54
Документооборот может решить данную проблему.
Оформление документов на выплату пособий или предоставление
налоговых вычетов.
Основная функция отдела кадров при оформлении данных документов —
это предоставить шаблоны для написания заявлений и распечатать
сопроводительные документы. Если все шаблоны хранились бы в системе 1С
Документооборот — это позволяло бы всем сотрудникам сэкономить время. А
если бы при приеме сотрудника скан-копии документов так же подгружались в
базу системы это избавило бы от необходимости:
трат времени специалиста отдела кадров на поход в архив;
трат времени и материальных ресурсов колледжа на копирование
бумажных документов. Тем более, когда отчетность бухгалтерией передается
электронно.
Поэтому стоит производить данные операции тоже по средством системы
С Документооборот.
Оформление справок и копий других документов сотрудникам.
Как и во многих вышеописанных ситуациях, автоматизация подачи
заявок через систему 1С Документооборот облегчит жизнь и повысит
продуктивность их работы. А установление времени выдачи готовых
документов, позволит сотрудникам отдела кадров грамотно планировать свой
рабочий день.
Оформление больничных листов.
В последние годы данный процесс автоматизирует с правительством, но,
тем не менее, большинство предпочитают бумажный синий больничный лист и
бумажные сопроводительные документы. Стоит идти в ногу со временем и так
же обмениваться данными в электронном виде.
Составление ЛНА (штатное расписание, правила внутреннего трудового
распорядка, должностные инструкции и другое
21
).
21
Жуклинец, И.И. Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях: Учебник и практикум / И.И. Жуклинец. -
Люберцы: Юрайт, 2016. - 504 c.
55
Когда возникает необходимость внести изменения в базовые ЛНА в
отделе кадров начинается хаос. Переподписывать документы нужно обычно
абсолютно всем сотрудникам и каждый из них заходит в помещение отдела
кадров с вопросом: «А для меня готово?», что очень сильно тормозит работу.
Гораздо эффективнее по мере готовности выкладывать поименно файлы с
присвоением прав доступа по мере готовности пакетов. Эти пакеты сотрудники
могут распечатывать на местах. Если документы имеют секретность, то можно
по мере готовности приглашать сотрудников на подписание в конкретные часы,
уведомляя по системе 1С Документооборот.
В отличие от электронной почты система обладает большим
функционалом и может использоваться сотрудниками не только для получения
уведомлений, но и другой документации, а значит, проверяется чаще, чем
электронная почта.
Подготовка внутренних отчетов для руководства.
При подготовке внутренних исходящих документов отдел кадров обязан
вести внутренний бумажный журнал учета. Если автоматизировать все
входящие запросы через систему 1С Документооборот, то в бумажном носителе
необходимость отпадет. Подготовка исходящих документов во внешние
организации (органы статистики, центр занятости, пенсионный фонд,
федеральная миграционная служба).
Большинство отчетности, подаваемой отделом кадров, имеет
циклический характер, поэтому если внести в систему 1С Документооборот
формы, это сильно упростит взаимодействие с организациями района.
Подводя итог, предложения по повышению продуктивности работы отдела
кадров можно свести к следующему
22
:
1) Хранить сканы персональных документов сотрудников в системе 1С
Документооборот.
2) Взаимодействовать с внутренними подразделениями путем постановки
22
Стенюков, М.В. ВПС: Документоведение и делопроизводство. КЛ. / М.В. Стенюков. - М.: А-Приор, 2007. -
176 c.
56
задач в системе 1С Документооборот.
3) Вместо сторонней базы данных по пропускам и ручного учета
рабочего времени использовать возможности системы 1С Документооборот.
4) Подготовить ряд распорядительных документов по вопросам:
минимизировать использование бумажных носителей;
отказаться от дополнительных баз данных в Эксель, Ворд;
внутреннюю переписку вести только внутри системы 1С
Документооборот;
определить права доступа внутри системы 1С Документооборот и
настроить их.
5) Наделить отдел кадров правами подписи ряда документов
6) Провести обучение всем сотрудникам по пользованию системой 1С
Документооборот
7) Взять в штат программиста для настраивания системы 1С
Документооборот.
