4
Содержание
Введение…………………………………………………………………………5
Глава 1. Теоретические основы кадрового документооборота………….7
1.1. Понятие и сущность кадрового документооборота………………..….…7
1.2. Характеристика и классификация кадровой документации .................. 10
1.3. Особенности организации кадрового документооборота ...................... 14
Глава 2. Оценка организации кадрового документооборота ................. 18
в ГБПОУ ЯНАО «ТСПК» .............................................................................. 18
2.1. Общая характеристика деятельности учреждения ................................. 18
2.2. Организация кадрового документооборота в учреждении .................... 30
Глава 3. Совершенствование организации кадрового документооборота
в ГБПОУ ЯНАО «ТСПК» .............................................................................. 35
3.1. Предложения по совершенствованию кадрового документооборота .. 36
3.2. Оценка эффективности предлагаемых мероприятий ............................. 62
Заключение ....................................................................................................... 66
Список использованных источников ......................................................... 68
Приложение……………………………….......................................................72
5
Введение
Документы являются неотъемлемым ресурсом любой организации.
Зачастую от их грамотного оборота зависит успех колледжа. Хорошо и
качественно организованный документооборот позволяет:
повысить эффективность управления и тщательно организовать
контроль за счѐт прозрачности рабочих процессов;
создать условия для повышения скорости принятия решений
благодаря своевременному получению документации;
грамотно организовать рабочее время сотрудников организации за
счѐт исключения временных потерь на поиск документов;
исключить риски потери документов и нарушение сроков
подготовки, а также не исполнения приказов и утечки информации;- сократить
расходы организации на канцтовары.
В данной работе будет разрабатываться проект повышения
эффективности документооборота на примере кадровой службы
государственного бюджетного профессионального образовательного
учреждения Ямало-Ненецкого автономного округа «Тарко-Салинский
профессиональный колледж».
Актуальность темы данной работы обусловлена тем, что в данное время
колледж должен изыскивать ресурсы на повышение своей эффективности. В
частности, если сотрудникам преподавательского состава будет позволено
больше заниматься основными обязанностями, не отвлекаясь на
сопутствующий документооборот, который не является приоритетной задачей
их деятельности, то эффективность работ будет значительно выше.
Целью исследования данной работы является совершенствование
организации кадрового документооборота в ГБПОУ ЯНАО «ТСПК».
В соответствии с поставленной целью в ходе работы были определены
следующие задачи исследования:
1) рассмотреть понятие и сущность кадрового документооборота;
6
2) изучить характеристики и особенности кадровой документации;
3) рассмотреть особенности организации кадрового документооборота;
4) дать общую характеристику деятельности учреждения;
5) изучить организацию кадрового документооборота в учреждении;
6) разработать предложения по совершенствованию кадрового
документооборота;
7) провести оценку эффективности предлагаемых мероприятий.
Объектом исследования является ГБПОУ ЯНАО «ТСПК».
Предметом исследования — организация кадрового документооборота в
ГБПОУ ЯНАО «ТСПК».
Для решения поставленных задач в данной работе использовался
комплекс методов исследования, взаимопроверяющих и дополняющих друг
друга: теоретические (анализ научной и учебно-методической литературы,
нормативных источников), эмпирические (наблюдение за субъектами
профессиональной деятельности, беседа, опрос, мониторинг), общенаучные
(систематизация, обобщение, моделирование, методы экспертных оценок).
Теоретической основой исследования стали работы таких отечественных
авторов, как: Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев, Андреева В.И, Арутюнов В.В.,
Басаков М.И. Бондарев А.В., Стенюков М.В., а также нормативно-правовые
документы, материалы интернет - ресурсов.
Данная работа состоит из введения, трѐх глав, заключения и списка
литературы.
В первой главе работы приведены теоретические аспекты кадрового
документооборота и его организации.
Во второй главе дается общая характеристика деятельности учреждения и
проводится анализ кадрового документооборотав учреждении.
В третьей главе описывается совершенствование механизма кадрового
документооборота и оценивается эффективность предлагаемых мероприятий.
В заключении сделаны выводы о результатах выполнения данной работы.
7
Глава 1. Теоретические основы кадрового документооборота
1.1. Понятие и сущность кадрового документооборота
Термин и само понятие «документооборот» в делопроизводстве
появились в 20-е годы прошлого столетия. Например, ученые Д.Р. Покровский,
П.М. Керженцев в своих трудах сформулировали главные положения
документооборота и его организации, а также теоретически обосновали
основные положения движения документов и их разделения по исполнителям,
сокращения инстанций, которые он должны пройти, передачи документов в
руки исполнителя и регламентацию их подписания
1
.
В той же литературе были даны обоснования методов, по которым
обследовались маршруты движения документов, и разработана особая
технология их доставки. Ведение документов по всей текущей деятельности
компании является основной задачей документооборота. Данный процесс
включает в себя создание, прием, передачу, согласование и хранение всех
документов, которые так или иначе связаны с работой компании.
Для того чтобы фиксировать промежуточные и итоговые результаты
работы, создаются документы, содержащие достоверную информацию о
текущем состоянии всех активов. Именно для этого в действующем
законодательстве к ведению документооборота предъявляются особые
требования.
Ключевыми параметрами данного процесса считаются маршрут
движения документа и время прохождения им каждого этапа
документооборота.
Этот процесс настолько важен для современного делопроизводства, что
он уже представляет собой отдельную сферу деятельности. Скорость движения
документов и инстанции, которые они проходят, являются предметной
областью документооборота. Сделать ключевые бизнес-процессы компании
более эффективными помогает оптимизация механизма движения деловых
бумаг. Ведь именно от этого зависит то, насколько эффективно хранится
1
Керженцев П.М., Принципы организации. – Москва.: – Экономика, 1968 – 461 с.
8
информация, есть ли возможность найти в базе необходимые данные и
своевременно, а главное оперативно обеспечить ими пользователей.
Всю административную систему документирования относительно видов
документов можно разделить на несколько типов:
Организационно-распределительная (ОРД): положения, уставы,
протоколы, положения, инструкции, приказы и решения.
Справочно-информационная: письма, телеграммы, телефонограммы,
докладные записки, акты и справки.
По личному составу: приказы, заявления, трудовые книжки,
характеристики, заявления, личные дела и тому подобное.
Самой главным элементов в процессе делопроизводства является
организация движения документов.
Здесь важно знать, как правильно наладить процесс, в том числе какие
данные нужно сделать, чтобы он был бесперебойным, последовательным и
отчетливым. Вся заключенная в документах информация нужная для
управленческого движения и точного доведения последнего до исполнителя.
В организации работы с документами документооборот является
составляющей частью. Его нужно осуществлять так, чтобы весь путь, по
которому будет двигаться документация, был максимально коротким, а время,
необходимое для его прохождения, минимальным.
Здесь важно выполнить несколько требований:
Сократить число инстанций, через которые будет проходить документ.
Последовательность прохождения и обработки для определенных
видов документации должна быть единообразна.
Если имеется возможность, то из маршрута нужно исключить
возвратные места. Здесь имеет место зависимость от числа инстанций, где
документы согласуются, регистрируются и отправляются.
При передаче документов нужно использовать различную оргтехнику и
современные информационные технологии. Но обязательно нужно продумать
использования любого из этих средств. Другими словами, нужно хорошо знать
9
характеристики и правила использования приобретаемой техники.
Локальная инструкция установленного образца закрепляет и строго
регламентирует все правила составление каждого вида документов. Положения
того же локального акта также применяются к процессу заполнения бумажных
и электронных документов. Это гарантирует унификацию всей системы
документооборота в школе. А еще данные правила заполнения действуют для
различной специализированной, технической и бухгалтерской документации,
но только по общим принципам.
Лишь соблюдение данных требований позволит осуществить
специализацию – основной принцип делопроизводства. Она в свою очередь
дает возможность централизованно выполнять однородные операции и
позволяет эффективно использовать рабочую силу и технику.
Действующее в настоящее время трудовое законодательство не выделяет
такое понятие, как «кадровое делопроизводство». Именно по этой причине
сотрудник образовательного учреждения, который отвечает за
документооборот, должен следовать общим государственным нормам в
вопросах документального сопровождения кадровой работы и локальных актов
учреждения.
К документам, относящимся к кадровому делопроизводству относятся:
- Личная карточка работника Т2 – документ, составляемый на каждого
работника. В данном документе содержатся основные сведения о работе,
паспортные данные, семейное положение, адрес проживания и регистрации
(Приложение 1).
- Личное дело сотрудника – это совокупность документов, содержащие в
себе наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
(Приложение 2).
- Трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности.
Заполняется на основании утвержденном Постановлением Министерства труда
и социального развития РФ от 10.10.2003 г. №69 Инструкцией по заполнению
трудовых книжек (Приложение 3).
10
Если соблюсти все правила, то можно отследить улучшения
документационного обеспечения, которые достигаются за счет:
Прямых и точных направлений потока документов и исключения из
процесса повторений по операциям подготовки и обработки документации;
Ритмичного движения каждого документа. Таким образом, документы
будут поступать равномерно, а значит, вся загрузка будет пропорциональна во
всех направлениях.
Из характеристик качества и количества параметров документооборота
можно получить действительно объективные данные о состоянии последнего.
Качественными характеристиками документооборота можно считать:
Характеристики документопотока: состав и содержание документов.
Маршруты движения документов: направления, этапы и инстанции
маршрута.
Стадии, на которые делится весь процесс документооборота.
