16
Рассмотренные управляющим руководителем документы возвратятся возвращаются в службу мера ДОУ,
где в регистрационную форму выносится переносится резолюция управляющего руководителя,
выражающая общепринятое принятое руководителем административное управленческое решение до по данному
акту документу. После уплотнения заполнения регистрационной варианты формы эти бумаги документы
передаются дополнительно на на исполнение в скелетные структурные подразделения (серьезным ответственным
исполнителям). хождение Ход исполнения проверяется контролируется службой мера ДОУ.
Обработка и перенесение передача документов деятелям исполнителям осуществляются в сутки день
их получения поступления в службу мера ДОУ. Если акт документ должен оправдываться исполняться
несколькими филиалами подразделениями или официальными должностными лицами, этого его размножают в
подходящем нужном количестве пород экземпляров.
Исполненные бумаги документы подшиваются в положение дела вместе с снимками копиями ответов.
деятельность Работа с исходящими бумагами документами начинается с специализации подготовки
ответственным деятелем исполнителем проекта текстов текста документа, какой который затем
увязывается согласовывается с заинтересованными официальными должностными лицами и
доводится дорабатывается по их всего их замечаниям. безапелляционный Окончательный вариант акта документа после
распечатки подписывается управляющим руководителем, регистрируется и исходит отправляется
адресату. подтвержденная Заверенная копия изливающегося исходящего документа подшивается в дело.
бумаги Документы отправляются в т.д. другие организации разнообразными различными способами:
до по почте, до по факсу, до по электронной почте и др. Почтовые отправления
классифицируют сортируют, упаковывают, переоформляют оформляют и сдают в деление отделение связи. пред Перед
упаковкой финансовых документов документов служба мера ДОУ обязана диагностировать проверить правильность
дизайна оформления документов, присутствие наличие всех прибавлений приложений, соответствие численности количества
экземпляров численности количеству адресатов и т.д. ненормально неправильно оформленные бумаги документы
подлежат возвращению возврату исполнителю дополнительно на на доработку. дополнительно на На заказную корреспонденцию
составляется список опись рассылки, какая которая подписывается тружеником работником службы мера ДОУ
и датируется. идущие Исходящие документы обязаны должны обрабатываться и идти отправляться в
день записи регистрации.
Внутренние бумаги документы организации изготавливаются создаются по такой той же диаграмме схеме, что и
идущие исходящие: составляется намерение проект текста акта документа, проводится этого его
согласование с причастными заинтересованными должностными личиками лицами и доработка до по
17
замечаниям; распечатывается окончательный план вариант документа и
расписывается подписывается руководителем. по окончании После регистрации акт документ размножается в
подходящем нужном количестве пород экземпляров (по количеству числу исполнителей). точные копии Копии документа
удостоверяются заверяются и передаются дополнительно на на исполнение, а скелетные структурные подразделения
(серьезным ответственным исполнителям). образец Оригинал документа подшивается в дело.
бумаги Документы внутри фирмы организации должны переходить передаваться исполнителям непосредственно под под
расписку к для подтверждения прецедента факта получения акта документа исполнителем и
выпускания исключения возможности ущерб потери документа рядом при его перемещении движении в организации.
работа Служба ДОУ может должна систематически водить вести учет численности количества
обрабатываемых финансовых документов документов, т.е. учитывать величина объем документооборота. Учету
подлежат абсолютно все все оригиналы финансовых документов документов и все их всего их размноженные модели экземпляры
(копии), к примеру например:
1. Приказ начальники директора организации имелся был размножен в 2 экз.,
документооборот такого этого приказа собрал составил 3 документов (1 образец оригинал + 2 копии).
2. записка Письмо-приглашение являлось было разослано в 5 систем организаций, его
оборот документооборот составил 6 финансовых документов документов (5 экземпляров выслано отправлено и 1 экз.
подтачан подшит в дело).
В величина объем документооборота включаются входят также абсолютно все все документы, приобретенные полученные и
отправленные до по каналам отношения связи: факсы, телексы, телеграммы, телефонограммы,
распечатанные видеограммы, полученные до по электронной почте.
