66
Таким образом, СПС «Консультант Плюс» является надежным
помощником в решении многих бизнес задач и профессиональных вопросов.
Итак, системы автоматизации делопроизводства предусматривает
комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство
перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех
сотрудников предприятия дисциплины работ с офисной и производственной
информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного
делопроизводства достигается повышение оперативности управления
ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для
укрепления позиций на рынке.
3.2. Рекомендации по улучшению организации документооборота в кадро-
вой службе.
В процессе исследования и анализа организации и технологии
документационного обеспечения управления МАОУ «СОШ №2» были
выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки
предложений по совершенствованию документооборота.
Было выявлено отсутствие необходимых нормативно-методических
документов, таких как инструкция по делопроизводству, табель форм кадровых
документов.
Инструкция по делопроизводству является нормативным документом,
регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания
документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их
исполнением. Инструкция должна разрабатываться в соответствии с
основными положениями Государственной системы документационного
обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти РФ.
В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены
следующие разделы:
общие положения;
67
правила подготовки и оформления документов;
требования к реквизитам документов;
организация документооборота;
- порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей
корреспонденции;
порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов;
- организация контроля исполнения документов;
поисковая система по документам;
составление номенклатуры дел;
формирование и оформление дел;
экспертиза ценности документов;
передача дел в архив.
Инструкция по делопроизводству должна быть составлена максимально
конкретно и фиксировать все основные моменты работы с документами, она
позволит регламентировать основные делопроизводственные этапы, а также
сделать работу с документами в Компании более унифицированной, исключит
возможность их утери, обеспечит оформление документов в соответствиями с
требованиями современного законодательства.
Табель форм кадровых документов. Основная задача документаоборота –
этоупорядочение содержания и сотава документов, создаваемых по конкретным
кадровым ситуациям в учреждении и управлентческтм функциям. Создание
табеля форм кадровых докуменов – это самый грамотный подход к решению
этой задачи. В табеле будут представлены все создаваемые документы,
сгруппированные по отдельным ситуациям. Целью создания табеля является
определение необходиимого и достаточного количества форм документов для
юридического оформления кадровых действий. Наличие такого табеля
способстует иссчключению документов не соответствующих трудовому
законодательству и правилам делопроизводства. При возникновении
различных рабочих ситуаций, могут возникнуть вопросы, о том какие
документы и по какой форме требуется оформить, а также как их правильно
68
оформить. Для этого и создается табель форм кадровых документов.
В табель могут входит такие сведения, как:
- наименование формы документа;
- присвоения этой форме кода;
- статус документа при документировании;
- условия заполнения формы;
- каким нормативным документом введен;
- срок храения и номер статьи;
- унифицированные формы первичных учетных документов;
- основные кадровые приказы;
- штатное расписание;
- график отпусков;
- табель учета рабочего времени;
- личная карточка и другие.
В учреждении был проведен опрос по своевременности доставки
документов от специалиста кадровой службы до исполнителей. Проведённый
опрос выявил следующую картину движения документооборота в МАОУ
«СОШ №2» В анкете были представлены следующие вопросы:
1. Во время ли поступают документы до вас для обработки:
да; нет.
2. Во время ли исполненные документы доходят до адресата:
да; нет.
3. Довольны ли вы работой кадровой службы:
да; нет.
4. Использует ли кадроваяы служба электронные технологии (внутренная
сетевая или электронная почта):
да; нет.
Было опрошено 24 сотрудника учреждения.
По результатам анкетирования построена диаграмма.
69
0
2
4
6
8
10
12
14
16
18
20
1 вопрос 2 вопрос 3 вопрос 4 вопрос
да
нет
Таким образом в процессе анкетирования выяснилось, что служба
отвечающая за документооборот работает не всегда эффективно. Чаще это
связано с невысокой квалификацией секретаря. Поэтому в ходе проведённого
опроса руководителю учреждения будут представлены рекомендации по
изменению сложившейся ситуации.
Рекомендации состоят в следующем:
1. Провести профессионально-консультационное тестирование
специалиста (секретаря) на соответствие занимаемой должности.
2. Заменить секретаря или отправить на курсы повышения
квалификации.
3. Разработать механизмы стимулирования деятельности работников
отвечающих за документооборот в МАОУ «СОШ №2».
4. Разработать графики прохождения обучения всех сотрудников МАОУ
«СОШ №2» по изменениям , которые могут происходить при работе с
документами.
