66
Входящие документы, подлежащие регистрации, получают индексы в
пределах календарного года.
Для регистрации документов можно использовать либо регистрацион-
ные журналы, либо карточки. Поскольку поиск по журналам занимает много
времени, то их можно использовать лишь при сравнительно небольшом потоке
документов. Формы карточек и журналов при корпоративном документооборо-
те не регламентируются и могут самостоятельно устанавливаться службами
ДОУ. Однако реквизиты входящего документа должны состоять из следующих
пунктов:
– автор (отправитель);
– название;
– дата документа;
– индекс (рег. номер) документа;
– дата поступления;
– индекс поступления;
– заголовок или краткое содержание;
– решение;
– срок исполнения;
– отметка об исполнении;
– номер дела.
Номенклатура дел.
Важным понятием, используемым при организации документооборота
на предприятии и управлении документооборотом, является дело. Дело пред-
ставляет собой набор документов, связанных одной тематикой, и физически
объединенных под одной обложкой. Подобная систематизация значительно об-
легчает поиск и использование отдельных документов.
Nomenclatura — это латинское слово, означающее в переводе «пере-
чень». Сейчас этот термин применяется для обозначения списка названий или
категорий, используемых в какой-либо отрасли деятельности. Применяется по-
нятие номенклатуры и при управлении документооборотом.
67
В деятельности по организации документооборота на предприятии под
номенклатурой подразумевают упорядоченный перечень заголовков дел, заве-
денных в организации, по своей сути являющийся классифицированным спра-
вочником по делам.
Номенклатура является жизненно важным инструментом корпоративно-
го документооборота и в идеале должна отвечать следующим критериям:
– полнота охвата документов;
– разделение временных и постоянных документов;
– четкая формулировка заголовков, которые должны отражать со-
держание и состав документов;
– систематизация по срокам хранения и категориям важности.
Номенклатура, применяющаяся при управлении документооборотом,
используется обычно для классификации при сортировке документов по делам.
Также при помощи номенклатуры отмечаются сроки хранения дел. Номенкла-
тура может использоваться для составления описей или вместо описей при сда-
че дел в архив. Номенклатура, кроме того, может применяться в корпоративном
документообороте в справочных целях и для построения информационно-
поисковых систем.
Создание номенклатуры происходит в несколько этапов:
– составление перечня документов;
– создание заголовков дел;
– создание классификационной системы;
– определение времени хранения дел;
– создание системы индексов.
Номенклатура должна содержать все документы, создающиеся в ходе
деятельности предприятия или организации, а также поступающие извне, за ис-
ключением печатных изданий.
Из всех этапов создания номенклатуры, пожалуй, самым сложным явля-
ется составление заголовков дел, поскольку заголовок должен точным образом
определять все документы и исключать возможность случайного включения в
68
дело документов из других дел. Заголовок должен содержать в себе несколько
параметров, в том числе, род документов, информацию о датах, подлинности и
корреспондентах.
Классификационная схема должна иметь иерархическую структуру, от-
ражающую структуру организации. На первом месте должны идти дела с доку-
ментами вышестоящих органов, затем организационные документы, положения
и уставы, затем — все остальные документы.
Применяется несколько способов формирования дел:
– номинальный, отражающий вид документов;
– предметно-вопросный, отражающий содержание документов;
– авторский;
– корреспондентский, применяемый при сортировке переписки;
– хронологический, охватывающий документы за определенный пе-
риод.
У каждого дела должны быть установлены сроки хранения. Если в деле
содержатся документы с разными сроками хранения, то за срок хранения всего
дела берется наибольший.
В номенклатуре корпоративного документооборота также широко при-
меняется система индексов, представляющих собой условные обозначения дел,
упрощающих пользование номенклатурой и автоматизацию документооборота.
Форма номенклатуры строго определяется гос. системой документаци-
онного обеспечения управления и правилами ведомственных архивов.
В простейшем виде эта форма состоит из следующих граф:
– индекс;
– заголовок;
– количество томов;
– срок хранения дел;
– примечание.
В конце разделов следует составлять резервные номера. В конце отчет-
ного периода в номенклатуре должна заполняться итоговая запись, указываю-
69
щая количество дел, включенных в номенклатуру и переходящих на следую-
щий год.
С помощью документов общего отдела осуществляется обеспечение
управления в ООО «Сервисный центр «Прогресс».
