6
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………7
ГЛАВА 1. Теоретико-методологические требования к организации кад-
рового документооборота………………………………………………………….10
1.1 Понятие и значение кадрового документооборота…………………10
1.2 Нормативно-информационная характеристика и классификация
кадровой документации……………………………………………………………20
1.3 Организация кадровой деятельности………………………………34
ГЛАВА 2. Анализ и оценка организации кадрового документооборота на
примере организации ООО «Сервисный центр «Прогресс»……………………47
2.1 Анализ деятельности организации ООО «Сервисный центр «Про-
гресс»………………………………………………………………………………47
2.2 Анализ состава, структуры и движения кадров в организации ООО
«Сервисный центр «Прогресс»…………………………………………………....54
2.3 Анализ кадрового документооборота в организации ООО «Сервис-
ный центр «Прогресс»……………………………………………………………60
ГЛАВА 3. Совершенствование организации кадрового документооборо-
та в ООО «Сервисный центр «Прогресс»………………………………………71
3.1 Применение автоматизированной системы управления (АСУ) кад-
рового документооборота в ООО «Сервисный центр «Прогресс»……………71
3.2 Рекомендации по улучшению организации документооборота в
кадровой службе ООО «Сервисный центр «Прогресс»…………………………78
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………….84
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ………………………86
ПРИЛОЖЕНИЕ 1…………………………………………………………91
ПРИЛОЖЕНИЕ 2…………………………………………………………..99
ПРИЛОЖЕНИЕ 3…………………………………………………………121
ПРИЛОЖЕНИЕ 4…………………………………………………………122
ПРИЛОЖЕНИЕ 5…………………………………………………………123
7
ВВЕДЕНИЕ
В условиях рыночных отношений любая организация может достичь
высоких результатов при наличии одного важного условия – она должна быть
обеспечена кадрами с соответствующей подготовкой и опытом работы. При-
знавая в новых условиях приоритетности личности работника, следует поддер-
жать отказ от широко применяемого в настоящее время термина «кадры» в
пользу понятия «персонала», суть которого связана с представлением о трудо-
вом процессе как совокупности взаимодействующих индивидуальностей, в ко-
тором учитываются их лучшие качества и интересы.
Суть перехода от традиционных форм работы с кадрами к системе
управления персоналом заключается в отходе от жестких, административных
методов воздействия на людей к рыночным взаимодействиям, базирующимся
на экономических методах.
Достижение оптимального варианта построения системы управления
персоналом возможно через промежуточный этап – создание на базе суще-
ствующих отделов кадров отделов управления персоналом со значительным
расширением функций. Все это требует от работников кадровых служб систе-
матических усилий по повышению своей квалификации.
Управление предприятием требует создания определенных управленче-
ских документов. Отсутствие соответствующих документов не дает возможно-
сти решения задач планирования и формирования финансирования, отчетности,
бухгалтерского учета и, в целом, производственного процесса.
Работа с документами предполагает соответствие нормативным актам
Российской Федерации. Нормативные акты предусматривают формирование
документации по заданным правилам согласно требованиям Гражданского Ко-
декса и Трудового Кодекса Российской Федерации, ГОСТа Р 6.30-2003.
На данный момент документация имеет очень важные функции: соци-
альную, правовую, функции исторического источника, учета, управленческую,
коммуникативную, информационную. Кроме того, документы являются сред-
ством управленческой деятельности.
8
Эффективность деятельности предприятий, по большей части, зависит
от его персонала. Наличие ответственных, исполнительных и квалифицирован-
ных сотрудников определяет успех фирмы вне зависимости от вида ее деятель-
ности.
Актуальность выпускной квалификационной работы заключается в том,
что в современном обществе организация кадрового документооборота являет-
ся довольно ответственным моментом деятельности любого предприятия. При
этом поддержка надлежащего порядка в кадровом учете является важнейшей
обязанностью фирмы.
Объектом исследования является предприятие ООО «Сервисный центр
«Прогресс», основным видом деятельности, которого является ремонт электри-
ческого оборудования.
Предметом исследования является организация кадрового документо-
оборота на предприятии.
Целью выпускной квалификационной работы является рассмотрение ор-
ганизации документооборота на предприятии.
Задачами выпускной квалификационной работы в связи с указанной це-
лью являются:
- изучить сущность и значение документооборота;
- рассмотреть организацию документооборота в кадровой службе;
- ознакомиться с деятельность организации ООО «Сервисный центр
«Прогресс»;
- проанализировать состав, структуру и движение кадров в организации
ООО «Сервисный центр «Прогресс»;
- исследовать документооборот в организации ООО «Сервисный центр
«Прогресс»;
- разработать рекомендации по улучшению организации документообо-
рота в кадровой службе.
