76
тических и др.), которые могут возникать в технологических и производствен-
ных процессах.
Перечень льготных профессий служит для подготовки перечней для
дальнейших их передачи в Пенсионный фонд России.
Данный вид документов никак не регламентирован законодательно, а
является лишь требованием Пенсионного фонда.
В ООО «Сервисный центр «Прогресс» для работников, занятых во вред-
ных и (или) опасных условиях труда, предоставляется ежегодный дополнитель-
ный оплачиваемый отпуск 7 календарных дней, и денежная компенсация в раз-
мере 4% от оклада за фактически отработанное время в соответствии с коллек-
тивным договором на основании специальной оценки условий труда.
Консультант Плюс – компьютерная справочная правовая система в Рос-
сии которая содержит свыше 102 миллионов документов по состоянию на ян-
варь 2017 год. Широко используется юристами, бухгалтерами, кадровыми спе-
циалистами, руководителями организации, специалистами госорганов, учёными
и др.
Справочно-правовая система Консультант Плюс – полезный и надежный
помощник для специалистов. С помощью этой программы в ООО «Сервисный
центр «Прогресс» осуществляется поиск документов.
В ООО «Сервисный центр «Прогресс» кадровый работник использует в
своей работе информацию о трудовом законодательстве, трудовых отношениях
и гражданском законодательстве.
Консультант Плюс – это уникальный эффективный инструмент для по-
иска и анализа документов. Кадровик организации с легкостью сможет найти
нужные документы, формы, а также ссылки на основополагающие документы.
Возможности справочной системы Консультант Плюс:
- добывание, хранение и систематизация вышедших и выходящих доку-
ментов;
- быстрый поиск нужного документа в нужный момент времени;
- получение новых документов, измерений и дополнение в старые.
77
В справочной системе Консультант Плюс применяются технологии:
- многоуровневый рубрикатор, базирующийся на общеправовом класси-
фикаторе отраслей законодательства;
- папки документов, в которых пользователь может сохранять подборки
документов, например, по тематикам, производить их объединение или пересе-
чение;
- гипертекстовые ссылки – позволяют отслеживать взаимосвязи между
документами и их редакциями.
Среди преимуществ, которые дает правовая система Консультант Плюс,
тремя основными можно назвать следующие:
1) Правовая система Консультант Плюс выводит компании на лиди-
рующие позиции в секторе рынка;
2) Система Консультант Плюс позволяет избежать многих ошибок в
бизнесе;
3) Консультант Плюс значительно экономит бюджет организаций.
Основные достоинства СПС Консультант Плюс:
1. Крупнейший информационный массив.
2. Оперативно и достоверно.
3. Надёжная технология.
4. Качественный сервис.
5. Сотрудничество с корпорацией Microsoft.
От сюда следует, что СПС Консультант Плюс является надежным по-
мощником в решении многих задач и профессиональных вопросов.
Можно сделать вывод, что системы автоматизации делопроизводства
предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, реша-
ющих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой
для всех сотрудников предприятия дисциплины работ с офисной и производ-
ственной информацией. В результате при внедрении систем электронного де-
лопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами
78
организации, выявляются её резервы и перспективы роста укрепления позиций
на рынке.
3.2 Рекомендации по улучшению организации документообо-
рота в кадровой службе ООО «Сервисный центр «Прогресс»
Главное назначение кадровой службы состоит в том, чтобы не только
руководствоваться в осуществлении кадровой политики интересами предприя-
тия, но и действовать с учётом трудового законодательства, реализации соци-
альных программ, принятых как на федеральном, так и на территориальном
уровне.
В результате анализа системы документационного обеспечения ООО
«Сервисный центр «Прогресс» мной были выявлены некоторые недостатки, ко-
торые определили основные направления совершенствования документооборо-
та.
Так как ООО «Сервисный центр «Прогресс» находиться в структуре от
Госкорпорации «Росатом», то для улучшения его деятельности документообо-
рота и делопроизводства рекомендуется применять производственную систему
«Росатом» (ПСР) система 5С.
Система определяет принципы организации рабочего места: хранение
документации на рабочих местах и в персональных компьютерах работников,
размещение предметов и офисной техники, визуализация рабочего простран-
ства.
В системе ПСР 5С применяют следующие термины с соответствующи-
ми определениями:
1) Производственная система «Росатом» - методически целостный от-
раслевой комплекс взаимосвязанных производственных процессов, в которых
действия, не создающие ценность, сведены к минимуму в результате последо-
вательных улучшений при помощи принципов, правил, инструментов и мето-
дов.
29
2) Делопроизводство (документационное обеспечение управления) –
29
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
79
отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организа-
цию работы с официальными документами.
28
3) Документ (документированная информация) – зафиксированная на
материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими её инфи-
цировать.
28
4) Организация работы с документами – организация документообо-
рота, хранения и использования документов в текущей деятельности организа-
ции.
28
5) Официальный документ – документ, созданный юридическим или
физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном поряд-
ке.
28
6) Регистрация документа – запись учётных данных о документе по
установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или полу-
чения.
28
7) Система 5С – совокупность организационно-технических меропри-
ятий по рациональной организации рабочих мест, обеспечивающей безопас-
ность работы, рост производительности труда, повышение количества продук-
ции.
8) Текущее (оперативное) хранение документов – комплекс мероприя-
тий по их рациональному размещению и учёту, контролю за их движением и
физическим состоянием, выдаче во временное пользование, а также по обеспе-
чению их сохранности в процессе обращения с момента группировки докумен-
тов в дела до передачи на архивное хранение.
9) Электронный документ – документ, в котором информация пред-
ставлена в электронно-цифровой форме (Федеральный закон от 10 января 2002
г. № 1-ФЗ)
Система 5С в офисе представляет собой совокупность организационно-
технических мероприятий по рациональной организации рабочих мест, обеспе-
чивающую безопасность работы и рост производительности труда.
Основными целями системы 5С являются:
80
- эффективное использование рабочего места, рабочего пространства;
- предотвращение потери времени для поиска нужных предметов, доку-
ментов;
- устранение помех в работе;
- сокращение ненужных запасов;
- улучшение санитарно-гигиенических условий;
- создание комфортных условий работы.
Система получила название от первых букв пяти русских слов: сорти-
руй, соблюдай порядок, содержи в чистоте, стандартизуй, совершенствуй. Схе-
ма системы представлена на рисунке 6.
Рисунок 6 – Система 5С. Лестница создания эффективного
рабочего места
Система устанавливает принципы (шаги), выполнение которых направ-
лено на создание оптимальных условий выполнения операций, поддержание
порядка, чистоты, аккуратности, экономии времени и энергии для повышения
производительности, предотвращения несчастных случаев, снижения загрязне-
ния окружающей среды.
Систематизация бумажных документов.
5. Совершенствование порядка,
стимулирование его поддержание
4. Стандартизация процедуры
поддержания чистоты и порядка
3. Содержание рабочего места
в чистоте
2. Соблюдение порядка: опреде-
ление для каждой вещи своего
места
1. Сортировка избавление
от всего ненужного
81
Рекомендуется располагать папки группами по категориям. Для просто-
ты поиска необходимо применять цветовую гамму. Ненужные, но требующиеся
для ежедневной работы документы должны быть сданы в архив.
Прежде чем разместить документы или папки с документами на стелла-
же, необходимо составить их полный перечень с учётом соответствующей кате-
гории или цвета.
Для визуального определения наличия всех папок на полке можно нане-
сти на торцы стоящих папок по диагонали цветную линию. Возможно, после-
довательно пронумеровать папки и указать соответствующий номер на мете
расположения папки.
Шкаф для хранения документов должен иметь номер и ФИО ответ-
ственного лица за поддержанием порядка.
Систематизация компьютерных файлов.
Можно воспользоваться свойством компьютерного сортировщика и
отобрать все документы, которым больше года. В идеале их стоит переписать
на отдельный внешний накопитель (или сетевой ресурс) и удалить из памяти.
Определение нужности документов.
Создание тематических папок и их заголовки. Название папок должны
максимально четко и однозначно отражать суть собранной информации.
При систематизации компьютерных файлов рекомендуется создание та-
кого количества папок, которое позволит разложить собранные документы не
только по общим темам, но и по разделам и подразделениям.
Контроль и отчетность по системе 5С.
Руководители подразделений обязаны один раз в неделю делать провер-
ки рабочих мест своих сотрудников и проставлять оценки (баллы) по 5 бальной
системе, где 1 – плохо, 5 – отлично. Критерии оценки системы 5С представле-
ны в приложении 5.
На протяжении трех месяцев, раз в неделю я делала проверку рабочего
места кадрового работника и по критериям оценки системы 5С, результаты
представлены в таблице 7, проставила оценки по 5 бальной системе и по ре-
82
зультатам проверки вывела среднеарифметическую оценку за месяц, которые
заносила на график внедрения системы 5С. График представлен на рисунке 7.
Таблица 7
Результаты оценки ПСР системы 5С за три месяца
Этапы
№
Оценка (баллы)
Апрель
Май
Июнь
1
нед.
2
нед.
3
нед.
4
нед.
Ито-
го
1
нед.
2
нед.
3
нед.
4
нед.
5
нед.
Ито-
го
1
нед.
2
нед.
3
нед.
4
нед.
5
нед.