Для того чтобы внедрить предложенные в первой части данной главы
изменения была разработана программа мероприятий
23
(Таблица 7).
Таблица 7
Программа мероприятий по внедрению электронной системы
документооборота при обеспечении 1С Документооборот
№
Мероприятия
Сопроводительная
документация
1.
Разработка специалистом по кадрам
совместно с руководителями структурных
подразделений проектов документов
внедрения в работу колледжа программного
обеспечения1С Документооборот
1. Приказ о вступление в силу
Положения об электронном
документообороте
2. Положение об электронном
документообороте.
2.
Главный бухгалтер совместно с
сотрудниками отдела бухгалтерии
оценивают предложенную смету для
внедрения планируемых изменений, а так же
оценивают возможности изыскания
финансовых средств
1. Смета внедрения
электронного
документооборота
2. Отчет о финансовой
возможности внедрения
изменений
3.
Специалист по кадрам проводит поиск
курсовой подготовки для обучения
сотрудников использованию программы 1С
Документооборот
1. Отчет об учебных центрах,
проводящих обучение по
программе 1С
Документооборот
23
Дмитренко Г.А. Стратегии автоматизации. – С-Пб.: Питер, 2013. – 215 с.
57
Продолжение Таблицы 7
4.
Секретарь руководителя информирует
руководителей подразделений и внедрении
нового положения в документооборот
колледжа
1. Распоряжение о
необходимости ознакомиться с
новым ЛНА колледжа
5.
Руководители подразделений доводят до
сведения своих подчиненных информацию о
внедрении нового положения в
документооборот колледжа
1. Уведомления о
необходимости ознакомиться с
новым ЛНА колледжа
6.
Специалист по кадрам совместно с
руководителями подразделений,
основываясь на ранее согласованной
информации, формируют группы для
направления на обучение программе 1С
Документооборот и составляют графики
обучения
1. Распоряжение об
утверждении списка
сотрудников на обучение
2. График обучения
7.
Руководитель колледжа заключает договор
об обучении для сотрудников программе 1С
Документооборот с учебным центром
1. Договор с учебным центром
2. Финансовая документация о
расчетах
8.
Отдел кадров вносит изменение в штатное
расписание, включая в него должность
«Программист 1С»
1. Приказ о внесении
изменений в штатное
расписание
2. Штатное расписание
3. Должностные обязанности
программиста 1С
9.
Менеджер по персоналу проводит отбор
специалистов на открытую вакансию.
1. Служебная записка о
согласовании текста
объявлении о вакансии
2. Профиль вакансии
3. Документы по оформлению
на работу нового сотрудника
— программиста 1С
10.
Обучение сотрудников в частном учебном
центре по программе «1С Документооборот».
Подготовка компьютерных рабочих станций
принятым на работу программистом 1 С.
1. Приказ
2. Командировочные
удостоверения
11.
Сотрудники, прошедшие обучение в учебном
центре совместно с программистом 1С
проводят обучение пользовательскому
интерфейсу всех остальных сотрудников,
которым в работе придется использовать
данную программу.
1. Внутренний график
обучения сотрудников
2. Программа обучения
2. Уведомления о
необходимости явиться на
обучение.
12.
Отдел кадров совместно с программистом 1 С
разрабатывают инструкцию и программу
обучения для принимаемых на работу новых
сотрудников по использованию
программного обеспечения
1. Инструкция по работе с
электронным
документооборотом
Для того чтобы определить какой период времени потребуется для
внедрения нововведений представим на рисунке 6 диаграмму Ганта.
58
Неделя
1
Недел
я 2
Недел
я 3
Недел
я 4
Недел
я 5
Недел
я 6
Недел
я 7
Недел
я 8
Недел
я 9
Недел
я 10
Этап 1
Этап 2
Этап 3
Этап 4
Этап 5
Этап 6
Этап 7
Этап 8
Этап 9
Этап
10
Этап
11
Этап12
Рисунок 5. Диаграмма Ганта
На основании представленной выше диаграммы делаем вывод о том, что
для внедрения электронной системы управления документооборотом
потребуется около двух месяцев. Затраты на внедрение программного
обеспечения и автоматизацию процессов документооборота определяются
следующими статьями расходов:
1) Оплата негосударственной образовательной организации за
обучение сотрудников. Данные расходы можно разделить на две группы:
оплата учебному центру;
оплата сотрудникам.
