24
Такие ошибки выявлять и исправлять сложнее всего. В инструкции по
делопроизводству должны быть оговорены основные используемые виды
документов, правила их оформления и порядок согласования, а также
ответственность сотрудников
51
.
Кроме рассмотренных, существует ещё ряд ошибок в делопроизводстве,
которые связаны с оформлением бумаг, отсутствием прозрачности в
согласованиях, движением документов в организации, отсутствием
общедоступной информации по временному назначению исполняющих
обязанностей руководителей и ключевых сотрудников.
Таким образом, ошибки бывают в любой деятельности, особенно в
делопроизводстве, так как во многих организациях для большинства
сотрудников оно не является профессиональной областью. Целью исправления
подобных ошибок является не только стремление к порядку в организации и
соблюдение законодательства, но и повышение удобства работы и мотивации
сотрудников.
Выводы по главе 1
Документооборот – это движение документов в организации смомента их
создания или получения до завершения исполнения илиотправки. Основными
правилами организации документооборота являются:
1) оперативное прохождение документа с наименьшими затратами
вовремени;
2) максимальное сокращение инстанций прохождения документа;
3) порядок прохождения и процесс обработки основных видов
документов должны быть единообразными.
Кадровая документация – это комплекс документов, обеспечивающих
сборнике: Инновационные технологии управления сборник статей по материалам II Всероссийской научно-
практической конференции. Нижегородский государственный педагогический университет им. К.Минина.
2015. – С. 227
51
Кадровое делопроизводство: методические указания / Сост. Г. А. Машенцева, В. В. Дегтярев,
М. А. Пчелинцева. - Волгоград: ИУНЛ ВолгГТУ, 2015. - С. 55
25
внутрикорпоративное регулирование трудовых и связанных с ними иных
отношений работодателя и работника.
Кадровый документооборот представляет собой движение кадровых
документов от момента их создания или получения до завершения исполнения
или отправления. Рациональная организация кадрового документооборота
позволяет формализовать кадровые процедуры.
Среди кадровой документации выделяют: распорядительные документы и
документы, подтверждающие трудовую деятельность работника;
информационно-расчетные документы; официальную внутреннюю переписку;
журналы (книги) учета и регистрации документов.
Документооборот совершенствуется путем рационализации и сокращения
количества форм документов; организации их доставки; введения практики
предварительного рассмотрения документов высококвалифицированным
специалистом и распределения их по исполнителям, минуя руководство
организации; сведения к минимуму ручных операций и переписки данных;
применения средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах
движения документов; введения строгого контроля исполнения документов.
26
Глава 2. Современное состояние организации кадрового
документооборота в ООО «Универсал»
2.1. Общая характеристика деятельности предприятия
Общество с ограниченной ответственностью «Универсал» создано 4
февраля 2003 г.
Юридический адрес: 190013, г. Санкт-Петербург, ул. Серпуховская, 46
литер И, пом. 3Н.
Основным видом деятельности является производство мебелидля офисов
и предприятий торговли.Организационно-правовая форма — общества с
ограниченной ответственностью. Тип собственности — частная собственность.
Организационная структура ООО «Универсал» представлена на рисунке
1.
Рисунок 1. Организационная структура управления
ООО «Универсал»
52
ООО «Унивесал» представляет собой единый производственно-
хозяйственный комплекс взаимосвязанных структурных подразделений.
52
Составлено на основе положений о структурных подразделениях предприятия.
27
Производственная структура предприятия образована цехами, в которых
осуществляется производственный процесс. Для доставки продукции
заказчикам на предприятии создана транспортная служба. Продажа продукции
осуществляется через торговый отдел. Торговые площади предприятия
арендуются.
Организационная структура предприятия, представленная на рисунке 1,
построена по линейно-функциональному принципу; она обеспечивает
разделение управленческого труда по функциям управления предприятием. В
то же время данная структура управления характеризуется как негибкая,
приспособленная для решения внутренних задач, а не внешних.
Для анализа основных показателей деятельности предприятия было
исследовано их изменение за период 2015-2017 гг. (Таблица 1).
Таблица 1
Динамика основных показателей деятельности ООО «Универсал»
Показатель
2015
2016
2017
2017/2015,
%
Выручка от продажи продукции,
тыс. руб.
248675
269499
287253
115,51
Полная себестоимость продукции,
тыс. руб.
228555
248203
261486
114,41
Затраты на 1 рубль реализации
продукции, руб.
0,92
0,92
0,91
98,91
Прибыль от реализации продукции,
тыс.руб.
20160
21296
25767
127,81
Из данных таблицы 1 видно, что в 2016 г. выручка от продажи продукции
увеличилась по сравнению с 2015 г. на 20 824 тыс.руб., или на 8,37%. В 2017 г.
темпы прироста выручки несколько снизились и составили 6,59%. В
абсолютном выражении выручка от продажи продукции увеличилась в 2017 г.
