26
Рисунок 2 – Классификация распорядительных документов
Третья группа — документы, которые подтверждают трудовую
деятельность работника.
Трудовая книжка установленного образца является главным
документом, способным подтвердить периоды работы по трудовому договору,
периоды государственной гражданской или муниципальной службы, периоды
исполнения полномочий членом (депутатом) Совета Федерации Федерального
Собрания Российской Федерации, депутатом Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации, периоды замещения других
государственных должностей Российской Федерации, государственных
должностей субъектов Российской Федерации, а также муниципальных
должностей, замещаемых на постоянной основе.
При отсутствии трудовой книжки, а также в случае, когда в трудовой
книжке содержатся неверные и неточные сведения либо отсутствуют записи об
отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются
письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым
законодательством, действующим на день возникновения соответствующих
правоотношений, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими
27
государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые
счета и ведомости на выдачу заработной платы.
19
Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально
точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж. Дело в том, что стаж
(общий трудовой или страховой) имеет значение, как для будущего пенсионн
ого обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по временной
нетрудоспособности в период работы.
На основании копий приказов других работодателей в трудовую книжку
работника вносятся записи о совместительстве, а также оформляется дубликат
трудовой книжки.
Четвертая группа — информационно-расчетные документы.
Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для
учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации,
связанной с их трудовой деятельностью. К ним относят:
- личную карточку работника;
- штатное расписание;
- табель учета рабочего времени;
- личное дело работника;
- расчетная ведомость (форма Т-51) и платежная ведомость (форма Т-53)
или расчетно-платежная ведомость (форма Т-49);
- записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60);
- записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с
работником (форма Т-61);
- расчетные листки на выплату заработной платы работникам;
- листки о временной нетрудоспособности;
- письменные уведомления работодателем работников о времени начала
отпуска;
19
Приказ Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91 (ред. от 15.11.2016) "Об утверждении Правил под-
счета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособно-
сти, по беременности и родам" (Зарегистрировано в Минюсте России 14.03.2007 N 9103) // СПС Консультант-
Плюс
28
- уведомления работников (об истечении срока трудового договора, о
прекращении трудового договора в течение испытательного срока, о
предстоящем увольнении в связи с ликвидацией или сокращением штата и др.)
и подтверждения о получении таких уведомлений;
- командировочные документы:
- командировочные удостоверения работников (форма Т-10);
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его
выполнении (форма Т-11).
Форма многих из этих документов является унифицированной.
Пятая группа — официальная внутренняя переписка.
На предприятиях в рамках производственного процесса сотрудники
ведут между собой внутреннюю переписку. Они пишут заявления,
информируют друг друга с помощью уведомлений о ходе проделанной работы
или о том, как нужно ее выполнять. Нередко внутренняя переписка обладает
высокой важностью и в связи с этим должна иметь юридическую силу.
Чтобы документ имел юридическую силу, необходимо соблюсти сл
едующие правила:
- работодатель при создании документа внутренней переписки должен
придерживаться действующих законодательных норм;
- работник имеет право издавать документ только в пределах собстве
нной компетенции;
- работодатель обязан соблюдать правила составления и оформления
документов, а также ознакомления с ними работников (при необходимости).
Реквизиты, которые придают документу юридическую силу.
Обязательный состав реквизитов, который придает создаваемым
документам юридическую силу:
1. Автор документа (наименование организации, учреждения,
предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-
правовой формы). Альтернативой может быть печать документа на фирменном
бланке.
29
2. Название документа (приказ, положение и т.д.).
3. Дата создания документа, его утверждения, вступления в силу.
4. Регистрационный индекс (номер) данного документа в соответствии с
принятой в компании системой регистрации.
5. Текст (содержание), по сути, точно соответствующий его названию.
6. Подпись руководителя организации или уполномоченного им
ответственного лица. Подпись руководителя может быть проставлена в
нескольких видах, в частности:
6.1. Прямая подпись (как под приказами в унифицированных формах – с
указанием должности, расшифровки подписи и самой подписи).
6.2. Прямой гриф утверждения за подписью руководителя (или уполн
омоченного на то должностного лица) данной организации.
6.3. Косвенный гриф утверждения, опосредованный, например, через
утверждение приказом. Такой гриф проставляется, как правило, на верхней заг
оловочной части документа с правой стороны (как в унифицированной форме
Т-3 – Штатном расписании).
6.4. В виде резолюции руководителя, например, на заявлении работника.
Резолюция обязательно должна содержать четыре составные части: получатель
резолюции, само распорядительное действие или указание, подпись
руководителя и дата простановки резолюции.
7. Визы согласования для тех видов документов, которые без таких виз
не будут иметь полной юридической силы. Например, визы согласования с
первичным профсоюзным органом, учет мнения представительного органа,
согласование с юристом, с главным бухгалтером и т.д. Документы, требующие
согласования, определяются требованиями текущего законодательства, унифиц
ированными формами и внутренними локальными нормативными актами
самой организации, в частности инструкцией по делопроизводству или
положениями по отделам и т.д. (в случае их наличия).
