16
документов. В данном Постановлении утверждены унифицированные формы
первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Они входят в
Унифицированную систему первичной учетной документации (УСПУД).
Унифицированные формы, согласно Постановлению №1
11
,
распространяются на все организации, которые осуществляют деятельность на
территории Российской Федерации.
С точки зрения учёта, хозяйственными операциями являются:
- прием;
- перевод;
- отпуск;
- командировка;
- материальное поощрение;
- увольнение.
В результате совершения данных операций бухгалтером производятся
соответствующие выплаты. Расходы по ним бухгалтерия должны быть
обоснованы в соответствии с принятыми к учету документами. Подлинники
этих документов принимают к учету только в том случае, если они составлены
по форме, которая содержится в альбомах унифицированных форм первичной
учетной документации, утвержденных Госкомстатом Российской Федерации по
согласованию с Министерством Финансов и Министерством Экономического
Развития РФ.
Если работодатель составляет приказ в произвольной форме, то он не
нарушает трудового законодательства и прав работника, если в данном док
ументе будут присутствовать необходимые реквизиты, распоряжения будут
сформулированы правильно и полностью, а работника в установленные сроки
ознакомят с приказом (распоряжением). Однако это будет грубым нарушением
правил учёта доходов, расходов и объектов налогообложения, а чтобы избежать
11
Постановление Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 г. №1 "Об утверждении унифицированных
форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"
17
проблем с налоговой инспекцией, лучше использовать унифицированную фо
рму, чем составлять приказ в свободной форме.
В соответствии с Постановлением Госкомстата Российской Федерации
от 24 марта 1999 г. №20 «Об утверждении порядка применения
унифицированных форм первичной учетной документации» в
унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по
учету кассовых операций), предприятие при необходимости имеет право
вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты, которые
утверждены Госкомстатом РФ унифицированных форм первичной учетной
документации, остаются без изменения (включая код, номер формы, название
документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не
допускается.
Внесенные изменения оформляются соответствующим организационно
– распорядительным документом организации.
Форматы бланков, которые указаны в альбомах унифицированных форм
первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и в них могут
вноситься изменения.
При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных
форм первичной учетной документации, допускается вносить изменения в
части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей,
включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для
удобства размещения и обработки требуемой информации.
Некоторые предприятия недооценивают важность соблюдения норм
трудового законодательства и требований к ведению кадрового
документооборота. Ответственность за неправильное документирование
трудовых отношений установлена законодательно. Так, лица, признанные
виновными в нарушении трудового законодательства, в том числе и при
ведении кадрового документооборота, могут привлекаться к следующим видам
ответственности:
материальной;
18
дисциплинарной;
гражданско-правовой;
административной;
уголовной.
12
Недопустимыми являются как отсутствие кадровой документации,
которая отражала бы трудовую деятельность и подтверждала бы трудовой стаж
работника, необходимый для начисления пенсии, так и ее ведение с
нарушениями требований ТК РФ и других законов и подзаконных актов.
Отсутствие обязательных кадровых документов, наличие которых
установлено в Трудовом Кодексе Российской Федерации, относится к
нарушению законодательства о труде. Соответственно, если субъект
предпринимательской деятельности, к примеру, не заключает трудовые
договоры с работниками или не ведет трудовые книжки, нарушая тем самым
трудовое законодательство, то следствием этого может явиться ответственность
в соответствии с Кодексом об Административных Правонарушениях
Российской Федерации. Так, согласно статье 5.27 КоАП РФ, нарушение
законодательства о труде и об охране труда влечет наложение
административного штрафа на должностных лиц в размере от одной до пяти
тысяч рублей; на юридических лиц – от тридцати до пятидесяти тысяч рублей
или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток. А за
нарушение законодательства о труде и его охране должностным лицом, которое
ранее было подвергнуто административному наказанию за аналогичное
нарушение, наступает ответственность в виде дисквалификации на срок от года
до 3 лет.
Часто ошибки, допущенные в оформлении кадровой документации,
также могут быть квалифицированы контролирующими и судебными органами
как нарушение трудовых прав работников. За это работодатель может быть
привлечен как к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ,
12
Трудовой Кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 №197-ФЗ (ред. От 03.07.2016) (с изм. и доп., вступ. в
силу с 01.01.2017) ст.419 // СПС Консультант-Плюс
19
так и к материальной ответственности – в случае, если в результате
допущенных им ошибок, например, внесения в трудовую книжку неправильной
или не соответствующей законодательству формулировки причины
увольнения, работник лишился возможности устроиться на новое место
работы.
Статья 13.20 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение
правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных
документов. К таким документам относятся в основном кадровые документы –
трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и
другое. Подобное правонарушение влечет предупреждение или наложение
административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 рублей, а на
должностных лиц – от 300 до 500 рублей.
Лица, которые виновны в нарушении норм, регулирующих получение,
обработку и защиту персональных данных работника, могут быть привлечены к
дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном
Трудовым Кодексом Российской Федерации и прочими федеральными
законами, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной
ответственности в порядке, установленном федеральными законами.
13
Итак, подведу небольшие итоги по вышесказанному:
- существует ряд обязательных кадровых документов, которые должны
быть в наличии на предприятии. Присутствие таких документов
предусмотривается Трудовым Кодексом Российской Федерации и прочими
правовыми актами;
- за отсутствие, несоответственное ведение и/или хранение кадровых
документов организацию могут привлечь к гражданско-правовой,
материальной, административной и даже уголовной ответственности в
соответствии с действующими законодательствами Российской Федерации.
13
Трудовой Кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 №197-ФЗ (ред. От 03.07.2016) (с изм. и доп., вступ. в
силу с 01.01.2017) ст.90 // СПС Консультант-Плюс
20
Многие организации прибегают к использованию различных систем
автоматического (компьютерного) программирования кадрового документооб
орота. Это связано с тем, что быстро развиваются отрасли хозяйственной
деятельности и внедряются новые технологии. Такие системы обладают рядом
преимуществ, которые привлекают внимание со стороны представителей
организаций, особенно предприятий с большой численностью штата.
Некоторые из этих преимуществ:
- поддержка неограниченного количества состояний документов;
- гибкая система настройки визирования, в том числе для каждого
состояния;
- возможность задания маршрута движения документов;
- справочники резолюций и виз, визирующих лиц, утверждающих лиц;
- система оповещений о поступивших на подпись приказах;
- рассылка оповещений по электронной почте об этапах прохождения и
согласования документов;
- поддержка индивидуальных и групповых приказов;
- разграничение прав доступа на просмотр и редактирование, вплоть до
каждого атрибута;
- наличие журналов приказов, общего журнала электронных
документов;
- наличие печатных форм приказов, созданных на основе шаблонов в
различных приложениях;
- полный набор функций для быстрого поиска по заданным критериям.
1.2 Нормативно-информационная характеристика и классификация
кадровой документации
Классификация документов в делопроизводстве – это необходимая
система документооборота, когда всё находится на своем месте – по срокам и
надобности.
С документами кадровый специалист работает каждый день, например, с
входящей и исходящей документацией. Все документы необходимо
21
упорядочивать и наводить порядок в делах, чтобы в определенных случаях не
работник отдела кадров, а другой заинтересованный сотрудник смог быстро
найти нужный документ.
Приказы, акты, справки, заявления, договоры – все эти документы
проходят через отдел кадров компании. Внутри предприятия должен
существовать четкий порядок, по которому каждый из документов имеет свое
строго определенное место в системе организационного документооборота.
Внутренние документы организации, с которыми имеют дело
сотрудники кадровых служб, можно разделить на 6 основных групп:
- местные нормативные акты;
- распорядительные документы;
- документы, подтверждающие трудовую деятельность работника;
- информационно-расчетные документы;
- официальная внутренняя переписка;
- журналы/книги учета и регистрации документов.
В своей работе я дам общую характеристику каждой из названных групп
внутренних документов организации.
Первая группа — локальные нормативные акты.
Это документы, содержащие нормы трудового права, которые приним
ает работодатель в пределах своей компетенции в соответствии с законами и
иными нормативными правовыми актами, коллективным договором,
соглашениями.
14
Местные нормативные акты определяют общие принципы работы фи
рмы. В них устанавливается режим труда и отдыха сотрудников, их должнос
тные функции, система оплаты труда и премирования, основные права и обяза
нности сторон трудового договора.
