44
Кадровое
событие
Вовлеченные
лица
Пакет
документов
Используемое программное
обеспечение и технические
средства
руководителю
колледжа
Оформление
отпуска
сотруднику
(оплачиваемог
о, без
сохранения
заработной
платы,
учебного)
1. Специалист
по кадрам
2. Работник,
уходящий в
отпуск
3. Бухгалтер по
заработной
плате
4. Секретарь
руководителя
8.
Руководитель
колледжа
9.
Руководитель
подразделения
1. График
отпусков
2. Заявление
на
отпуск/уведомл
ение об
отпуске
3. Приказ о
предоставлени
и отпуска
4. Карточка Т-2
1 CЗарплата и управление
персоналом
MicrosoftWord
MicrosoftExcel
Электронная почта
База пропусков
Бумажный носитель
Телефон
МФУ отдела кадров
Составление
табеля
рабочего
времени
1.
Руководители
всех
подразделений
2. Специалист
по кадрам
3. Бухгалтер по
расчету
заработной
платы
4. Секретарь
руководителя
5.
Руководитель
колледжа
1. Табель учета
рабочего
времени
1 CЗарплата и управление
персоналом
MicrosoftWord
MicrosoftExcel
Электронная почта
База пропусков
Бумажный носитель
Телефон
МФУ отдела кадров
Составление
приказа по
основной
деятельности
(объявить
сокращенный
день,
назначить
ответственных
и другое)
1.
Руководитель
колледжа
3.
Специалистпо
кадрам
4.
Руководители
подразделений
6. Секретарь
руководителя
7. Главный
бухгалтер
1. Служебная
записка на имя
руководителя,
если
необходимость
издания
приказа по
основной
деятельности
обусловлена
изменением
внешних
обстоятельств.
2. Приказ
Если приказ по
колледжу
сообщает о
повышении/по
1 CЗарплата и управление
персоналом
MicrosoftWord
MicrosoftExcel
Электронная почта
Бумажный носитель
Телефон
МФУ отдела кадров
45
Кадровое
событие
Вовлеченные
лица
Пакет
документов
Используемое программное
обеспечение и технические
средства
нижении
заработной
платы, то
составляются
уведомления и
изменения
вносятся во
всю личную
документацию
сотрудника
(карточка Т-2,
трудовой
договор путем
издания
дополнительно
го соглашения)
Обработка
служебных и
докладных
записок
В зависимости
от содержания
документа
количество
задействованн
ых в его
обработке лиц
может
варьироваться
от трех до
всего штата
колледжа
1. Документ —
основание
2. Приказ
В случаях,
когда
служебные
записки
свидетельству
ют о
нарушениях
трудовой
дисциплины,
могут
издаваться:
- запрос
- акт
и вноситься
изменения в:
- трудовая
книжка
- карточка Т-2
1 CЗарплата и управление
персоналом
MicrosoftWord
MicrosoftExcel
Электронная почта
База пропусков
Бумажный носитель
Телефон
МФУ отдела кадров
Оформление
документов на
выплату
пособий или
предоставлени
е налоговых
вычетов
1. Сотрудник,
подающий
прошение
2.
Специалистпок
адрам
3. Бухгалтер по
заработной
плате
4. Секретарь
руководителя
5.
Руководитель
колледжа
1. Документы
— основания
2. Приказы
1 CЗарплата и управление
персоналом
MicrosoftWord
MicrosoftExcel
Электронная почта
Бумажный носитель
Телефон
МФУ отдела кадров
46
Кадровое
событие
Вовлеченные
лица
Пакет
документов
Используемое программное
обеспечение и технические
средства
Оформление
справок и
копий других
документов
сотрудникам
1. Специалист
отдела
кадровое
2. Сотрудник,
запрашивающи
й документ
3.
Руководитель
отдела кадров
Документы
подготавливаю
тся исходя из
конкретного
запроса.
1 CЗарплата и управление
персоналом
MicrosoftWord
Электронная почта
Бумажный носитель
Телефон
МФУ отдела кадров
Оформление
больничных
листов
1.
Специалистпо
кадрам
2. Бухгалтер по
заработной
плате
1. Больничный
лист
2. Справка о
стаже
3. Копии
кадровых
документов
1 CЗарплата и управление
персоналом
MicrosoftWord
MicrosoftExcel
Электронная почта
База пропусков
Бумажный носитель
Телефон
МФУ отдела кадров
Составление
ЛНА (штатное
расписание,
правила
внутреннего
трудового
распорядка,
должностные
инструкции и
другое)
1.
Руководитель
колледжа
2.
