56
Коп – коэффициент оборота по приему;
Квыб – коэффициент оборота по выбытию.
5) Коэффициент постоянства кадров:
Кп =
, (5)
где, Кп – коэффициент постоянства кадров;
Чн – численность сотрудников на начало анализируемого периода;
Чв – численность сотрудников, выбывших за анализируемый период;
Чср – среднесписочная численность работников за отчетный период.
Таблица 1
Численность персонала на первое число каждого месяца
Месяц
Численность персонала
2015 г.
2016 г.
2017 г.
Январь
8
6
7
Февраль
9
7
8
Март
8
6
7
Апрель
8
7
7
Май
8
6
7
Июнь
8
7
-
Июль
7
6
-
Август
7
6
-
Сентябрь
7
7
-
Октябрь
7
6
-
Ноябрь
7
7
-
Декабрь
7
7
-
Во всех коэффициентах, отражающих в совокупности процесс движения
трудовых ресурсов, используется показатель среднесписочной численности.
Из этого следует что, движение трудовых ресурсов – это распределение,
высвобождение, подготовка и переподготовка трудовых ресурсов, это постоян-
ное изменение количественных и качественных признаков, характеризирующих
ту часть населения, которая выступает носителем рабочей силы.
Я рассмотрела движение трудовых ресурсов ООО «Сервисный центр
«Прогресс» за 2015-2016 гг., они представлены в таблице 2.
57
Таблица 2
Движение трудовых ресурсов ООО «Сервисный центр «Про-
гресс» за 2015-2016 гг.
Показатели
2015 г.
2016 г.
Общее число принятых на работу (чел.)
14
36
Общее число выбывших (чел.)
61
21
Количество уволившихся по собственному желанию,
за нарушение дисциплины и прогулы (чел.)
38
9
Разница между прибывшими и выбывшими (чел.)
-47
15
Среднесписочная численность работников (чел.)
223
200
Из данной таблицы видно, что общее число принятых за рассматривае-
мый период увеличивается с каждым годом, но при этом выбывших по различ-
ным причинам мало. Среднесписочная численность работников говорит о том,
что трудовой коллектив уменьшается: за 1 год состав работников сократился на
23 человека.
Количество работников, состоящее в списочном составе весь отчётный
год составляет:
- в 2015 г. – 223 человека,
- в 2016 г. – 200 человек.
Так же я рассмотрела показатели, характеризующие движение трудовых
ресурсов ООО «Сервисный центр «Прогресс» за 2015-2016 гг. они представле-
ны в таблице 3.
Таблица 3
Движение трудовых ресурсов ООО «Сервисный центр «Про-
гресс» за 2015-2016 гг.
Коэффициент
2015 г.
2016 г.
Интенсивности оборота по приёму
6,28
18
Оборота по выбытию
27,35
10,5
Текучести кадров
472,64
126,23
Замещения
0,23
1,72
Постоянства кадров
0,73
0,9
Расчеты таблицы 3 – Движение трудовых ресурсов ООО «Сервисный
центр «Прогресс».
За 2015 год:
Коп =
% , (1)
58
Квыб =
% , (2)
Кт =
% , (3.1)
Чсрп =
????
????
(3.2)
Кз =
, (4)
Кп =
. (5)
За 2016 год:
Коп =
% , (1)
Квыб =
% , (2)
Кт =
% , (3.1)
Чсрп =
????
????
(3.2)
Кз =
, (4)
Кп =
. (5)
Коэффициент интенсивности оборота по приёму с 2015 по 2016 год по-
высился с 6,28 до 18. А коэффициент оборота по выбытию значительно умень-
шился с 27,35 до 10,5.
Коэффициент текучести кадров в 2015 году составил 472,64 и уже в 2016
году опустился до 126,23.
Коэффициент замещения в 2015 году составил 0,23, а в 2016 году – 1,72.
Коэффициент постоянства кадров за рассматриваемый период с 2015 по
2016 год достаточно вырос, он составил 0,73-0,9.
Эти показатели позволяют сделать вывод о том, что организация в це-
лом за год работала стабильно. Сокращение объёмов производства или ликви-
дации рабочих мест не наблюдалось.
59
Организационная структура ООО «Сервисный центр «Прогресс». (При-
ложения 3, 4)
В таблице 4 представлен состав и структура трудовых ресурсов органи-
зации.
