14
не на электронном носителе серьезно сказывается на затратах организации на
временных затратах работников, которые обязаны покидать рабочие места,
чтобы обратиться к архиву, а не открывать документы с компьютера.
Таблица 2
Виды приказов
Вид
Пояснение
Срок хранения
Приказ
поличному по
составу
Трудовые отношения: прием,
перевод, перемещение,
увольнение, отпуска,
командировки и т. п.
Сроки на хранение приказов
по личному составу 75 лет.
*Исключение - приказы о
предоставлении очередных
и учебных отпусков,
дежурствах, взысканиях,
краткосрочных
внутрироссийских
командировках - срок
хранения 5 лет
Приказ по
основной
деятельности
Все остальные приказы, не
относящиеся к перечню
приказов по личному
составу.
Необходимо хранить в
организации на постоянной
основе до ее ликвидации.
В связи с этим, было произведена оценка объемов затрачиваемой бумаги
на делопроизводство. Выяснено, что, в среднем, каждый документ состоит из
трех листов. Чаще всего используются листы форматов А4 (90%), немного реже
– А3 (10%).
На основании представленных данных необходимо отметить, что
замечено дублирование информации в документации отдела кадров, которое
можно избежать путем перенесения части документооборота в электронный
формат. Также были замечены потери времени работниками, затрачиваемые на
работу с бумажной базой данных.
1.3. Особенности организации кадрового документооборота
Раньше каждая организация обладала собственным отделом кадров, а
процесс делопроизводства был достаточно стандартным и не требовал какого-
либо необычного или творческого подхода от сотрудников.
На сегодняшний день одной только аналитикой человек, занимающийся
кадровым делопроизводством, обойтись уже не сможет. Сейчас любой
кадровик должен подходить к подбору персонала подобно HR-менеджеру:
15
креативно и творчески. Кроме этого он должен обладать грамотностью и
юридической подкованностью, как настоящий юрист, бухгалтерской
педантичностью и скрупулезностью, а также знанием специального ПО.
Правильное ведение кадрового делопроизводства предполагает высокий
уровень ответственности. Сотрудникам отдела кадров необходимо следить,
чтобы даты подписания соответствовали действительным. Можно доверить
ведение трудовых книг, других документов по персоналу аутсорсинговым
компаниям.
Обязанности сотрудников кадровой службы:
формировать график работы,
документацию, касающуюся отпусков;
оформлять документы для охраны труда (требуются для
государственных органов);
готовить и выписывать приказы;
проводить расчет заработной платы
контролировать выплату премий.
Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить
сразу несколько задач:
документально оформить трудовые отношения, формализовать
кадровые процедуры у конкретного работодателя;
построить стройную систему управления персоналом, отвечающую
стратегическим задачам руководства;
регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;
создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как
для работников, так и для работодателя;
разрешить трудовые споры.
Унифицированные системы учета бумаг в предприятиях разделены на три
основные категории, среди которых – правила внутреннего распорядка,
штатное расписание, положение об оплате труда. Первая категория включает
оборот бумаг по графику отпусков, заполнение документов про график работы.
16
Второй пункт более глобальный и содержит положение о составлении
договоров и бумаг учетной политики. Положение об оплате труда регулирует
все вопросы относительно выплат заработной платы, премий, больничных,
отпускных и выходных пособий при увольнении.
Так как кадровое делопроизводство – это очень важный элемент любой
организации, его нельзя доверить неопытному сотруднику. В противном случае
за допущенные ошибки предприятие может понести административную и
материальную ответственность перед органами, осуществляющими проверку.
Рассмотрим возможные ошибки немного подробнее.
1. Ошибки при издании приказов. Требования к содержанию
распоряжение не были соблюдены. Это особенно важно, если речь идет о
приказах о приеме, переводе или увольнении работника. В документе были
неправильно указаны условия приема на работу, характер работы или не была
указана информация об испытательном сроке, с которым принимается
работник.
Сюда же можно отнести все неточности в сведениях, которые были
допущены при составлении приказа. Например, допущены ошибки в ФИО
сотрудника, в наименовании подразделения или названии должности, на
которую был принят или с которой был уволен сотрудник.