Разрабатываются эти документы в соответствии с действующим
трудовым законодательством. Если локальный акт устанавливает для
14
Трудовой Кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 №197-ФЗ (ред. От 03.07.2016) (с изм. и доп., вступ. в
силу с 01.01.2017) ст.8 // СПС Консультант-Плюс
22
работников дисциплинарное наказание, которого нет в Трудовом кодексе
(например, штраф или лишение права на отпуск), то такое наказание будет
считаться незаконным.
К локальным нормативным актам относят положения, порядки, инс
трукции и прочее. При этом по некоторым признакам локальный нормативный
акт можно разделить на различные виды, которые представлены на рисунке 1.
Рисунок 1 – Виды локальных нормативных актов
К обязательным относятся локальные нормативные акты, наличия
которых требует трудовое законодательство, в частности:
- правила внутреннего трудового распорядка [ч. 4 ст. 189 ТК РФ];
- документ, устанавливающий систему оплаты труда (положение об
оплате труда) [ч. 4 ст. 135 ТК РФ];
- документ, определяющий порядок аттестации [ч. 2 ст. 81 ТК РФ];
- документ, регламентирующий порядок хранения и использования
персональных данных работников, например, положение о персональных
данных работников [п. 8 ст. 86 ТК РФ];
- акт, содержащий перечень должностей работников с ненормированным
23
рабочим днем (к примеру, положение о ненормированном рабочем дне),
если работникам организации трудовым договором установлен такой режим
[ст. 57, 101 ТК РФ];
- акт, который предусматривает разделение рабочего дня на части [ст.
105 ТК РФ];
- акт, устанавливающий порядок и условия прохождения работниками
подготовки или получения дополнительного профессионального образования,
если работодатель принимает решение о необходимости направления
работников на учебу, переобучение или повышение квалификации [ч. 2 ст. 196
ТК РФ];
Нормы о режимах рабочего времени могут быть утверждены отдельным
документом либо включены в правила внутреннего трудового распорядка.
- правила и инструкции по охране труда [ч. 2 ст. 212 ТК РФ];
- уставы и положения о дисциплине, введенные федеральными законами
[ч. 5 ст. 189 ТК РФ].
Помимо обязательных местных нормативных актов, по желанию раб
отодателя в организации могут быть разработаны собственные локальные
нормативные акты, не предусмотренные законодательством. Например,
положение о добровольном медицинском страховании.
Вместо того, чтобы создавать отдельные локальные нормативные акты,
можно включить в соглашения, коллективные или трудовые договоры те или
иные положения, например, о конкретных размерах платы за сверхурочную
работу [ст. 152 ТК РФ].
Вторая группа — распорядительные документы.
Это документы, в которых зафиксированы решения административных и
организационных вопросов деятельности предприятия.
15
Распорядительными документами регулируется и координируется де
ятельность, они позволяют органу управления обеспечить реализацию
поставленных перед ними задач.
16
15
Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.
24
Руководство любой фирмы наделено правом осуществлять
исполнительно-распорядительную деятельность и издавать распорядительные
документы независимо от организационно-правовой формы, характера и
содержания деятельности, структуры и других факторов.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз
по системе управления: от управляющего органа к управляемому; от
руководителя организации к структурным подразделениям и работникам.
Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.
В юридическом плане распорядительные документы относятся к
правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные
предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний
проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются
возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются
конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или
работники; они являются юридическими фактами, вызывающими
возникновение конкретных административно-правовых отношений.
С учетом
сферы деятельности предприятия, распорядительные документы делятся на:
- правовые акты государственного уровня – акты, издаваемые Президе
нтом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации,
органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами,
агентствами, службами и др.);
- правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федер
ации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы
и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также территориальных
образований;
- правовые акты организаций, учреждений, предприятий.
17
Основанием для издания распорядительного документа может быть:
16
Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.:
ИНФРА-М, 2002. 592 с.
17
Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.:
ИНФРА-М, 2002. 592 с.
25
- необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных
правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее
принятых решений данной организации;
- необходимость осуществления собственной исполнительно-
распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами орган
изации.
18
Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими
органами управления.
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все
распорядительные документы делятся на 2 группы:
- документы, издаваемые условиях в коллегиальности ;
- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений .
К распорядительной документации можно отнести:
- постановления;
- решения;
- приказы;
- распоряжения;
- указания.
На рисунке 2 представлена общая схема распределения
распорядительных документов в зависимости от порядка разрешения,
рассматриваемых в них вопросов.
18
Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.:
ИНФРА-М, 2002. 592 с.