30
7.1. Указание на документ, который подтверждает согласование
(унифицированная форма Т-7). Гриф согласования проставляется в нижней
оформляющей части с левой стороны.
7.2. Указание формулировки, подтверждающей взаимодействие, дол
жность лица или лиц, с которыми производилось согласование,
подпись/подписи, их расшифровки и даты согласования. Виза согласования
проставляется в нижней оформляющей части документа или на любом
свободном месте.
8. Визы ознакомления обязаны стоять под всеми кадровыми приказами и
другими документами, какие по сути своей должны быть донесены до
определенного круга работников. Данный реквизит включает в себя также
собственноручное проставление даты ознакомления сотрудниками под
подписываемым документом. Виза ознакомления проставляется в нижней
оформляющей части документа по центру или с левой стороны.
Унифицированные формы, какие разработаны Госкомстатом, построены
с учетом придания документам юридической силы и содержат все указанные
реквизиты (хотя есть и исключения, к примеру, личная карточка работника –
унифицированная форма Т-2 не охватывает регистрационного номера, так как
данные бумаги хранятся не по хронологии, а по алфавиту).
Внутренняя переписка в организации решает следующие задачи:
1. Письменное представление и документирование мнения, просьбы,
предложения одной из сторон, работодателя или работника, или являет собой
характер информирования 2-ой стороны.
2. Является неотъемлемым звеном в процедуре расторжения трудового
договора, перевода работников, оформления отпуска и других кадровых проц
едур.
3. Служит нужным документальным подтверждениемпри рассмотрении
трудового спора.
Для того чтобы внутренняя переписка исполняла все вышеперечисле
нные задачи, необходимо соблюсти последующие условия:
31
1. Документ обязан быть верно оформлен, с наличием всех нужных для
него реквизитов.
2. Документ обязан иметь регистрационный номер по журналу учета
входящей и исходящей документации.
3. На этот документ обязан быть дан официальный ответ стороны-
получателя. Например, в виде резолюции.
4. Документ обязан храниться с учетом постановленных архивных
требований.
Наиболее часто работник ведет внутреннюю переписку с помощью
заявлений, служебных и докладных записок, а наниматель – в виде
уведомлений. Документы внутренней переписки оформляются, если нужно
обмениваться официальными сообщениями не только между работниками, но и
также между начальниками подразделений и работниками, начальниками
одних подразделений и остальных и т.д.
Если работник распечатает электронное сообщение, а должностное лицо
их зарегистрирует, то внутренней переписке разрешено придать юридическую
силу. В качестве рабочего общения в организации нужно закрепить конкретно
внутреннюю переписку, а также назначить периодичность проверки данных
сообщений.
Шестая группа журналы (книги) учет и регистрации документов.
Журналы учета и регистрации документов нужны:
- для регистрации документов и присвоения им порядковых номеров
(обязательных реквизитов любого документа);
- организации учета сотрудников и их движения (приемов на работу,
переводов, отпусков, увольнений);
- организации учета документов, какие выдаются работникам под ра
списку и не хранятся в организации (удостоверения, справки);
- облегчения поиска необходимых документов.
Записи в журнал или книгу регистрации трудовых соглашений вносит
работник отдела кадров последовательно по мере подписания соглашений.
32
После регистрации соглашения один экземпляр передается на руки работнику,
о чем он подписывается в соответствующей графе регистрационной формы, а 2-
ой экземпляр включается в личное дело работника (если на предприятии не
ведутся личные дела, то в отдельное дело). В отдельной графе книги
указываются причины прекращения соглашения (окончание срока действия,
увольнение работника по другим причинам, заключение нового соглашения и
др.).
В Постановлении министра труда России от 10 октября 2003 г. № 69
утверждена форма учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В
графе 8 книги учёта нужно указывать название места работы – не лишь
структурного подразделения, в которое принят работник, но и название самого
предприятия. Это позволит отобразить изменения названия предприятия, если
таковые произойдут в будущем.
Необходимо буквально указывать серии и номера трудовых книжек и
вкладышей в них. В новейших бланках трудовых книжек и вкладышей в них
отсутствует серия как таковая, поэтому указывается буквенный код,
предшествующий номеру (ТК или *ТК).
Форма книги учета трудовых книжек не приспособлена для учета дубли-
катов трудовой книжки. Тем не менее данная операция обязана быть отражена
в регистрационной форме, а пояснение о том, что имело место оформление
дубликата, приводится в скобках в графе 6. Если дубликат оформлялся в связи с
потерей трудовой книжки, то можно сориентировать номер записи о приеме
трудовой книжки из предшествующей книги учета трудовых книжек. Так же
решается вопрос с отражением операции по заполнению бланка вкладыша в
трудовую книжку, хотя символ «*» и серия бланка разрешают
идентифицировать вкладыш.
