22
исключением кассовых документов, допускается внесение исправлений,
содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц,
оформивших документы, в которые внесены исправления.
Документы в электронном виде оформляются с применением
технических средств с учетом обеспечения их защиты от
несанкционированного доступа, искажений и потерь информации.
Документы, оформленные в электронном виде, подписываются
электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального
закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ "Об электронной подписи". В
документы, оформленные в электронном виде, внесение исправлений после
подписания указанных документов не допускается.
Хранение документов, оформленных на бумажном носителе или в
электронном виде, организуется руководителем.
Существует два варианта заполнения книги
8
:
с вертикальным расположением страниц;
с горизонтальным расположением страниц.
При вертикальном расположении страниц данные о кассовых
операциях за один день располагаются на одной странице. Отчетом кассира
служит следующая страница кассовой книги, либо вкладной чистый лист. В
первом случае информация дублируется с помощью копировальной бумаги,
располагаемой между двумя листами. Запись осуществляется шариковой
ручкой или чернилами, а оба листа (первый и второй) имеют одинаковые
номера. Во втором случае книга имеет сплошную нумерацию, записи
производятся через копирку.
Кассовая книга, составленная путем горизонтального расположения
страниц, состоит из двух частей. Первая часть (вкладной лист кассовой
книги) имеет горизонтальную разлиновку и представляет собой первый
экземпляр. Вторая часть (отчет кассира) не содержит разлиновки и
8
http:// www.mirblankov.ru/kassovaya-kniga
23
заполняется с помощью копировальной бумаги путем сгиба страницы по
линии отреза и прокладки копировальной бумаги между получившимися
листами. Первая и вторая части книги имеет одинаковую нумерацию. Вторая
часть является отрывной и служит отчетом кассира. Не допускается обрыв
отчета до окончания кассовой смены.
При ведении кассовой книги ручным способом листы книги перед
использованием должны быть пронумерованы, прошнурованы и опечатаны
сургучной или мастичной печатью. На последнем листе кассовой книги
указывается общее количество листов и заверяется подписями руководителя
и главного бухгалтера организации.
Записи в кассовую книгу производятся сразу же после получения или
выдачи наличных денежных средств по каждому кассовому документу
(приходному или расходному кассовому ордеру). Все записи делаются в двух
экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой. Первый
экземпляр называется вкладным листом кассовой книги, второй – отрывным
листом. Первый и второй экземпляры листов нумеруются одинаковыми
номерами.
В конце каждого рабочего дня кассиром рассчитываются итоги
зарегистрированных за день кассовых операций, и выводится остаток денег в
кассе на следующее число. Эти данные вносятся в кассовую книгу, после
чего второй (отрывной) экземпляр листов книги (содержащий копию
записей) отрывается и передается в бухгалтерию в качестве отчета кассира
вместе с приходными и расходными кассовыми документами.
Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не
допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а
также главного бухгалтера организации.
Согласно ч. 3 Порядка ведения кассовых операций в РФ допускается
ведение кассовой книги автоматизированным способом
9
. При этом способе
9
Указание Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами
и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами
малого предпринимательства
24
листы кассовой книги формируются автоматически, на основании
зарегистрированных в программе кассовых документов. В соответствии с
требованиями порядка ведения кассовой книги необходимо к началу
следующего рабочего дня формировать в программе и выводить на печать
вкладной лист кассовой книги и отчет кассира. Сформированные листы
должны иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты,
предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги
в программе должна осуществляться автоматически в порядке возрастания с
начала года.
Вкладной лист книги, сформированный последним за месяц, должен
содержать общее количество листов кассовой книги, сформированных за
прошедший месяц, а вкладной лист, формированный последним за год -
общее количество листов книги за год.
После распечатки отчета кассира и вкладного листа кассир обязан
проверить правильность составления указанных документов, подписать их и
передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми
документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.
Сформированные вкладные листы кассовой книги брошюруются в
хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется
подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга
опечатывается.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на
главного бухгалтера предприятия.