Ито-
го
«1С»
1
5
4
5
4
4,5
5
4
5
4
5
4,6
4
5
4
5
4
4,4
2
4
5
4
5
4,5
4
5
4
5
4
4,4
5
4
5
4
5
4,6
«2С»
1
5
5
4
4
4,5
5
5
4
4
5
4,6
5
4
4
5
5
4,6
2
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
3
4
4
5
5
4,5
4
4
5
5
4
4,4
4
5
5
4
4
4,4
4
4
4
4
5
4,3
5
5
4
4
4
4,4
5
5
5
4
4
4,6
«3С»
1
4
4
4
4
4
4
4
5
4
4
4,2
5
5
4
5
5
4,8
2
5
5
5
5
5
4
4
4
4
4
4
5
4
5
4
5
4,6
3
4
4
4
4
4
5
5
5
5
5
5
4
5
4
5
4
4,4
4
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
«4С»
1
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
2
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
«5С»
1
1
2
1
2
1,5
1
2
1
2
1
1,4
2
1
2
1
2
1,6
2
3
3
4
3
3,3
4
3
4
3
4
3,6
3
4
3
3
4
3,4
Рисунок 7 – График внедрения системы 5С с начала года
4
3,714285714
4,1
5
1,00
1,20
1,40
1,60
1,80
2,00
2,20
2,40
2,60
2,80
3,00
3,20
3,40
3,60
3,80
4,00
4,20
4,40
4,60
4,80
5,00
Апрель Май Июнь
Оценка
Кабинет №1
Текущая оценка Цель 2018 года
83
Данный график позволит отследить динамику достижения цели по ме-
сяцам.
Информация о проведении аудита системы 5С должна быть размещена
на информационной доске на видно месте. В организации ООО «Сервисный
центр «Прогресс» такая информация на информационно доске отсутствует.
В ООО «Сервисный центр «Прогресс» система 5С не применяется. Для
улучшения организации документооборота в кадровой службе рекомендуется
применять эту систему регулярно, в полном объеме, отслеживать и улучшать
показатели.
84
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Документооборот является важной частью любой организации.
Движение документов в организации предопределено его управленче-
ским процессом.
Анализ документооборота, особенно если это касается документации
отдела кадров, предполагает тщательное и всестороннее исследование органи-
зационной структуры управления, в том числе:
- исследование должностных инструкций, как сотрудников организации,
так и её руководителей;
- исследование штатного расписания;
- исследование положений об организации.
Все это сделает возможным правильное определение типа делопроиз-
водства, анализ распределения обязанностей между управляющими структура-
ми, изучения взаимосвязи всевозможных уровней и ступеней производства и
управления.
В первой главе, данной выпускной квалификационной работе рассмот-
рены общие понятия и значения кадрового документооборота, нормативно-
информационная характеристика и классификация кадровой деятельности в
любой организации.
Даётся определение документу, определяются его функции. Так же да-
ётся ряд определений документообороту.
Рассматриваются документы, акты и приказы, проходящие через кадро-
вую службу организации.
Описывается формирование базы нормативных документов для органи-
зации и методам работы кадровой службы.
Во второй главе производится анализ и оценка организации кадрового
документооборота в ООО «Сервисный центр «Прогресс».
Здесь представлена общая характеристика организации и её структура.
Деятельность организации. Действующий режим работы. Вредные условия
труда.
85
Проведен анализ и расчет движения персонала.
Рассмотрено движение документов в организации.
В третьей главе предлагается вариант совершенствования организации
кадрового документооборота в ООО «Сервисный цент «Прогресс».
В данной выпускной квалификационной работе были решены основные
задачи:
- изучены сущности и значения документооборота в целом;
- рассмотрена организация документооборота в кадровой службе любой
организации;
- ознакомилась с деятельностью организации ООО «Сервисный центр
«Прогресс»;
- проанализировала состав, структуру и движение кадров в организации
ООО «Сервисный центр «Прогресс»;
- исследовала документооборот в организации ООО «Сервисный центр
«Прогресс»;
- разработала рекомендации по улучшению организации документообо-
рота в кадровой службе ООО «Сервисный центр «Прогресс».
В первой главе
Анализ кадрового документооборота в организации ООО «Сервисный
центр «Прогресс» показал, что организация документационной деятель-
ности предприятия ведется на достаточно высоком уровне.
Так же в процессе анализа организации были выявлены не значительные
нарушения.
Для более организованного хранения документов и надлежащего поряд-
ка в кадровом учете необходимо использовать производственную систему «Ро-
сатом» (ПСР) 5С. Других нарушений в ходе анализа организации выявлено не
было.
Руководство ООО «Сервисный центр «Прогресс» приняло во внимание
рекомендации по улучшению кадрового документооборота, указанные в данной
выпускной квалификационной работе.