2) Затраты на заработную плату нового сотрудника
3) Материалы.
В этом пункте необходимо отметить, что затраты могли бы быть
значительно выше, но:
для внедрения систему учета рабочего времени будет использовано
уже установленное оборудование и будет заменено только программное
обеспечением;
нет необходимости приобретать программное обеспечение,
поскольку системы 1С Документооборот уже установлено на рабочие
компьютерные станции работников.
Далее рассмотрим каждую статью затрат по отдельности таблицы 8, 9,10.
59
Таблица 8
Расходы на оплату обучения
Наименование статьи расходов
Сумма
Оплата учебному центру за 5
сотрудников, исходя из того, что
стоимость обучения 1 человека 3 200
руб.
3200 * 5 = 16 000 рублей
Затраты на оплату двух рабочих дней,
которые сотрудники фактически
проведут на обучении исходя из
заработной платы в 25 000 руб/месяц
1) 25 000/168 раб.часов =149 руб в час
2) 149 * 16 часов = 2384 руб.
Итого
18 384 руб.
Таблица 9
Расходы на заработную плату новому сотруднику
Наименование статьи расходов
Сумма
Заработная плата новому сотруднику —
программисту 1С
30 000 рублей в месяц
С учетом отчислений во внебюджетные
фонды:
- 22% - пенсионное страхование
- 5,1% - медицинское страхование
- 2,9 % - отчисления по временной
нетрудоспособности и в связи
с материнством
- 0,2% - отчисления по травматизму
6 600 руб.
1 530 руб.
870 руб.
60 руб.
Итого
39 060 руб.
Таблица 10
Расход на материалы для подготовки проектов по внедрению
электронной системы документооборота
Наименование
статьи расходов
Количество
Цена за 1 шт.
Общая стоимость,
руб.
Бумага А4, пачек
2
300
600
Ручки, карандаши,
другие канцтовары
20
50
1 000
Картридж для
принтера
1
1 000
1 000
Итого
2 600
Итого затраты на внедрение программного обеспечения и автоматизацию
процессов документооборота составляют 60 044 руб. Данная сумма считается
приемлемой, поскольку в дальнейшем внесенные изменения будут
способствовать экономии финансовых средств, в частности:
1) По бумаге и картриджам для МФУ, поскольку значительная часть
60
документов будет существовать только в электронном виде, минуя процесс
распечатывания.
2) По программному обеспечению. В связи с утерей актуальности
многих функций программного обеспечения MicrosoftOffice и заменой их
функциями 1С Документооборот дорогостоящий пакет документов компании
Microsoft можно заменить бесплатным LibreOffice. Так же отказ от платного
программного обеспечения, который сейчас обеспечивает систему работающих
пропусков после синхронизации с 1С Документооборот, высвободит
финансовые средства.
3) По фонду заработной платы. Поскольку многие процессы будут
упразднены, можно будет изменить систему оплаты труда.
4) По повышению качества работы. Улучшение условий работников
учебного заведения обязательно отразится на его репутации и позволит
получить дополнительные денежные средства.
На основании проведенных исследований предлагается внедрить в работу
отдела кадров Тарко-Салинский профессиональный колледж ряд следующих
изменений.
1. Провести сотрудникам: высшему руководящему составу, сотрудникам
отдела кадров, секретарю и руководителям структурных подразделений,
повторное обучение по программе 1С Документооборот. После которого
обязать сотрудников отдела кадров создать электронную базу данных
документов на всех сотрудников и студентов.
2. Внедрить в жизнь Тарко-Салинский профессионального колледжа
систему электронных пропусков с функциями ограниченного доступа и учета
рабочего времени.