70
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Актуальность выбранной темы выпускной квалификационной работы
«Организация кадрового делопроизводства» обусловливается недостаточным
вниманием МАОУ «СОШ №2» к организации документооборота в кадровой
службе.
Целью дипломной работы являлось рассмотрение организации
документооборота учреждения и внесение предложений по улучшению и
эффективность ведения документооборота в МАОУ «СОШ №2».
Документооборот является составляющей частью организации работы с
документами. Документооборот является важным звеном делопроизводства,
определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило
документооборота - оперативное движение документов по наиболее
перспективному пути с минимальными затратами времени и труда.
Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет
инстанции и скорость этого движения. Он осуществляться в МАОУ «СОШ
№2» таким образом, что путь движения каждого документа был наиболее ко-
ротким, маршрут - прямым, время прохождения - минимальным. Это позволяет
качественно и своевременно выполнять текущую и срочную работу, связанную
с административными и иными функциями.
Основными законами правилами организации документооборота в МАОУ «СОШ
№2», являются:
- эксплуатационное оперативное прохождение акта документа, с наименьшими тратами затратами
времени;
- наибольшее максимальное сокращение ступеней инстанций прохождения акта документа (каждое
передвижение перемещение документа должен должно быть правомерным оправданным, необходимо выключить исключить
или уложить на прокрусто ограничить возвратные движения перемещения документов);
- распорядок порядок прохождения и технологический процесс процесс обработки главных основных видов финансовых документов документов
должны существовать быть единообразными.
В МАОУ «СОШ №2» для обработки всего документооборота использует-
ся программа СКБ Контур, «Консультант Плюс», 1 С «заработок Зарплата и Кадры» 7.7.;
71
.
В работе проведен анализ движения документов, согласно требований по
кадровому производству и иным видам деятельности в соответствии с темой
выпускной квалификационной работы. Представлен анализ технико - экономи-
ческих показателей деятельности учреждения МАОУ «СОШ №2». Детально и
глубоко проведен анализ по персоналу учреждения и причинах движения пер-
сонала, а также учащихся. Также в работе представлен широкий анализ всех
подходов при движении документов, использование программного обеспечения
для улучшения и эффективной работы всех служб учреждения связанных с до-
кументообеспечением делопроизводства и их движением.
В процессе исследования и анализа организации и технологии
документационного обеспечения управления МАОУ «СОШ №2» были
выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки
предложений по совершенствованию документооборота.
В квалификационной работе представлены предложения по улучшению
процесса документооборота в МАОУ «СОШ №2»: таких как инструкция по
делопроизводству, табель форм кадровых документов, повышения
квалификации персонала, отвечающего за документационное обеспечения
учреждения.
По моему мнению цель выпускной квалификационной работы достигнута
полностью.
72
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. ИСТОЧНИКИ
1.1. Законодательство
1. Трудовой кодекс Российской Федерации. Официальный текст, действующая
редакция. – Москва.: Проспект, КноРус, 2014.
1.2. Нормативные документы
2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифициро-
ванная система организационно-распорядительной документации.
3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполни-
тельной власти Российской Федерации. Утверждена приказом Минкультуры
России от 08.11.2005. Введена с 27.01.2006.
4. ГОСТ Р ИСО 15489-1— 2007. «Информация и документация. Управление
документами. Общие требования».
2. ОСНОВНАЯ ЛИТЕРАТУРА
1. Алексеева Т.В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие. –
М.: Московская финансово-промышленная академия, 2010.-220 с.- (серия «Не-
прерывное образование»).
2. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. Издание 10-е, пе-
реработанное и дополнительное. - М.: ООО «Управление персоналом», 2011. -
200 с.
3. Андреев С.В. Кадровое делопроизводство. Практическое пособие. - М.: Изд-
во Альфа-Пресс, 2010.
4. Базаров Т.Ю., Еремин Б.Л. Управление персоналом. - М.: ЮНИТИ-ДАНА,
2012. - 560 с.
5. Басаков, М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управле-
ния): Учебное пособие. 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско-торговая
корпорация «Дашков и К°», 2012. - 336 с.
6. Басовская Е.Н., Быкова Т.А., Вялова Л.М. и др. Делопроизводство: Учеб. для
нач. проф. Образования. - М.: Проф. Обр. Издат., 2011. - 176 с.
7. Грудцына Л.Ю. Кадровик. 2-е изд., дополненное и переработанное. - М.: