42
кадров, созданию условий для участия сотрудников в рационализаторской и
научно-исследовательской деятельности.
Комплектование кадрами осуществляется методом свободного набора с
внешнего рынка трудовых ресурсов Кемеровской области,
Промышленновского района, пгт Промышленная.
Приток специалистов по требуемым направлениям во многом
обеспечивает целевая подготовка кадров, которая формируется путем отбора
претендентов на обучение, организации и проведения всех видов практик,
предоставления рабочих мест в ООО «АвтоМастер» после окончания
образовательного учреждения.
Ежегодно каждый третий сотрудник ООО «АвтоМастер» проходит
учебный цикл по повышению квалификации, для этого используются все
доступные способы обучения: дистанционные программы, стажировка
персонала, выездные семинары и тренинги по программе «Master of Business
Administration» (MBA). Знания, приобретаемые в процессе обучения, создают
основу для успешной профессиональной карьеры и мобилизации творческих
возможностей работников.
Одним из важных направлений в работе с персоналом является работа с
молодежью и молодыми специалистами. В компании четко выстроена работа
по профессиональной адаптации молодежи на производстве, привлечению
молодых специалистов к научно-технической деятельности, повышению
квалификации, обеспечению карьерного роста перспективной молодежи
20
.
На предприятии разработана и успешно действует собственная система
непрерывного внутрифирменного профессионального образования, которая
позволяет ежегодно обеспечивать подготовку и переподготовку около 77 % от
общего количества рабочих и специалистов, нуждающихся в повышении
квалификации.
Одна из важнейших составляющих работы по развитию кадрового
20
Денисов В. , Филиппов А. Управление персоналом в быстрорастущих компаниях // Кадры. – 2017. – № 11. –
С. 16-17
43
потенциала – это целевое обучение будущих специалистов.
Источниками резерва на руководящие должности ООО «АвтоМастер»
являются главные и ведущие специалисты; молодые специалисты, успешно
прошедшие стажировку.
Для подготовки резерва на предприятии разрабатываются 3 вида
программ:
- общая (теоретическая подготовка; пополнения знаний по отдельным
вопросам;
- обучение по специальным дисциплинам);
- специальная (разделение резерва по специальностям и подготовка в
теоретическом и практическом направлениях);
- индивидуальная (конкретные задачи по повышению уровня знаний,
навыков и умений для каждого специалиста).
Одна из главных проблем подготовки специалистов по техническим
специальностям – это отсутствие возможности у ряда учебных заведений
обеспечить закрепление теоретических знаний на практике; понятно, что такой
метод подготовки не соответствует сегодняшним требованиям.
В ООО «АвтоМастер» специалист уже во время практики знакомится со
спецификой работы предприятия, с уровнем требований, то есть на
производство они приходят уже достаточно подготовленными.
Кадровая служба предприятия при планировании трудовых ресурсов и
составлении прогнозов потребности в кадрах руководствуется специальной
методикой расчета потребности в кадрах, которая позволяет определять
действительный спрос конкретного подразделения в квалифицированной
рабочей силе, необходимость подготовки и переподготовки кадров,
планомерно управлять процессом высвобождения и перераспределения
работающих.
Изучим особенности действующей на предприятии системы кадрового
делопроизводства и документационного обеспечения управления.
44
2.3 Анализ системы кадрового делопроизводства
Службой документационного обеспечения управления является
организационное обособленное структурное подразделение учреждения,
выполняющее работу с документами. Своевременная обработка и передача на
разные уровни управленческой информации, которая необходима для
осуществления функций, являются главными задачами данной службы.
Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия и
состава, является организация, руководство, координация, контроль и
реализация работ по документационному обеспечению.
Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:
- постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с
документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и
подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с
действующими государственными нормативно-методическими документами;
- сокращение документооборота;
- разработка и внедрение нормативных и методических документов по
совершенствованию документационного обеспечения в организации и в
подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.
Служба делопроизводства в ООО «АвтоМастер» создана с момента
основания и включает в себя Канцелярию, Общий отдел и юридическую
службу. Возглавляется начальником, который подчиняется непосредственно
начальнику организации.
В Общий отдел входят:
Секретариат директора и его заместитель.
