60
Необходимым дополнением реорганизации структуры управления в
ООО «СДЭК» является автоматизация процессов — связь компьютеров в
единую сеть, чтобы все функции транспортного подразделения и
коммерческого подразделения выполнялись в программе, являющейся частью
единой информационной системы компании.
Каждое автоматизированное рабочее место обеспечивает доступ к
определенному интерфейсу в соответствии с функционалом сотрудника. Через
данный интерфейс сотруднику поступают задания, которые он должен
выполнить в заранее оговоренные регламентами сроки. Аналогичным образом
контролируется работа каждого технологического участка, а на экране у
руководителей в режиме on-line меняются цифры, проценты, соотношения,
позволяющие детально оценить производительность того или иного участка.
Специализированное программное обеспечение для нужд транспортной
логистики придется выбирать и интегрировать в используемую систему
отдельно. Модули управления транспортом, которые предлагаются в
комплексных системах автоматизации, обеспечивают целостность информации
при достаточной степени детализации, но, как правило, не обладают
достаточной функциональностью и удобством, а разрабатывать самостоятельно
программы данного класса требует существенных материальных затрат.
Помимо автоматизации документооборота и административной работы
особое значение имеет обеспечение автоматизации системы контроля за
движением автомобилей на маршруте. Такой подход поможет провести анализ
и оптимизацию логистики предприятия, выявить пути совершенствования
системы оказания услуг клиентам и повысить эффективность сервисной
деятельности предприятия за счет оптимизации маршрутов, снижения времени
в пути, затрат предприятия на ГСМ, повысить показатели использования
автопарка и пробега автомобилей. Рассмотрим существующие варианты:
1. Геоинформационные приложения. Программы автоматизированного
формирования маршрутов доставки (геоинформационные приложения
61
представляют собой растровую или векторную карту, совмещенную с
определенным алгоритмом оптимизации работы транспортных средств.
Критерии оптимальности — минимум пробега, максимум использования
ресурсов транспортного средства по вместимости и грузоподъемности.
При грамотной настройке и использовании программа способна
значительно снизить транспортные расходы за счет менее трудозатратного,
более быстрого и экономичного планирования, уменьшения расхода ГСМ,
снижения амортизации и т. п. Эффективность данных программ особенно ярко
проявляется на предприятиях с большим оборотом, специализирующихся
регулярных рейсах на небольшое расстояние, у которых ежедневно более 1000
доставок.
Геоинформационное приложение — это тонкий инструмент, который
должен быть тщательно настроен опытным планировщиком. Только что
купленная программа при попытке использовать ее «как есть» не принесет
ничего, кроме вреда. Основные улицы города должны быть тщательно
проработаны с точки зрения средней скорости движения по ним, а те улицы, на
которых ведутся ремонтные работы, заблокированы.
Должны быть проверены и стандартизированы справочники адресов,
товара, автомобилей, водителей, экспедиторов. Работать с приложением
должен настоящий профессионал, который точно знает, например, какова
средняя скорость езды по городу, если на дворе зима, на дороге гололед, а за
рулем Петров Иван Иванович.
Если учесть все вышеперечисленные условия и факторы, уже нельзя
будет сказать, что «планировщик за $300 в месяц планирует лучше». Это будет
действительно так только в одном случае — если именно этот планировщик
является единственным оператором геоинформационной системы. Данный
вариант не подходит для компании ООО «СДЭК» в виду неэффективности
использования с автопарком предприятия и объемов услуг.
2. Системы GPS-мониторинга. Системы, работающие на основе GPS-
62
технологий и обеспечивающие возможность отслеживания местонахождения
транспортного средства в режиме реального времени, представляют собой
программно-аппаратные комплексы с серверной частью в офисе компании (или
офисе компании-поставщике услуг), рабочим местом диспетчера и мобильными
терминалами в каждом автомобиле.
Используются в сочетании с диспетчером. Только с ее помощью
становится возможным оперативно оценить дорожно-транспортную ситуацию,
понять, что выполнение доставки под угрозой, отменить маршрутную точку
либо послать на перехват еще одну машину. Отслеживание происходит в
режиме реального времени на экране компьютера.
