70
В программе реализованы возможности оформления заправок следующих
видов:
со склада;
за наличные;
по пластиковой карте;
по талонам;
от поставщика.
Для случаев заправок по пластиковым картам в программе реализованы
дополнительные возможности учета – загрузки данных из отчетов с
детализациями заправок и автоматическое сравнение с данными, введенными
на основании квитанций водителей. В поставку программы включены
обработка для загрузки данных по заправкам следующих процессинговых
центров:
Лукойл-Интеркард;
Автокард;
Сибнефть;
ТНК-Магистраль;
Газпромнефть.
Для других процессинговых центров, которые не попали в данный
список, но предоставляют отчеты детализации заправок в электронном виде
открытого формата (DBF, Excel, txt и др.), с небольшими доработками можно
также реализовать автоматическую загрузку этих данных в программу и их
дальнейшую сверку с отчетами водителей.
Расчет расхода топлива выполняется в путевом листе при его обработке.
Нормативный расход считается согласно нормам расхода, которые
настраиваются в справочнике «Модели транспортных средств». Все алгоритмы
расчета реализованы в точном соответствии с приказом министерства
транспорта и позволяют рассчитывать следующие виды расхода топлива:
линейный расход на пробег;
71
расход на транспортную работу и на изменение собственного веса;
расход на работу отопителя;
расход на работу спец. оборудования;
расход дополнительные операции;
расход на запуск двигателя;
расход на пробег при выполнении специальной работы;
расход на простой с включенным двигателем.
Кроме этого в программе предусмотрен учет сезонных надбавок на
расход топлива, а также надбавок на работу в трудных условиях.
Результирующие данные по движению ГСМ представлены в следующих
отчетах:
ведомость движения ГСМ;
ведомость прихода-расхода ГСМ;
заправки ГСМ;
ведомость сравнения расхода ГСМ по водителям;
ведомость выдачи талонов на ГСМ;
ведомость сравнения заправок по пластиковым картам.
Подсистема учета ремонтов и сервисного обслуживания. Подсистема
предназначена для учета заказов на ремонт и сервисное обслуживание
транспортных средств, учета выполненных ремонтов и планового ТО, замены
шин и аккумуляторов, дополнительной комплектации. Программа позволяет
вести учет ремонтов, выполненных как на собственной ремонтной зоне, так и в
сторонних автосервисах.
Заказы на ремонт регистрируются документами «Предварительный заказ
на ремонт», в которых указывается автомобиль, причина обращения, перечень
неисправностей и запасных частей. На основании предварительных заказов
программа формирует ремонтные листы – документы, регистрирующие
выполненный ремонт, техническое обслуживание, замену шин и
аккумуляторов.
72
В случае проведения ремонта на собственной ремонтной зоне, документ
«Ремонтный лист» выполняет списание запасных частей со склада
предприятия, а в случае проведения ремонта на стороннем автосервисе в
документе указываются количество и стоимость выполненных работ. Если в
ремонте участвуют водители, то время, затраченное на работу, попадет в табель
учета рабочего времени водителей.
Подсистема складского учета. Подсистема предназначена для проведения
складских операций: поступления товаров и материалов на склад, внутреннее
перемещение между складами, списание, проведение инвентаризаций.
Списание материалов может быть выполнено одним из способов: First-In-First-
Out (FIFO), Last-In-First-Out (LIFO) и по среднему.
В отдельный складской учет вынесен учет шин, аккумуляторов, аптечек и
прочей комплектации, так как такую комплектацию необходимо учитывать в
разрезе каждой единицы. Для шин и аккумуляторов ведется учет подробной
технической информации. Также в программе предусмотрены возможности
группового оприходования шин и аккумуляторов, позволяющие значительно
сократить время при вводе документов.
Подсистема учета оказанных транспортных услуг. В подсистеме
управления взаиморасчетами реализованы функции учета прейскурантов и
тарифов, расчет стоимости услуг транспортных услуг, формирования счетов,
актов и реестров за оказанные услуги.
Справочник тарифов имеет сложную иерархическую структуру,
позволяющую настраивать различные области действия прейскурантов: для
контрагентов и договоров контрагентов, для маршрутов, для моделей ТС.
Тарифы могут быть заведены на любой параметр выработки, программа
позволяет настраивать зависимость величины тарифа от объема выполненной
работы, устанавливать фиксированные тарифы.
Расчет стоимости оказанных транспортных услуг выполняется при
обработке путевых листов в товарно-транспортных документов (аналоги
73
талонов заказчиков, товарно-транспортная накладная (ТТН). Программа
автоматически рассчитывается стоимость услуг на основании введенных
тарифов.
На основании этих документов за произвольный период времени могут
быть сформированы счета и акты услуг с различной степенью детализации
(автомобили, оказываемые услуги), формирование выполняется в разрезе
каждого заказчика. Как приложение к счетам и актам, может быть сформирован
реестр оказанных транспортных услуг.