Основными функциями секретариата являются:
- прием посетителей;
- планирование рабочего дня руководителя;
- распределение телефонных звонков;
45
- прием и первичная обработка документов, поступающих на имя
руководства;
- регистрация документов;
- машинописные работы;
- отправка документов;
- информационно-справочная работа с документами.
Также в Общий отдел входят все сотрудники, ответственные за
делопроизводство в структурных подразделениях ООО «АвтоМастер».
Необходимо отметить, что на данный момент отсутствует Положение об
Общем отделе, должностная инструкция секретаря.
Организационная структура службы документационного обеспечения
управления ООО «АвтоМастер» - Канцелярия. Канцелярия осуществляет
документационное обеспечение организации, методическое руководство и
контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях
компании (рисунок 7).
Рисунок 7. Организационная структура службы
документационного обеспечения управления ООО «АвтоМастер»
Основными задачами Канцелярии являются:
- обеспечение четкой организации делопроизводства в компании,
координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы;
46
- методическое руководство и контроль за организацией
делопроизводства в структурного подразделения компании;
- сокращение документооборота, унификация форм документов;
- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с
документами, создание удобных поисковых систем, контроля исполнения
документов и подготовки дел к передаче на архивное хранение;
- координация работы всех лиц, ответственных за делопроизводство в
компании;
- обеспечение повышения квалификации и профессиональных навыков
сотрудников службы делопроизводства;
- обеспечение хозяйственного обслуживания всех управленческих
подразделений компании.
Исходя из вышеперечисленных задач, Канцелярия осуществляет
следующие функции:
- разработка и внедрение технологических процессов работы с
документами;
- разработка внутренних нормативно-методических документов по
вопросам документационного обеспечения управления;
- участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении
новых информационных технологий;
- выполнение контроля за организацией документационного обеспечения
и методическое руководство работой с документами в структурного
подразделения компании;
- осуществление контроля за оформлением необходимых реквизитов,
наличием и комплектности приложений;
- обеспечение экспедиционной обработки, доставки, регистрации
документов и справочной работы с ними;
- разработка номенклатуры дел компании, обеспечение хранения дел;
- обеспечение рабочих мест современными средствами, в том числе
средствами автоматизации;
47
- организация машинописных, копировальных работ с документами и
оперативного использования документной информации.
Канцелярию возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом
директора организации.
Канцелярия в своей деятельности руководствуется законами РФ,
правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной
архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам
документационного обеспечения управления, Уставом ООО «АвтоМастер» и
работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями компании.
Необходимо отметить, что в структуре отсутствует архив компании.
Юридическая служба, входящая в состав Управление делами, занимается
разработкой документов правового характера; ведет справочно-
информационную работу по законодательству, дает справки и консультации
работникам компании по текущему законодательству, оказывает содействие в
оформлении документов и актов имущественно - правового характера;
подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности.
Таким образом, служба делопроизводства ООО «АвтоМастер»
представлена общим отделом, который состоит из секретариата директора и его
заместителя, и всех сотрудников, отвечающих за делопроизводство в
структурном подразделении организации и канцелярией, которая осуществляет
организацию документационного обеспечения, методическое руководство и
контроль за постановкой делопроизводства в структурном подразделении
организации и выполняет широкий набор функций по информационно-
документационному обслуживанию управленческой деятельности ООО
«АвтоМастер».
Необходимо отметить, что на данный момент отсутствует Положение об
Общем отделе, должностная инструкция секретаря директора.
В структуре Управления делами отсутствует такое подразделение, как
архив организации и присутствует административно-хозяйственный отдел
(АХО). Что является недостатком, т.к. по своим функциям и задачам АХО
48
должен быть самостоятельным структурным подразделением.
Для разработки рекомендаций, направленных на повышение уровня
эффективности документационного обеспечения службы делопроизводства и
кадрового документооборота ООО «АвтоМастер» необходимо
проанализировать организационную документацию кадровой деятельности
ООО «АвтоМастер».
«Инструкция по делопроизводству в ООО «АвтоМастер» устанавливает
общие требования к документированию управленческой деятельности и
организации работы с документами в ООО «АвтоМастер».
Инструкция является важной частью системы регламентов Общества.
Данной инструкцией следует руководствоваться, когда у сотрудников
возникают спорные вопросы, которые связаны с порядком выполнения
процедур документирования.