Кроме визуального контроля, GPS в случае установки
соответствующего оборудования позволяет регистрировать в автоматическом
режиме практически любое событие, происходящее с автомобилем, и
формировать статистические выкладки: маршруты движения; пробег; средняя
скорость движения; расход топлива и заправки; обороты двигателя; учет
времени работы и времени простоев; остановки и стоянки; количество поездок;
отдаление от базы (расстояние); погрузка/разгрузка.
В оперативном режиме данные функции помогают обеспечить защиту
от угона и сохранность грузов. По результатам рабочего дня (или отчетного
периода) формируются аналитические отчеты. Сравнение путевых листов и
отчетов системы позволяет выявлять и пресекать ряд фактов злоупотребления
служебным автотранспортом. Например, слив топлива, холостой пробег,
преждевременное ТО, левые рейсы, накручивание моточасов.
Существенный минус системы — достаточно высокая цена. Стоимость
каждого комплекта составляет от 15 до 20 тысяч рублей. Необходимо оснастить
соответствующим оборудованием, как сам автомобиль, так и рабочее место
диспетчера.
Существует также ряд технических проблем, некритичных, но
неприятных. Основной является вероятность отличия данных в программе от
63
показаний штатных автомобильных приборов (например, одометра).
Причинами различий в показаниях могут стать:
1) погрешность, которую имеет каждый прибор автомобиля. Разброс
погрешности в зависимости от производителя составляет от 0,5 до 5%;
2) временная потеря сигнала спутника. При потере сигнала спутника и
последующего его нахождения система автоматически выстраивает маршрут
между двумя точками;
3) особенности настройки обмена данными со спутником. GPS
определяет положение объекта не в определенной точке, а в пределах коридора
длиной в 15 м. Внутри данного коридора автомобиль движется по неизвестной
программе траектории, соответственно возникает расхождение в показаниях.
Практика показывает, что базовые настройки вполне позволяют достичь
поставленных перед системой задач. Так, например, слив топлива
гарантированно не уложится в допустимую погрешность и со 100-процентной
вероятностью будет зафиксирован системой. По разным данным, эффект от
использования систем спутникового GPS-мониторинга варьируется в пределах
от 10 до 30% экономии затрат.
3. Система Euteltracs. Спутниковая система связи и контроля движения
автомобильного транспорта Euteltracs обеспечивает высоконадежную и
удобную двустороннюю текстовую связь диспетчера со всеми своими
водителями в любой точке европейского континента в любое время суток, а
также постоянное наблюдение за их движением по карте автодорог на экране
компьютера.
Диспетчер имеет возможность в любое время связываться с водителями
машин, которые могут находиться в любой точке Европы. На каждое
сообщение поступает подтверждение о получении и прочтении, причем
сообщение обязательно сопровождается указанием местоположения машины.
Каждый час координаты всех машин определяются автоматически (с
точностью до 100 м). Если возникнет какая-либо чрезвычайная ситуация,
64
водитель сможет подать сигнал тревоги. Вместе с сигналом поступит
информация о том, где сейчас находится машина.
Система Евтелтракс является единственной спутниковой системой,
разработанной специально для наземного транспорта, что позволило
разработчикам учесть всю специфику автоперевозок. В результате система
имеет ряд очень ценных для автоперевозчиков характеристик.
Высочайшая надежность доставки сообщений в сложных условиях
движения автомашины. Автоматическое определение местоположения всех
автомашин. Автоматическое получение и хранение информации даже в
отсутствие диспетчера. Система Евтелтракс получила широкое
распространение в мире. В настоящее время число машин с Евтелтраксом
превысило 200 000 и ежемесячно увеличивается в среднем на 3000.
Наиболее перспективным с учетом исходных данных (численность и
характеристика автопарка, районы оказания услуг, объемы оказываемых услуг)
является использование GPS-трекинга. Отслеживания положения машин в
реальном времени, возможность оперативной корректировки маршрута
диспетчерами, оправка дополнительной машины и контроль технического
состояния и расхода топлива, проведения ТО и прочее позволит существенно
повысить эффективность системы сервисного обслуживания в компании ООО
«СДЭК».