3. Создать номенклатуру дел отдела кадров. На данный момент
сотрудники руководствуются лишь государственными нормативами по
ведению документооборота, который не учитывает особенностей
образовательного учреждения. Номенклатура дел, составленная, исходя из
внутреннего аудита, исключила бы дублирование документов и потери
61
рабочего времени персонала на неэффективные функции.
4. Внедрить систему шаблонов входящей документации и разместить в
общедоступной папке в системе 1С Документооборот. Это избавит
сотрудников колледжа от необходимости терять рабочее время на поход в
отдел кадров с вопросами: «Как написать заявление на отпуск/декрет/
получение пособия?» или «А как составить акт?» и другое.
5. Обязать сотрудников использовать систему постановки задач для учета
объема работы. Дать доступ для постановки задач не только руководителям, но
и рядовым сотрудникам для фиксации не только поручений «сверху», но и
рутинных моментов.
На рисунке 5 представлены данные на примере базовых действий с
документацией, которые наглядно отображают ожидаемый положительный
результат от внедрения выше описанных предложений.
Рисунок 4. Сравнение полностью автоматизированной и
частично ручной регистрации документов
Несмотря на то, что работа всех подразделений и отдела кадров в
частности Тарко-Салинского профессионального колледжа является в
12
10
30
30
0
0
5
5
0
5
10
15
20
25
30
35
Дата регистрации
Номер документа
Исполнитель
Адресат
Измеряется в секундах
Ручная регистрация
Автоматизированный учет
Измеряется в секундах
62
настоящее время достаточно эффективной и полностью соответствует нормам
законодательства Российской Федерации, считаем, что внедрение
предложенных изменений позволит стать образовательной организации более
эффективной
24
, более привлекательной для студентов и занять еще более
высокие строки в рейтинге образовательных организаций среднего
профессионального образования.
3.2. Оценка эффективности предлагаемых мероприятий
Для оценки работоспособности применяются три группы показателей,
которые характеризуют результаты производственной деятельности,
физиологические сдвиги и изменения в психических функциях человека в
процессе труда. Это производственные, физиологические и психологические
показатели.
К производственным показателям относятся:
производительность труда - выработка продукции за единицу времени;
трудоемкость работы - затраты времени на производственную
операцию;
качество работы (продукции) - наличие брака;
потери рабочего времени и простои оборудования по вине работника.
Отметим, что качественные показатели работы более информативны для
оценки работоспособности, поскольку они в большой степени зависят от
функционального состояния работника и раньше снижаются в связи с
усталостью, чем количественные показатели.
К физиологическим показателям относятся:
величина энергозатрат;
частота пульса, ударный и минутный объем крови;
мышечная сила;
мышечная выносливость;
время сенсомоторных реакций;
24
Дятлов, В.А. Автоматизация предприятий: учеб.пособие / В.А. Дятлов.- М.: ПРИОР, 2015. – 365 с.
63
частота дыханий, легочная вентиляция, коэффициент потребления
кислорода;
сила, подвижность, уравновешенность процессов возбуждения и
торможения;
критическая частота слияния мигрень;
тремор (дрожание двигательной звена);
температура кожи.
Кроме оценки динамики этих показателей в течение рабочего дня следует
дать качественную оценку, критериями которой могут быть:
показатели работы при максимальном напряжении;
величина физиологических затрат на единицу работы в динамике
рабочего дня, то есть своеобразные коэффициенты полезного действия
работника.
К психологическим показателям относятся:
внимание (концентрация, переключение, распределение);
мышления;
память;
восприятия;
эмоционально-волевое напряжение.
Для оценки производительности разделим персонал колледжа на две группы:
руководящие работники (те, в чьи обязанности непосредственно
входит работа с документами);
преподавательский состав (основной обязанностью является
передача знаний ученикам, а работа с документацией это сопутствующий
процесс);
вспомогательный персонал.
Для оценки эффективности использовались методы наблюдения и оценка
материальных результатов выполненной работы (Таблица 11). Затраты на
внедрение программного обеспечения 1С документооборот составили 149000
рублей. Данные денежные средства были получены за счет перераспределения