Методологической и теоретической основой исследования по организа-
ции кадрового документооборота и учета послужили следующие методы:
9
- анализа литературы;
- анализа нормативно-правовой документации по теме выпускной ква-
лификационной работы;
- конкретизация и идеализация.
Научная новизна выпускной квалификационной работы состоит в изу-
чении организации документооборота в организации ООО «Сервисный центр
«Прогресс» и в достижении успешной трудовой деятельности на примере кон-
кретной организации.
Практическая значимость данной выпускной квалификационной работы
заключается в совершенствовании документооборота в организациях разных
сфер деятельности.
Информационной базой служат: результаты наблюдений за ООО «Сер-
висный центр «Прогресс»
Структура выпускной квалификационной работы включает в себя вве-
дение три главы и заключение.
Введение раскрывает актуальность, определяет степень научной разра-
ботки темы, объект, предмет, цель, задачи и методы исследования, раскрывает
теоретическую и практическую значимость работы.
Первая глава посвящена общим теоретико-методологическим требова-
ниям к организации кадрового документооборота. Во второй главе рассматри-
ваются анализ и оценка организации кадрового документооборота. А третьей
главе проводится совершенствование организации документооборота.
В заключении подводятся итоги исследования, формируются оконча-
тельные выводы по рассматриваемой теме.
10
Глава 1. Теоретико-методологические требования к
организации кадрового документооборота
1.1 Понятие и значение кадрового документооборота
Понятие «документооборот» и термин появились в делопроизводстве в
20-х годах прошлого столетия. В работах известных специалистов в области
управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М.
Керженцев, были сформулированы основные положения организации
документооборота, даны теоретические обоснования главных положений
рациональной организации движения документов, распределение документов
по исполнителям, уменьшение количества инстанций прохождения,
направление документов непосредственно исполнителю, регламентация
подписания. В литературе того времени была разработана методика
обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их
доставки.
1
В 1931 году институтом техники управления в проекте «Общих правил
документации и документооборота» была сделана первая попытка нормативной
регламентации единых принципов организации документооборота. Все этапы
обработки документов были изложены в проекте:
1. Правила организации работы с документацией и ее оборот.
2. Правила приёма.
3. Правила сортировки.
4. Правила исполнения.
5. Правила контроля отправки документов.
Авторами даны следующие определения:
Документ – это материальный объект с закрепленной на нем информ
ацией для передачи ее во времени и пространстве.
2
Документ – это зафиксированная на материальном носителе
информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
3
1
Андреева В. И. Делопроизводство. Организация и ведение. – М.: Изд-во КНОРУС, 2008. – с.78
2
Басаков М.И., Делопроизводство: конспект лекций. - Ростов н/Д: Феникс, 2011. - С. 3.
11
Документ – это зафиксированная на материальном носителе
идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая
организацией или
частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых
обязательств или деловой деятельности.
4
Наиболее важной характеристикой документа называют его
идентифицируемость, которая обеспечивается наличием соответствующих
реквизитов.
Документы выполняют следующие информационную, организацио
нную, коммуникативную, юридическую и воспитательную функции.
В документах содержится информация, которая является одним из видов
ресурсов организации, обеспечивающих возможность реализации
управленческой деятельности.
Документы необходимы в организации для:
- эффективной и упорядоченной деятельности;
- формирования и документального фиксирования организационных и
управленческих решений;
- обеспечения согласованности управленческой и административной
деятельности;
- обеспечения непрерывной деятельности в условиях непредвиденных
обстоятельств;
- соблюдения требований нормативно-правовых актов, которые
регулируют сферу деятельности предприятия во всех ее проявлениях;
- защиты интересов фирмы, а также прав ее сотрудников, клиентов, и
прочих заинтересованных лиц;
- обеспечения защиты и поддержки при возможных судебных тяжбах,
связанных с деятельностью предприятия.
5
3
Бардаев Э.А., Кравченко В.Б., Документирование: учебник для студ. учреждений высш. проф. образования. -
М.: Издательский центр «Академия», 2010. - С. 25.
4
Басаков, М. И., Делопроизводство. Документационное обеспечение управления: учебник. - Ростов н/Д.: Фе-
никс, 2013. - С. 48.
12
Документооборот также имеет ряд определений:
Документооборот – это движение документов в организации с момента
их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
6
Документооборот – это движение потоков документов: поступающих из
других организаций, отправляемых в другие организации, создаваемых и
используемых в организации.
7
Документооборот – это регламентированная совокупность взаимосв
язанных операций, выполняемых над документом в строго установленном
порядке, на определенном рабочем месте, начиная от момента возникновения
документа и заканчивая сдачей его в архив.
