6
Содержание
ВВЕДЕНИЕ .................................................................................................................. 7
ТЕОРИТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В КАДРОВОЙ
СЛУЖБЕ. ................................................................................................................... 10
1.1. Сущность и значение документооборота в кадровой службе. ................... 10
1.2 Организация документооборота в кадровой службе. ................................... 12
1.3 Автоматизация документооборота. ................................................................ 18
2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В МАОУ «СРЕДНЯЯ
ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА №2». ........................................................ 36
2.1. Краткая характеристика МАОУ «СОШ №2». .............................................. 36
2.2. Основное движение документооборота в МАОУ «СОШ №2». ................. 43
2.3 Регистрация и исполнение документов. ........................................................ 54
3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ................................. 60
МАОУ «СОШ №2». .................................................................................................. 60
3.1 Применение автоматизированной системы управления документооборота
в МАОУ «СОШ №2».............................................................................................. 60
3.2. Рекомендации по улучшению организации документооборота в кадровой
службе. ..................................................................................................................... 66
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ......................................................................................................... 70
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ................................................. 72
Приложение ............................................................................................................... 75
7
ВВЕДЕНИЕ
Организация работы с документами предполагает обеспечение
документооборота в учреждении, хранение документов и их использование в
текущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это
совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение
документов с момента их создания или поступления и до завершения
исполнения или отправки. В целях рациональной организации
документооборота все документы распределяются по документопотокам,
например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие,
исходящие и внутренние документы; документы, направляемые и
поступающие из вышестоящих организаций. Под документопотоком
понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое
назначение в процессе документооборота.
Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом
документооборота понимается количество документов, поступивших в
организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как
правило, года. Объем документооборота – важный показатель, используемый в
качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы
делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по
документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного
состава и других вопросов.
Актуальность выбранной темы выпускной квалификационной работы
«Организация кадрового делопроизводства» обусловливается недостаточным
вниманием многих учреждений к организации документооборота в кадровой
службе.
Объектом исследования является анализ организации документооборота
в МАОУ «Средняя общеобразовательная школа №2».
Предмет исследования – организация процесса документооборота на
примере МАОУ «Средняя общеобразовательная школа №2».
8
Целью дипломной работы является рассмотрение организации
документооборота учреждения.
Исходя из этого, выстраиваются следующие задачи:
- изучить сущность и значение документооборота;
- рассмотреть организацию документооборота в кадровой службе;
- ознакомиться с программным обеспечением документооборота;
- рассмотреть характеристику учреждения МАОУ «Средняя
общеобразовательная школа №2»;
- изучить схему движения и технологию обработки документов в МАОУ
«Средняя общеобразовательная школа №2»;
- проследить регистрацию и контроль документов;
- анализировать применение АСУ документооборота в учреждении;
- анализировать рекомендации по улучшению документооборота в
кадровой службе.
Выпускная квалификационная работа включает введение, три главы,
заключение, список использованной литературы и приложения.
Во введении характеризуется актуальность темы, объект, предмет, цели,
задачи, структура и содержание работы.
Первая глава «Теоретические основы документооборота в кадровой
службе» посвящается теоретическим основам документооборота. В ней
рассматриваются сущность, значение документооборота и его программное
обеспечение. Дается определение документообороту, рассматриваются
категории программных обеспечений.
Во второй главе «Анализ организации документооборота в МАОУ
«Средняя общеобразовательная школа №2» анализируется конкретное
учреждение. Дается краткая характеристика МАОУ «Средняя
общеобразовательная школа №2». Изучаются схемы движения и технология
обработки документов.
В третьей главе «Совершенствование организации документооборота в
МАОУ «Средняя общеобразовательная школа №2» на основе результатов
9
исследования, проведенного в предыдущих двух главах, разрабатываются
предложения, даются краткие рекомендации по совершенствованию
изучаемого вопроса.
В заключении делаются выводы по работе МАОУ «Средняя
общеобразовательная школа №2».
10
ТЕОРИТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В
КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ.
1.1. Сущность и значение документооборота в кадровой службе.
Термин «документооборот» и само понятие впервые появилось в
делопроизводстве в 20-е годы. Крупные специалисты, такие как Д.Р.
Покровский, П.М. Керженцев и другие в своих трудах в области
делопроизводства и управления в сформулировали основные положения
организации документооборота, были даны теоретические обоснования
главных положений рациональной организации движения документов -
распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их
прохождения, направление документов непосредственному исполнителю,
регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована
методика обследования маршрутов, движения документов, разработана
технология их доставки. Первая попытка нормативной регламентации единых
принципов организации документооборота была сделана в 1931 году
Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и
документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с
документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки,
исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки
документов. Организация движения документов - важная часть
делопроизводственного процесса. Надо знать, как правильно его наладить,
какие условия создать для обеспечения четкого, последовательного,
бесперебойного движения документов, так как заключенная в них информация
необходима для принятия управленческого решения и доведения его до
исполнителя. Движение документов в организации с момента их создания или
получения до завершения исполнения или отправления называется
документооборотом. Документооборот является составляющей частью
11
организации работы с документами. Он должен осуществляться таким образом,
чтобы путь движения каждого документа был наиболее коротким, маршрут -
прямым, время прохождения - минимальным. Выполнение этих условий
требует:
1.Сократить инстанции прохождения документа, заранее продумав и
определив путь документа. Только деловая необходимость должна влиять на
его движение.
2.Установить максимальное единообразие в последовательности
прохождения и обработки конкретных видов документов. Оно достигается с
помощью разработки типовых схем прохождения этих видов документов.
Исключить по возможности возвратное движение документов. Выполнение
этого условия зависит от количества инстанций согласования, регистрации и
отправки документов. Активно применять средства оргтехники и новейшие
информационные технологии при передаче документов. Использование этих
средств должно быть продуманным, а не стихийным. Поэтому, приобретая
технику, необходимо знать ее технические характеристики, советоваться со
специалистами. Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной
организационный принцип службы делопроизводства - специализацию,
возможность централизованного выполнения однородных технологических
операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.
Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное
обеспечение аппарата управления за счет:
- прямоточности направления документопотоков, исключения
дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;
- ритмичности движения документов, которая обеспечивает их
равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке, как
специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.
Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из
качественных и количественных характеристик его параметров.
К качественным характеристикам документооборота относятся:
12
1) характеристики документопотоков (содержание и состав документов);
2) маршруты движения документов (этапы и инстанции движения
документов, направление движения);
3) периодичность (стадии документооборота);
4) направленность движения.
1.2 Организация документооборота в кадровой службе.
Документооборот – это движение документов с момента их получения
или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Схема
документооборота представлена на рис. 1.1
Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет
инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота -
оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с
минимальными затратами времени и труда.
Рисунок 1.1. Примерный документооборот организации
Основу документооборота дают организационные документы: Устав,
положения о структурных подразделениях, положения о службе
13
документационного обеспечения управления (ДОУ), локальные акты, приказы
о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами,
инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения
отдельных видов документов.
Различают три основных потока документации:
1) документы, поступающие из других организаций (входящие);
2) документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
3) документы, создаваемые в организации и используемые работниками
организации в управленческом процессе (внутренние).
Движение входящих документов включает:
1) первичную обработку;
2) предварительное рассмотрение;
3) регистрацию;
4) рассмотрение руководством;
5) передачу на исполнение;
6) исполнение;
7) контроль за исполнением;
8) списание исполненного документа в дело.