Направленность движения документов.
Уровень актуальности и релевантности информации, на которой
основываются кадровые решения, оказывает большое влияние на их
продуктивность. В связи с этим ключевой составляющей общей системы
управления в кадровой деятельности считается организация документооборота.
Наибольшим приоритетом для нее обладает контроль исполнения решений
руководства, разработка поисковых систем и информационное обеспечение
работы исполнителей.
1.2. Характеристика и классификация кадровой документации
В кадровой службе Тарко-Салинского профессионального колледжа
следует отметить три потока документации:
1) Входящие документы. Они прибывают из других учреждений. К
данному классу документации следует отнести:
запросы от учредителя;
запросы из военкомата;
11
запросы с новых мест работы уволившихся сотрудников;
информационные письма от администрации района;
формы органов статистики;
запросы из центра занятости;
резюме соискателей на открытые вакансии;
коммерческие предложения и другое.
2) Исходящие документы. Их отсылают учредителю и в другие
учреждения. Обычно они представлены различными отчетами о деятельности и
другой справочной информацией.
3) Внутренние документы. Они создаются сотрудниками учреждений
и составляют около 80 % от общего числа обрабатываемой отделом кадров
документации. К данной категории относятся:
- заявления работников на предоставление отпусков (оплачиваемых, без
сохранения заработной платы, учебных);
- заявления на получение пособий, вычетов, льгот;
- заявления на увольнение;
- заявления на перевод;
- акты (о прогуле, о неисполнении обязанностей и подобное);
- табеля рабочего времени;
- отчеты руководителей подразделений;
- служебные записки;
- докладные записки;
- объяснительные записки и другое.
Ниже представлены данные о процентном соотношении документации
отдела кадров Тарко-Салинского профессионального колледжа:
1) 12% - входящая;
2) 8 % - исходящая;
3) 80% - внутренняя. Движение документов, которые приходят из других
учреждений состоит из нескольких этапов:
Первоначальная обработка.
12
Предварительное рассмотрение.
Процесс регистрации.
Рассмотрение документов начальником.
Процесс передачи документов на дальнейшее исполнение.
Непосредственное исполнение.
Контроль процесса исполнения.
Списание документа, прошедшего исполнение, в дело.
Документооборот считается частью общего документооборота в
образовательном учреждении
2
. Кадровая служба-учредитель в своей практике
сталкиваются с различной документацией, которая делится на три группы:
Организационные документы.
Распорядительные документы.
Информационно-справочные документы.
Кадровая служба выполняет несколько задач:
1) осуществляет делопроизводство через подготовку проектов;
2) согласует и издает организационные, распорядительные и
информационно-справочные документы, а также осуществляет их регистрацию,
учет и хранение.
Подробно подвиды организационных и распорядительных документов
представлены в таблице 1.
Таблица 1
Организационные и распорядительные документы
Организационные документы
Распорядительные документы
Распорядительные документы
- штатное расписание;
- коллективный договор;
- положения и инструкции
(Положение об оплате труда,
положение о премировании,
должностные инструкции);
- правила. (Правила трудового
распорядка).
- приказы, распоряжения (отражены
вопросы, связанные с работой с
кадрами);
- документы по личному составу
(движение и учет кадров -
личные карточки, личные дела)
2
Арутюнов, В.В. Документооборот: учеб. пособие /В.В. Арутюнов, И.В. Волынский. – Ростов-на-Дону, 2013. –
448 с.
13
При подготовке организационных и распорядительных документов
используются унифицированные документы, утвержденные постановлением
Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты»
3
.
Однако, вполне допустимо оформление документов в свободной форме,
так как унифицированные формы не могут учесть все кадровые операции (к
примеру, смена фамилии/имени/отчества и т. д.), а так же для коммерческих
организаций их использование было установлено как необязательно
с01.01.2013, когда в силу вступил Федеральный закон от 06.12.2012 N 402-ФЗ
«О бухгалтерском учете»
4
. Процесс с организационными и распорядительными
документами осуществляют по следующей схеме:
подготовка проекта;
согласование;
доработка;
визирование;
подписание (утверждение) руководителем;
передача на исполнение ответственным сотрудникам.
Самым распространенным видом распорядительных документов отдела
кадров является приказ. Приказы подразделяются на две большие группы:
по личному составу;
по основной деятельности.
Более подробно информация о них представлена в таблице 2. В ходе
исследования был также учтен экономический фактор, чтобы при разработке
предложений для улучшения работы кадрового подразделения Тарко-
Салинского профессионального колледжа была учтена и финансовая сторона
вопроса.
Тот факт, что большинство документации хранится в бумажном виде, а
3
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной
учетной документации по учету труда и его оплаты"
4
Федеральный закон «О бухгалтерском учете»от 06.12.2011 N 402-ФЗ