36
Глава 2. ПЛАНИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ
СПОРТИВНОГО СОРЕВНОВАНИЯ НА ПРИМЕРЕ КУБКА
ГУБЕРНАТОРА КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ (ПЛЯЖНЫЙ
ВОЛЕЙБОЛ)
В Калужской области вот уже пятый год подряд при содействии губернатора
Анатолия Артамонова проводится региональный чемпионат по пляжному
волейболу, в простонародье именуемый «Кубок губернатора».
Соревнования проходят ежегодно на территории города Обнинска. Их цель
– привлечь внимание и развивать такой вид спорта, как пляжный волейбол. В
турнире участвуют как мужские, так и женские команды из Калужской области и
других регионов России, подавшие заявки в срок и уплатившие стартовый взнос.
Соревнования проходят по правилам, утвержденным спортивными организациями,
по системе двух поражении. Игры состоят из 3х партий до 21 очка, третья партия
до 15. Однако организаторы оставляют за собой право вносить незначительные
коррективы в регламент проведения турнира.
2.1. Организационные аспекты организации и проведения Кубка губернатора
Калужской области (пляжный волейбол)
Согласно положению открытого молодежного кубка России по пляжному
волейболу 2019 года, полный текст которого представлен в приложении 1, «Кубок
губернатора Калужской области» организовывает ОО «Всероссийская федерация
волейбола» (ВФВ), «Федерация волейбола» Калужской области. Сроки проведения:
01-08 февраля 2019 года.
Далее в работе будут представлены организационные аспекты любого
спортивного мероприятия, показан выбор по данному мероприятию, принятый
организаторами, а также показан выбор по таким же аспектам другого спортивного
мероприятия («Любительская футбольная лига», Германия).
Методология выбора места проведения соревнования
В зависимости от типа мероприятия, при поиске места необходимо
учитывать различные факторы, так как должна быть найдена подходящая зона,
37
соответствующая требованиям. Выполнение следующих критериев обязательно
[19,20]:
площадь должна быть доступна на дату события
место проведения должно быть не слишком большим для ожидаемого
количества посетителей;
необходимая инфраструктура должна быть на месте (например, на
спортивном мероприятии должно быть обеспечено соответствующее
оборудование, места и т. д.);
Окончательное решение должно быть принято в соответствии со
специально разработанными аспектами «за и против»
Для решения этой задачи рекомендуется упростить процесс принятия
решений путем анализа полезности с помощью процедур подсчета. Здесь
используются весовые коэффициенты от 1 до 10, с помощью которых определяли
важность того или иного показателя, и массовые коэффициенты от 1 до 10, с
помощью которых определяли соответствие места рассматриваемому показателю.
В таблице 2 представлен примерный вид расчетного метода выбора места
проведения. Организаторам предлагается заполнить таблицу в зависимости от
соответствия места проведения требуемым параметрам и по итогу таблицы сделать
выбор.
Таблица 2
Расчетный метод выбора места проведения
Критерий
Весовой
коэффициен
т
Вариант 1
Вариант 2
Вариант 3
Инфраструктур
а
10
Цена
8
Престижность
3
Размер
4
Транспортная
доступность
3
38
Место проведения «Кубка губернатора Калужской области» по пляжному
волейболу стала «СШОР по волейболу Александра Савина», как и в предыдущем
году. К сожалению, организаторы «Кубка губернатора Калужской области» не
раскрывают информацию об альтернативных площадках проведения соревнования,
что затрудняет анализ решения по выбору места проведения соревнования. Также
следует принять во внимание, что в Обнинске только «СШОР по волейболу
Александра Савина» обладает необходимой инфраструктурой для проведения
подобного соревнования.
Что касается «Любительской футбольной лиги» Германии, то было выбрано
3 площадки [9], которые соответствовали необходимым требованиями, была
заполнена таблица для расчетного метода, на основании которой был проведен
выбор места проведения мероприятия. Результаты расчетного метода представлены
в таблице 3.
Таблица 3
Результаты расчетного метода выбора места проведения
соревнования
Критерий
Весовой
коэффициен
т
Вариант 1
Вариант 2
Вариант 3
Инфраструктур
а
10
4*10=40
8*10=80
6*10=60
Цена
8
2*8=16
1*8=8
5*8=40
Престижность
3
5*3=15
2*3=6
6*3=18
Размер
4
7*4=28
2*4=8
5*4=20
Транспортная
доступность
3
3*3=9
5*3=15
1*3=3
Итого
108
117
141
Местом проведения спортивного соревнования была выбрана площадка под
номером 3, так как по результатам расчета она имела самый высокий рейтинг.
