4
Содержание
Введение ...................................................................................................................... 5
Глава 1. Теоретические основы кадрового документооборота........................ 7
1.1. Понятие и значение документооборота .......................................................... 7
1.2. Классификация кадровой документации ...................................................... 12
1.3. Организация документооборота в кадровой службе ...................................... 19
Глава 2. Современное состояние организации кадрового документооборота
в ООО «Универсал» ................................................................................................ 26
2.1. Общая характеристика деятельности предприятия ........................................ 26
2.2. Анализ организации кадрового документооборота ........................................ 33
Глава 3. Совершенствование организации кадрового документооборота в
ООО «Универсал» ................................................................................................... 48
3.1. Модернизация кадрового документооборота.................................................. 48
3.2. Оценка эффективности предлагаемых мероприятий ..................................... 54
Заключение ............................................................................................................... 58
Список использованных источников .................................................................. 63
Приложение .............................................................................................................. 67
5
Введение
На любом предприятии в процессе осуществления хозяйственной
деятельности всегда формируются отношения между работниками и
работодателем, возникают вопросы организации труда и регламентирования
этих процессов.
Кадровое делопроизводство является системой управления кадрами,
обеспечивающей бесперебойную работу с документами по личному составу
предприятия, связанного с персоналом, его перемещения внутри общества и
учета рабочего времени.
Документы составляют основу информационной среды любой
организации. Информация, содержащаяся в документах, обладает юридической
силой только при условии соблюдения ряда обязательных
делопроизводственных операций.
На сегодняшний день совершенствование управления производственно-
хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности
управленческого труда зависит от уровня сформированной системы
делопроизводства в организации.
Система кадрового делопроизводства призвана обслуживать процесс
управления персоналом. Любой кадровый документ фиксирует юридически
значимые факты,
которые являются
основанием
совокупности
корреспондирующих
друг другу прав
и
обязанностей
работника и
работодателя.
Подавляющее большинство кадровых документов содержит
информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому
отношение к работе с кадровыми документами должно быть чрезвычайно
серьезным. Так как от правильности заполнения кадровых документов зависит
подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых
возникают те или иные права работника.
Цель работы: разработка мероприятий по совершенствованию кадрового
6
документооборота в ООО «Универсал».
Задачи исследования:
исследовать понятие и значение документооборота;
рассмотреть классификацию кадровой документации;
исследовать организацию документооборота в кадровой службе;
представить общую характеристику деятельности предприятия;
провести анализ организации кадрового документооборота;
сформулировать предложения по модернизации кадрового
документооборота;
оценить эффективность предлагаемых мероприятий.
Объект исследования: ООО «Универсал».
Предмет исследования: организация кадрового документооборота на
предприятии.
Теоретической и методологической основой исследования послужили
труды ученых и практиков в области кадрового менеджмента и
делопроизводства.
В работе использовались общие и частные методы исследования: методы
количественной и качественной оценки и обработки информации, наблюдение,
тестирование, метод сравнительного анализа.
Выпускная квалификационная работа включает введение, три главы,
заключение, список использованных источников и приложения. В первой главе
работы исследовано понятие и значение документооборота; рассмотрена
классификация кадровой документации; исследованы теоретические аспекты
организации документооборота в кадровой службе.
Во второй главе работы представлена общая характеристика
деятельности ООО «Универсал». Проведен анализ организации кадрового
документооборота.
В третьей главе работы представлены рекомендации по модернизации
кадрового документооборота и дана оценка их эффективности.
7
Глава 1. Теоретические аспекты кадрового документооборота
1.1. Понятие и значение документооборота
Культура работы с документами – это часть производственнойкультуры,
являющейся важной предпосылкой успешной деятельностиорганизации в
условиях рынка. Документационное обеспечениеуправления является
зеркальным отражением системы управления вцелом
1
. В этой связи система
документооборота – такая же частьпроизводственной инфраструктуры,
абсолютно равноправная инеобходимая, как и оборудование, ресурсы и
персонал.