Среднесписочная численность работников в 2015 году составляла 223
человека. При этом основная доля работников 186 человек – 83,41%, приходи-
лось на работников, занятых в основном производстве, из которых 83,41% при-
ходилось на постоянных работников, сезонные и временные работники на
предприятии отсутствуют.
Таблица 4
Состав и структура работников ООО «Сервисный центр «Про-
гресс» за 2015-2016 гг.
Категории работников
Численность,
чел.
Структура
рабочей си-
лы, %
2015
2016
2015
2016
Работники, занятые в основном производ-
стве, в т.ч.:
114
127
55,88
59,35
- постоянные работники
114
127
55,88
59,35
- временные работники
0
0
0
0
Служащие, в т.ч.:
90
87
44,12
40,65
- руководители
19
24
9,31
11,21
- специалисты
60
49
29,41
22,9
Всего:
204
214
194,6
193,5
В 2015 году среднесписочная численность служащих составила 90 чело-
век (44,12%), из них руководителей 19 человек (9,31%), специалистов 60 чело-
век (29,41%).
Среднесписочная численность работников в 2015 году составила 204 че-
ловека. При этом основная доля работников (114 человек – 55,88%) приходи-
лось на работников, занятых в основном производстве, из них 55,88 % прихо-
дилось на постоянных работников, сезонные и временные работники на пред-
приятии отсутствуют.
В 2016 году среднесписочная численность служащих составила 87 чело-
век (40,65%), из них руководителей 24 человека (11,21%), специалистов 49 че-
ловек (22,9%).
60
Среднесписочная численность работников в 2016 году составила 214 че-
ловек. При этом основная доля работников (127 человек – 59,35%) приходилось
на работников, занятых в основном производстве, из них 59,35 % приходилось
на постоянных работников, сезонные и временные работники на предприятии
отсутствуют.
Как показывает практика, более высокая стабильность кадров наблюда-
ется там, где используются прогрессивные методы организации труда, внедря-
ются технологии, облегчающие труд рабочих, в первую очередь снижающие
долю тяжелого ручного, малоквалификационного, монотонного и вредного для
здоровья труда, осуществляются эффективные социальные программы развития
трудовых коллективов.
Исходя из данных, приведенных выше, можно сделать вывод, что за год
работы организации соотношение принятых и уволенных работников повыси-
лось, но, среднесписочная численность понизилась в связи с сокращением шта-
та организации.
2.3 Анализ кадрового документооборота в организации ООО «Сер-
висный центр «Прогресс»
Организация документооборота на предприятии и управление докумен-
тооборотом — это сложная отрасль управленческой деятельности. Поэтому уже
давно существуют решения для автоматизации документооборота. В настоящее
время появилось немало информационных программных систем для управле-
ния документооборотом, значительно упрощающих все операции документо-
оборота. Одной из ведущих систем автоматизации документооборота на рос-
сийском рынке является клиент-серверная система корпоративного документо-
оборота «Организационно-распорядительный документооборот» (ОРД). Систе-
мы, подобные ОРД, обеспечивают автоматизацию документооборота, элек-
тронную обработку документов и предоставляют эффективные механизмы ор-
ганизации документооборота на предприятии и управления документооборо-
том.
Поток корпоративного документооборота делится на три составляющие:
61
– документы, поступающие от других организаций (входящие);
– документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
– документы, используемые в процессе управления организацией
(внутренние).
Документооборот – это движение документов с момента их получения
или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
25
Общая схема документооборота представлена на рисунке 4.
Рисунок 4 – Общая схема документооборота
25
Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. Издание 10-е, переработанное и дополненное. –
М.: ООО «Управление персоналом», 2011. – с.85
ПРИЕМ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ РАССМОТРЕНИЕ (РАЗМЕТКА) СЕКРЕТАРЕМ
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
ДОКЛАД РУКОВОДИТЕЛЮ И РАССМОТРЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ РУКОВОДСТВОМ
ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЯ РУКОВОДИТЕЛЕМ И НАПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ НА ИСПОЛНЕНИЕ
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛА
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННОЙ РАБОТЕ
ОПРЕДЕЛЕНИЕ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
ПЕРЕДАЧА В АРХИВ
ДАЛЬНЕЙШЕЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ
УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
62
Движение входящих документов включает:
- первичную обработку;
- предварительное рассмотрение;
- регистрацию;
- рассмотрение руководством;
- передачу на исполнение;
- исполнение;
- контроль за исполнением;
- списание исполненного документа в дело.