Подсистема учета работы водителей. В данной подсистеме реализуются
две основные задачи: учет выработки и рабочего времени водителей и
начисление заработной платы по путевым листам. Расчет рабочего времени
водителей выполняется при обработке путевых и ремонтных листов.
Кроме этого предусмотрена возможность специальными документами
вводить различные отклонения в использовании водителями рабочего времени.
На основании этих данных автоматически формируется табель учета рабочего
времени – унифицированная форма Т13.
Расчет начислений по заработной плате водителей в программе ведется
различными способами:
по сдельным тарифам от выработки;
процентом от выручки;
процентом от других начислений;
фиксированной суммой;
доплата за ночные часы.
Гибкая система фильтров позволяет настраивать действие тарифов
только для определенных маршрутов, контрагентов, моделей ТС (например,
если водитель работает на одном маршруте, то зарплата будет рассчитана по
одному тарифу, а если перейдет на другой маршрут – то тариф автоматически
изменится). В программе предусмотрена возможность объединения тарифов в
тарифные планы, что будет актуально для организаций с большим количеством
74
водителей.
Подсистема учета затрат. Подсистема учета затрат позволяет вести учет
прямых затрат, выполнять распределение косвенных затрат между
автомобилями, получать отчеты по затратам в разрезе автомобилей, статей
затрат, клиентов и подразделений а также анализировать рентабельность
работы каждого автомобиля.
Возможность настройки различных планов затрат позволяет различным
образом учитывать затраты при оказании автомобилями услуг сторонним
клиентам и затраты при использовании автомобилей для служебных,
внутрихозяйственных целей.
Прямые затраты определяются на основании путевых и ремонтных
листов: стоимость ГСМ, стоимость ремонтов и технического обслуживания,
износ автомобилей и шин. Кроме того отдельным документом можно
учитывать любые другие затраты на автомобили.
Косвенные затраты распределяются между автомобилями по одному из
следующих алгоритмов:
— пропорционально балансовой стоимости автомобиля;
— пропорционально выработки автомобиля (например, пробегу);
— поровну между всеми автомобилями.
Все из перечисленных подсистем используются работниками
соответствующих подразделений предприятия. Единая база данных позволяет
всем сотрудникам получать необходимую, постоянно обновляемую в режиме
реального времени, информацию из одного источника, что значительно
упрощает процессы управления и контроля на предприятии.
Каждая транспортная компания или организация, имеющая свой
автопарк, сталкивается с проблемой контроля использования транспорта.
Соответственно, возникает необходимость сокращения выявленных нецелевых
расходов. Данные мероприятия на сегодняшний день носят название
«мониторинг транспорта», или, другими словами, реализовывается система
75
слежения за автомобилем.
Эффективному управлению грузоперевозками на предприятия
препятствуют следующие проблемы:
непредусмотренные расходы при неизменных объемах перевозок;
невозможность выявить факт совершения водителем поездки по
личным нуждам или по незарегистрированному в путевом листе маршруту;
сложность определения местонахождения автомобиля в интервале
между посещениями конечных точек маршрута, которые отмечены в
накладных;
точное определение реального пробега транспорта и количество
израсходованного топлива.
Значение мониторинга транспорта для каждой успешной организации
сложно переоценить: своевременно полученная и обработанная информация в
современном, динамично меняющемся деловом мире — это деньги.
Ввести в должностные функции диспетчеров процедуру мониторинга
автотранспорта можно несколькими способами. Современные системы
мониторинга автотранспорта представляют собой совокупность элементов
навигации, организации и анализа автоперевозок. Абсолютным лидером по
спросу и эффективности является GPS/GSM система слежения (система
спутникового слежения).
Система контроля транспорта обеспечивает:
слежение, управление и анализ текущего состояния
контролируемых объектов;
контроль транспорта – соблюдения режимов работы;
повышение эффективности использования транспортных средств и
специальной техники;
предотвращение возможности хищения топлива;
снижение затрат на ремонт транспорта;
выявление недобросовестных работников;
76
повышение эффективности планирования маршрутов и
безопасности грузоперевозок;
накопление и систематизация всей информации в базе данных.
Система контроля транспорта осуществляет контроль за транспортом по
следующим параметрам:
текущее местоположение;
пройденный маршрут по заданным контрольным точкам;
скорость движения;
количество топлива в баках;
путевой расход топлива;
расход топлива, его заправки и сливы;
загруженность, положение механизмов (для спецтехники),
открывание дверей и т.д.;
время движения;
время и места стоянок;
обороты двигателя;
количество авточасов.