Положения настоящейИнструкции распространяются на делопроизводст-
во Исполнительного аппарата и отделов Общества.
Деятельность Исполнительного аппарата Общества обеспечивается
системой взаимосвязанных управленческих документов, которые составляют
их документационную базу.
Исполнительный аппарат Общества, филиалы вправе издавать
следующие документы: приказы, указания, положения, регламенты, протоколы
и иные документы в соответствии с их компетенцией.
Движение документов в Обществе с момента их создания или получения
до завершения исполнения или отправки, передаче во внутренний архив
Общества, использование в процессе временного или архивного хранения, а
также их уничтожение, образуют документооборот (рис. 8).
Все документы обрабатываются в строго установленном порядке, в
зависимости от того к какой группе документов они относятся.
В соответствии со структурой учреждения, начальник отдела кадров
непосредственно подчиняется директору и осуществляет работу по кадровому
делопроизводству.
49
Рисунок 8. Движение документов в ООО «АвтоМастер»
Согласно должностной инструкции, начальник отдела кадров:
- выполнят разовые служебные поручения директора.
Начальник отдела кадров, имеет право:
- знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его
деятельности:
- по вопросам, находящимся в его компетенции вносить на рассмотрение
руководства ООО «АвтоМастер» предложения по улучшению деятельности
учреждения и совершенствованию методов работы служащих; замечания по
деятельности работников организации; варианты устранения имеющихся в
деятельности учреждения недостатков;
- запрашивать лично или по поручению заведующей информацию и
документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей;
- привлекать специалистов к решению задач, возложенных на него (с
разрешения руководителя);
- требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих
должностных прав и обязанностей.
50
Изучив, такие документы как: Устав, штатное расписание и правила
внутреннего трудового распорядка, можно сделать вывод о том, что эти
документы разработаны в соответствии с законодательством, в целом
соответствуют ГОСТ Р 6.30-2003, поэтому в доработке не нуждаются.
Должностные инструкции сотрудников ООО «АвтоМастер» составлены в
порядке, установленном законодательством и хранятся у инспектора по кадрам,
однако должностная инструкция инспектора по кадрам нуждается в доработке,
так как не отражает раздел «Функции» и имеет несколько недостатков в
оформлении: отсутствуют реквизиты «наименование организации», «дата и
место подготовки».
Номенклатура дел в ООО «АвтоМастер» устанавливает состав дел для
однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с
указанием их индекса и носит рекомендательный характер.
Номенклатуру дел в организации составляют по установленным нормам,
печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр
номенклатуры дел организации хранится в службе документационного
обеспечения управления (ДОУ), второй используется в службе ДОУ в качестве
рабочего, третий используется в ведомственном архиве, с которым
согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на
постоянное хранение.
Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае
коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного
раза в пять лет. Ежегодно она уточняется, перепечатывается с
соответствующими поправками, утверждается руководителем организации и
вводится в действие с 1 января следующего года.
В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о
заведении дел, о включении новых дел и т. д. По окончании года в нее вносятся
итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись
номенклатуры дел организации составляется на основе итоговых записей
номенклатур дел структурных подразделений. Дела организации подлежат
51
оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел
включает комплекс работ по их технической обработке и проводится
сотрудниками соответствующих структурных подразделений при
методической помощи и под контролем ведомственного архива.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное
оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному
составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает подшивку
или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление листа - заверителя
дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов,
оформление реквизитов обложки дела. Дела временного (до 10 лет
включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются,
документы в них хранятся в скоросшивателях.
Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляются по
установленной форме. По окончании года в надписи на обложках дел
постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется
соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в
необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения
(проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.
п.). Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела.
В деле, содержащем документы за более ранние годы, чем год образования
дела, под датой вносится запись: «Имеются документы за ... годы». На
обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются
крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной
календарной даты указываются число, месяц и год, или год, месяц, число.
Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется
словами. При обозначении календарной даты допускается сокращенное
цифровое написание, в том случае, если это не будет приводить к
неоднозначности толкования даты.
Опишем состав кадровой документации ООО «АвтоМастер» (таблица 9
приложения 8). Настоящая номенклатура построена по функциональному