Таким образом, необходимо принять установку программного
комплекса 1С грузоперевозки 8.2 и установку GPS-трекеров на автомашины
предприятия.
Среди всех программных продуктов наиболее известным и популярным
на сегодняшний день является «1С: Предприятие» со всевозможными
вариациями и решениями, которые содержат инструменты, позволяющие
решать огромное количество задач, стоящих перед руководством компании.
Конкретный программный продукт выбирается исходя из поставленных целей,
а также отраслевой специфики предприятия.
65
Каждая отраслевая версия программного продукта обладает общими и
индивидуальными функциональными возможностями. Так как компания ООО
«СДЭК»» является автотранспортным предприятием, рассмотрим отраслевое
решение для транспорта.
Совместное решение «1С: Управление автотранспортом Стандарт»
предназначено для автоматизации управленческого и оперативного учета в
автотранспортных предприятиях и организациях, а также в автотранспортных
подразделениях торговых, производственных и прочих предприятиях,
использующих автотранспорт для собственных нужд. Решение является
самостоятельным продуктом, разработанным на платформе «1С: Предприятие
8», не требующим приобретения дополнительных продуктов на платформе 8.
Программа «1С: Управление автотранспортом Стандарт» состоит из
восьми основных подсистем:
подсистема диспетчерская;
подсистема пункт технического обслуживания (ПТО);
подсистема учета ГСМ;
подсистема учета ремонтов;
подсистема складского учета;
подсистема взаиморасчетов;
подсистема учета работы водителей;
подсистема учета затрат.
Схематичное изображение подсистем и их взаимосвязей.
Подсистема диспетчерская предназначена для принятия заказов на
автотранспорт, выписки разнарядки на выпуск транспортных средств (ТС) и
формирование маршрутных листов, формирования и обработки путевых
листов.
Заказы на автотранспорт могут приниматься как от сторонних
контрагентов, так и от внутренних подразделений компании. В заказе
указываются маршрут перевозки, параметры груза, требования к
66
транспортному средству. В программе предусмотрено отслеживание частично
выполненных заказов.
Выписка разнарядки на выпуск автомобилей происходит с учетом
различных режимов работы ТС и графиков работы водителей. При этом
программа автоматически проверяет, является ли автомобиль пригодным для
выполнения рейса по следующим показателям:
автомобиль не находится в текущем ремонте;
у автомобиля нет приближающегося планового технического
осмотра (ТО);
у автомобиля нет документов с истекшим сроком действия (полис
обязательного страхования гражданской ответственности (ОСАГО),
какие-либо сертификаты и т.д.).
Программа позволяет выписывать и обрабатывать путевые листы
следующих видов:
грузового автомобиля повременный (Форма 4-П);
грузового автомобиля сдельный (Форма 4-С);
специального автомобиля (Форма 3 спец);
междугородного автомобиля (Форма 4-М);
строительной машины (ЭСМ2);
автобуса необщего пользования (форма 6 спец);
легкового автомобиля (Форма 3);
путевые листы индивидуальных предпринимателей.
Выписка путевых листов может выполняться двумя способами: ручным
вводом каждой путевки и автоматической пакетной выпиской. Режим пакетной
выписки особенно удобен крупным предприятиям, поскольку позволяет в
течение короткого промежутка времени сформировать и распечатать путевые
листы при минимальном участии диспетчера.
При формировании нового путевого листа, из предыдущей путевки
автоматически переносятся остатки топлива в баках и показания спидометра
67
автомобилей. После окончательной обработки путевого листа программа
рассчитывает такие параметры выработки, как время в наряде, в работе, в
простое, пробег с грузом и без груза, вес перевезенного груза, грузооборот,
количество ездок и операций и т.д.
Необходимые параметры выработки настраиваются пользователями через
специальный справочник. Так же для водителей в путевых листах
предусмотрено начисление з/п по результатам работы.