Специалистпо
кадрам
3.
Руководители
подразделений
6.
Секретарьруко
водителя
7. Главный
бухгалтер
8.
Специалистслу
жбы
безопасности
Документы
подготавливаю
тся исходя из
конкретного
запроса.
1 CЗарплата и управление
персоналом
MicrosoftWord
Электронная почта
Бумажный носитель
Телефон
МФУ отдела кадров
Подготовка
внутренних
отчетов для
руководства (о
движении
кадров, об
окончании
срочных
трудовых
договоров, о
вакансиях и
т.д.)
1. Специалист
по кадрам
2.
Руководитель
колледжа
5. Лицо,
запросившее
отчет
Документы
подготавливаю
тся исходя из
конкретного
запроса.
1 CЗарплата и управление
персоналом
MicrosoftWord
MicrosoftExcel
Электронная почта
База пропусков
Бумажный носитель
Телефон
МФУ отдела кадров
Подготовка
исходящих
документов во
1.
Специалистпок
адрам
Документы
подготавливаю
тся исходя из
1 CЗарплата и управление
персоналом
MicrosoftWord
47
Кадровое
событие
Вовлеченные
лица
Пакет
документов
Используемое программное
обеспечение и технические
средства
внешние
организации
(органы
статистики,
центр
занятости,
пенсионный
фонд, УФМС
России)
2. Секретарь
руководителя
3.
Руководитель
колледжа
4.
Руководители
подразделений
7.
Секретарьучеб
ной части
конкретного
запроса.
MicrosoftExcel
Электронная почта
База пропусков
Бумажный носитель
Телефон
МФУ отдела кадров
Большой объем издаваемых документов обусловлен законодательством
Российской Федерации
15
и отменить часть документов не имеется возможности.
Но как видно из таблицы два сотрудники отдела кадров вынуждены совершать
ряд неэффективных действий:
задействовать большее количество сотрудников, чем реально требуется
для совершения операции, а значит терять документацию и время, привлекая не
заинтересованных лиц.
дублировать одни и те же данные в несколько баз данных.
использовать бумажные носители для шаблонов.
В связи с этим ниже предлагается план автоматизации данных
процессов
16
.
Прием сотрудника. При анализе представленной выше в этой главе
информации получаем, что данная кадровая процедура одна из самых
трудоемких
17
. Она задействует большие ресурсы:
человеческие;
технические;
временные.
И хотя нельзя сократить количество подготавливаемых отделом кадров
документов, можно и нужно автоматизировать процесс.
15
ЗАО "Консультант Плюс". URL: http://www.consultant.ru/
16
Шахова В.А., Разработка проекта автоматизации. СПб., 2016. – 258 с.
17
Михайлов, Ю.М. Кадровое делопроизводство. Как правильно и быстро оформить важнейшие документы по
персоналу / Ю.М. Михайлов. - М.: Альфа-Пресс, 2014. - 224 c.
48
Во-первых, исключить из процесса нескольких сотрудников. Внутренний
регламент обязывает сотрудника отдела кадров подавать данные о новом
работнике в службу безопасности. Для этого специалист по кадрам
распечатывает форму на нового работника, визирует ее и несет в бумажном
варианте охраннику на КПП.
Далее охранник КПП в конце смены сдает полученную форму
начальнику службы безопасности. Если бы данная форма подавалась через
систему 1С Документооборот напрямую от специалиста по кадрам специалисту
СБ, это позволило бы исключить лишнего сотрудника — охранника КПП
(который может утерять документ и этот момент никак не контролируется) и
снизить затраты на бумагу и краску принтера.
Во-вторых, при приеме специалист по кадрам знакомит нового работника
с рядом локальных актов
18
. После передает сотрудника руководителю
структурного подразделения, за которым будет числиться приступающий к
работе, и тот еще раз знакомиться с внутренней информацией.
Действия дублируются. Можно внести все внутренние регламенты в базу
данных программы 1С Документооборот и настроить права доступа исходя из
штатного расписания. Таким образом, новый сотрудник сможет знакомиться с
регламентами:
1) относящимися только лично к нему;
2) делать это в менее стрессовой обстановке, которой обычно
сопровождается для нового работника оформление в отделе кадров.
В- третьих, во время оформления нового работника происходят потери
времени за счет того, что специалист по кадрам копирует персональные
документы нового работника. Если обязать приступающих к работе
сотрудников предоставлять сканы своих документов в электронном варианте на
цифровом носителе, то:
1) сократило бы время на оформление работников;
18
Рогожин, М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе: Учебно-практическое пособие / М.Ю. Рогожин. - М.:
Проспект, 2013. - 784 c.