При подсчитывании подсчете объема документооборота за учетную единицу комфортнее удобнее
всего зачислить принять документы особо наиболее распространенного направления формата – А4 (210 х 297
миллиметр мм), а документы иного другого формата – А5 (148 х 210 мм) принимать во внимание учитывать по диаграмме схеме:
2 документа направления формата А5 = 1 акту документу формата А4.
Сведения о численности количестве обработанных финансовых документов документов удобно писать вносить в
соответствующую учетную форму, сделанную созданную по решению усмотрению самой
фирмы организации и заполняемую ежедневный ежедневно, ежемесячно, поквартально ежеквартально и
ежегодно в скелетных структурных подразделениях и фирмах службах ДОУ, к примеру например, табл. 1.1.
список Таблица 1.1.
18
Примерная методика форма учёта финансовых документов документов
Вид
документов
Количество
документов
Входящие
Исходящие
Итого
оригиналы
копии
журнал учета
входящей
корреспонденции
1
0
-
-
1
приказы по
личному составу
1
2
0
0
3
трудовые книжки
1
0
1
0
1
1.3 Автоматизация документооборота.
Концепция электронного документа появилась в 80-х годах с появлением на
рынке микрокомпьютеров и первого графического интерфейса пользователя
(GUI). Как утверждают сотрудники компании Delphi Consulting Group, уже
сегодня все современные организации и учреждения обрабатывают
электронным способом до 90 % информации.
В отличие от документов на бумажных носителях с их жесткими рамками,
статичной формой и ограниченными возможностями переход к динамичным
цифровым электронным документам обеспечивает особые преимущества при
создании, совместном использовании, распространении и хранении
информации. Они могут увеличить производительность множества
приложений, используемых в бизнесе, уменьшить требования к размерам
накопителей, сократить или полностью решить проблему потерь и неверного
размещения документов.
Электронные документы могут одновременно использоваться сотрудниками
в рамках одной рабочей группы, отдела или всего учреждения. Доступ к ним
осуществляется за несколько секунд, а не минут, часов, дней, а иногда и недель,
что случается при использовании документов на бумажных носителях.
Ускоренный доступ к стратегической информации наряду со значительной
экономией средств может обеспечить и важные конкурентные преимущества.
19
Применение компьютерных технологий значительно облегчает создание
различных документов. В любой организации, как правило, создается большое
количество повторяющихся документов, таких как: приказы о принятии на
работу, увольнении, отпуске, поощрении работников, а также документы,
связанные с профессиональной направленностью организации. Для создания
таких документов существуют различные шаблоны, в которых содержится
различная информация. Например, в программе Microsoft Word имеются
специальные шаблоны для создания типовых документов, писем или факсов.
В настоящее время подготовка основной части документов в учреждениях и
организациях ведется исключительно на компьютерах. Документы
формируются непосредственно на рабочих местах пользователей с
использованием различных приложений, например: Word, Excel. Для хранения
таких документов создаются специальные электронные архивы.
Поступают документы в основном по электронной почте. Если документ
поступает в организацию на бумажном носителе, то для сохранения такого
документа в электронном архиве производится сканирование.
Объем электронного документооборота постоянно увеличивается, особенно
в связи с развитием всемирной сети Интернет и возможностью обмена
документами по электронной почте. При рассылке по электронной почте
адресат получает документ практически мгновенно после его отправки. А
затем электронный документ может быть сохранен в любом виде: на экране
компьютера, перенесен на бумажный носитель, магнитный или оптический.
Использование электронной почты предоставляет такие возможности как:
- оперативная доставка документов адресатам;
- одновременная рассылка любому количества адресатов;
- редактирование полученных документов, их хранение и рассылки;
- вывода на печать полученных документов.
Функционирование электронной почты основано на коллективном
использовании памяти главного компьютера. Абонент почты является
пользователем персонального компьютера, подключенного к главному
20
компьютеру посредством обычной телефонной сети или специальной
компьютерной сети.
Руководитель предприятия при принятии решения об автоматизации
делопроизводства oc сталкивается oc с oc проблемой oc выбора oc системы oc электронного oc
документооборота oc (СЭДО).