Анализ целевой группы
Целевые группы обычно можно описать как группы людей, которые
являются однородными с точки зрения поведения потребителей и имеют
39
одинаковые или очень похожие привычки покупки и потребления [21].
Следовательно, требуется определение целевой группы, которая будет
заинтересована в данном событии.
Этот этап является одним из наиболее важных в процессе планирования
мероприятия, поскольку именно здесь определяется и описывается целевая группа.
Это позволяет адаптировать меры коммуникации, которые индивидуально
адаптированы к однородной целевой группе и, таким образом, обеспечивают более
высокое качество контактов. Сегментация рынка по целевым группам и
формулировка целей мероприятия очень взаимосвязаны и поэтому должны быть
скоординированы. По сути, события касаются трех разных целевых групп:
основная аудитория. Она представляет собой активных участников
мероприятия, эта целевая группа заинтересовано за счет эмоциональной
составляющей (активные болельщики, родственники спортсменов и пр.);
вторичная целевая группа. К ней относятся те, кто находится на месте,
но не принимает активного участия в мероприятии;
Третичная целевая группа. К ней относятся все те, кто не присутствует
на мероприятии, но может быть осведомлен о событии через средства массовой
информации или по слухам.
Ни одна из этих аудиторий не является главенствующей, т.е. имеющей
большую ценность. Каждая целевая группа имеет большое значение для
организатора. Компания должна задать себе вопрос: кем я хочу быть, чего я хочу
достичь и представлять? Если вы понимаете это, вы можете продолжить
классическую сегментацию рынка и формирование аудитории.
Классическая сегментация рынка — это подразделение разнородного
общего рынка на однородные подгруппы, которые являются конгруэнтными по
определенным характеристикам [22]. Этот метод классификации целевых групп
легко измерим. Вот почему он прочно укрепился в теории и практике маркетинга.
40
Недостатком является то, что это очень абстрактный метод, который дает
мало представления о точном поведении целевых групп. Социально-
демографические факторы играют основную роль в сегментации рынка.
Разделение целевых групп возможно по данной классификации:
демографические признаки:
пол;
возраст;
семейное положение;
образование;
социально-экономические признаки:
профессия;
образование;
доход;
принадлежность к социальному слою;
психологические признаки:
индивидуальность;
образ жизни;
жизненная позиция;
географические признаки:
регион;
размер населенного пункта;
плотность населения;
экономика населенного пункта.
Сегменты рынка должны быть классифицированы таким образом, чтобы
была спрогнозирована максимально схожая реакция на маркетинговые
инструменты, так как только определенные похожие целевые группы будут
одинаково реагировать на способы коммуникации.
41
Спортивные мероприятия по пляжному волейболу рассчитаны на зрителей
разного возраста. Целевая аудитория: женщины и мужчины от 18 до 65 лет. В
целевую аудиторию входят все слои населения. Семейное положение: замужем/ не
замужем. Интересы: спорт, работа, отдых, активный отдых и другие. Ядро целевой
аудитории: мужчины от 18 до 40 лет.
Условно вышеприведенную широкую целевую аудиторию можно разбить
на несколько групп для определения особой рекламы, акций и пр. Однако в данном
случае это не является необходимым, так как вся целевая аудитория состоит из
людей, которые так или иначе были связаны с данным спортом, т.е. занимаются им
или занимались ранее, интересуются им или интересовались ранее и т.п.
Для «Любительской футбольной лиги» Германии целевая аудитория
абсолютна идентична, за исключением возраста широкой целевой аудитории,
который в данном случае составляет от 18 до 70 лет, по данным немецких
исследователей.
Риск-менеджмент
Помимо прочего, управление рисками ставит вопрос о том, какие риски
необходимо учитывать и как их можно минимизировать или хеджировать.
Первоначально, управление рисками было систематическим процессом для
оценки рисков в проектах и частью контроля в управлении проектами [17,20]. В
настоящее время управление рисками все чаще используется в нетрадиционных
проектах, таких как планирование событий, при этом каждое событие понимается
как отдельный проект.