49
2) автоматизировало бы дальнейшую работу специалиста по кадрам.
Поскольку при оформлении больничных и еще ряда документов требуются
копии персональных документов сотрудника. А так они с момента приема были
бы в базе.
В-четвертых, в данный момент ряд документов сотрудники отдела кадров
распечатывают из 1С Зарплата и управление персоналом. Но в данной
программе не настроены многие виды отчетности, поэтому при оформлении
нового работника приходится дублировать информацию в базу Excel. Так же,
1С Зарплата и управление персоналом позволяет распечатывать только
унифицированные форму. Документы, которые этих форм не имеют
приходиться распечатывать из программы Word, например карточку учета
ППС.
Это ведет:
1) к потерям времени;
2) повышает вероятность не заполнить необходимую форму. Но
программа 1С Документооборот позволяет исправить данную ситуацию.
В-пятых, для сотрудника отдела кадров очень важно соблюдать сроки.
Подписывать трудовой договор не позднее дня начала выполнения
должностных обязанностей новым работников, заполнять трудовую книжку на
пятый день работы нового сотрудника, подавать документы в бухгалтерию до
дня выплаты заработной платы.
В случае утери документов доказать чью — либо вину сложно, а так же
невозможно обнаружить на какой стадии документы были утеряны. Система 1С
Документооборот позволяет отслеживать данные действия — поручать задания
(в том числе и самому себе), присваивать крайние сроки для исполнения и
ответственных.
Поручив сотруднику задание — например, бухгалтеру по зарплате внести
в свои базы данных нового работника специалист по кадрам может не
испытывать стресса и более продуктивно работать, передав ответственность и
имея об этом вещественные доказательства.
50
В-шестых, если работник оформляется по совместительству, то ему
требуется справка для основного места работы. Сотрудник отдела кадров
обязан подписать документ у своего руководства. В таких ситуациях было бы
логичнее наделить работника отдела кадров, непосредственно занимающегося
созданием справок правом подписи и создать для отдела кадров печать.
Перевод сотрудника.
Во-первых, когда возникает потребность в переводе, инициатор событие
приходит в отдел кадров и подает документ основание, затем специалист по
кадрам начинает бегать по кабинетам и согласовывать процесс перевода с
заинтересованными лицами.
Если автоматизировать данный процесс средством создания заявки —
поручения в системе 1С Документооборот, то нагрузка на всех участников
снизится, а эффективность работы всего колледжа повысится. Ведь часто от
идеи с переводом отказываются из-за трудоемкости оформления процедуры.
Дальше согласование также может проходить в электронной системе.
Завизировать бумажный носитель, который предоставляется при проверках
можно по окончании процедуры, когда вместе с заявления подаются
соглашения к трудовому договору, приказы, новые должностные инструкции и
другие документы.
Во-вторых, перевод сложная процедура, при этом довольно редкая. В
отличие от приема и увольнение, у кадровых сотрудников оформление
перевода не доведено до автоматизма. Поэтому при ее оформлении требуется
сотруднику отдела кадров повышенное внимание.
Высока вероятность ошибки. Увеличивает эту негативную вероятность
еще один фактор — специалиста по кадрам отвлекают. К сожалению,
бюджетные организации не располагают достаточным количеством средств,
чтобы эффективно работать над повышением профессиональной культуры.
Поэтому во время сложных оформлений специалист по кадрам
сталкивается с ситуациями, когда заходит коллега со словами: «Пожалуйста,
сделай копию трудовой книжки (напиши справку, сделай отчет), а то мне
51
сегодня надо...». И когда сотрудник отдела кадров говорит о том, что
подготовка документа займет три рабочих дня получает упреки и обвинения в
лени.
Не знающему «внутренней кухни» коллеге кажется, что кадровик
«вредничает» и лениться. В связи с этими обстоятельствами считаю
необходимым предложить создание распорядительного документа, который
ограничит прием посетителей в отдел кадров конкретными часами, позволив
эффективно планировать рабочий день сотрудникам кадровой службы.
В-третьих, аналогично приему нового работника, служба безопасности
может получать уведомление об изменение прав доступа переведенного
сотрудника путем создания заявки в 1С Документооборот.
Увольнение сотрудника.
Увольнение работника — это процедура грамотного оформления,
которой всегда в первую очередь просматривают при проверке проверяющие
органы. Здесь ошибки недопустимы. Как недопустимо и подача заявлений в
электронном виде. Поэтому работникам при увольнении придется являться в
отдел кадров. Контроль сроков исполнения документов здесь особенно важен.