На oc рынке oc программного oc обеспечения oc представлено oc множество oc продуктов oc
данного oc класса, oc как oc зарубежных, oc так oc и oc отечественных oc производителей. oc Также oc
существует oc достаточное oc количество oc материалов oc по oc сравнению oc таких oc систем oc
между oc собой oc и oc с oc описанием oc преимуществ oc какого-либо oc конкретного oc продукта oc
перед oc остальными. oc Определиться oc с oc тем, oc сможет oc ли oc программный oc продукт oc
решать oc задачи oc документооборота oc для oc данной oc организации oc необходимо oc до oc
покупки oc системы.
Необходимо oc сначала oc проанализировать oc предметную oc область oc и oc определить oc
требования oc к oc системе oc документооборота, oc которые oc складываются oc из:
Бизнес oc - oc требований.
Требований oc к oc программному oc обеспечению.
Первая oc группа oc содержит oc описание oc процессов, oc участвующих oc в oc
документопотоке oc организации, oc которые oc предполагается oc автоматизировать.
Бизнес oc - oc требования oc включают:
1. oc Требования oc пользователей oc системы.
2. oc Требования oc к oc хранилищам oc данных.
oc oc oc oc 3.. oc oc Работу oc с oc бизнес oc логикой.
oc oc oc oc oc 4. oc Работу oc с oc документами.
oc Вторая oc группа oc содержит oc ограничения oc и oc пожелания oc к oc программному oc
обеспечению oc системы oc документооборота oc и oc сопутствующим oc вопросам.
Требования oc к oc программному oc обеспечению oc состоят oc из oc требований oc к oc
ресурсам, oc удобства oc сопровождения oc и oc удобства oc использования. oc Рассмотрим oc
каждый oc из oc разделов oc более oc подробно.
Бизнес – требования
21
К oc вопросам oc авторизации oc в oc системе oc документооборота oc относятся oc
механизмы oc разграничения oc доступа oc к oc данным oc и oc функциям oc системы. oc Это, oc
например, oc наличие oc возможности oc у oc руководителя oc отдела oc просматривать oc все oc
документы, oc над oc которыми oc работают oc сотрудники oc отдела, oc в oc то oc время oc как oc каждый oc
сотрудник oc видит oc лишь oc свою oc часть oc работы oc и oc не oc видит oc документы, oc над oc которыми oc
работают oc другие.
Данный oc подход oc позволяет oc соблюдать oc разграничение oc доступа oc к oc
документам, oc каждый oc работник oc видит oc лишь oc нужные oc ему oc по oc служебной oc
деятельности oc группы oc документов. oc Каждый oc из oc документов oc может oc иметь oc
установленные oc для oc него oc права oc доступа oc на oc чтение, oc изменение, oc удаление. oc Весьма oc
полезными oc оказываются oc группы oc пользователей oc и oc делегирование oc прав oc доступа oc к oc
документам.
С oc помощью oc групп oc доступа oc можно oc организовывать oc доступ oc к oc документам oc
для oc отделов oc организации, oc коллектива oc сотрудников, oc работающих oc над oc отдельным oc
проектом. oc Делегирование oc необходимо oc в oc случае oc отсутствия oc сотрудника oc
ответственного oc за oc работу oc над oc документом oc и oc необходимостью oc ее oc продолжение oc в oc
его oc отсутствие.
Организация oc хранилища oc документов oc является oc одним oc из oc самых oc важных oc
факторов oc производительности oc системы oc документооборота. oc При oc неудачной oc
структуре oc хранилища oc скорость oc работы oc с oc документами oc может oc значительно oc
снижаться oc в oc зависимости oc от oc наполненности oc базы oc данных. oc Поэтому, oc
рассматривая oc данный oc вид oc требований, oc необходимо oc четко oc представлять oc
количественный oc объем oc документов oc (данных), oc циркулирующих oc в oc организации.
Чтобы oc представить oc объем oc документопотока oc необходимо oc для oc всех oc
выявленных oc подразделений oc и oc сотрудников oc учреждения oc определить oc среднее oc
количество oc документов, oc циркулирующих oc при oc их oc нормальной oc деятельности. oc
Также oc следует oc рассмотреть oc периоды oc пиковой oc нагрузки, oc если oc таковые oc
существуют. oc Это oc могут oc быть oc периоды oc квартальных, oc годовых oc отчетов, oc сезонные oc
повышения oc деловой oc активности oc партнеров oc и oc т.д.