В форме приказа не были соблюдены требования, предъявляемые
законодательством. Такие ошибки могут быть допущены при оформлении
бланков установленного образца. Также сюда можно отнести нарушения,
допущенные при оформлении реквизитов.
2. Ошибки при заключении трудовых соглашений. Здесь самой типовой
ошибкой считаются заключение договора на основе неверно составленного
документа или отсутствие хотя бы одной из бумаг, включѐнных в список
обязательных к предъявлению.
Также нарушением считается попытка заключить трудовой договор с
лицом, не достигшим или превысившим допустимый возраст. Также серьезной
ошибкой считается оформление на работу гражданина без надлежащего учета
17
его состояния здоровья.
3. Ошибки при ведении трудовых книжек. Далеко не каждое предприятие
отягощает себя необходимостью внести в учетный список серию и номер
трудовой книжки будущего сотрудника, а это тоже нарушение.
Кроме этого организации экономят огромные суммы на хранении
документов. По закону большую часть документов необходимо хранить не
менее 5 лет. Для этого крупные предприятия арендуют или даже выделяют
собственные площади для архива, который, как правило, занимает уйму места и
не отличается удобностью.
Некоторые недобросовестные сотрудники не утруждают себя тем, чтобы
поставить на приказе все необходимые подписи, не смотря на то, что данные
процесс нужно совершать почти для каждого распоряжения.
Электронные средства документооборота значительно упрощают работу
кадровой службы. Все сотрудники, имеющие отношения к нужному документу,
могут просто поставить свою электронную подпись на документ, что
освобождает кадровика от лишней нагрузки. Его задачей теперь является
контроль над тем, чтобы подписи ставились своевременно.
Если электронный документооборот грамотно организован, то количество
возможных ошибок вследствие человеческого фактора заметно уменьшается.
Ведь при ручном составлении и заполнении документов ошибки допускают
гораздо чаще.
Резюмируя все вышесказанное, можно отметить, что правильное ведение
кадрового производства очень важно. Гарантией защиты своих прав и
минимизации всех возможных ошибок при проведении различных проверок
может служить грамотно подобранный коллектив кадровой службы
организации.
18
Глава 2. Оценка организации кадрового документооборота
в ГБПОУ ЯНАО «ТСПК»
2.1. Общая характеристика деятельности учреждения
Государственное бюджетное профессиональное образовательное
учреждение Ямало-Ненецкого автономного округа «Тарко-Салинский
профессиональный колледж», ставшее в 2010 и в 2012 годах лауреатом
конкурсов «100 лучших НПО и СПО России», эффективно работает в системе
среднего профессионального образования уже более 14 лет.
Учредителем ГБПОУ ЯНАО «Тарко-Салинский профессиональный
колледж» является Департамент образования Ямало-Ненецкого автономного
округа
5
. Учредитель наделен широкими правами, и многие действия могут
осуществляться администрацией колледжа только с их согласия.
Финансируется Тарко-Салинский профессиональный колледж из
бюджетных средств ЯНАО.
Количество обучающихся на момент начала текущего учебного года
составляет 436 человек по двум образовательным программам подготовки:
по программам подготовки квалифицированных рабочих и служащих –
241 чел.
по программам подготовки специалистов среднего звена - 195 чел.
Профессиональный колледж прошел процедуры государственной
аккредитации и лицензирования и выдает выпускникам дипломы
государственного образца.
Согласно социальному паспорту колледжа его активы представляют
учебные и лабораторные корпуса, общежитие, столовая, библиотека,
спортивный зал и иной специфики помещения.
На текущий момент колледж проводит обучение по десяти профессиям и
по четырем специальностям, которые представлены в таблице 3.
5
Кибанов, А.Я. Изучение структуры колледжа: учеб. / А.Я. Кибанов.- М.: ИНФРА-М, 2016. – 304 с.