До 1970 г. вотечественной литературе по вопросам организации
делопроизводствапонятие «документооборот» толковалось по-разному. С
принятием ГОСТ16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения»под документооборотом понимается движение документов в
организации смомента их создания или получения до завершения исполнения
илиотправки.
Действующий ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Делопроизводство иархивное дело.
Термины и определения» трактует понятие«документооборот» аналогично
2
. В
делопроизводственной практикесловом «документооборот» обозначают также
сумму документовполучаемых, отправляемых и создаваемых в учреждении
(структурномподразделении) за определенный период времени.
Документы являются неотъемлемыми элементами управленческой
деятельности, являясь ее средством
3
. Такое положение в организации
документы занимают благодаря тому, что они выполняют множество
различных функций.
1
Великанова С. С., Ишмаметьева Е. Г. Нормативно-правовые основы кадровой документации // В сборнике:
Научная мысль: традиции и инновации. Сборник научных трудов с международным участием. Магнитогорский
государственный технический университет им. Г. И. Носова. - Краснодар, 2014. — С. 129.
2
ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (введен в действие
Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998, № 28).
3
Акшалова И. Б. Документооборот вчера и сегодня // В сборнике: Механизмы развития современного общества.
Сборник научных статей по материалам Международной заочной научно-практической конференции.
Лаборатория прикладных экономических исследований имени Кейнса. 2014. — С. 8.
8
Функции, которые выполняют документы, можно условно разделить на
несколько групп, а именно:
1) информационные функции (собственно информационная,
политическая, социальная и коммуникативная);
2) управленческие функции (управленческая, учетная, правовая);
3) культурно-исторические функции (функция исторического источника,
культурная функция)
4
.
Документооборот является важным звеном в организации
делопроизводства, так как он определяет не только движения документов, но и
скоростьдвижения документов. В делопроизводстве документооборот
рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата
управления,его документирования, хранения и использования ранее созданных
документов
5
.
Основными правилами организации документооборота являются:
1) оперативное прохождение документа с наименьшими затратами
вовремени;
2) максимальное сокращение инстанций прохождения документа;
3) порядок прохождения и процесс обработки основных видов
документов должны быть единообразными
6
.
Организация движения документов — важная часть
делопроизводственного процесса. Документооборот должен быть организован
так, чтобы путь движения каждого документа был наиболее коротким, маршрут
— прямым, время прохождения — минимальным
7
. Главное правило
4
Великанова С. С., Ишмаметьева Е. Г. Нормативно-правовые основы кадровой документации // В сборнике:
Научная мысль: традиции и инновации. Сборник научных трудов с международным участием. Магнитогорский
государственный технический университет им. Г. И. Носова. - Краснодар, 2014. - С. 129
5
Станченкова Ю. И. Кадровое делопроизводство: учетная кадровая документация // Всборнике: Инновационные
технологии управления сборник статей по материалам II Всероссийской научно-практической конференции.
Нижегородский государственный педагогический университет им. К.Минина. 2015. — С. 227
6
Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: ООО «Журнал
«Управление персоналом»», 2013. – С.15
7
Глотова С. А. Кадровое делопроизводство // В сборнике: Сборник учебно-методической документации по
направлению подготовки бакалавров "Документоведение и архивоведение" Быкова Т. А., Глотова С. А.,
Конькова А. Ю., Кукарина Ю. М. Учебно-методическое пособие для студентов высших учебных заведений,
9
организации документооборота заключается в оперативном движении
документов по кратчайшему пути с минимальными затратами времени и
труда
8
.
Организация документооборота направлена на то, чтобы:
- сократить пути прохождения документа. Только деловая
необходимость должна влиять на его движение. Для этого необходимо
тщательно продумать путь его прохождения;
- установить максимальное единообразие в последовательности
прохождения и обработки конкретных видов документов. Выполнить это
условие можно с помощью разработки схем прохождения конкретных видов
документов;
- исключить возвратное движение документов (особенно при внешнем и
внутреннем согласовании, доставке и регистрации);
- активно использовать средства оргтехники и новейших
информационных технологий при передаче документов
9
.
Документооборот можно разделить на три основных вида: 1) входящий,2)
исходящий, 3) внутренний.