Кассовая книга по форме № КО-4 включает три вида страниц:
лицевые (образец обложки или титула);
внутренние (страницы с 3 по 10);
располагающуюся в конце документа.
25
На лицевых страницах указываются сведения о фирме, а также год, за
который кассовая книга отражает операции с денежными средствами. На
внутренних страницах документа присутствуют следующие графы:
«Касса за» (в ней фиксируются даты тех или иных
операций с денежными средствами);
«Лист» (здесь указывается порядковый номер конкретного
листа кассовой книги);
«Номер документа» (в этой графе фиксируется номер
ордера — приходного либо расходного);
«От кого получено или кому выдано» (инициалы человека
или фирмы, которые вносят либо получают наличные средства);
«Номер корреспондирующего счета, субсчета» (в данной
графе фиксируется счет, который корреспондирует в установленном
порядке со счетом 50, ИП не заполняют данную область кассовой
книги);
«Приход» (фиксируется сумма средств по приходным
ордерам);
«Расходы» (указывается сумма денежных средств по
расчетным ордерам);
«Итого за день» (суммируются поступления, а также
денежные выплаты за рабочую смену кассира);
«Остаток денежных средств на конец дня» (указывается
величина остатка в кассе).
В графе «Перенос» кассовой книги может фиксироваться суммарная
величина денежных средств по ордерам обоих типов, отражаемая в
конкретной таблице, для того чтобы у кассира была возможность
продолжить внесение сведений на следующей странице.
В конце каждой внутренней страницы кассовой книги должны стоять
подписи:
26
кассира организации, который заполняет основные
сведения в кассовой книге;
бухгалтера (который одновременно указывает количество
ПКО и РКО, а также удостоверяет тот факт, что получил и проверил
ордера).
На последней странице документа указывается, сколько листов
прошито и пронумеровано, дата составления кассовой книги, а также
проставляются подписи:
главного бухгалтера;
руководителя фирмы.
Кассовая книга должна иметь титульный лист следующей формы:
По окончанию оформления кассовой книги она сшивается, на
последней странице делаются отметки о количестве листов. Пример
оформления последней страницы кассовой книги приведен ниже:
27
Для того, чтобы правильно сшить кассовую книгу, необходимо:
• определить период, за который сшивается книга, проверить наличие и
правильность всех страниц;
• пронумеровать все листы;
• при помощи нитки с иголкой сшить книгу так, чтобы узелки на
концах ниток находились сзади книги. На узелки ниток следует наклеить
маленькие прямоугольники, вырезанные из чистой бумаги;
• на книгу приклеивается бумага, в которой должны указываться
цифрами и прописью, сколько пронумеровано и прошнуровано страниц, а
также, сколько листов заверено печатью. На этой же бумаге расписывается
директор и бухгалтер, ставится печать.
Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через
копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой, можно также
вести автоматизированным способом. Вторые экземпляры листов должны
быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые остаются в кассовой
книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми
номерами.
Записи кассовых операций начинаются после строки "Остаток на
начало дня". Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая
28
отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения
записей после "Переноса" отрывную часть листа накладывают на лицевую
сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным
линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.
В конце каждого рабочего дня кассир подсчитывает итоги и выводит
остаток в кассе на следующий день. Второй экземпляр (отрывной лист) в
качестве отчета кассир передает в бухгалтерию вместе с приходными и
расходными кассовыми ордерами под расписку в кассовой книге.
В случае, если предприятие ведет кассовую книгу автоматизированным
способом, то листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист
кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет
кассира".
Эти машинограммы, имеющие одинаковое содержание, должны быть
составлены к началу следующего рабочего дня и включать все реквизиты,
предусмотренные формой кассовой книги. Листы кассовой книги в этих
машинограммах нумеруются автоматически в порядке возрастания с начала
года.
В последней за каждый месяц машинограмме "Вкладной лист кассовой
книги", кроме того, должно автоматически печататься общее количество
листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год -
общее количество листов кассовой книги за год.