Управление рисками — это предотвращение и устранение непредвиденных
событий, которые ставят под угрозу успех мероприятия. Необходимо по
возможности избегать рисков, либо в случае, если это невозможно, максимально
эффективно реагировать на них, чтобы минимизировать ущерб. Управление
рисками обычно включает в себя следующие задачи [14,17,23]:
регистрация критических факторов успеха;
42
определение стратегии управления рисками;
регистрация рисков;
оценка рисков;
контроль рисков;
раннее выявление рисков.
Эти задачи в основном можно разделить на три этапа:
идентификация рисков;
анализ и оценка рисков;
управление рисками.
Риски можно контролировать с помощью следующих стратегий:
избежание риска;
снижение риска;
ограничение риска (путем диверсификации или ограничения риска);
принятие риска (риски не полностью исключены, ущерб должен быть
покрыт).
Согласно автору работы [9], следующие области управления рисками на
мероприятиях актуальны и поэтому должны быть рассмотрены:
несчастный случай;
окружающая среда;
внешние воздействия;
здоровье, гигиена;
юридическое право;
финансовый риск (риск дефолта и пр.).
В 2014-2017 годах организаторами Кубка губернатора Калужской области
по пляжному волейболу использовалась стратегия избегания риска, однако,
начиная с 2017 года, организаторы стали применять стратегию принятия риска, что,
вероятно, связано с дополнительными субсидиями и дотациями из регионального
43
бюджета, а также из бюджета всероссийской федерации волейбола. Помимо
дотаций и субсидий с 2016 года у Кубка губернатора Калужской области по
пляжному волейболу появился новый официальный спонсор.
Что, касается областей управления рисками, приведенными выше, за все
годы проведения соревнований влияние оказывал только фактор здоровья, когда
некоторые именитые команды либо снимались в начале турнира, либо вообще не
приезжали.
Если говорить о «Любительской футбольной лиги» Германии, то можно
сказать, что за все годы проведения данных соревнований организаторы
придерживались стратегии ограничения риска.
Говоря об областях управления рисками для данных соревнований, следует
отметить несчастные случаи, которые случаются регулярно, к ним относятся
массовые беспорядки среди болельщиков, случаи срыва соревнований
болельщиками и пр.
Этапы планирования мероприятия
Каждое событие нуждается в организационной структуре для контроля
процесса планирования. Для этого настоятельно рекомендуется создать список с
подробным расписанием для соответствующих этапов планирования.
Преимущество такого вида проекта состоит в том, что все участники
получают обзор задач, которые необходимо выполнить.
В общем случае три этапа планирования требуются в случае распределения
соответствующих обязанностей. Первый этап, также называется этапом грубого
планирования или подготовки, и в зависимости от размера запланированного
мероприятия, время его подготовки составляет 6-12 месяцев до того, как
фактическое событие произойдет [24].
Примерный вид первого этапа планирования мероприятия выглядит
следующим образом:
Сырой план события:
44
идея события;
формулировка целей;
определение целевой группы;
планирование персонала;
финансовое планирование;
планирование по датам.
План события:
формат мероприятия;
девиз мероприятия;
контакт с художниками, поставщиками, подрядными организациями и
пр.;
дизайнерское оформление места проведения соревнования.
Проверка места проведения мероприятия:
расположение;
инфраструктур;
размер локации;
практичность локации;
технические требования;
страховка.
Информирование населения:
размещение заказа на изготовление рекламного материала;
размещение заказа на изготовление сувенирной продукции;
планирование рекламы на медиа ресурсах;
планирование работы с прессой.
Второй этап, также называемый определенным планированием или
исполнением, имеет время выполнения заказа от 3 до 6 месяцев (варьируется в
зависимости от размера события) до его начала. На этом этапе выполнение
45
необходимых действий фиксируется. Примерный вид второго этапа планирования
мероприятия выглядит следующим образом:
Рассылка приглашений:
создание текста;
создание тизера;
печать приглашений;
отправка;
фиксация результатов.
Рекламный материал:
получение рекламного материала.
Рекламная деятельность:
распространение информации с помощью медиа ресурсов;
распространение рекламного материала.
Питание:
принятие программы питания;
согласование подрядчиков;
согласование стоимости;
согласование персонала.
Программа мероприятия:
привлечение всех участников;
голосование, жеребьевка;
согласование списка команд;
координация времени и ключевых точек программы;
предоставление сроков для участников.
Третий этап происходит непосредственно перед событием. Все
контрольные пункты проверяются на безопасность (окончательная
проверка).