12
кассир. В конце рабочего дня он должен составлять отчет о начальном и
конечном сальдо документов с учетом их поступления и выбытия.
Информация из отчета заносится в книгу учета движения денежных
документов, являющуюся регистром аналитического учета. При этом
допускается составление данного регистра бухгалтерского учета по форме,
отличающейся от типовой, если он разработан предприятием с соблюдением
общих методических принципов бухгалтерского учета.
Для учета денежных документов отсутствует унифицированная форма
первичной учетной документации. В связи с этим на предприятии может
быть разработана форма первичного учетного документа, включающая
следующие обязательные реквизиты
5
:
— наименование, номер первичного документа;
— дату и название организации, в которой составлен первичный
документ;
— содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее
измерение и оценка в натуральных, количественных и денежных показателях
(какие денежные документы, куда, откуда, сколько и на какую сумму
поступили и выбыли);
— должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной
операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные
подписи.
В зависимости от особенностей хозяйственных операций с денежными
документами и системы обработки данных в первичные учетные документы
могут включаться дополнительные реквизиты.
Унификация форм документов заключается в отборе и закреплении (с
учетом материального носителя) показателей и реквизитов, которые
наилучшим образом отражают цель создания документа, обеспечивают его
юридическую силу, а также в установлении единых требований к их
составлению и оформлению.
5
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"
13
Таким образом, денежные и кассовые документы – это основа
бухгалтерского учета. Они подтверждают факты совершения хозяйственных
операций и являются основой записей на счетах. Документы являются
средством борьбы (контроля) за сохранностью денежных средств и с
различного рода хищениями.
1.2. Правила оформления кассовых и денежных документов
Кассовые операции регулируются правилами по ведению
бухгалтерского учета, утвержденных приказом Минфина России от
29.07.1998 № 34н, и ПБУ 3/2006, утвержденных приказом Минфина России
от 27.11.2006 № 154н, раскрывающий порядок учета валютных обязательств.
При этом надо иметь в виду, что расчеты в инвалюте между
резидентами на территории РФ запрещены (ст. 9 закона РФ от 10.12.2003 №
173-ФЗ), за некоторыми исключениями, связанными с расчетами, в которых
участвуют банки или нерезиденты. Для наличных расчетов через кассу
фирмы имеет значение выдача и прием подотчетных сумм по зарубежным
командировкам.
Бланки первичных документов, применяемых при оформлении
кассовых операций, утверждены постановлением Госкомстата РФ от
18.08.1998 № 88. Несмотря на то, что действующий закон о бухучете отменил
обязательность применения унифицированных форм при оформлении
учетных операций (п. 4 ст. 9 закона РФ от 06.12.2011 № 402-ФЗ), в
отношении кассовых операций эти документы по-прежнему должны
оформляться на бланках, установленных Госкомстатом
6
.
Правила оформления приходных и расходных кассовых ордеров
приведены в постановлении Госкомстата РФ № 88. Все документы по
кассовым операциям, совершенным в течение дня, должны найти отражение
6
Информация Минфина России № ПЗ-10/2012 к закону Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-
ФЗ.
14
в кассовой книге (форма КО-4). При необходимости могут оформляться
журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма
КО-3) и книга учета принятых и выданных другим кассирам денежных
средств (форма КО-5).
Кассовые документы могут оформляться в электронном виде и
подписываться электронными подписями. Допускается внесение
исправлений в них, за исключением приходных и расходных кассовых
ордеров (п. 4.7 указания Банка РФ № 3210-У).
Проверку правильности ведения кассовых операций осуществляет
ИФНС.
Денежные документы должны быть завизированы двумя лицами,
имеющими право подписи на них согласно утвержденному руководителем
организации перечню: первая подпись лица, представляющего функцию
общего руководству вторая лица, представляющего бухгалтерскую функцию
в управлении организацией. При отсутствии главного бухгалтера
руководитель организации назначает контролера, имеющего право второй
подписи на документах и несущего определенную ответственность.
Рассмотрим правила оформления расходных и приходных кассовых
ордеров.
Расходный кассовый ордер (далее – РКО), по форме № КО-2,
используется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации
и в случае ручного ведения учёта, и в условиях обработки информации с
применением средств компьютерной техники. Расходный кассовый ордер
выписывается в одном экземпляре сотрудником бухгалтерии, подписывается
руководителем организации и главным бухгалтером либо лицом, на это
уполномоченным. Код формы по классификатору ОКУД 0310002.
Унифицированный бланк расходного кассового ордера приведен в
прил. 1.
Выписанный РКО регистрируется в журнале регистрации приходных и
расходных кассовых документов (форма № КО-3). В тех случаях, когда на
15
прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах
и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись
его на расходных кассовых ордерах необязательна.
После заполнения расходный кассовый ордер регистрируется в
журнале регистрации по форме № КО-3. Как правило, к расходному
кассовому ордеру прилагаются документы, являющиеся основанием для
выдачи средств.
В заполнении расходного кассового ордера принимают участие
несколько сотрудников предприятия, имеющие отношение к выдаче и
получению денежных средств. Так, заполняя ордер, следует придерживаться
следующей инструкции:
поле «Организация» должно содержать наименование субъекта
хозяйственной деятельности, а графа «Структурное подразделение» - его
подразделения, выдавшего ордер. Если такое структурное подразделение
отсутствует, то в графе ставится прочерк;
в строках «Номер документа» и «Дата составления» проставляется
номер ордера согласно журналу регистрации по форме КО-3, а также дата его
составления в формате ДД.ММ.ГГГГ;
графа «Дебет» содержит код структурного подразделения, в
котором осуществляется выдача денежных средств (при отсутствии такового
– ставится прочерк), номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету
которого отображается расход средств из кассы, а также код аналитического
учета по корреспондирующему счету (прочерк – если применение таких
кодов в организации не осуществляется);
строка «Кредит» отображает номер бухгалтерского счета, по
кредиту которого осуществляется выдача денежных средств. Как правило,
это счет 50 «Касса»;
в поле «Код целевого назначения» вносится код, который
отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если
такие коды на предприятии не применяются – ставится прочерк;
16
строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому
выдаются эти деньги;
строка «Основание» отображает содержание хозяйственной
операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, выдача
материальной помощи и т.п.
сумма выдаваемых средств отображается в строке «Сумма» и
должна быть проставлена прописью. Если после проставления в строке
остается свободное место, следует поставить прочерк;
поле «Приложение» отображает реквизиты первичных документов,
служащих основанием для выдачи средств из кассы.
После заполнения вышеперечисленной информации проставляются
подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия с их
расшифровками. Затем следуют строки, заполняемые лицом, которое
получает эти денежные средства. В строке «Получил» прописью указывается
сумма денежных средств, полученных из кассы, под ней проставляется дата
получения и подпись этого лица.
После выдачи денег кассир предприятия, в отведенных для этого
строках, указывает наименование, номер, дату, место выдачи документа,
который удостоверяет личность лица, получившего деньги из кассы. Ниже
ставится подпись кассира с ее расшифровкой. Кассир предприятия обязан
проверить документ на правильность составления и погасить приложения к
нему штампом «Оплачено» либо штампом предприятия с проставлением
даты. После погашения расходный кассовый ордер остается в кассе
предприятия. При погашении перерасхода по авансовому отчету, основанием
выдачи денежной суммы по РКО из кассы служит отчет подотчетного лица.
Приходный кассовый ордер (далее - ПКО) по форме № КО-1
используется для оформления поступления наличных денег в кассу
организации как при ручном ведении учёта, так и при обработке информации
с применением средств компьютерной техники. Приходный кассовый ордер
выписывается в единственном экземпляре работником бухгалтерии,
17
подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.
Код формы по классификатору ОКУД 0310001. Бланк квитанции к
приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или
лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью кассира и
регистрируется в журнале регистрации расходных и приходных кассовых
документов, по форме N КО-3, далее выдается на руки сдавшему деньги, а
сам приходный кассовый ордер остается в кассе.
Унифицированный бланк приходного кассового ордера приведен в
прил. 2.
Приходный кассовый ордер 0310001 может оформляться по окончании
проведения кассовых операций на основании контрольной ленты, изъятой из
контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчетности, приравненных к
кассовому чеку, иных документов, предусмотренных Федеральным законом
от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники
при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с
использованием платежных карт", на общую сумму принятых наличных
денег, за исключением сумм наличных денег, принятых при осуществлении
деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента).
Платежный агент, банковский платежный агент (субагент) на общую
сумму наличных денег, принятых при осуществлении деятельности
платежного агента, банковского платежного агента (субагента), в порядке,
предусмотренном в абзаце первом настоящего подпункта, оформляет
отдельный приходный кассовый ордер 0310001.
Прием в кассу юридического лица наличных денег, сдаваемых
обособленным подразделением, осуществляется в порядке, установленном
юридическим лицом, по приходному кассовому ордеру 0310001.
Перечень реквизитов и порядок заполнения приходного кассового
ордера и квитанции к нему:
поле «Организация» — указывается наименование организации
выдавшей ПКО.
18
необязательное поле «Структурное подразделение» — уточняется
структурное подразделение организации, в котором выписан приходный
кассовый ордер, поле актуально для крупных организаций, а также для
организаций с несколькими кассами.
поле «Номер документа» — указывается порядковый номер
приходного кассового ордера. При выписке приходных ордеров должна быть
непрерывная нумерация.
поле «Дата составления» — заносится дата выписки приходного
кассового ордера.
необязательное поле «Дебет» — в нём указывается дебетовый
счёт бухгалтерской операции, формируемой на основании приходного
ордера. Обычно, в данном поле указывается бухгалтерский счёт 50 «Касса».
необязательное поле «Код структурного подразделения» —
указывается код подразделения, в котором приходуются денежные средства.
необязательное поле «Корреспондирующий счёт, субсчёт» —
указывается кредитовый счёт бухгалтерской операции, формируемой на
основании приходного ордера.
необязательное поле «Код аналитического учета» — указывается
объект аналитики корреспондирующего счета.
поле «Сумма, руб. коп.» — указывается приходуемая в кассу
сумма цифрами.
поле «Принято от» — заносится лицо, передающее наличные
денежные средства.
поле «Основание» — содержание операции поступления денег,
буквально «за что».
поле «Сумма» — указывается с начала строки с заглавной буквы
сумма поступления прописью в рублях, при этом слово «рубль» («рублей»,
«рубля») не сокращается, копейки указываются цифрами, слово «копейка»
(«копейки», «копеек») также не сокращается.
19
поле «В том числе» — указывается сумма НДС, записанная
цифрами, в случае, если операция не облагается НДС, делается запись «без
налога (НДС)».
поле «Приложение» — содержит перечень прилагаемых
первичных документов с указанием их реквизитов
Если денежные средства принимаются от сотрудника организации, то в
ордере указывается его фамилия, имя, отчество, если деньги поступаю от
сторонней организации, то указывается наименование этой организации и
фамилия, имя, отчество сотрудника, через которого осуществляется
поступление. Заполнение приходного ордера может осуществляться как от
руки, так и посредством использования печатных носителей. Помарки или
исправления при заполнении ордера недопустимы, поэтому если имело место
допущение ошибки, документ выписывается заново.
1.3. Порядок составления кассовой книги
Поступающие в кассу наличные деньги, за исключением наличных
денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента,
банковского платежного агента (субагента), и выдаваемые из кассы наличные
деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге 0310004
7
.
Платежный агент, банковский платежный агент (субагент) для учета
наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного
агента, банковского платежного агента (субагента), ведет отдельную
кассовую книгу 0310004.
Записи в кассовой книге 0310004 (прил. 3) осуществляются кассиром
по каждому приходному кассовому ордеру 0310001, расходному кассовому
ордеру 0310002, оформленному соответственно на полученные, выданные
наличные деньги (полное оприходование в кассу наличных денег).
7
Акатьева М. Д. Бухгалтерское дело. - Москва: Московский гос. ун-т печ. им. Ивана Федорова, 2013.
20
В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой
книге 0310004, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге
0310004 сумму остатка наличных денег и проставляет подпись.
Записи в кассовой книге 0310004 сверяются с данными кассовых
документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии -
руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.
Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились,
записи в кассовую книгу 0310004 не осуществляются.
Обособленные подразделения передают юридическому лицу копию
листа кассовой книги 0310004 в порядке, установленном юридическим лицом
с учетом срока составления юридическим лицом бухгалтерской (финансовой)
отчетности.
Контроль за ведением кассовой книги 0310004 осуществляет главный
бухгалтер (при его отсутствии - руководитель).
Если индивидуальные предприниматели в соответствии с
законодательством Российской Федерации о налогах и сборах ведут учет
доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения
либо физических показателей, характеризующих определенный вид
предпринимательской деятельности, кассовая книга 0310004 ими может не
вестись.
Требования к ведению кассовой книги включают в себя обязательное
оформление данной операции на основании 6 документов (рис. 3).
21
Основа для составления
кассовой книги
книга для учета выданных и принятых денег
Рис. 6. Информационная база для
составления кассовой книги
приходный и расходный кассовые ордеры
расчетно-платежная ведомость
платежная ведомость
Книга для учета выданных и принятых денег необходима для учета
движения денежных средств в течение дня. Приходный и расходный
кассовые ордеры, предназначенные для оформления поступления и выдачи в
кассу наличности. Платежная ведомость отражает выплаченную заработную
плату. Расчетно-платежная ведомость, предназначенная для учета рабочих
часов, удержаний и выплат заработной платы работникам.
Таким образом, кассовая книга необходима для сбора информации обо
всех операциях с наличными деньгами.
Кассовая книга может оформляться на бумажном носителе или в
электронном виде.
Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с
применением технических средств, предназначенных для обработки
информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение
(далее - технические средства), и подписываются собственноручными
подписями. В документы, оформленные на бумажном носителе, за