Движение входящих документов представлено на рисунке 5.
Рисунок 5 – Движение входящих документов
1
a
b
2
c
3
II
d, e
I
63
Цифрами и буквами на рисунке 5 обозначено:
I – Руководитель (директор);
II – Исполнитель (структурное подразделение);
a – Экспедиционная обработка;
b – Предварительное рассмотрение, сортировка;
c – Регистрация;
d – Распределение (разметка);
e – Переопределение (переметка);
1 – Корреспонденция;
2 – Документы, регистрируемые службой ДОУ;
3 – Документы, нерегистрируемые службой ДОУ.
На предприятии действует несколько этапов обработки входящей доку-
ментации:
– начальная обработка документов;
– предварительное рассмотрение;
– регистрация документов;
– изучение документов руководством;
– передача документов исполнителям;
– отправка документов;
– создание дел и хранение документов.
Варианты получения документов организацией могут быть разными.
Документы могут быть получены от курьера, от посетителей, приняты по факсу
или в виде телефонограммы.
Корреспонденция без указания адресата или на имя руководителей орга-
низации обрабатывается специальной службой, предназначенной для обеспече-
ния управления документооборотом, службой документационного обеспечения
64
управления (ДОУ). Если же документы направлены в конкретные отделы орга-
низации, то их обрабатывают секретари данных подразделений.
Корреспонденция с ошибочным адресом при этом должна отправляться
обратно на почту, а в случае нарушения упаковки составляется специальный
акт. Личная корреспонденция не должна вскрываться.
Конверт должен уничтожаться, но есть несколько случаев, когда к доку-
менту прикладываются конверты:
– обратный адрес и дата отправки есть только на конверте;
– есть существенная разница между датой написания документа и да-
той его отправления;
– конверт необходим как документ по оплате корреспонденции.
Предварительное рассмотрение позволяет определить, куда документы
необходимо направить: конкретным исполнителям, структурным подразделе-
ниям или руководству.
Документы с оперативной информацией, направляются конкретным ис-
полнителям сразу же, в день поступления в службу ДОУ. В том случае, если
для исполнения документа требуются несколько подразделений, то документ
предварительно размножается и пересылается конкретным исполнителям.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), может
быть представлена в организации как самостоятельным подразделением
(например, канцелярией, общим отделом и тому подобное), так и отдельным
сотрудником (например, секретарь-референт, секретарь и тому подобное),
должна принимать к обработке только правильно оформленные документы,
имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте. Иначе доку-
менты отправляются автору с соответствующим сопроводительным письмом,
где указываются причины возврата.
Предварительное рассмотрение документов проводится работником
службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на два типа:
1) направляемые на рассмотрение руководителю организации;
65
2) направляемые непосредственно в структурное подразделение или
конкретным исполнителям.
Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы,
содержащие оперативную информацию или адресованные в конкретные под-
разделения, что позволяет освободить руководителя организации от рассмотре-
ния мелких текущих вопросов, решения которых могут принимать ответствен-
ные исполнители, и значительно ускорить движения входящих документов.
26
Регистрация и контроль исполнения документации.
Регистрация осуществляется при помощи указания даты, индекса и за-
писи сведений о документе в форме поля регистрации. Документы, используе-
мые для справки или требующие учёта, обязательно должны регистрироваться.
Регистрация документов может осуществляться не только в ДОУ, но также и в
плановых, бухгалтерских и финансовых подразделениях — в зависимости от
назначения документа. При этом в ДОУ проставляется лишь дата поступления
документа.
К числу нерегистрируемых документов относятся:
– сообщения о мероприятиях, таких, как совещания и заседания;
– рекламные материалы, программы;
– печатные издания;
– поздравительная корреспонденция;
– формы статистической отчетности;
– бухгалтерская и планово-финансовая документация;
– документы с пометкой «лично»;
– объяснительные записки;
– арбитражные документы;
– исковые документы.
Документы, не подлежащие регистрации, сортируются по адресатам и
передаются им.
26
Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. Издание 10-е, переработанное и дополненное. –
М.: ООО «Управление персоналом», 2011. – с.86