Тем не менее, и эту процедуру можно сделать более эффективной.
Во-первых, специалист по кадрам может сам себе ставить задачу по
увольнению работников — защищая себя от пропуска крайних сроков. Так же
можно упростить жизнь бухгалтерии заранее уведомляя ее через систему 1 С
Документооборот, а не бумажным заявление в последний день.
Во-вторых, расписание приема посетителей так же здесь актуально.
Трудовую книжку специалист по кадрам заполняет в день увольнения. Ошибки
тут недопустимы. Расписание приема посетителей убережет кадровиков от
ситуаций, когда увольняемый сотрудник с самого начала рабочего дня караулит
кадровика у кабинета, создавая стрессовую ситуацию и повышая вероятность
ошибки при заполнении документов.
В-третьих, в случаях неявки работника за трудовой книжкой —
специалисту по кадрам нужно отправить уведомление почтой, что влечет:
52
1) выписыванию подотчетных денежных средств в кассе колледжа
2) покидание рабочего места на час-полтора раньше, чтобы посетить
почту
3) регистрацию в журнале исходящих документов колледжа.
Как результат в такие дни специалист по кадрам успевает только
подготовить одно подобное увольнение. Для автоматизации процесса стоит:
выдавать отделу кадров авансом суммы на подобные траты
19
;
завести журнал исходящих кадровых документов, чтобы не тратить
время на походы в администрацию/или дублировать там информацию, сообщая
о своих исходящих с помощью системы 1С Документооборот;
составлять заявку-уведомление на имя начальника отдела кадров о
необходимости совершить выезд по рабочим вопросам, чтобы не терять
заработную плату.
Оформление отпуска сотруднику (оплачиваемого, без сохранения
заработной платы, учебного). Отпуск сотруднику может по двум основаниям
20
:
1) заявление
2) уведомление в связи с очередностью в графике отпусков.
В случае оформления отпуска по заявления работнику необходимо
явиться в отдел кадров и написать заявление на отпуск по шаблону. Затем
работник отдела кадров подготавливает приказ по унифицированной форме и
визирует его у всех заинтересованных лиц.
После специалист по кадрам передает информацию в заинтересованные
службы (бухгалтерию, службу безопасности, на кафедру). Если бы шаблоны
документов находились в одной централизованной базе, в которой велось бы
также согласование документа, временные и трудозатраты были бы
значительно снижены.
Составление табеля учета рабочего времени.
Дважды в месяц все руководители подразделений обязаны составлять
19
Лаврушин, О.И. Экономика и бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях/О.И. Лаврушин, О.Н.
Афанасьева. - М.: КноРус, 2013. - 192 c.
20
Богаченко, В.М. Бухгалтерский учет: Учебник / В.М. Богаченко, Н.А. Кириллова. - Рн/Д: Феникс, 2013. - 510
c.
53
табеля рабочего времени на своих подчиненных, затем сотрудник отдела
кадров и сотрудник бухгалтерии в течение трех дней обрабатывают
полученные бумаги.
Во-первых, система 1С Документооборот содержит в себе модуль учета
рабочего времени и с помощью программистов может быть синхронизирована с
уже имеющимися пропусками.
Во-вторых, если нанять в штат программиста, то он сможет сделать
возможным выгрузку из местной СУРВ в табель унифицированной формы.
Специалисту по кадрам нужно будет лишь проверять данные.
Автоматизация данного процесса избавит от демативационных ошибок
двух типов:
когда сотрудник покидает рабочее место раньше времени, а
руководитель подразделения ставит ему часы полного рабочего дня;
когда работник задерживается, а руководитель подразделения не
указывает сверхурочно отработанное время.
Составление приказа по основной деятельности (объявить сокращенный
день, назначить ответственных и другое).
Попасть на прием к руководителю не всегда просто. Но иногда нужны
срочные меры. Для этого может быть так же использована система 1С
Документооборот. Уведомив руководителя колледжа о необходимости
срочного совещание, специалист по кадрам, позволяет руководству
скорректировать рабочий график исходя из нужд организации. Главное
провести обучение сотрудникам и объяснить, что злоупотреблять данной
функцией и беспокоить руководство по пустякам не стоит.
Обработка служебных и докладных записок.
Большинство служебных записок, поступающих в отдел кадров, не несут
значимой информации, но в соответствии с положением о документообороте в
организации обязано быть сохранено. Данное обстоятельство приводит к тому,
что места для хранения важных документов и не хватает и увеличивает затраты
на архив. Поэтому функция обмена информацией в системе 1С