8
Для того, чтобы организовать документооборот, требуется соблюдать
правила, в соответствии с которыми происходит движение документа в фирме.
Организация документооборота включает в себя следующие операции с
документами:
- получение;
- рассмотрение и распределение;
- передача на исполнение;
- организация исполнения;
- отправка.
Общие принципы организации документооборота:
- быстрота движения документов, его целенаправленное регулирование
и оптимальное осуществление;
- обеспечение единообразия в порядке прохождения и технологии
обработки основных категорий документов;
- исключение инстанций прохождения и действий с документами,
которые не связаны с деловой необходимостью.
5
Корнеев И.К., Пшенко А.В., Машурцев В.А., Управление документами: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2012. - С. 4.
6
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России, 1998.
- С. 3.
7
Андреева, В. И., Делопроизводство: организация и ведение: учеб. -практ. пособие. - М.: КноРус, 2013. - С. 58.
8
Смирнова Г. Н., Электронные системы управления документооборотом: учебное пособие, практикум по дис-
циплине. - М.: Московский государственный университет экономики, статистики и информатики, 2004. - С. 15.
13
Основное правило организации документооборота – оперативность
движения документов по кратчайшему пути с меньшими временными и
трудовыми затратами.
9
Кадровый документооборот – отрасль деятельности, документирующая
трудовые отношения.
Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении
работников, в результате чего все кадровые процедуры приобретают докуме
нтальное оформление. Существуют такие процедуры, как:
- прием;
- перевод;
- поощрение;
- применение дисциплинарных взысканий;
- командировка;
- отпуск;
- увольнение и другие.
Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты,
являющиеся основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и
обязанностей работников и работодателя.
В большинстве кадровых документов содержится информация,
обладающая высокой социальной значимостью, а следовательно, отношение к
работе с подобными документами должно быть чрезвычайно серьезным. От пр
авильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение
определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные
права работника.
Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить
такие задачи, как:
- документальное оформление трудовых отношений, формализация
кадровых процедур у конкретного работодателя;
9
Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкин Л.В., Делопроизводство: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2012. - С. 201, 203.
14
- построение системы управления персоналом, отвечающую
стратегическим задачам руководства;
- регламентация взаимоотношений работников и работодателя;
- разрешение трудовых споров;
- создание организационно-правовых основ трудовой деятельности для
работников и работодателя .
10
Одной из главных функций отдела кадров и служб по персоналу на
предприятии является работа с различными видами кадровых документов.
Организация кадрового документооборота достаточно важный и ответственный
момент работы любой фирмы.
В действующем российском законодательстве подробно описаны
требования к документообороту в кадровом учёте, ведь административные
записи в документах по кадровому учёту имеют прямую взаимосвязь с
начислениями заработной платы, следовательно, поддержание порядка в
кадровом – учёте одна из важнейших обязанностей организации.
Полный состав кадровой документации, которая должна быть в наличии
у работодателя – юридического лица зависит от следующих факторов:
- сфера деятельности компании;
- местности;
- условий труда на предприятии;
- желание самого работодателя.
Существуют кадровые бумаги, которые непременно должны быть у
работодателя. В Трудовом Кодексе Российской Федерации определено
обязательное наличие некоторых из этих документов, например, таких как:
- трудовые договоры с работниками, что предусмотрено статьями 56 и
67 Трудового Кодекса Российской Федерации;
- трудовые книжки – статьей 66 ТК РФ;
- правила внутреннего трудового распорядка – статьей 189 ТК РФ.
10
Семенихин В.В., Кадровый документооборот. - М.: Эксмо, 2010. - С. 3.
15
Создание или ведение других кадровых документов может быть
предусмотрено иными законами и/или подзаконными актами, например,
Федеральным законом от 27.07.2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных» или
Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 г. №225
«О трудовых книжках».
Документы, которые обязательно должны быть в наличии у
работодателя:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- трудовые договоры с работниками;
- штатное расписание;
- приказы по основной деятельности;
- приказы по личному составу;
- график отпусков;
- табель учета рабочего времени;
- трудовые книжки работников;
- положение о защите персональных данных работников;
- инструкции по охране труда;
- книга учета движения трудовых книжек;
- другое.
В процессе установления трудовых отношений у работодателя может
возникнуть обязанность оформления других документов, таких как,
Свидетельство государственного пенсионного страхования для работников,
поступающих на работу в первый раз.
Организации могут оформлять кадровые документы как по установле
нным (унифицированным) формам, так и в свободной форме – в зависимости от
конкретных отношений, регулируемых этими бумагами.
Постановление Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004г. №1
«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации
по учёту труда и его оплаты» (далее – Постановление №1) - важнейший
документ, который регламентирует оформление большинства кадровых