19
Таблица 3
Перечень профессий и специальностей, по которым
осуществляется обучение в государственном бюджетном
профессиональном образовательном учреждение Ямало -
Ненецкого автономного округа «Тарко-Салинский
профессиональный колледж»
Профессия/
Специальность
Квалификация
Форма обучение
Срок обучения
Программы подготовки квалифицированных рабочих, служащих
08.01.08 Мастер
отделочных
строительных
работ
Облицовщик-
плиточник
Монтажник
каркасно-
обшивочных
конструкций
очная
2 года 10 месяцев
08.01.25 Мастер
отделочных
строительных и
декоративных
работ
Облицовщик-
плиточник
Монтажник
каркасно-
обшивочных
конструкций
очная
2 года 10 месяцев
13.01.07
Электромонтер по
ремонту
электросетей
Электромонтер по
ремонту
электросетей
очная
2 года 10 месяцев
13.01.10
Электромонтер по
ремонту и
обслуживанию
электрооборудован
ия (по отраслям)
Электромонтер по
ремонту и
обслуживанию
электрооборудован
ия
очная
2 года 10 месяцев
15.01.20 Слесарь
по контрольно-
измерительным
приборам и
автоматике
Слесарь по
контрольно-
измерительным
приборам и
автоматике
очная
2 года 10 месяцев
15.01.31 Мастер
контрольно-
измерительных
приборов и
автоматики
Слесарь по
контрольно-
измерительным
приборам и
автоматике
очная
2 года 10 месяцев
21.01.01 Оператор
нефтяных и
газовых скважин
очная
2 года 10 месяцев
21.01.03
Бурильщик
эксплуатационных
и разведочных
скважин
Помощник
бурильщика
эксплуатационного
и разведочного
бурения скважин
на нефть и газ
(первый)
Помощник
бурильщика
очная
2 года 10 месяцев
20
Профессия/
Специальность
Квалификация
Форма обучение
Срок обучения
эксплуатационного
и разведочного
бурения скважин
на нефть и газ
(второй)
21.01.05 Оператор
(моторист) по
цементажу скважин
очная
2 года 10 месяцев
46.01.03
Делопроизводитель
Делопроизводитель
очная
2 года 10 месяцев
Программы подготовки специалистов среднего звена
13.02.11
Техническая
эксплуатация и
обслуживание
электрического и
электромеханическ
ого оборудования
(по отраслям)
Техник
очная
3 года 10 месяцев
15.02.07
Автоматизация
технологических
процессов и
производств (по
отраслям)
Техник
очная
3 года 10 месяцев
23.02.03
Техническое
обслуживание и
ремонт
автомобильного
транспорта
Техник
очная
3 года 10 месяцев
38.02.01
Экономика и
бухгалтерский учет
(по отраслям)
Бухгалтер
Бухгалтер,
специалист по
налогообложению
очная
3 года 10 месяцев
Обучение реализуется на базе основного общего образования.
ГБПОУ ЯНАО «Тарко-Салинский профессиональный колледж» имеет
ряд преимуществ:
1. Инновационная образовательная среда и мощная материально-
техническая база. Используются инновационные подходы в обучении
студентов, в том числе с использованием электронных образовательных
ресурсов. В образовательном процессе задействованы технические средства,
тренажеры-имитаторы, демонстрационные стенды.
21
В процессе обучения классическая теория закрепляется в ходе
практических занятий, обеспечивая постепенное и последовательное вхождение
молодого специалиста в многофункциональную профессиональную
деятельность.
Начиная со 1-го курса, студенты проходят учебную практику на базе
колледжа. Создана материально-техническая база в соответствии с
современными требованиями и обеспечивающая полноценное проведение
учебных занятий и учебной практики, презентаций творческих проектов.
Организацию образовательного процесса осуществляют руководящие и
педагогические работники, имеющие высокий квалификационный уровень.
Активная жизненная позиция, здоровый образ жизни, самореализация и
самосовершенствование – это те ценности, которые осваивают студенты в
колледже.
2. Производственная практика проводится на лучших
градообразующих колледжах. Колледж обеспечивает студентов местами
прохождения производственной практики в известных компаниях и
производственных организациях, а также на колледжах малого бизнеса.
Выпускники колледжа, успешно сдавшие государственную итоговую
аттестацию, получают диплом государственного образца о среднем
профессиональном образовании по востребованным на рынке труда
профессиям и специальностям, имея возможность трудоустройства и
успешного развития карьеры. После колледжа можно исключить этап поиска
работы и приступить к выполнению должностных обязанностей по
специальности в одной из компаний-партнеров.