На основании данных путевых листов программа позволяет формировать
разнообразные аналитические отчеты:
отчет по выработке транспортных средств;
отчет по пробегу;
отчет по наработке оборудования;
отчет по простоям;
журнал путевых листов (форма ТМФ-8);
карточка работы транспортных средств;
ведомость технико-эксплуатационных показателей;
диаграмма состояния ТС.
Функциональные возможности программы дают возможность
пользователям отслеживать состояние автомобилей, например:
автомобиль запланирован в рейс (оформлена разнарядка);
автомобиль находится в рейсе;
автомобиль в ремонте;
автомобиль законсервирован и т.д.
Оформление таких документов, как разнарядка на выпуск ТС, путевой
лист, ремонтный лист автоматически изменяют состояние автомобиля. Кроме
этого пользователь при помощи специального документа «Диспозиция ТС»
может задавать любое состояние и местонахождение автомобиля. Данные о
состоянии ТС наглядно представляются в соответствующем отчете.
Подсистема ПТО.
68
Основное назначение подсистемы ПТО – ведение справочника
транспортных средств, учет выработки ТС и оборудования, контроль сроков
замены шин и аккумуляторов, планирование технического обслуживания, учет
дорожно-транспортных происшествий (ДТП), контроль окончания сроков
действия таких документов, как полисы ОСАГО, медицинские справки,
водительские удостоверения и др.
В справочниках «Транспортные средства», «Модели ТС», «Оборудование
ТС» ведется учет всей необходимой информации:
гаражный и государственный номер;
номер двигателя, шасси, кузова, VIN, цвет;
габаритные и полезные размеры;
собственный вес и грузоподъемность;
количество осей и колес;
тип двигателя и мощность;
вид топлива и нормы расхода ГСМ;
нормы прохождения планового ТО;
выданные документы (полисы ОСАГО, сертификаты и т.д.);
установленные шины, аккумуляторы, аптечки, рации и любое
другое оборудование;
закрепленный экипаж.
Удобная форма списка транспортных средств позволяет организовать
быстрый отбор автомобилей по колоннам, моделям и организациям,
специальными пиктограммами выделяются автомобили, у которых
приближается плановое техническое обслуживание и заканчивается срок
действия таких документов (полисы ОСАГО, сертификаты и т.д.).
На многочисленных закладках в карточке можно вести учет следующих
данных:
документов, выданных на автомобиль. Программа автоматически
контролирует окончание сроков действия документов;
69
водителей, закрепленных за автомобилем;
установленном оборудовании и прицепах;
шин, аккумуляторов, аптечек и прочей дополнительной
комплектации автомобиля;
пластиковых картах и т.д.
Учет выработки автомобилей и оборудования выполняется на основании
путевых листов. При обработке путевых листов программа рассчитывает
заданные параметры выработки (общий пробег, грузооборот, наработку в
моточасах и т.д.) и использует их в дальнейшем для формирования
разнообразных аналитических отчетов и контроля прохождения планового
технического обслуживания.
Функциональные возможности программы позволяют вести контроль
срока действия любых документов, выданных водителям и транспортным
средствам. Виды документов настраиваются через специальный справочник, и
их количество неограниченно, например: полисы ОСАГО, различные
сертификаты, медицинские справки, визы и т.д.
В программе ведется учет дорожно-транспортных происшествий (ДТП).
В соответствующих документах заносятся данные автомобиля и водителя,
участвовавшие в ДТП, список остальных сторонних участников ДТП, данные
экспертизы ущерба и страховой компании. Аналитические отчеты позволяют
проанализировать причины аварийности, частоту участия в ДТП водителей,
сравнить затраты на восстановительный ремонт с суммами выплат страховых
компаний.
Подсистема учет ГСМ. Подсистема предназначена для настройки норм
расхода ГСМ, учета поступления, выдачи и расхода ГСМ. Поступление и
выдача ГСМ оформляется документами «Поступление товаров» и «Заправка
ГСМ», расчет расхода топлива ведется в путевых листах. В случае возврата
топлива с автомобиля на склад предусмотрены специальные документы на слив
ГСМ.