При получении машинограмм "Вкладной лист кассовой книги" и
"Отчет кассира" кассир проверяет правильность их составления и
подписывает, после чего передает отчет кассира вместе с приходными и
расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во
вкладном листе кассовой книги.
Машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" хранятся кассиром
отдельно за каждый месяц в течение года. По окончании календарного года
эти машинограммы брошюруются в хронологическом порядке, общее
29
количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного
бухгалтера предприятия и книга опечатывается.
Образец заполнения вкладного листа в кассовую книгу приведен ниже:
Кассовая книга является одновременно регистром аналитического
учета.
В случае, если в кассовой книге выявлены ошибки, они подлежат
исправлению.
Исправления должны вноситься тем же сотрудником, которым
первоначально составлялся документ. Так как кассовая книга ведется
кассиром или бухгалтером (такая обязанность возлагается на них приказом),
то именно им и предстоит вносить правки при обнаружении ошибок.
Алгоритм действий должностных лиц в случае необходимости
внесения исправлений в кассовую книгу изображен на рис. 7.
30
Эта-
пы
внесе-
ния
исправ
прав-
лений
необходимо перечеркнуть ошибочно вне-
сенные данные
Рис. 7. Алгоритм внесения корректировок в
кассовую книгу
рядом с перечеркнутыми ошибочными дан-
ными вписываются верные
ставится подпись лица, которым исправле-
ния были совершены, с расшифровкой
проставляется дата внесения исправлений
Нередко обособленное подразделение находится на значительном
расстоянии от головной организации. Вносить в кассовую книгу записи по
операциям в этом подразделении в момент их осуществления не
представляется возможным. А, как известно, за несоблюдение порядка
ведения кассовых операций организации грозит штраф от 400 до 500 МРОТ
(40 000 - 50 000 руб.). К тому же штраф от 40 до 50 МРОТ может налагаться
на руководителя и главного бухгалтера (ст.15.1 КоАП РФ). Возникает
вопрос: может ли организация в связи со спецификой своей деятельности
(есть удаленное подразделение) иметь более одной кассовой книги? Ответ на
данный вопрос однозначный: нет, не может
10
.
Чтобы выполнить требования закона, обособленное подразделение
может вести свою кассовую книгу, но не как отдельную, а как раздел единой
10
Кузьменок В. Учет денежных документов // http://auaudit.narod.ru /Dendoc1.htm
31
кассовой книги организации. Впоследствии она передается в головную
организацию для оформления единой кассовой книги по организации в
целом. Такой порядок необходимо закрепить в учетной политике
организации, а в графике документооборота указать момент передачи книги
из обособленного подразделения в головное.
Для индивидуальных предпринимателей, применяющих специальные
налоговые режимы, законодательно установлено ведение налогового учета
показателей своей деятельности, необходимых для исчисления налоговой
базы и суммы налога, на основании книги учета доходов и расходов (для
индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему
налогообложения); ведение кассовой книги для них не предусмотрено.
На основе материала, изученного в данном параграфе курсовой работы,
можно сформулировать следующие выводы в части оформления кассовой
книги в организации.
на титульном листе обязательно указание полных реквизитов
юридического лица или индивидуального предпринимателя, а также
временной промежуток, на который заводится книга;
на бланке листов, сверху, указывается полная дата заполнения
листа;
в ячейке «остаток средств на начало рабочего дня» цифрами
вносится сумма денежных средств, находящихся в кассе на начало дня.
Эта цифра переносится из ячейки «остаток средств на конец дня» за
предыдущий рабочий день;
по данным расходного и приходного кассовых ордеров
заполняются с 1 по 5 столбцы;
в первом столбце указывается номер ордера;
во второй столбец вносятся фамилия и инициалы лица, которое
получило либо сдало деньги в кассу;
третий столбец заполняется только организациями;
суммы расхода и прихода вносятся в остальные два столбца;