Рациональность является элементом осуществления работ с документа-
ми в ООО «Сервисный центр «Прогресс» и определяется скоростью исполне-
ния и перемещения документов и уровнем обеспечения руководителей пред-
приятия документационной информацией.
Следует отметить, что правильная организация работы с документами
зависит от четкого разделения функций и исходящих из них обязанностей ра-
ботников предприятия. Когда работник точно осведомлен о своих обязанно-
стях, то это способствует повышению его ответственности в это же время поз-
воляет не повторить операций по работе с документами.
Документооборот ООО «Сервисный центр «Прогресс» за 2014-2016 гг.
представлены в таблице 5. Данная таблица указывает на количество общего до-
кументооборота.
Таблица 5
Документооборот ООО «Сервисный центр «Прогресс» за
2014-2016 гг.
Год
Количество
входящих
документов
Количество
исходящих
документов
Количество
внутренних
документов
Итого
2014
2855
3429
2743
9027
2015
2726
3307
2419
8452
2016
2739
4185
2077
9001
Документооборот в отделе кадров за 2014-2016 гг. представлены в таб-
лице 6.
Таблица 6
Документооборот в отделе кадров за 2014-2016 гг.
Год
Документооборот
2014
602
2015
166
2016
220
70
В данной таблице можно заметить скачки количества оборота докумен-
тов за последние несколько лет, это связано с большим сокращением штата ор-
ганизации.
71
Глава 3. Совершенствование организации кадрового доку-
ментооборота в ООО «Сервисный центр «Прогресс»
3.1 Применение автоматизированной системы управления (АСУ)
кадрового документооборота в ООО «Сервисный центр «Прогресс»
За последнее десятилетие в связи с развитием рыночных отношений в
России появился устойчивый спрос на автоматизацию работы с документами в
организации бизнеса
27
. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги
в области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин:
- с документами работают абсолютно все организации и большое коли-
чество частных лиц;
- практически каждая организация сталкивается с проблемами в дело-
производстве, даже если речь не идет об автоматизации: документы теряются,
не контролируются и т. д.;
- возросли запросы пользователей на усовершенствованные программы
автоматизации делопроизводства, способные интегрироваться с многочислен-
ными автоматизированными рабочими местами, информационными и приклад-
ными системами
27
;
- за счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организа-
ции получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что явля-
ется одной из актуальнейших задач современной российской экономики;
- секретари и лица, отвечающие в организациях за ведение делопроиз-
водства, часто стремятся повысить свою квалификацию.
До начала эксплуатации автоматизированной системы основные про-
блемы предприятия ООО «Сервисный центр «Прогресс» были связаны с:
- потерей большого количества времени на поиск документов;
- отсутствием унифицированных форм;
- затратой времени на согласование, утверждение документов и их рас-
сылку.
- невозможностью одновременной работы с документами несколькими
пользователями;
27
http://workpaper.ru/
72
- неэффективным хранением документации.
Цель АСУ заключается в построение полнофункциональной системы
электронного документооборота. Помимо автоматизации делопроизводствен-
ных функций система должна удовлетворять следующим требованиям:
- корпоративность (предполагает обеспечение «прозрачного» доступа
пользователей к документам, зарегистрированным в системе);
- открытость (характеризуется наличием в системе интерфейсов при-
кладного программирования, предназначенных для самостоятельного создания
заказчиком приложений, а также организации обмена данными с другими си-
стемами);
- защищённость (обеспечивается предоставлением пользователям ран-
жированного доступа к базам данных, применением средств шифрования и
электронно-цифровой подписи);
- телекоммуникационность (предполагает организацию удалённого до-
ступа пользователей к информации через телекоммуникационные сети, а также
через Internet/Intranet).
АСУ является универсальным средством автоматизации деятельности
ООО «Сервисный центр «Прогресс». Программы автоматизируют управление
документооборотом с перспективами перехода на безбумажную технологию
управления и обмена документами.
В основном АСУ предназначена для руководящего персонала организа-
ции, который имеет своей целью сокращение трудоёмкости и времени обработ-
ки возникающих проблем, событий, задач и документов.
В состав АСУ входят компьютерные программы, которые используются
в деятельности ООО «Сервисный центр «Прогресс»:
- 1С Управление Производственным Предприятием;
- 1С: Предприятие 8.2;
- Гарант;
- Перечень льготных профессий (программа по предоставлению отчет-
ности в пенсионный фонд);
73
- Консультант Плюс.
