22
причина такого положения дел связана с реализацией масштабных программ
информатизации в госсекторе и активным строительством электронного
правительства. Именно электронный документооборот является, по сути,
кровеносной системой государственного или коммерческого предприятия. [7]
Объем рынка СЭД в России, по разным оценкам, составляет порядка 26
млрд рублей, из которых порядка 75% приходится на услуги по внедрению и
около 25% – непосредственно на продажи лицензий. В структуре рынка
большая часть продаж приходится на долю крупных предприятий (порядка
45–50%). Госсектор практически полностью занимает другую половину рынка
(порядка 40–45%), оставляя SMB не более 10–15%.
Конкуренция на рынке СЭД сегодня довольно плотная. При этом более
60% рынка контролируют пять компаний: EMC, Cognitive Technologies, «1С¬,
Directum и Microsoft (по данным IDC за 2013 год) по оборотам. При этом
известно, что EMC и Microsoft представлены на рынке СЭД тиражируемыми
решениями компаний-партнеров.
1.3. Правовое регулирование электронного документооборота в
России
Активное использование современных технологий требует более четкой
регламентации работы в электронной среде, поэтому не удивительно, что
ведомства регулярно затрагивают в своих нормативных актах вопросы
использования электронных документов[16].
Отметим, что регулирование использования систем электронного
документооборота осуществляется на государственном и локальном уровне.
При этом во многом недостатки разработки локальных документов в области
применения электронных документов связаны с недостатками действующего
законодательства:
– отсутствует закон об электронном документе;
– отсутствует закон об архивном хранении электронных документов;
23
– отсутствует федеральный закон о документационном обеспечении
управления;
– не до конца сформирован понятийный аппарат в области электронного
документооборота.
Новое государственное регулирование электронного документооборота
в России включает законодательные акты, затрагивающие вопросы
документационного обеспечения управления и нормативно-методические
документы, регулирующие современную организацию СЭД, отечественные и
международные стандарты в области электронного документооборота.
Нормативно - правовые акты:
Конституция Российской Федерации. Она устанавливает иерархическое
построение нормативно-правовых актов. Статья 15 Конституции РФ
устанавливает, что «Законы и иные правовые акты, принимаемые в
Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской
Федерации¬.
Основополагающим законодательным актом, регулирующем
отношения, возникающие при использовании информационных технологий, а
также обеспечении защиты информации, является Федеральный закон от
27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о
защите информации¬. Статья 11 закона гласит: «электронное сообщение,
подписанное ЭП[электронная подпись] или иным аналогом собственноручной
подписи, признается электронным документом, равнозначным документу,
подписанному собственноручной подписью¬.[3] Законом установлено, что
«обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано ЭП или
иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в
порядке, установленном федеральными законами, соглашением сторон,
рассматривается как обмен документами¬.
Не менее важным законодательным актом в области ЭД является
Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи¬, где
указаны правовые условия использования ЭП в электронных документах в
24
качестве собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
Электронная цифровая подпись является реквизитом электронного документа,
для защиты данного документа от подделки, искажения, идентификации
владельца сертификата ключа подписи применяется для удостоверения
документов, в том числе при использовании СЭД.[4]
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных
данных¬,[5] регулирует отношения, возникающие при обработке личных
данных, в том числе с использованием средств автоматизации. Данный закон
просто необходим при работе с документами по личному составу.
В Приказе ФСБ РФ 27.12.2011 № 795 «Об утверждении требований к
форме квалифицированного сертификата ключа проверки электронной
подписи¬,[6] установлены определенные требования к порядку расположения
полей квалифицированного сертификата электронной подписи.
Указания о Работе с электронными документами также прописываются
в нормативных правовых актах, касающихся отдельных предметных сфер
правового регулирования: гражданского, административного, уголовного,
уголовно-процессуального, трудового, налогового и других законодательств
Российской Федерации.
В Гражданском кодексе Российской Федерации прописано, что
«документ является основой гражданских правоотношений¬ который
содержит основополагающие представления, такие как «сделка¬ и «договор¬.