Входящий документ – это документ, который поступил в организацию.
Большинство входящих документов должны порождать соответствующие
исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены
нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на
соответствующий входящий документ или могут быть указаны
непосредственно во входящем документе.
Входящий поток корреспонденции образуют документы, поступающие в
организацию, которая проходит стадии ее обработки, разбивается на отдельные
обучающихся по направлению 46.03.02 "Документоведение и архивоведение". Российский государственный
гуманитарный университет, Историко-архивный институт, Факультет архивного дела. Москва, 2015. С. 280
8
Организация работы с документами: учебник. / Под ред. В. А. Кудряева. – М.: ИНФРА-М, 2012. - С. 52
9
Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: ООО «Журнал
«Управление персоналом»», 2013. – С. 15
10
потоки в виде конкретных поручений, и в конечном итоге доставляется к
конкретным сотрудникам, которые могут ознакомиться с ней и приступить к
исполнению
10
.
Исходящий документ - это официальный документ, который
отправляется из организации. Большинство исходящих документов являются
ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих
документов готовится на основе внутренних документов организации.В
отделах из документов, которые подготовлены работниками, также
формируются потоки документов, в итоге сливающиеся в единый поток
корреспонденции
11
.
Кроме того, в организациях, как правило, обращаются документы,
которые созданы в ней и не предназначены к выходу за ее пределы, –
внутренние документационные потоки. Внутренний документ - это
официальный документ, который не выходит за пределы подготовившей его
организации.
Данные документы используются для организации работы, так как они
обеспечивают решение управленческих задач в пределах одной организации.Их
путь начинается у одних сотрудников – создателей и заканчивается у других
сотрудников – исполнителей. Так что начало пути – это отправка документов, а
продолжение – получение документов
12
.
В последнее время резко увеличились объемы информации, необходимой
для управленческой деятельности, этому способствовало развитие науки и
техники, увеличение экономических и культурных связей, появление новых
форм собственности, активизация общественных процессов. Из года в год
появлялись новые направления совершенствования работы с документами.
Основным направлением совершенствования работы с документами
10
Великанова С. С., Ишмаметьева Е. Г. Нормативно-правовые основы кадровой документации // В сборнике:
Научная мысль: традиции и инновации. Сборник научных трудов с международным участием. Магнитогорский
государственный технический университет им. Г.И. Носова. - Краснодар, 2014. - С. 132
11
Разгонова Е. Ю. Кадровое делопроизводство // Молодежь и наука. 2017. № 4.1. С. 142
12
Разгонова Е. Ю. Кадровое делопроизводство // Молодежь и наука. 2017. № 4.1. С. 143
11
является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается
приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию
13
. Существует
ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно распорядительной документации.
Требования к оформлению документов»
14
.
Стандарт распространяется на организационно-распорядительные
документы, которые относятся к Унифицированной системе организационно-
распорядительной документации (УСОРД), а именно: распоряжения,
постановления, приказы, протоколы, решения, письма, акты, включенные в ОК
011–93 «Общероссийский классификатор управленческой документации»
(ОКУД). Стандарт устанавливает:
- требования к оформлению реквизитов документов;
- требования к бланкам документов, включая бланки документов с
воспроизведением Государственного герба Российской Федерации;
- состав реквизитов документов.
Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении
А; образцы бланков документов – в приложении Б. Требования стандарта
являются рекомендуемыми и не обязательны к использованию
15
.
В некоторых крупных организациях, а также в государственных органах
и органах местного самоуправления существуют отделы делопроизводства,
которые выполняют такие функции как:
- обеспечивает выпуск распорядительных документов и систематизирует
их;
- обеспечивает прием и обработку входящей корреспонденции;
13
Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: ООО «Журнал
«Управление персоналом»», 2013. – С. 20
14
ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования
к оформлению документов (с изменениями № 1, утвержденными Постановлением Госстандарта России от
21.01.2000 № 9 – СТ «О принятии и введении в действие изменения ГОСТ Р»).