Далее я подробно рассмотрю каждую программу.
1С Управление Производственным Предприятием служит для создания
единого информационного пространства с целью отображения финансово-
хозяйственных операций организации наиболее эффективным инструментом.
Данная программа позволяет охватывать все происходящие в организации биз-
нес-процессы. Вместе с этим обеспечивается разграничение доступа к храни-
мым данным, возможности осуществления тех или иных действий в соответ-
ствии со статусом сотрудников.
Контроль данных в 1С УПП в комплексном решении принято опреде-
ленное соотношение сведений различной отчетности. В частности, предусмот-
рена независимость и сопоставимость данных налогового, финансово-
хозяйственного и управленческого учётов. Контроль данных, которые вносятся
в систему сотрудником, осуществляем сома программа 1С: Предприятие. Про-
грамма 1С: Предприятие включает в себя комплект интерфейсов – это позволя-
ет обеспечить каждому сотруднику доступ к тем данным, которые не обходимы
именно ему.
В ООО «Сервисный центр «Прогресс» все механизмы автоматизации
разделяют на две большие группы:
- для поддержания операционной работы организации;
- для ведения неоперативной регистрации и учёта.
Система 1С УПП: Производство может использоваться в разных подраз-
делениях и службах организации, к ним относят:
1. Дирекцию (генеральный директор, главный инженер, главный бух-
галтер, заместитель главного инженера по строительно-монтажным работам
(СМР)).
2. Производственные участки.
3. Отделы:
- бухгалтерия;
- аппарат при руководстве;
74
- служба промышленной безопасности, охраны труда и окружающей
среды;
- финансово-экономическая группа;
- отдел материально-технического обслуживания и логистики;
- производственно-технический отдел.
Эта программа позволяет ООО «Сервисный центр «Прогресс» формиро-
вать отчеты и стандартные документы по результатам расчета. Она позволяет
создавать следующие документы:
- списки сотрудников организации;
- прием на работу в организацию;
- кадровое перемещение организации;
- увольнение из организации;
- трудовые договора;
- перемещение сотрудников организации;
- договоры на выполнение работ;
- отпуска;
- командировки;
- неявки и болезни;
- отпуска по уходу за ребенком;
- личная карточка и др.
Гарант – комплекс услуг на основе системы информационно-правового
обеспечения, разрабатываемой ООО «Научно-производственное предприятие
«Гарант-сервис», первая массовая коммерческая справочная правовая система в
России (выпускается с 1990 года)
28
.
В настоящее время система Гарант включает в себя более 3,85 миллио-
нов документов: актов органов власти, материалов судебной и арбитражной
практики, международных договоров, проектов законов, комментариев к зако-
нодательству, форм бухгалтерской и статистической отчётности, экономиче-
ских и юридических терминов, экономической и справочной информации. Раз-
28
http://dic.academic.ru/dic.nsf/ruwike/164044
75
работаны специальные предложения для бухгалтеров, юристов, руководителей,
кадровиков, банковских работников, а также строительных, фармацевтических
и медицинских организаций.
По договорам с федеральными и региональными органами власти новые
документы поступают в электронные базы СПС Гарант. Еженедельное попол-
нение составляет около 8 тысяч документов. Информационные блоки по зако-
нодательству субъектов Российской Федерации разрабатываются и поддержи-
ваются региональными партнёрами.
Электронные тексты полностью соответствуют официальным и снаб-
жаются соответствующими комментариями, справками, схемами, связаны ги-
перссылками. Имеется версия системы на английском языке.
В СПС Гарант реализованы разнообразные виды поиска документов и
информации:
- базовый (быстрый поиск);
- по реквизитам (по типу документа, по органу или источнику опублико-
вания, по разделу или теме, по дате, по номеру, по заголовку и др.);
- по энциклопедии ситуаций;
- по толковому словарю;
- по классификатору.
Так же можно найти текст документа, действовавший в тот или иной
момент времени.
В организации ООО «Сервисный центр «Прогресс» в планово-
экономической группе специалистом по кадрам программа Гарант использует-
ся для решения вопросов трудового законодательства, трудовых отношений и
гражданского законодательства.
Перечень льготных профессий – это законодательно утвержденные
списки профессий, дающих право на переделённые льготы. В основу перечня
льготных профессий лег критерий – характер и уровень воздействия на орга-
низм работника вредных факторов (шумовых, физических, химических, клима-