Движение входящих документов показано на рис. 1.2, где цифрами и
буквами обозначено:
Рисунок 1.2. Схема движения входящих документов
14
I - Руководитель (директор)
II - деятель Исполнитель (структурное подкомплекс подразделение)
а - Экспедиционная отделка обработка
b - Предварительное испытание рассмотрение, сортировка
с - запись Регистрация
d - Распределение (метка разметка)
е - Перераспределение (переметка)
1 - Корреспонденция
2 - бумаги Документы, регистрируемые службой ДОУ
3 - бумаги Документы, нерегистрируемые службой ДОУ
работа Служба документационного создания обеспечения управления (мера ДОУ), которая
сможет может быть презентована представлена в организации, каким образом как самостоятельным скелетным структурным
подразделением (господство управление делами, контора канцелярия, общий часть отдел, секретариат и
т.п.), да так и отдельным работником сотрудником (секретарь-секретарь референт, секретарь, контора офис-
менеджер, письмоводитель делопроизводитель и др.), может должна принимать к обрабатыванию обработке только
удачно правильно оформленные бумаги документы, имеющие адвокатскую юридическую силу и
насланные присланные в полном наборе комплекте (при присутствии наличии приложений). В неприятном противном
случае бумаги документы возвращаются создателю автору с соответствующим препроводительным сопроводительным
письмом, там где где указываются основания причины возврата.
по До настоящего свободного времени времени во большинства многих организациях бумаги документы поступают в
форме виде традиционных почтовых отправлений (в конвертах). Конверты с меткой пометкой
«лично» и в http адрес адрес общественных систем организаций не полагается принято вскрывать, их всего их
передают до по назначению без применения без обработки. В других остальных случаях конверты
вскрываются и, каким образом как правило, никак не не сохраняются, никак не не прилагаются к державшимся содержавшимся
в них бумагам документам. Конверты уместно целесообразно сохранять в необыкновенных исключительных
случаях, в то время, когда когда только до по конверту возможно можно определить http адрес адрес отправителя, свободное время время
отправки и день дату получения финансовых документов документов.
Предварительное испытание рассмотрение документов делается проводится работником
здание службы ДОУ с задачей целью распределения зачислившихся поступивших документов дополнительно на на два струи потока:
1) направляемые дополнительно на на рассмотрение шефу руководителю учреждения;
15
2) обращаемые направляемые непосредственно в скелетные структурные подразделения либо или
конкретным деятелям исполнителям.
Без обсуждения рассмотрения руководителем даются передаются по направлению назначению документы,
включающие содержащие текущую эксплуатационную оперативную информацию либо или адресованные в
определенные конкретные подразделения. все это Это позволяет отпустить освободить руководителя
фирмы организации от обсуждения рассмотрения мелких нынешных текущих вопросов, вывода решения по каким которым
могут брать принимать ответственные деятели исполнители, и значительно приблизить наступлен ускорить
движение поступающих входящих документов, а вероятно значит, ускорить и их всего их исполнение.
дополнительно на На рассмотрение управления руководства передаются бумаги документы, адресованные
шефу руководителю организации, и бумаги документы, содержащие рекламную информацию информацию по
особо наиболее важным темам вопросам деятельности фирмы организации, необходимую к для
принятия административных управленческих решений, к примеру например:
1. Письмо с предписанием предложением о совместной работы деятельности, полученное начиная от от
другой фирмы организации.
2. Жалоба клиента покупателя на невысокое низкое качество продуктов изделий, выпускаемых этой данной
организацией.
3. воспроизведение Копия приказа руководителя начальника Управления воспитаниями образованиями,
администрации региона района и города, насланная присланная в образовательное основание учреждение.
Целесообразно дать передать на действие исполнение в структурные гарнизона подразделения
(исполнителям) без применения без рассмотрения управляющим руководителем организации, к примеру например,
следующие бумаги документы:
1. Письмо-обращение напоминание от фирмы организации-партнера о подведении приближении
очередного времени срока оплаты произведенных выполненных работ.
2. хвалебный Рекламный проспект продуктов изделий, присланный с из другой фирмы организации.
3. Письмо-поисковый запрос запрос, полученный начиная от от других систем организаций, о предоставлении
желающих тех или других иных документов либо или сведений.
абсолютно все Все подлежащие выполнению исполнению документы записываются регистрируются и затем
даются передаются в соответствии с подготовительным предварительным распределением или либо
руководителю, или либо в структурные гарнизона подразделения (ответственным
деятелям исполнителям).