64
собственных средств колледжа без привлечения стороннего капитала.
Таблица 11
Оценка эффективности внедрения электронной системы
документооборота на базе 1С Документооборот
Административный персонал
Преподавательский состав
Производственные показатели
Производственные показатели
Было
Стало
Было
Стало
Обработка одного
поступающего
документа
занимала от 15
минут до 3 часов.
Утери документов
составляли до 3
единиц в месяц.
Обработка одного
поступающего
документа
занимает от 2
минут до 1 часа.
Утери документов
составляли до 1
единицы в месяц.
Организованный
ПС общественные
мероприятиях - 1
мероприятие в
месяц
Консультации — 10
консультаций в
месяц
Исследования 0,2 в
месяц
Организованный
ПС общественные
мероприятиях - 3
мероприятие в
месяц
Консультации — 15
консультаций в
месяц
Исследования 0,3 в
месяц
Биологические показатели
Биологические показатели
Было
Стало
Было
Стало
Повышенная
усталость,
сонливость,
проблемы с
аппетитом из-за
стрессов.
Проблем с
сонливостью и
усталостью стало
меньше,
количество
проблем с питание,
вызванных
стрессом
снизились.
Повышенная
усталость,
сонливость,
проблемы с
аппетитом из-за
стрессов.
Проблем с
сонливостью и
усталостью стало
меньше,
количество
проблем с питание,
вызванных
стрессом
снизились.
Психологические показатели
Психологические показатели
Было
Стало
Было
Стало
Сниженная
мотивация к
работы из-за
большого
количества
сопроводительных
операций, не
влияющий
непосредственно
на результаты
работы
Мотивация
повысилась,
появилась
заинтересованност
ь в проведение
исследований и
участии в
общественных
мероприятиях
Сниженная
мотивация к
работы из-за
большого
количества
сопроводительных
операций, не
влияющий
непосредственно
на результаты
работы
Мотивация
повысилась,
появилась
заинтересованност
ь в проведение
исследований и
участии в
общественных
мероприятиях
После внедрения системы электронного документооборота в Тарко-
Салинском профессиональном колледже сделан сравнительный анализ по ряду
финансовых показателей, на который по предварительному расчетам должно
было быть оказано влияние проведенными изменениями (Таблица 12).
65
Таблица 12
Оценка влияния внедренной системы электронного
документооборота на экономические показатели
Количество абитуриентов после распространении информации об
автоматизации колледжа
Было
Стало
25 человек в группе, при конкурсе 1,2
человека на 1 место
25 человек в группе, при конкурсе 2
человека на 1 место
Затраты на рекламу
Было
Стало
7 000 рублей в месяц
2 000 рублей в месяц
Затраты на канцелярию
Было
Стало
30 000 рублей/месяц
22 000 рублей/месяц
Затраты мероприятия для мотивации ППС.
Было
Стало
10 000 рублей/месяц
3 000 рублей/месяц
Затраты на систему учета рабочего времени
Было
Стало
44 000 рублей/месяц
2 000 рублей/месяц
На основании представленных расчетов можно сделать вывод, что
экономическая выгода от внедрения системы электронного документооборота
составит 62 000 рублей ежемесячно.
66
Заключение
Целью данной работы была совершенствование организации кадрового
документооборота в ГБПОУ ЯНАО «Тарко-Салинский профессиональный
колледж». Инструментом для достижения цели было выбрано программное
обеспечение 1С Документооборот, которое предоставляет полный спектр услуг
для решения бизнес-задач, автоматизации бизнес-процессов и позволяет
включить в работу всех сотрудников от дающего поручение руководителя до
конечного исполнителя из любой ниши персонала.
После внедрения электронной системы документооборота были
зафиксированы следующие изменения:
1) Избавление от многих рутинных задач, а также от потерь времени,
связанных с ручным трудом.
2) Хранение копий документов на электронных носителях и электронная
постановка задач освободили полки отделов от лишнего.
3) Было создано централизованное хранилище документов с доступом к
нему на разных правах со всех компьютерных станций.
4) Зафиксировано снижение финансовых затрат.
5) Зафиксировано снижение утери документации.
6) Появилась возможность решать многие задачи, не обращаясь за
помощью к коллегам благодаря централизованной справочной системе, где
можно найти ответы на частые вопросы, например, как составить заявление на
отпуск или какие документы нужно предоставить в бухгалтерию для получения
налогового вычета на ребенка.
7) Повышение качества исследовательских работ, а так же повышение
лояльности к организации со стороны учащихся за счет фокусирования ППС на
основной, а не вспомогательной деятельности, которая сопровождает каждый
рабочий процесс.
8) В случае возникновения конфликтных ситуаций из-за спорных
моментов, когда работа указана в должностных инструкций сотрудников без
67
конкретики появилась возможность контролировать конечные сроки
выполнения задач благодаря внедренному программному обеспечению,
поскольку система 1С Документооборот позволяет создавать электронные
поручения, ставя задачи и крайние сроки, указывая исполнителя.
9) Особое значение среди достигнутых результатов автоматизации
процесса документооборота является повышение мотивации у сотрудников за
счет внедрения электронного учѐта рабочего времени, поскольку почти
полностью ликвидирует возможность некорректного учета и ошибок при
расчете заработной платы.
10) Была достигнута автоматизация отчетности. Теперь руководству нет
необходимости собирать совещание, и требовать на нем предоставить
результаты работы отделов и ждать несколько дней, теперь достаточно просто
сделать запрос в программе и получить информацию через минуту.
11) Появилась формировать отчетность для сторонних организаций, не
заполняя бланки вручную и не тратя время и деньги на поездки.
12) Внутренняя документация колледжа теперь защищена от
несанкционированного доступа сторонних лиц.