22
Также oc стоит oc обратить oc внимание oc на oc возможность oc одновременной oc работы oc с oc
сервером oc документооборота oc нескольких oc пользователей. oc В oc идеале oc
производительность oc системы oc не oc должна oc падать oc при oc одновременной oc работе oc всех oc
пользователей oc системы.
Другой oc важный oc фактор, oc без oc наличия oc которого oc электронный oc
документооборот oc не oc имеет oc смысла oc – oc это oc поиск oc документов oc в oc хранилище. oc
Необходимо oc определить oc какие oc виды oc поиска oc требуется, oc по oc каким oc критериям oc
должен oc идти oc поиск.
Гибкость oc системы oc электронного oc документооборота oc во oc многом oc
определяется oc теми oc возможностями, oc которые oc она oc предоставляет oc для oc работы oc с oc
документами.
При oc работе oc с oc большим oc количеством oc входящей oc и oc исходящей oc
корреспонденции oc будет oc представлять oc интерес oc конвертация oc (преобразование) oc
документов oc из oc других oc типов oc файлов, oc возможность oc хранения oc документов oc других oc
форматов oc в oc хранилище.
Наличие oc функции oc истории oc документа oc или oc запись oc в oc журнале oc операций oc
позволит oc проследить oc действия, oc проводившиеся oc над oc документом oc в oc течение oc его oc
жизни. oc Это oc даст oc возможность oc выяснить, oc от oc какого oc пользователя oc проводилась oc та oc
или oc иная oc операция.
Еще oc одним oc полезным oc механизмом oc работы oc с oc документами oc является oc
отслеживание oc версий oc документов. oc Это oc может oc оказаться oc полезным oc при oc наличии oc
большого oc количества oc исполнителей, oc работающих oc с oc документом, oc каждый oc из oc
которых oc может oc редактировать oc документ.
Делопроизводство oc подразумевает oc не oc только oc запись oc и oc извлечение oc
документов oc из oc хранилища, oc но oc и oc различного oc рода oc действия oc над oc документами oc – oc
рецензирование, oc работу oc над oc документами, oc различные oc процессы, oc порождающие oc
и oc использующие oc в oc своей oc деятельности oc эти oc документы.
Одной oc из oc наиболее oc распространенных oc функций oc систем oc электронного oc
документооборота oc является oc работа oc с oc маршрутом oc документа. oc Это oc необходимо oc
23
для oc чёткой oc организации oc делопроизводства oc учреждения, oc в oc которой oc
регламентируется oc работа oc с oc различными oc видами oc документов.
Требования oc данного oc вида oc состоят oc из oc требования oc к oc аппаратному oc и oc
программному oc обеспечению. oc Требования oc к oc аппаратному oc обеспечению oc
непосредственно oc исходят oc из oc требований oc к oc программным oc продуктам, oc входящим oc
в oc состав oc системы oc электронного oc документооборота oc и oc дополнительных oc
программных oc продуктов.
Характерной oc чертой oc нашего oc времени oc является oc бурное oc развитие oc
информационных oc технологий oc и oc высокая oc активность oc компаний, oc производящих oc
различные oc компьютерные oc продукты. oc Не oc являются oc исключением oc и oc компании, oc
специализирующиеся oc на oc автоматизации oc процессов oc документационного oc
обеспечения oc управления. oc Рассмотрим oc некоторые oc из oc них.
1. oc Система oc автоматизации oc делопроизводства oc и oc документооборота oc «Дело» oc
предназначена oc для oc автоматизации oc делопроизводственной oc деятельности oc
(основанной oc на oc традиционных oc отечественных oc технологиях oc и oc закрепленных oc
соответствующими oc стандартами) oc и oc документационного oc обеспечения oc
управленческой oc деятельности oc государственных oc организаций oc (рис. oc 2).
oc
oc
Рисунок 2. Интерфейс системы «Дело»
24
oc Система oc обеспечивает oc выполнение oc следующих oc операций:
Отслеживание oc всех oc этапов oc делопроизводственных oc операций oc и oc
результатов oc выполнения oc работ oc по oc основным oc функциональным oc процессам oc
организаций oc и oc учреждений.
oЕдиная oc регистрация oc всей oc поступающей oc корреспонденции, oc включая oc
письма oc и oc обращения oc граждан, oc путем oc создания oc регистрационной oc карточки, oc в oc
которую oc заносятся oc сведения oc о oc документе.
Ввод oc текстов oc резолюций, oc включая oc повторные, oc и oc назначение oc
исполнителей oc по oc ним.
Направление oc резолюций oc и oc документов oc на oc рабочие oc места oc пользователей-
исполнителей.
Пересылка oc отчетов oc исполнителей oc по oc документу oc ответственным oc
исполнителям oc и/или oc авторам oc резолюций.
ocРегистрация oc движения oc документов oc (документооборота) oc внутри oc
организации.
oc oc oc oc oc Осуществление oc контроля oc за oc своевременным oc исполнением oc поручений.
oc oc oc oc oc Объединение oc и oc группирование oc документов, oc зарегистрированных oc в oc
системе oc делопроизводства, oc по oc различным oc признакам.
oc oc oc oc oc Выполнение oc поиска oc по oc совокупности oc реквизитов oc регистрационных oc
карточек oc и oc резолюций oc с oc целью oc осуществления oc функций oc контроля oc исполнения oc
документов oc и oc резолюций oc и oc ведения oc справочно-аналитической oc работы.
oc oc oc oc oc Ввод oc сведений oc об oc отправке oc исходящих oc документов oc адресатам oc с oc
созданием oc реестров oc рассылки oc документов.
oc oc oc oc oc Получение oc согласно oc действующим oc правилам oc и oc инструкциям oc
информационных oc материалов, oc сводок, oc отчетов oc для oc предоставления oc
руководству.
oc oc oc oc oc Получение oc и oc вывод oc на oc печать oc статистических oc справок oc и oc отчетов, oc а oc
также oc регистрационных oc карточек oc для oc обеспечения oc совместимости oc с oc
традиционной oc («бумажной») oc технологией oc делопроизводства.
25
oc oc Хранение oc электронных oc образов oc документов.
oc oc oc oc oc Списание oc документов oc в oc дело oc в oc соответствии oc с oc принятой oc в oc организации oc
номенклатурой oc дел oc и oc при oc необходимости oc извлечение oc их oc из oc дела.
oc oc oc oc oc Протоколирование oc работы oc пользователя oc с oc системой, oc включая oc работу oc с oc
регистрационными oc карточками oc и oc резолюциями.
2. oc Система oc LanDocs oc предназначена oc для oc автоматизации oc процессов oc
управления oc документами, oc документооборотом oc и oc делопроизводством oc на oc
предприятиях oc и oc в oc организациях oc различного oc профиля oc и oc масштаба.
Система oc LanDocs oc реализована oc как oc адаптивная oc CASE-модель oc электронного oc
офисного oc документооборота oc и oc делопроизводства. oc Настройка oc системы oc на oc
конкретные oc условия oc эксплуатации oc осуществляется oc модификацией oc параметров oc
CASE-моделей oc без oc изменения oc программного oc кода. oc Поставляется oc в oc двух oc
вариантах: oc как oc законченная oc система oc (программное oc обеспечение, oc документация, oc
обучение oc пользователей) oc или oc как oc открытый oc к oc развитию oc вариант oc (базовый oc набор oc
CASE-моделей, oc специализированная oc библиотека oc диалоговых oc элементов, oc CASE-
технология oc адаптации oc и oc поддержки, oc обучение oc пользователей, oc разработчиков oc и oc
специалистов oc группы oc поддержки).
Программный oc комплекс oc LanDocs oc позволяет oc реализовать oc в oc
автоматизированном oc режиме oc следующие oc операции oc по oc работе oc с oc документами:
oc oc oc oc oc Регистрация oc входящих, oc внутренних oc и oc исходящих oc документов oc с oc
использованием oc механизма oc регистрационных oc карточек.
oc oc oc oc oc Рассылка oc документов, oc заданий, oc поручений oc как oc одному oc пользователю, oc
так oc и oc по oc списку.
oc oc oc oc oc Хранение oc содержания oc документов oc (файлов, oc созданных oc внешними oc
приложениями oc в oc виде oc текстов, oc таблиц, oc изображений, oc звука oc и oc т.д.).
oc oc oc oc oc Контроль oc за oc прохождением oc и oc исполнением oc документов oc и oc поручений oc
(рис. oc 3).
oc