При этом здесь зафиксирована возможность подписания документов
электронной подписью (п.2 ст. 160) для обмена документами с помощью
электронной коммуникации (п.2 ст. 434). [1]
В Кодексе Российской Федерации об административных
правонарушениях РФ76 в п. 2 ст. 26.7[2] существует положение о том, что
«документы могут содержать сведения, зафиксированные как в письменной,
так и в иной форме. К документам могут быть отнесены материалы фото- и
киносъемки, звуко- и видеозаписи, информационных баз и банков данных и
иные носители информации¬.
25
Система электронного документооборота обязана поддерживать весь
жизненный цикл документов, такие как организацию архивного хранения
документов с доступом к электронным архивам. А связи, возникающие в
сфере организации хранения, комплектования, учета и использования
архивных документов регулирует Федеральный закон «Об архивном деле в
РФ¬.[7] В ст. 5 закона говорится, что в состав АФ РФ входят находящиеся на
территории Российской Федерации архивные документы независимо от
источника их происхождения, времени, вида носителя, формы собственности,
в том числе электронные документы.
Нормативно - методические документы:
Отдельный пункт государственной системы документационного
обеспечения управления (ГСДОУ)[8] предназначена автоматизации работы с
документами. В пункте 4.3 выделено, что «автоматизированная технология
работы с документами осуществляется путем создания и внедрения
автоматизированной подготовки документов, автоматизированных
информационно-поисковых систем и решения других задач с использованием
персональных электронно-вычислительных машин и автоматизированных
рабочих мест. При этом должна обеспечиваться информационно-техническая
совместимость средств вычислительной техники между собой¬.
В качестве ведущего нормативного документа, предназначенного для
определения сроков хранения, отбора на хранение и уничтожения типовых
управленческих документов, выступает Перечень типовых управленческих
документов. Перечень может применяться и при формировании системного
справочника «Сроки хранения документа¬ системы автоматизации.
В конце 2014 года постановлением Правительства РФ были утверждены
«Правила обмена документами в электронном виде при организации
информационного взаимодействия¬.[9] Правила устанавливают порядок
обмена электронными документами между государственными структурами.
Они не распространяются на порядок обмена электронными сообщениями в
рамках предоставления государственных или муниципальных услуг. Также
26
Правила дают собственное определение документа в электронном виде:
структурированная совокупность данных, обрабатываемая с использованием
информационных технологий, представляющая собой установленный набор
реквизитов, включая реквизиты, содержащие регистрационные данные
документа и усиленную квалифицированную электронную подпись. Правила
нового формата– это ещё один шаг вперед в деле организации работы с
документами в электронной форме, повышения эффективности и
оперативности работы государственного аппарата в целом.
Отечественные и международные стандарты, которыми следует
руководствоваться при использовании электронного документооборота.
1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-
распорядительной документации»[12] определен состав элементов в
документе, которые дают требования к оформлению документов; требования
к бланкам документов (в том числе электронным).
2. ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивное дело - Термины и
определения" (заменил ГОСТ Р 51141-98)[13] установлены термины и понятия,
которые используются в области делопроизводства и архивного дела.
Термины носят только рекомендательный характер для применения во всех
видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, в
том числе электронных видов документов.
3. ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота.
Взаимодействие систем управления документами. Требования к
электронному сообщению¬[14] разработан формат, состав и содержание
электронного сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие
систем управления документами. Их использование позволяет обеспечить
пересылку электронных документов без утери информации и необходимости
ее дополнительной обработки.
Международные стандарты.
1. Стандарт ИСО 15489 «Информация и документация. Управление
документами¬. Международный стандарт по организации документооборота
27
содержит требования и методологию управления документами на всех видах
носителей, а также процедуры разработки и внедрения систем
документооборота. Данный стандарт применяет современный
функциональный подход к организации документооборота, позволяющий
связывать нормативные требования (например, статус документа, сроки
хранения, правила хранения), с официальными функциями, в итоге
выполнения которых возникает данный информационный материал.
2. Международный стандарт ИСО 23081 «Информация и
документация. Процессы управления записями. Метаданные для записей¬
посвящен делопроизводственным метаданным в управленческой
деятельности, их типам, функциям по обеспечению управленческих и
делопроизводственных процессов, а также управлению метаданными.
3. ИСО 11799:2003 «Информация и документация. Требования к
хранению архивных и библиотечных документальных материалов¬. В
условиях, когда нормативно-методическая база отечественного
делопроизводства сократилась а государственное регулирование вопросов
управления документацией практически отсутствует, эти стандарты могут
стать хорошей заменой для служб документационного обеспечения
управления в российских предприятиях.
На сегодняшний день нормативно-методическое регулирование работы
с электронными документами заметно отстает от развития деятельности в
сфере информационно-технологического обеспечения. Имеющиеся в
настоящее время нормативные документы охватывают не полный объем
проблем, и регламентируют не все вопросы, возникающие в процессе
документационного обеспечения управления.
В настоящее время информационный технологии играют очень важную
роль в бизнес-процессах. Любое растущее предприятие в связи с увеличением
количества документации сталкивается с необходимостью организации
системы документооборота и перевода его в электронный вид.
28
ГЛАВА 2. АНАЛИТИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА ООО
«РЕГИОНСЕРВИС¬
2.1. Характеристика деятельности организации ООО
«РЕГИОНСЕРВИС¬
Организационно-правовая форма хозяйствующего образования –
Общество с ограниченной ответственностью «РЕГИОНСЕРВИС¬.
Краткое название – ООО «РЕГИОНСЕРВИС¬
Компания ООО «РЕГИОНСЕРВИС¬ была основана в городе Москве в
2014 году.
Юридический адрес компании: г. Москва, ул. Никулинская, д.19,
комн.10, этаж 1.
Общество с ограниченной ответственностью «РЕГИОНСЕРВИС¬
действует в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и
создано решением №1 учредителей о создании Общества на основании
Федерального Закона “Об обществах с ограниченной ответственностью” от
08.02.2014 г. и действующего гражданского законодательства РФ. Уставный
капитал соответствует сумме, определенной вышеуказанным законом.
Целью деятельности Общества является удовлетворение общественных
потребностей юридических и физических лиц в работах, товарах и услугах и
получение прибыли.
ООО «РЕГИОНСЕРВИС¬ является юридическим лицом – коммерческой
организацией, уставный капитал которого разделен на доли определенных
учредительными документами размеров, созданным в целях получения
прибыли. Общество имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета;
может от своего имени совершать сделки, приобретать и осуществлять
имущественные и личные неимущественные права, выступать истцом или
ответчиком в суде, арбитражном суде. Таким образом, ООО
«РЕГИОНСЕРВИС¬ является самостоятельной хозяйственной единицей,
действующей на основе полного хозяйственного расчета, самофинансирования
и самоокупаемости.
29
Согласно выписке из единого государственного реестра юридических
лиц, основным видом деятельности Общества является различная оптовая
торговля. Преимущественно – оптовая торговля нефтепродуктами, такими как
ГСМ(горюче-смазочные материалы): дизельное топливо, бензин АИ-92, АИ-
95, пропан и бутан технический, сжиженный углеводородный газ(СУГ) и пр.
Главная миссия компании в надежном, эффективном и выгодном
обеспечении клиентов как топливным сырьем, так и его производными по
лучшей цене.
Преимущества компании:
качественная продукция, соответствующая всем государственным
стандартам
выгодная цена
индивидуальный подход к каждому клиенту и поиск наилучшего
решения, благодаря чему максимальную выгоду получают обе
стороны
высокий уровень обслуживания опытных квалифицированных
специалистов;
Качество поставляемых нефтепродуктов обязательно соответствует
действующим на территории Российской Федерации техническим
регламентам, государственным стандартам (ГОСТ), техническим условиям и
иной нормативно-технической документации, устанавливающей требования к
качеству нефтепродуктов, и удостоверяется документами о качестве
(паспортами) изготовителя, которые прилагаются к товаросопроводительным
документам и следуют вместе с отгруженными нефтепродуктами. Паспорт
содержит информацию, указанную в требованиях Технических регламентов к
содержанию документов о качестве.
Прибыль компании формируется за счет маржинальной разницы
покупки и продажи продукции. ООО «РЕГИОНСЕРВИС¬ не является
производителем самого нефтепродукта, поэтому необходимо получение
30
специального разрешения (лицензии) не требуется, но является его
перепродавцом.
В вопросах ценовой политики, руководство компании строго соблюдает
требования рынка. При ценообразовании ООО «РЕГИОНСЕРВИС¬
руководствуется традиционной формулой рынка – соотношение спроса и
предложения, а также позицией конкурентов на рынке.
Погрузку товара на складах грузоотправителей осуществляют сами
грузоотправители своими силами. Доставку в цистернах железнодорожным и
автомобильным транспортом транзитом также обеспечивают поставщики.
Выгрузка топлива осуществляется грузополучателем на своих складах
самостоятельно. Стоимость доставки включена в цену товара при его
поступлении от поставщиков и при его реализации покупателями. Так как
фирма не является производителем и не взаимодействует непосредственно с
грузом, собственные и арендованные транспортные средства,
производственные площади, а также склады предприятию не требуются.
Несмотря на недолгое существование компании на рынке, ООО
«РЕГИОНСЕРВИС¬ зарекомендовал себя как надежный партнер с хорошей и
чистой репутацией. С каждым годом положение фирмы на рынке всё более
устойчивое.
Фирма уже имеет постоянные многолетние отношения с некоторыми
крупными на рынке покупателями такими как АО «СУЭК¬, АО «СГ-
трейдинг¬, ООО «РусГазТрейд¬ и получает груз от надежных поставщиков:
ООО «РН-транс¬, ООО «ТК «Ресурс¬, ООО «Легион¬, ООО «Сиб-Трейдинг¬.
С недавнего времени компания начала принимать участие в торгах на
бирже «СПбМТСБ¬ в секции «Нефтепродукты¬. Основной целью работы
является создание организованного товарного рынка и прозрачного механизма
формирования справедливых цен на основные сырьевые товары,
производимые в Российской Федерации и странах ЕАЭС. Биржа является
наиболее универсальным инструментом для определения справедливой
рыночной стоимости товаров. Благодаря торгам компании удалось заключить
31
удачные долгосрочные договора с такими фирмами как НК «Роснефть¬, ООО
«Газпром межрегионгаз¬, ООО «Оптан-Уфа¬ и др.
Таблица 2.1. Поставщики и покупатели ООО «РЕГИОНСЕРВИС¬
Поставщики
Год
Покупатели
Год
ООО «Меган¬
2015
АО «СУЭК¬
с 2015
ООО «РН-транс¬
с 2016
АО «СГ-трейдинг¬
с 2016
НК «Роснефть¬
с 2017
ООО «РусГазТрейд¬
с 2017
ООО «Газпром
межрегионгаз¬
с 2017
ООО «Руант¬
с 2017
Для оценки основных экономических показателей компании, сведем их
в единую таблицу и рассмотрим динамику и темпы роста за 2015-2017 гг.
Материалами для анализа хозяйственной деятельности ООО «IPVOIP¬
служат: бухгалтерский баланс предприятия, отчет о прибылях и убытках,
отчета о финансовых результатах.
Таблица 2.2. Экономические показатели компании ООО
«РЕГИОНСЕРВИС¬ за 2015-2017 гг. (в тыс. руб.)
Наименование
показателей
2015 год
2016 год
2017 год
Темпы роста (в %)
2016г. к 2015г.
2017г. к 2016г.
Выручка:
731 338
790 336
865 348
1,08
1,1
Оптовая торговля
731 338
790 336
865 348
1,08
1,1
Себестоимость
продаж
726 732
781 325
853 221
1,07
1,1
Валовая прибыль
4 606
9 011
12 127
1,96
1,34
Коммерческие
расходы
организации, в том
числе:
2 490
3 616
6 442
1,45
1,78
Оплата труда
1 800
2 637
5 125
1,46
1,94
Аренда
320
480
720
1,5
1,5
Прочие расходы
316
452
505
1,43
1,11