контроль дает
Оперативный контроль
службы логистики должен
обеспечивать
бесперебойность доставки
товаров для реализации
бесперебойное
поступление материалов и
комплектующих для
собственного
производства
оптимизировать процесс
грузоперевозок по
доставке ТМЦ на
предприятие
53
возможность своевременно выставлять претензии и принимать меры по
устранения недостатков. Поэтому актуальной задачей такого вида деятельности
является механизация и автоматизация учета поставок с помощью современных
программных продуктов. На рабочих местах сотрудников бюро установлены
персональные компьютеры, есть доступ в Интернет с каждого рабочего места.
Но рабочие места можно назвать автоматизированными частично. Каждый
работник обрабатывает документы с использованием стандартных табличных
форм документов. Но координация деятельности между службами предприятия
в автоматизированном режиме не осуществляется, т.е. нет специальной
программы внутреннего документооборота.
Итак, на рабочих местах сотрудников должны быть не только
персональные компьютеры, но и установлены специальные программы,
которые позволят обеспечивать непрерывность ежедневного контроля за
процессом поставок товаров. Работая в программе, специалист сможет позиции
ассортимента, контролировать поставки каждому поставщику. Устранится
ручной труд сотрудников по учету и контролю поставок. Сотрудники смогут
вести планирование закупок в оперативном порядке. Заявки предприятий по
пошиву и заявки от заказчиков из отдела маркетинга будут поступать к
сотруднику отдела закупок в режиме реального времени, что позволит сделать
процесс закупок более эффективным и своевременным. Появится возможность
быстро устранить неточности и согласовать детали в случае появления.
Автоматизация рабочего места в полном объеме позволит изменить
подход к организации закупочной логистики предприятия.
В ООО «ТД Апрель» деятельность отдела закупок организована в рамках
традиционной схемы. Но с развитием конкуренции процессы закупки и
товародвижения становятся более сложными и глобальными. Отдел закупки
должен быть не только исполнителем заявок, но и управлять данным
процессом. Грамотно выстроенный логистический процесс по управлению
закупочной деятельностью даст возможность компании обеспечить целый ряд
стратегических преимуществ.
54
Если рассматривать взаимоотношения с поставщиками ООО «ТД
Апрель», то основной задачей следует ставить сокращение затрат за счет
сотрудничества с поставщиками, издержки которых более низкие. В цепочке
поставок необходимо повышать конкурентоспособность, оптимизировать
процесс разработки продуктов. Службе закупок следует не только заниматься
процессом закупки, но и выстраивать свою работу так. чтобы вести постоянный
мониторинг рынка и отслеживать новые предложения на рынке, которые будут
более выгодными для предприятия.
Бюро закупок имеет вполне квалифицированный состав сотрудников,
которые знают потребности собственного предприятия и хорошо знакомы с
целевыми установками компании.
Проблема в том, что роль данного подразделения ограничивается
рутинными операциями – это приобретение товаров для реализации,
приобретение материалов и комплектующих у постоянных поставщиков. За
рамки данных функций деятельность сотрудников не выходит. Для того, чтобы
внести в труд сотрудников элемент творчества и повысить их инициативность в
процессе работы, необходимо, чтобы у них было время для такой деятельности.
Во многих компаниях подразделения по управлению закупками и снабжением
переходят на новый уровень, который имеет новые качественные критерии.
Более тесное сотрудничество, поиск новых поставщиков и расширение
ассортимента. Практический опыт деятельности подразделений по управлению
закупками показывает, что многие аналогичные службы включают в круг своих
интересов вопросы производства и административные функции.
Есть варианты, когда служба закупки становится своеобразным
полигоном для инноваций: привлекая новых поставщиков материальных и
нематериальных товаров, эти подразделения способствуют расширению
деятельности в области разработки новых продуктов. Потенциал службы
управления закупками огромен. Именно процесс автоматизации позволит
сотрудникам выполнять не только строго ограниченный круг функций, но и
55
решать управленческие вопросы
37
Обобщение и изучение опыта наиболее
эффективных предприятий
38
может показать, как добиться максимальных
результатов в этой сфере.
Для повышения эффективности работы службы закупки можно
рекомендовать:
1) с целью оптимизации процесса закупок составить программу повышения
профессионализма и развития навыков специалистов по закупкам;
2) скоординировать деятельность службы закупок в соответствии со
стратегическими целями развития предприятия;
3) планирование закупок осуществлять с учетом перспектив развития
предприятия;
4) вести постоянный контроль запасов товаров, материалов и
комплектующих при помощи специальной программы, которая может
обеспечить высокую скорость исполнения, точность и снизит трудозатраты на
данный процесс.
С целью повышения эффективности работы бюро закупок предлагаются
следующие мероприятия:
1. Полная автоматизация рабочего места специалистов бюро закупок.
Для реализации данного предложения можно рассмотреть 2 варианта
решения:
а) Программа 4logist - специально разработана для автоматизации и
упрощения бизнес-процессов в закупочной деятельности, экспедиционной и
транспортной деятельности.