Экономическая выгода от внедрения системы электронного
документооборота составит, по нашим расчетам, 62000 рублей ежемесячно. На
основании вышеизложенного можно сказать, что поставленные в работе задачи
выполнены, а цель достигнута.
68
Список использованных источников
Нормативно-правовые акты
1. Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации» от
29.12.2012 N 273-ФЗ
2. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ
3. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты»
Специальная и учебная литература
4. Алексеева, Г.И. Бухгалтерский финансовый учет по оплате труда:
Учебное пособие/ Г.И. Алексеева. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 215 c.
5. Андреева В.И. Ведение документооборота компании. Правила и
инструкции: Практическое пособие — М. ЗАО Бизнес-школа «Интел-Синтез,
2014. — 258с.
6. Арутюнов В.В. Документооборот: учеб.пособие /В.В. Арутюнов, И.В.
Волынский. – Ростов-на-Дону, 2013. – 448с.
7. Басаков М.И. Документационное обеспечение управления
(Делопроизводство): Учебник / М.И. Басаков. - Рн/Д: Феникс, 2013. - 350 c.
8. Баханькова Е.Р. Бухгалтерский управленческий учет: Учебное пособие /
Е.Р. Баханькова. - М.: ИЦ РИОР, ИНФРА-М, 2011. - 255 c.
9. Богаченко В.М. Бухгалтерский учет: Учебник / В.М. Богаченко, Н.А.
Кириллова. - Рн/Д: Феникс, 2013. - 510 c.
10. Бондарев А.В., Бурцева Н.Ю. 1С: Документооборот, 250 вопросов и
ответов, - М.: 1С-Паблишинг, 2018 – 332 с.
11. Бурмистрова Л.М. Финансы и бухгалтерский учет организаций / Л.М.
Бурмистрова. - М.: МФПА, 2011. - 288 c.
12. Гартвич А. Бухгалтерский учет с нуля. / А. Гартвич. - СПб.: Питер, 2013. -
400 c.
69
13. Гейц И.В. Учет и оплата труда работников государственных и
муниципальных учреждений: актуальные вопросы. Применение «1С: Зарплата
и кадры бюджетного учреждения 8»: Учебные материалы «1С: Бухгалтерский и
налоговый консалтинг» / И.В. Гейц, Е.А. Кадыш. - М.: 1С-Паблишинг, 2012. -
443 c.
14. Гридасов А.Ю. Бухгалтерский учет в программе 1С: Бухгалтерия 8.0.
Лабораторный практикум: Учебное пособие / А.Ю. Гридасов, А.Г. Чурин, Л.И.
Чурина. - М.: КноРус, 2011. - 216 c.
15. Дмитренко Г.А. Стратегии автоматизации. – С-Пб.: Питер, 2013. – 215 с.
16. Дусаева Е.М. Бухгалтерский управленческий учет: теория и практические
задания / Е.М. Дусаева. - М.: Финансы и статистика, 2011. - 288 c.
17. Дятлов В.А. Автоматизация предприятий: учеб.пособие / В.А. Дятлов.-
М.: ПРИОР, 2015. – 365 с.
18. Емельянова Н.А., Защита информации в персональном компьютере.
Учебное пособие, М.- Инфра-М, 2015. – 368 с.
19. Жуклинец И.И. Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях: Учебник
и практикум / И.И. Жуклинец. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 504 c.
20. Керженцев П.М., Принципы организации. – Москва.: – Экономика, 1968 –
461 с.
21. Кибанов А.Я. Изучение структуры колледжа: учеб. / А.Я. Кибанов.- М.:
ИНФРА-М, 2016. – 304 с.
22. Кондраков Н. П., Бухгалтерский учет (финансовый и управленческий):
Учебник/ 5-е изд., перераб. и доп. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2016. - 584 с.
23. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие / И.Н.
Кузнецов. - М.: Дашков и К, 2016. - 520 c.
24. Куняев Н.Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный
электронный документооборот: Учебник / Н.Н. Куняев. - М.: Логос, 2015. - 500
c.
25. Лаврушин О.И. Экономика и бухгалтерский учет в бюджетных
учреждениях/О.И. Лаврушин, О.Н. Афанасьева. - М.: КноРус, 2013. - 192 c.
70
26. Леонов В. Кадровое делопроизводство на компьютере / В. Леонов. - М.:
Эксмо, 2011. - 368 c.
27. Михайлов Ю.М. Кадровое делопроизводство. Как правильно и быстро
оформить важнейшие документы по персоналу / Ю.М. Михайлов. - М.: Альфа-
Пресс, 2014. - 224 c.
28. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе: Учебно-
практическое пособие / М.Ю. Рогожин. - М.: Проспект, 2013. - 784 c.
29. Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и
обработка документов: Учебное пособие / О.П. Сологуб.. - М.: Омега-Л, 2013. -
207 c.
30. Стенюков М.В. ВПС: Документоведение и делопроизводство. КЛ. / М.В.
Стенюков. - М.: А-Приор, 2007. - 176 c.
31. Стенюков М.В. Делопроизводство. Организация документационного
обеспечения предприятия. / М.В. Стенюков. - М.: А-Приор, 2007. - 176 c.
32. Шахова В.А., Разработка проекта автоматизации. СПб., 2016. – 258 с.
Интернет - источники
33. ЗАО "Консультант Плюс". URL:http://www.consultant.ru/ (дата обращения
21.01.2019г.)
34. Кадровый портал «КлубТК». URL: https://clubtk.ru/ (дата обращения
03.02.2019г.)
35. Фирма 1С. URL: http://1c.ru/ (дата обращения 24.01.2019г.)
36. http://tspc89.ru/ официальный сайт ГБПОУ ЯНАО «Тарко-Салинский
профессиональный колледж» (дата обращения 23.12.2018г.)