Система контроля движения транспорта также позволяет:
отобразить маршруты подотчётных объектов за любой период
времени;
отобразить на карте положения транспортных средств в текущий
момент времени (on-line контроль транспорта);
сохранять всю информацию в локальной базе данных системы
контроля движения транспорта, позволяющей не иметь постоянное
подключение к Internet;
сохранять всю информацию в течение месяца при выходе
транспорта из зоны действия сети GSM;
составлять путевые листы в привычной форме и хранить их в базе
77
данных;
составлять отчеты о посещении объектов и автоматически
сопоставить их с путевыми листами;
составлять табличные и графические отчеты по расходу топлива,
пробегу, скорости, времени в пути и т.д. за любой период по каждому
транспортному средству или водителю.
На контролируемое транспортное средство устанавливается комплект
бортового оборудования (GPS/GSM терминал, или GPS трекер). GPS трекер
определяет местоположение, скорость, направление движения транспорта, а
также состояние подключенных датчиков (уровень топлива, обороты двигателя,
его температура и т.п.), положение различных механизмов.
Все отчеты о положении объекта и показаниях датчиков (GPS трекеры), с
заданной периодичностью архивируются в энергонезависимой памяти,
независимо от наличия соединения с сервером. Это позволяет осуществлять
полный контроль над автомобилем.
Связь мобильных GPS/GSM терминалов (трекер GPS) с сервером
осуществляется по технологии GPRS, что обеспечивает минимальную
стоимость эксплуатации системы при наилучшей скорости и гарантирует
доставку отчетов на сервер, а значит, и своевременный контроль автомобилей
вашего автопарка.
На телематическом сервере, предоставляемом компанией-поставщиком,
функционирует база данных, в которой хранятся данные, принятые от
GPS/GSM терминалов.
Диспетчерский Центр представляет собой обычный компьютер, имеющий
какой-либо доступ к Internet. На нем, как и на сервере, функционирует база
данных, в которой хранятся данные о контролируемых автомобилях (за каждым
автомобилем контроль ведется индивидуально). Периодически осуществляется
репликация данных (передача новой информации от серверной базы данных к
диспетчерской).
78
Такое построение системы мониторинга позволяет диспетчеру
подключаться к Internet периодически и не накладывает требований на скорость
подключения. Диспетчер строит маршруты на карте, отчеты о расходе топлива,
пробеге, простое и т.д., используя данные из локальной базы данных,
анализирует статистику, принимает решения.
Диспетчерский Центр может быть реализован автономно на стороне
Заказчика или на стороне Оператора услуг мониторинга с защищенным
доступом через Internet.
Общим недостатком использования любой радионавигационной системы
является то, что при определённых условиях сигнал может не доходить до
приёмника, или приходить со значительными искажениями или задержками.
Так как рабочая частота GPS лежит в дециметровом диапазоне радиоволн,
уровень приёма сигнала от спутников может серьёзно ухудшиться под плотной
листвой деревьев или из-за очень большой облачности.
Нормальному приёму сигналов GPS могут повредить помехи от многих
наземных радиоисточников, а также от магнитных бурь.
Факторы, влияющие на снижение точности:
орбиты спутников;
наличие объектов-помех, закрывающие необходимые области
неба;
влияние атмосферы;
отражение радиоволн.
По самым скромным оценкам по данным опыта других компаний система
спутникового мониторинга помогает сэкономить до 25% затрат на автопарк.
Добиться уменьшения расходов на топливо и проследить за ведением учета
можно с помощью внедрения системы мониторинга движения автотранспорта
(СМДА). Подключившись к системе мониторинга и диспетчеризации
транспортных средств, которая включает учет расхода топлива, ООО «СДЭК»
сможет:
79
1) повысить качество транспортных услуг и объём перевозок за счёт:
мгновенного доступа к информации о местонахождении и
состоянии автотранспорта, прибытия и отправки грузов;
оперативного реагирования на нештатные ситуации;
рационального составления маршрутов и долгосрочного
планирования перевозок;
увеличения срока эксплуатации транспортных средств.
2) повысить безопасность перевозок благодаря:
отправки водителем тревожного сообщения в любой момент;
оперативному контролю отклонения автомашины от заданного
маршрута и выхода из заданной области;
отслеживанию различных состояний автомашины (в т.ч. открытие
грузового отсека), а также удаленное включение/выключение диспетчером
исполнительных устройств (замки дверей, цепь зажигания).
3) значительно снизить операционные затраты за счет:
исключения нецелевого использования автотранспорта, приписок
пройденного пути;
уменьшения непроизводительного и холостого пробега;
экономии гсм и других ресурсов, связанных с эксплуатацией
автотранспорта;
повышения дисциплины персонала;
снижения аварийности;
принятия управленческих решений на основе достоверных
статистических данных.
Как показал анализ в предыдущей главе, статья расходов на
транспортировку грузов ООО «СДЭК» одна из самых значительных, а именно
расходы на топливо. Во многом это связано с плохой организацией системы
учета использования транспортных средств, из-за чего соответственно
возрастают расходы на топливо.