46
(Приложение 3).
используя Через кадровую занятие службу проходят никак не не все врождённые внутренние документы, а однако только
приказы управляющего руководителя предприятия. используя Через кадровую занятие службу также исчезают проходят
внутренние бумаги документы, порождающие идущие исходящие документы.
поступающие Входящие документы. бумаги Документы, поступившие, в МАОУ «СОШ №2»,
инициируют начинают свой дорога путь к исполнению с записи регистрации. Там все они они подвергаются
регистрационной обработке, какая которая заключается в апробации проверке правильности
подачи доставки корреспонденции, анатомировании вскрытии конвертов, апробации проверке целостности
инвестиций вложений и предварительной классификации сортировке документов дополнительно на на регистрируемые и
нерегистрируемые. Нерегистрируемые бумаги документы и документы с меткой пометкой
«лично» даются передаются по направлению назначению. В МАОУ «СОШ №2», обязательно
оформляется составляется перечень нерегистрируемых документов, какой который ежегодно
видоизменяется пересматривается.
Регистрируемые бумаги документы делятся дополнительно на на два струи потока:
. Документы дополнительно на на имя управляющего руководителя и без установки указания конкретного телефона адреса;
. Документы в http адрес адрес структурных отделений подразделений.
Документы главного первого потока даются передаются в кадровую занятие службу, второго
струи потока - в структурные гарнизона подразделения. При концентрированной централизованной регистрации абсолютно все все
выше отмеченные указанные документы зачисляются поступают в кадровую занятие службу.
Секретарь изготовляет производит предварительное испытание рассмотрение поступивших финансовых
документов документов. Целью начального предварительного рассмотрения зачислившихся поступивших документов
считается является распределение финансовых документов документов, не спрашивающих требующих обязательного
обсуждения рассмотрения руководством, введение установление подразделения либо или лица, каким которым
должен существовать быть направлен такой этот документ. от этого места Отсюда следует, что случилось что при
подготовительном предварительном рассмотрении появляется образуется два документопотока: в адрес
управляющего руководителя МАОУ «СОШ №2» и в структурные гарнизона подразделения учреждения.
управлению Руководству МАОУ «СОШ №2» передаются бумаги документы вышестоящих организаций органов
управления и бумаги документы, содержащие рекламную информацию информацию по важным важнейшим вопросам
работы деятельности учреждения. оставшиеся Остальные документы даются передаются руководителям
скелетных структурных подразделений объединения учреждения или прямо непосредственно исполнителям.
47
бумаги Документы передаются управлению руководству или деятелям исполнителям в день
получения поступления в МАОУ «СОШ №2».
Документы, доступные подлежащие регистрации, по окончании после их обсуждения рассмотрения
регистрируются и даются передаются руководителям МАОУ «СОШ №2» и
скелетных структурных подразделений. бумаги Документы, которые осуществляются исполняются несколькими
филиалами подразделениями, передаются чередуясь поочередно (согласно резолюции, наложенной в
акте документе) или плодятся размножаются и передаются враз одновременно в копиях.
дальше Далее рассмотрим идущие исходящие документы.
намерение Проект исходящего акта документа составляет деятель исполнитель, правильность этого его
оформления испытывает проверяет секретарь тренировочной учебной части. идущие Исходящие документы
скрепляются оформляются в двух экземплярах, за выпусканием исключением факсов и телефонограмм,
составляемых в любом одном экземпляре. намерение Проект исходящего акта документа может существовать быть
согласован каким образом как со профессионалами специалистами других органов учреждений, так и в теле внутри учреждения.
В согласовании соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, в случае, если если документ происходит проходит
согласование с иной другой организацией, никак не не автором акта документа, то взаимодействие согласование
оформляется атрибутом реквизитом «грифом согласовывания согласования документа». акт Документ,
проходящий взаимодействие согласование внутри фирмы организации (учреждения) даётся оформляется
реквизитом «визы согласования акта документа».
Подготовленный намерение проект исходящего акта документа представляется дополнительно на на
подпись шефу руководителю вместе с которые были использ материалами, на базе основании которых аппарат он
готовился.
К объекту проекту документа деятель исполнитель прилагает опись список учреждений,
каким которым должен существовать быть разослан с подписью подписанный документ.
В МАОУ «СОШ №2» определен установлен порядок, рядом при котором привилегия право
подписания финансовых документов документов имеют никак не не только лидер руководитель предприятия, однако но и
другие управляющие руководящие работники, в границах пределах их зон ответственности компетенции.
При таком этом условии ход движение документов и их всего их исполнение станут становятся
более эксплуатационными оперативными.
Руководитель МАОУ «СОШ №2» имеет все основания вправе внести деформации изменения и дополнения
в заключаемый подписываемый документ либо или вернуть этого его на доводку доработку.
48
После заключения подписания руководителем 2х двух экземпляров изливающегося исходящего
документа аппарат он передается дополнительно на на регистрацию. провожаемые Отправляемые документы
записываются регистрируются в «Журнале записи регистрации исходящих финансовых документов документов». После
записи регистрации и присвоения изливающемуся исходящему документу регистрационного номера
нужно необходимо зафиксировать этого его рукописным либо или машинописным методом способом на
двух обоих экземплярах. по окончании После регистрации бумаги документы направляются в экспедицию.
Здесь обследуется проверяется правильность дизайна оформления исходящих финансовых документов документов и
сортировка их всего их по журналистам корреспондентам. В МАОУ «СОШ №2» имеется скопление массив
постоянных адресов. После дизайна оформления адресата дополнительно на на конвертах вставляются проставляются
виды почтовых отправлений, даётся оформляется стоимость послания отправки и составляются
росписи описи на почтовые отправления.
отправление Отправка исходящих финансовых документов документов происходит в этот тот же сутки день. Второй
единица экземпляр отправляемых финансовых документов документов или беспримерный единственный экземпляр факса
(телефонограммы) подшиваются в дело.
врождённые Внутренние документы.
врождённые Внутренние документы приготовляются готовятся, оформляются в границах пределах МАОУ
«СОШ №2».
Прохождение их всего их на шагах этапах подготовки и дизайна оформления организуются да так
же, каким образом как подготовка и документальное оформление оформление исходящих финансовых документов документов, а на стадии этапе
исполнения и оно оно совпадает с планом маршрутом входящих финансовых документов документов.
Особенность перемещения движения внутренних финансовых документов документов является тогда то, что
дороги маршруты их разны различны для некоторых отдельных видов финансовых документов документов.
Под массой объемом документооборота сознают понимают общее число количество входящих,
изливающихся исходящих и внутренних финансовых документов документов за некоторый определенный период свободного времени времени.
Учет размера объема документооборота организуется для института установления:
- загрузки МАОУ «СОШ №2», этого его подразделений и здание службы
документационного создания обеспечения управления;
- запросы потребности МАОУ «СОШ №2» организационной и электронно-
вычислительной технике.
рядом При определении размера объема документооборота профессиональной кадровой службы
49
единоразово однократно обязательно предусматриваются учитываются все бумаги документы. Подсчет поступающих входящих,
исходящих и врождённых внутренних документов производится ведется раздельно. раздельно Отдельно
учитываются машинописные копии и точные копии копии, изготовленные ресурсами средствами
оперативного копирования размножения. Общий величина объем документооборота профессиональной кадровой службы
проявляется выражается дробью, термин числитель - количество главных основных документов,
термин знаменатель - количество снимок копий.
Как и в любой современной организации в МАОУ «СОШ №2» ведутся
кадровые документы. Все документы, которые должны быть в любой
организации прямо или косвенно прописаны в Трудовом кодексе РФ.
Например, необходимость иметь трудовые договоры (эффективные контракты)
предусмотрена статьями №56 и 67 ТК РФ, вести трудовые книжки статья №66
ТК, создавать правила внутреннего трудового распорядка предусмотрены
статьей №189 ТК РФ.
Кадровую документацию условно можно разделить на несколько типов.
1. По степени обязательности:
- обязательные документы предусмотрены для ведения во всех организа-
циях, независимо от сферы деятельности, численности персонала и организа-
ционно-правовой формы;
- рекомендательные документы, документы, носящие рекомендательный
характер;
- специфические документы - зависящие от специфики конкретного
учреждения.
2. По целевой принадлежности:
- документы по учету личного состава работников (приказы о приеме на
работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, лич-
ная карточка работника и др.);
- документы, связанные с осуществлением функций по управлению пер-
соналом и организацией труда.
3. По функциональному назначению:
50
- внутренние локальные нормативные акты предусмотрены для определе-
ния общих принципов работы организации и обязательны для исполнения все-
ми сотрудниками организации, деятельности которых они касаются (положе-
ния, инструкции, постановления и др.);
- информационно-расчетные документы – это документы, в которых со-
держится информация, на основе которой базируются внутри организации рас-
четы различного характера, или документы, которые необходимы для сохране-
ния различных сведений для работы (графики, таблицы, расчетные листы и
т.д.);
- документы, подтверждающие трудовую деятельность работников (тру-
довые книжки, приказы, лицевые счета и т.д.). В трудовом и пенсионном зако-
нодательстве эти документы являются подтверждением трудовой деятельности;
- распорядительные документы - документы, издающиеся работодателем
для передачи определенных распоряжений персоналу организации (приказы,
распоряжения, постановления, указания);
- журналы контроля и учета - журналы (книги) учета и регистрации доку-
ментов, служащие для установления на документах определенного регистраци-
онного индекса и придающие кадровым документам юридическую силу в тру-
довых спорах.
Рассмотрим некоторые кадровые документы, которые ведутся в МАОУ
«СОШ №2».
1. Штатное расписание.
Существует унифицированная форма штатного расписания (Приложение
3). Из штатного расписания видно, как весь персонал разделен на несколько
подразделений: АУП (административно-управленческий персонал), УВП
(управленческо-вспомогательный персонал), МОП (младший обслуживающий
персонал) и структурное подразделение « Школьная столовая».
2. Приказ (распоряжение) о приеме на работу.
Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) директора о
приеме на работу (Приложение 4), изданным на основании заключенного тру-
51
дового договора (эффективного контракта). В приказе указывается информа-
ция, соответствующая условиям заключенного договора. Приказ подписывает-
ся работником. При приеме на работу работника знакомят с действующими
правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и дру-
гими нормативными и локальными актами, которые имеют отношение к трудо-
вой функции работник. Данный приказ является основанием для предоставле-
ния работнику рабочего места, закрепления за ним необходимого имущества.
срок хранения приказа о приеме на работу составляет 75 лет.
Помимо приказов о приеме на работу также в школе издаются приказы об
отпусках, переводах, дополнительных днях отдыха, об изменениях оплаты тру-
да, приказы об увольнении (расторжении) (Приложение 5)
3. Трудовой договор (эффективный контракт) (Приложение 6).
Большую роль при формировании пакта документов организации играет
трудовой договор с работником (статья 56 Трудового Кодекса РФ). Трудовой
договор заключается в письменном виде и подписывается директором и работ-
ником. Условия трудового договора фиксируют условия труда и оплаты со-
трудника, установленные на основе действующих нормативно правовых актов
по соглашению работника и директора школы. Любые изменения в трудовом
договоре могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменном
виде – дополнительное соглашение (Приложение 7).
4. Трудовая книжка (Приложение 8).
На основании статьи 66 Трудового Кодекса РФ трудовая книжка является
основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. Как прави-
ло она всегда предъявляется при поступлении на работу. Исключения состав-
ляют лишь некоторые случаи: работник впервые устраивается на работу и
внешнее совместительство. Трудовая книжка ведется обязательно на каждого
сотрудника, проработавшего в учреждении свыше 5 дней. Порядок заполнения,
ведения и хранения трудовой книжки подробно прописан в Инструкции по за-
полнению.
5. Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ней.
52
При поступлении на работу трудовая книжка каждого сотрудника вно-
ситься под определенным номером в книгу учета и при увольнении из учре-
ждения каждый сотрудник расписывается за ее получение. Как правило, такая
книга пронумеровывается и прошнуровывается и скрепляется печатью и под-
писью.
6. Личная карточка (Приложение 9).
Личная карточка (форма Т-2) заполняется на всех работников, на кото-
рых ведутся трудовые книжки (это следует из пунктов 3 и 12 Правил ведения и
хранения трудовых книжек) после подписания приказа о приеме на работу.
Правила заполнения личных карточек, также как и других унифициро-
ванных форм, прописаны в Инструкции по применению и заполнению форм
первичной учетной документации по учету труда и его оплаты и в отраслевом
стандарте ОСТ 4.071.034-82 «Автоматизированные системы управления.
Управление кадровой деятельностью».
Заполнение личной карточки производится на основании соответствую-
щих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки или заверенной
в установленном порядке копии трудовой книжки для совместителей, диплома
(свидетельства, удостоверения) об образовании, свидетельства государственно-
го пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом
органе и других документов, а также на основании сведений, сообщенных о се-
бе работником. При этом следует помнить, что статьей 65 Трудового кодекса
РФ установлен четкий перечень обязательных документов, предъявляемых при
приеме на работу.
На протяжении всей работы в личную карточку вносятся такие сведения
как приказы о переводе на другую должность, повышении квалификации ра-
ботника, аттестация, курсы и отпуска.
7. Личное дело.
В личном деле хранится вся необходимая информация о работнике: тру-
довой договор, дополнительное соглашение к трудовому договору, должност-
53
ная инструкция, копия диплома об образовании, аттестационные листы, авто-
биография, копии приказов и т.д.
8. Положение о защите персональных данных. (Приложение 10).
Обязанность каждого работодателя установить порядок хранения и ис-
пользования персональных данных. Для этого создается Положение по защите
персональных данных работника на основании статьи 87 ТК РФ. Персональные
данные – это любая информация, относящаяся к физическому лицу, в том чис-
ле, фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, адрес, семейное положение,
образование, профессия, номер телефона. Обязанность каждого работодателя
ознакомить вновь принимаемого на работу с таким положением под роспись.
9. Справка об отсутствии судимости (Приложение 11).
Требование о предоставлении справки об отсутствии судимости обуслов-
лено ст. 331 ТК РФ, которая разъясняет, что «К педагогической деятельности
допускаются лица, имеющие образовательный ценз, который определяется в
порядке, установленном Федеральным законом от 29 декабря 2012 года N 273-
ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» ФЗ «Об образовании».
10. График отпусков.
На основании статьи 123 Трудового Кодекса РФ график отпусков утвер-
ждается директором с учетом мнения профсоюза не позднее, чем за две недели
до наступления нового года. Существует унифицированная форма графика NТ-
7. Если срок отпуска с согласия работника переносится на другое время, то в
график отпусков вносятся изменения с разрешения работодателя.
11. Табель учета рабочего времени.
Для фиксирования рабочего времени каждого работника в течение всего
месяца существует табель учета времени. Ведется такой табель ответственным
лицом, назначенным приказом директора и служит для оплаты труда сотрудни-
ков учреждения.
12. Договор о полной материальной ответственности.
Для передачи работнику ценностей для хранения, обработки, продажи,
перевозки и т.д. в обязательном порядке с сотрудником заключается договор о
54
полной материальной ответственности на основании статей 243, 244 Трудового
Кодекса РФ.
Не менее важна и документация, которая составляется и ведется на
каждого учащегося. На протяжении всей учебы от начала поступления и до
окончания школы на каждого учащегося заводится личное дело (Приложение
12), в котором указывается вся необходимая информация, например, такая как
фамилия, имя, отчество родителей, какой детский сад посещал ребенок, адрес
места жительства, а также успеваемость с 1 по 11 класс. При поступлении в
школу каждого учащегося заносят в алфавитную книгу и присваивают номер,
который прописывается затем в личном деле. После окончания 9 или 11
классов учащемуся выдается документ об образовании (аттестат), который
заностится в книгу учета выдачи аттестатов (Приложение 13) и выдается
учащемуся под роспись. По учащимся, как и по сотрудникам в обязательном
порядке ведутся приказы (Приложение 14) – приказы о зачислении, об
отчислении и т.д.
2.3 Регистрация и исполнение документов.
к Для начала проверим проанализируем общие стандарты правила регистрации финансовых документов документов в
МАОУ «СОШ №2».
Регистрация акта документа - запись учетных цифровых учетных данных о акте документе по
поставленной установленной форме, крепящая фиксирующая факт этого его создания, функция отправления или
оформления получения. Следуя дефиниции определению, регистрация акта документа - это захват присвоение ему
показателя индекса и проставление этого его на акте документе с последующей учеткой записью данных о
акте документе в журнале записи регистрации или регистрационной карточке. задачей Целью
регистрации считается является обеспечение точного учета учета, контроля и розыска поиска документов.
главным Основным принципом записи регистрации документов считается является однократность.
любой Каждый документ вынужден должен регистрироваться однако только один однажды раз. Регистрация
дает придает юридическую мощь силу документу, да так как вообще она она фиксирует быль факт его
производства создания или оформления получения. Например, приказание приказ вступает в мощь силу и начинает
55
воздействовать действовать только с эпизода момента его записи регистрации. Письмо, провожаемое отправляемое
организацией, приобретает получает официальный вид характер только рядом при наличии
изливающегося исходящего регистрационного гостиница номера.
При записи регистрации документов эксплуатируются используются следующие главные основные
справочные они материалы: перечень финансовых документов документов, не доступных подлежащих регистрации
службой делопроизводства; список перечень структурных отделений подразделений с их
относительными условными обозначениями; имя номенклатура дел.
рядом При регистрации акту документу присваивается регистрирующий регистрационный индекс.
индексирование Индексация документов в делопроизводстве - это вписывание проставление их последовательных порядковых
(регистрационных) номерков номеров и необходимых относительных условных обозначений рядом при
регистрации, предписывающих указывающих место их всего их исполнения (синтеза составления) и хранения.
дополнительно на На всех поступающих входящих документах вставляется проставляется регистрационный комната номер
документа, определяющий фиксирующий факт и свободное время время поступления акта документа в МАОУ
«СОШ №2». Место вписывания проставления штампа предопределено определено ГОСТ Р 6.30 - 2003.
В фактической практической деятельности, в связи зависимости от размера объема
документооборота в МАОУ «СОШ №2» имеют используют две варианты формы регистрации финансовых
документов документов: журналы и эксплуатация использование персонального компа компьютера -
автоматизированная электрическая электронная.
В кадровой занятию службе МАОУ «СОШ №2» применяют 2 журнальчика журнала для
записи регистрации входящих и изливающихся исходящих документов. регистрирующий Регистрационный журнал
дает представляет собой книжку книгу с разграфленными страничками страницами, в каждой главе графе
фиксируется конкретная определенная информация о акте документе. Для всякой каждой категории финансовых
документов документов разрабатывается собственная своя форма журнальчика журнала.
Регистрация поступающих входящих документов МАОУ «СОШ №2» осуществляем осуществляется
путем затаскивания занесения данных в книга журнал регистрации поступающих входящих документов.
дополнительно на На исходящих бумагах документах организации вставляется проставляется исходящий
регистрирующий регистрационный номер в согласовании соответствии с действующими притязаниями требованиями. Он
размещается располагается в верхнем левостороннем левом углу главного первого листа и заключается состоит из последовательного порядкового
номера в границах пределах регистрируемого элементов массива документов. В согласовании соответствии с
требованиями ГСДОУ в индекс акта документа должен заходить входить индекс до по