3. Льготы при поступлении в образовательную организацию высшего
профессионального образования. Выпускники колледжа имеют возможность
продолжить обучение в вузе - партнере по индивидуальной траектории
(сокращенные сроки обучения). При поступлении на программу ВПО (в рамках
профиля) вступительные испытания проводятся в формате вуза (не ЕГЭ).
4. Широкий пакет преференций. Обучение в колледже, открывает
22
целый ряд льгот: стипендия, бесплатное трехразовое питание, общежитие,
отсрочка от армии.
5. Активная студенческая жизнь. Студентам колледжа доступны
всевозможные кружки, экскурсии, декады по профессиям, военно-
патриотический клуб, студенческий совет, спортивные мероприятия и секции.
Особой популярностью среди студентов колледжа пользуются объединения
колледжа «Патриот», «Туризм» и «Волонтерское движение».
Так же среди проводимых мероприятий имеются адаптационная неделя
первокурсников, посвящение в студенты, праздничные мероприятия издание
студенческой газеты, участие в волонтерской работе, олимпиадах
профессионального мастерства, участие в чемпионатах «Молодые
профессионалы», «Славим человека труда», научно- практических и научно-
исследовательских конференциях на уровне колледжа, региона и России.
В колледже работает 33 педагога. Штат руководящих, административных
и педагогических кадров укомплектован на 100 %. В таблице 4 представлена
характеристика педагогических работников ГБПОУ ЯНАО «Тарко-Салинский
профессиональный колледж».
Таблица 4
Кадровая характеристика педагогических работников
№
п/п
Характеристика педагогических работников
Число
педагогических
работников
1.
Численность педагогических работников - всего
33
из них:
1.1.
штатные педагогические работники, за исключением
совместителей
33
1.2.
педагогические работники, работающие на условиях
внутреннего совместительства
10
1.3.
педагогические работники, работающие на условиях
внешнего совместительства
1
2
Из общей численности педагогических работников (из
строки 1):
2.1
лица, имеющие стаж практической работы по профилю
преподаваемой учебной дисциплины (модуля)
31
2.2
лица, имеющие высшую квалификационную категорию
8
2.3
лица, имеющие первую квалификационную категорию
14
2.4.
лица, имеющие высшее профессиональное образование
30
2.5.
лица, имеющие среднее профессиональное
образование, - мастера производственного обучения
3
23
Персонал колледжа составляют:
административно-управленческий персонал (директор, заместители
директора, главный бухгалтер, заведующий стажировочной площадкой);
основной персонал (преподаватель, социальный педагог, мастер
производственного обучения, старший мастер, педагог-организатор, педагог-
психолог, преподаватель-организатор основ безопасности и
жизнедеятельности, руководитель физического воспитания);
вспомогательный персонал (диспетчер; секретарь учебной части;
дежурный по общежитию; комендант; лаборант; секретарь руководителя;
бухгалтер, специалист по кадрам; экономист, юрисконсульт, инженер -
электроник, гардеробщик, уборщик территории, вахтер, уборщик служебных
помещений; рабочий по комплексному обслуживанию и ремонту зданий и
сооружений, кастелянша, кладовщик, кухонный рабочий, повар, водитель
автомобиля; электромонтер по ремонту и обслуживанию электрооборудования;
библиотекарь).
Должностные обязанности всех работников четко разграничены и
подробно описаны в должностных инструкциях. Распределение задач и
выполняемых функций позволяет повысить интенсивность и
производительность труда, исключить дублирование выполняемых действий.
Но перед всем коллективом стоит общая задача – сформировать
высококвалифицированную команду. Поэтому при всем многообразии функций
все категории работников трудятся взаимосвязано. Непосредственное
управление деятельностью колледжа осуществляется директором на основании
Устава колледжа в соответствии с законодательством РФ.
Кроме того, директор наделен определенными полномочиями по
распоряжению имуществом, денежными и иными средствами колледжа, по
назначению и освобождению от должности своих заместителей, главного
бухгалтера, руководителей структурных подразделений и других работников,
по определению должностных обязанностей работников образовательного
учреждения, заключению договоров, выдаче доверенностей, открытию в банке