б) Программа 1С:Предприятие. Закупочная деятельность осуществляется
через распространенный софт 1С: Управление торговлей, где устанавливается
расширение «Помощник закупок». Это расширение подходит для большинства
программ 1С.
В настоящее время на предприятии – в бухгалтерии и в магазинах
розничной торговли ООО «ТД Апрель» внедрена и работает
37
http://bukvi.ru/ekonomika/analiz/analiz-zakupochnoj-deyatelnosti-predpriyatiya.html
38
https://en.ppt-online.org/12524
56
автоматизированная система 1С:Предприятие, где ведется бухгалтерский учет
(1С:Бухгалтерия) и учет деятельности в розничной сети (1С:Управление
торговлей).
Поэтому оптимальным вариантом будет приобретение расширения
1С:Управление торговлей – «Помощник закупок».
Возможности, которые дает программа - получение менеджерами
информации по всем вопросам, касающимся закупочной деятельности. Она
обеспечивает максимально эффективное взаимодействие с компаниями-
поставщиками и снижение расходов.
В программе имеется возможность отследить операционные запасы и
страховые запасы компании по каждому виду товарно-материальных ценностей
в разрезе каждого внутреннего потребителя.
Менеджер сможет планировать операционные запасы на основании
потребностей фирмы – на основании заказов, остатков ТМЦ на складах и в
торговых точках. Такая информация будет оперативной и точной. На
основании этих данных будут составляться своевременные и точные заявки
поставщикам.
Менеджер сможет составлять прогноз покупок по текущим данным.
Одновременно, появится возможность использовать данные предшествующих
периодов и максимально точно формировать план закупок. Данный софт
использует данные бухгалтерского учета компании.
В сравнении с ручным способом обработки данных времени на
выполнение данных работ понадобится в несколько раз меньше.
Расчет потребностей в закупке ТМЦ ведется на основании потребностей
предприятия и данных о свободных остатках на складе предприятия, а также
необходимых объемах страховых запасов после исполнения производственной
программы. Таким образом можно автоматизировать управление и
планирование закупок.
В программе осуществляется планирование страховых запасов с учетом
точки заказа. Данная точка есть определенный уровень объема ТМЦ ниже
57
которого объемы запасов быть не должны. Данный алгоритм соблюдается
программой и контролируется ею автоматически. Причем по каждому
наименованию точка и размер запасов могут отличаться.
В разрезе возможностей, автоматизация закупок в программе 1С:
Управление торговлей, включает в себя следующие возможности:
составление плана закупок в 1С в соответствии с планами производства и
продаж;
возможность оформлять заказы в автоматическом режиме и
контролировать их выполнение;
четко контролировать графики поставок и проведения платежей;
получение аналитических данных для формирования заказов по точке
заказа;
возможности анализировать складские остатки и остатки товаров в
магазинах, получать информацию о незавершенном производстве;
возможность вести договорную работу с поставщиками, с
фиксированными товарными позициями, сроками и объёмами;
моделировать прогнозы по уровню запасов на складах, резерва товарно-
материальных ценностей, планировать покупки с учётом полученных данных;
составлять списки поставщиков и их подбирать их по заданным
критериям, таким, как срочность, история поставок и территориальный
признак;
автоматически формировать по заданным параметрам поставщиков
заказов.
Возможности автоматизации рабочего места позволяют изменить
подходы к организации логистики закупок.
На основании проведенной реорганизации рабочих мест в бюро по закупкам
предлагается изменить традиционный подход к организации процесса
закупочной деятельности на логистический.
58
На основании исследования было выяснено, что закупочная деятельность
в ООО «ТД Апрель» ведется по традиционному варианту. Перечень
необходимых для производства материалов и комплектующих определяет
производственный отдел, поставщики определяются отделом маркетинга,
который занимается продвижением продукции и формирует портфель заказов
от крупных оптовых покупателей, магазины самостоятельно формируют заявки
на товары.
Все процедуры закупочного процесса передаются в управление отдела по
закупкам. Такой подход ни в коей мере не исключает тесную взаимосвязь бюро
закупок со всеми структурными подразделениями предприятия. В данном
случае речь идет о повышении эффективности процесса снабжения. Суть
данного процесса в том, что произойдет определенное перераспределение
функций. Менеджеры бюро закупок смогут постоянно контролировать процесс
товародвижения и материалодвижения и координировать свои действия со
структурными подразделениями. Логистический подход позволит
минимизировать затраты на организацию процесса закупок на всех этапах.
3.2. Оценка экономической эффективности рекомендаций
Для повышения эффективности закупочной службы ООО «ТД Апрель»
предложены следующие рекомендации:
Автоматизация рабочих мест специалистов путем установки программы
1С: Управление торговлей, модуль «Управление закупками».