Данная регистрационная форма не позволяет отразить процесс отпра
вления трудовой книжки по почте с согласия работника. В этом случае в графе
12 может быть указана или дата направления трудовой книжки по почте, или
дата ее получения по почте работником (согласно уведомлению о вручении). В
33
графе 13 приводится объяснение, что трудовая книжка направлена работнику
по почте, и указываются реквизиты заявления сотрудника с просьбой о высы
лке трудовой книжки по почте. Также может быть составление приложения к
книге учета трудовых книжек в виде перечня работников, которым трудовые
книжки в установленном законодательством порядке направлены по почте, а в
графах 12 – 13 разрешено дать ссылки на этот перечень.
На время сохранения невостребованных трудовых книжек в кадровой
службе в данных графах карандашом разрешено проставить отметки, что тр
удовые книжки находятся на хранении в кадровой службе организации, а при
их передаче в архив – отметки, что трудовые книжки переданы в архив
предприятия, и реквизиты передаточного акта.
В журнале учета командировочных удостоверений отображается, когда,
кому и под каким номером было выдано командировочное удостоверение, а
также время пребывания работника в командировке. В журнале учёта
работников, выбывающих и прибывающих в командировки ведется
регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в
командировки на предприятии. Учёт заявлений работников о предоставлении
отпусков исполняется посредством ведения журнала учёта заявлений
работников на предоставление ещё одного отпуска, также ведется учет
приказов о предоставлении очередных отпусков в журнале регистрации
приказов по очередным отпускам.
Совместители и работники, выполняющие работы по договорам подряда
и иным договорам гражданско-правового характера, не включаются в средн
есписочное количество работников, а учитываются в отдельном журнале учёта
совместителей. Работающие по внутреннему совместительству учитываются в
общих документах по учету списочного состава работников предприятия.
Кроме этого, кадровая служба предприятия может применять следу
ющие регистрационные формы:
- журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении
работников;
34
- журнал регистрации служебных заданий;
- журнал регистрации локальных нормативных актов;
- журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении
дисциплинарных взысканий;
- журнал выдачи справок по личному составу;
- журнал учета носителей коммерческой (государственной, служебной)
тайны;
- журнал учета больничных листов;
- журнал регистрации увольнения с работы и др.
1.3 Организация кадровой деятельности
Сама работа кадровой службы обязана быть регламентирована. Для
профессиональной работы кадрового специалиста необходимы законы, инс
трукции и другие бумаги, содержащие нормы рудового права. Поэтому первый
шаг в разработке службы персонала – это создание достаточной базы норм
ативных документов. Данные бумаги представляют собой своего рода
«аппарат» не по управлению работой персонала, а по организации и способам
работы самой кадровой службы. Все бумаги, необходимые в работе отдела
персонала, разрешено разделить на две самостоятельные группы:
В первую группу вступают законодательные и подзаконные акты,
содержащие нормы трудового права и нормы охраны труда. Эти документы
обязательны для выполнения. Их требованиям обязаны подчиняться все: и
работники, и работодатели. За нарушение норм, содержащихся в данных
правовых актах, стороны имеют все шансы быть привлечены к различным
видам юридической ответственности. Кроме того, важно отметить, что
сотрудники кадровой службы обязаны постоянно отслеживать все изменения в
трудовом законодательстве, так как применение норм права, утративших свою
юридическую силу, может привести к непоправимым ошибкам и даже к
привлечению организации к ответственности.
Ко второй группе относятся документы методического характера по
управленческому труду и кадровому делопроизводству. Их главное отличие от
35
документов, входящих в первую группу, в том, что они имеют необязательный
характер. Документы содержат советы, как лучше оформлять кадровые бумаги,
как удобнее осуществить работу с ними. При этом решение о предерживании
этих рекомендаций или действий согласно корпоративным стандартам
применяется самостоятельно.
В своей работе я наиболее детально рассмотрела все указанные группы
документов. В первую очередь документы, представляющие собой
нормативные правовые акты действующего законодательства Российской
Федерации. Необходимо понимать, что все данные акты нужно сначала найти,
затем верно применить, все они разные по своей юридической силе.
«Верховным» актом является Конституция Российской Федерации,
которая закрепляет равную оплату за одинаковый труд, запрещает
дискриминации в трудовых отношениях и воспрещает принудительный труд.
Помимо этого, из содержания ч. 4 ст. 15 Конституции Российской Федерации
следует, что международные договоры, заключенные Российской Федерацией с
иными странами, непременно применяются на территории Российской
Федерации и могут даже возражать действующему федеральному
законодательству. Согласно ст. 2 Договора между Королевством Испания и
Российской Федерацией он используется к отношениям, регулируемым
законодательством о социальном обеспечении обеих договаривающихся
сторон, в том, что относится к:
1) в Российской Федерации:
а) пособиям по временной нетрудоспособности, беременности и родам,
при рождении ребенка, по уходу за ребенком, на погребение;
б) трудовым пенсиям по старости, инвалидности, по случаю утраты
кормильца;
в) социальным пенсиям;
г) пособиям для семей с детьми;
2) в Испании:
а) пособиям по временной нетрудоспособности и материнству;