15
Великанова С. С., Ишмаметьева Е. Г. Нормативно-правовые основы кадровой документации // В сборнике:
Научная мысль: традиции и инновации. Сборник научных трудов с международным участием. Магнитогорский
государственный технический университет им. Г. И. Носова. - Краснодар, 2014. - С. 129
12
- отправляет исходящую корреспонденцию;
- разрабатывает сводную номенклатуру дел и утверждает ее в
установленном порядке
16
.
В мелких организациях держать такой отдел дорого и нет гарантии, что
затраты на него окупятся
17
.
1.2. Классификация кадровой документации
Документирование управления персоналом организации развивается в
России на протяжении многих лет и является «продуктом» организаций как
государственных, так и частных, с самыми различными направлениями
отраслевой деятельности. Не вызывает сомнения тот факт, что, кадровые
документы являются важнейшими материальными носителями,
фиксирующими трудовые отношения между работниками и работодателями. В
них запечатлена информация об этапах трудовой деятельности работника и
особенностях его профессиональной деятельности
18
.
Примерами основных кадровых документов являются: трудовая книжка,
личная карточка работника, личное дело работника, приказы по личному
составу. Данные документы служат правовыми источниками,
подтверждающими права работника на труд, получение заработной платы,
отпускных и в конечном итоге на пенсионные выплаты.
Сложность документационного обеспечения управления персоналом
организации связана с тем, что нет единого нормативного документа,
регулирующего порядок документирования и документационного менеджмента
16
Великанова С. С. Организация делопроизводства службы персонала // В сборнике: Инновационное развитие
общества в период модернизации: экономические, социальные, философские, политические, правовые
закономерности и тенденции материалы Международной научно-практической конференции: в 3 частях.
Ответственный редактор В. И. Долгий, А. И. Карпович. 2014. — С. 104
17
Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: ООО «Журнал
«Управление персоналом»», 2013. – С.15
18
Караваева Е. Б., Макаркина М. Л, Юшина Е. Л. Обязательные кадровые документы: типичные ошибки в
практике применения // В сборнике: Актуальные вопросы современной науки и образования Материалы
международной научно-практической конференции. Московский финансово-юридический университет
МФЮА, Кировский филиал. 2016. — С. 276
13
в сфере кадрового делопроизводства. Поэтому совершенствование методов
документирования и организации работы по управлению кадровыми
документами на основе законодательной и нормативно-методической базы РФ
интенсивно продолжается и в настоящее время
19
.
Как показывает практика, кадровому делопроизводству в организациях,
особенно частных, часто уделяется недостаточное внимание, не всегда
документированием трудовых отношений занимаются профессионально
подготовленные люди, а это чревато многочисленными проблемами с
законодательством и
государственными
структурами,
курирующими
социально-трудовые
работником
20
.
отношения между
работодателем
и наемным
Документационным обеспечением деятельности персонала в организации
как правило, занимается менеджер по персоналу или служба по управлению
персоналом, в зависимости от количества сотрудников в организации, которые
подчиняются предприятия и его заместителю. Исходя из имеющихся в учебной
и учебно-методической литературе рекомендаций на одного специалиста по
работе с персоналом приходится от 50 до 100 чел. сотрудников организации, в
зависимости от уровня автоматизации документационных процессов
21
.
В своей деятельности служба управления персоналом руководствуется
нормативно-правовыми документами федерального уровня,
регламентирующими сферу кадрового делопроизводства, такими как
Конституция РФ, Федеральными конституционными законами, Федеральными
законами, постановлениями и решениями Правительства РФ, указами
Президента РФ, нормативно-правовыми документами органов исполнительной
власти, ГОСТ, Общероссийскими классификаторами, а также локальными
нормативными актами организации: уставом, правилами внутреннего
19
Кузнецова А. Р., Кадыров Э. М. Основы кадрового делопроизводства. - Уфа, 2013. – С. 23
20
Измайлов P. P. Анализ документов, регламентирующих управление персоналом коммерческой организации //
Современные тенденции в экономике и управлении: новый взгляд. 2016. № 40-2. – С. 12
21
Шевченко Л.В., Дуплий Е. Б. Обязательные документы кадровой службы // Материалы Ивановских чтений.
2017. № 4 (16). С. 163.