Поставщиком данного программного продукта является Российский
разработчик IT-систем для бизнеса компания Аrprime
39
. ООО «ТД Апрель»
сотрудничает с данной компанией длительный период времени. Именно
Аrprime занималась установкой программного обеспечения в офис компании и
на предприятия розничной торговли.
39
arprime.ru
59
Стоимость программного комплекса на 5 рабочих мест и обучение
персонала в количестве 5 человек непосредственно на рабочих местах
составляет 55 тыс. руб.
40
Установка программного модуля и включение его в локальную сеть
предприятия позволит рассматривать закупочную деятельность на предприятии
в качестве бизнес-процесса. Менеджеры отдела смогут формировать план
закупок на основании данных бухгалтерии. Причем первичное планирование
плана закупок осуществляется автоматически на основании учетных данных
предприятия. Данный процесс позволяет высвобождать время. Менеджер по
закупкам товаров и менеджер по закупкам ТМЦ могут выполнять функции
агентов по своим направлениям. Т.е. они будут вести договорную работу,
мониторинг поставщиков – каждый по своему направлению деятельности.
В таблице 18 предлагается перераспределение функций сотрудников
бюро закупок.
Таблица 18
Функции персонала бюро закупок после внедрения в работу
автоматизированной системы управления
Должность
Функции
Руководитель
Управление процессом закупок на предприятии. Несет
ответственность за организацию процесса закупок, координирует
деятельность отдела закупок с другими структурными
подразделениями, мониторинг поставщиков, руководство и
координация деятельностью персонала, формирование плана
закупок на основании данных учета на предприятии.
Менеджер по закупкам
товаров для
предприятий розничной
торговли
Анализ поставщиков, выбор поставщиков, оформление договоров,
формирование заказа, контроль качества поставок, объемов
поставок. Контроль остатков инструмента и комплектующих в
торговых точках компании.
Менеджер по закупкам
ТМЦ для производства
Анализ поставщиков, выбор поставщиков, оформление договоров,
формирование заказа, контроль качества поставок, объемов
поставок. Контроль остатков материалов и комплектующих на
производстве.
40
Там же
60
Экспедиторы (2 чел.)
Оформление договоров, работа с поставщиками, контроль за
соблюдение графика, сопровождение и доставка грузов, меры по
сохранности товара в пути.
Получается, что в связи с автоматизацией процесса производства
должность агента по закупочной деятельности будет не востребована (см.
таблицу 17). Его функции смогут выполнять менеджеры (ранее назывались
специалисты), частично экспедиторы.
Таким образом, в результате автоматизации процесса закупок менеджеры
смогут выполнять свои функции более качественно, получат дополнительное
время для управления процессом закупки.
Предлагается сократить должность агента и увеличить заработную плату
сотрудникам бюро на 5%.
Средняя заработная плата на предприятии составляет 28900 руб. От
сокращения одного работника годовая экономия фонда оплаты труда составит
28900*12 мес = 346800 руб.
Страховые платежи в размере 30% от фонда оплаты включаются в
себестоимость продукции. Сумма составит:
346800*0,3 = 104040 руб.
Остальным сотрудникам бюро предлагается повысить заработную плату
на 5%, что составит:
28900*0,05*5чел. * 12 мес. =86700 руб.
Страховые платежи на данную сумму составят 26000 руб.
Стоимость программного комплекса составляет 55000 руб. В данную
стоимость входит обучение сотрудников на рабочих местах.
Э = 346800+104040-55000-86700-26000=283140 руб.
От внедрения данного мероприятия можно получить эффект 283140 руб.
Конечно, в масштабах предприятия данная цифра кажется небольшой. Но
автоматизацию деятельности процесса закупок можно назвать значимым
процессом, поскольку закупочная деятельность переходит на новый этап. Это
не просто выполнение закупок по заявкам производства и торговых точек. Это
61
процесс управления закупками, который можно назвать частью логистического
комплекса предприятия.
Рис. 15. Изменение подхода к процессу закупок на предприятии после
автоматизации
Автоматизация процесса закупок позволяет изменить подходы к
организации процесса логистики закупок. Логистический подход позволит в
полной мере использовать приемы и методы для повышения эффективности и
оптимизации организации процесса закупок.
Использование программы для организации логистического процесса
закупок имеет следующие преимущества, рисунок 16.
Рис. 16. Преимущества автоматизации логистического процесса закупок
•организация процесса
закупок на основании
заявок
Автоматизация, включение
во внутреннюю локальную
сеть
Возможность планирования на
основании данных учета на
предприятии
•Организация процесса
управления закупками
Организация процесса
управления закупками
Преимущества
автоматизации
логистики закупок
Система анализирует
известный или
прогнозируемый спрос
на готовую продукцию,
состояние запасов,
график производства,
нормы расхода
материалов
Определяется брутто-
потребность в
материалах
Определяется нетто-
потребность в
материалах, как
брутто-потребность
«минус» наличный
запас, «минус»
заказанные
материалы.
Формируется план
заказов и график
поставок