по сравнению с 2016 г. на 17 754 тыс.руб.
Нельзя не отметить такой положительный факт в деятельности
предприятия, как снижение затрат на рубль реализации продукции в 2017 г. на
1,09%.
28
Прибыль от продажи продукции увеличивалась на протяжении всего
исследуемого периода: на 5,84% за 2016 г. и на 20,95% за 2017 г. Проведенный
анализ свидетельствует росте эффективности деятельности ООО «Универсал»
за 2016-2017 гг.
Динамика трудовых ресурсов предприятия представлена в таблице 2.
Таблица 2
Обеспеченность трудовыми ресурсами ООО «Универсал»
Категория
работающих
2015
2016
2017
2017/2015, %
Рабочие, в том числе
75
76
76
101,33
основные
64
64
64
100,00
вспомогательные
11
12
12
109,09
Служащие, в том числе
49
50
50
102,04
руководители
9
9
9
100,00
специалисты
38
40
40
105,26
прочие служащие
2
1
1
50,00
Всего работающих
124
126
126
101,61
Из данных таблицы 2 видно, что за 2016 г. отмечается увеличение
кадрового состава предприятия. В 2016 г. численность работающих
предприятия увеличилась на 2 чел., или на 1,61%. При этом прирост
численности произошел за счет увеличения численности вспомогательных
рабочих (на 1 чел., или на 9,09%) и специалистов – на 2 чел., или на 5,26%.
Численность прочих служащих сократилась на 1 работника. В 2017 г.
изменения численности работников не происходило.
В таблице 3 представлена структура персонала предприятия в 2015-2017
гг. Из данных таблицы 3 видно, что в 2016 г. происходит некоторое сокращение
удельного веса рабочих в общей численности персонала (на 0,16 процентного
пункта) с соответствующим увеличение удельного веса служащих. В целом же
значительных изменений в структуре персонала в 2016 гг. не отмечается. Более
60% работников являются рабочими.
29
Таблица 3
Структура персонала ООО «Универсал»
по категориям в 2015-2017 гг.
Категория
работающих
2015
2016
2017
2017/2015, %
Рабочие, том
числе
60,48
60,32
60,32
-0,16
основные
51,61
50,79
50,79
-0,82
вспомогательные
8,87
9,53
9,53
0,66
Служащие, в том
числе
39,52
39,68
39,68
0,16
руководители
7,26
7,14
7,14
-0,12
специалисты
30,65
31,75
31,75
1,10
прочие
служащие
1,61
0,79
0,79
-0,82
Существенное влияние на эффективность использования трудовых
ресурсов оказывает характер и уровень движения кадров на предприятии,
которые отражены в таблице 4.
Таблица 4
Движение кадров ООО «Универсал» за 2015-2017 гг.
Показатели
2015 г.
2016 г.
2017 г.
2017/2015, %
Среднесписочная
численность всего, чел.
124
126
126
101,61
- в т.ч. рабочих, чел.
75
76
76
101,33
Принято на работу всего
7
8
9
128,57
- в т.ч. рабочих, чел.
6
7
7
116,67
Уволено с работы, чел.
5
8
9
180,00
- в т.ч. по собственному
желанию, чел.
5
8
7
140,00
- в т.ч. рабочих, чел.
5
7
7
140,00
Коэффициент приема
кадров всего
0,06
0,06
0,07
116,67
- в т.ч. рабочих
0,08
0,09
0,09
112,50
Коэффициент выбытия
кадров, всего
0,04
0,06
0,07
175,00
- в т.ч. рабочих
0,07
0,09
0,09
128,57
Коэффициент оборота
кадров, всего
0,10
0,13
0,14
140,00
- в т.ч. рабочих
0,15
0,18
0,18
138,46
Коэффициент текучести
кадров
0,04
0,06
0,06
150,00
30
Анализ данных, представленных в таблице 4, показывает, что по
сравнению с 2015 г. в 2017 г. количество принятых на работу увеличилось на
двух работников, а по сравнению с 2016 г. – на 1 чел. Коэффициент приема
кадров в 2015-2016 гг. оставался неизменным и составлял 6%, в 2017 г.
увеличился до 7%.
Число уволенных работников в 2017 г. увеличилось на 4 чел. по
сравнению с 2015 г., а по сравнению с 2016 г. – на 1 чел. Коэффициент выбытия
кадров в 2016 г. возрос на 2 процентных пункта, а в 2017 г. – еще на 1
процентный пункт по сравнению с 2016 г. Негативным фактом является
увеличение коэффициента текучести кадров в 2016 г. с 4% до 6%.
Образовательная структура рабочих представлена в таблице 5.
Таблица 5
Образовательнаяструктура рабочих кадров
Наименование
показателя
2015
2016
2017
2017/2015, %
Общая численность
рабочих, чел.
75
76
76
101,33
В том числе
имеющих
высшее
образование
6
9
15
250,00
среднее
специальное
образование
35
34
37
105,71
среднее общее
образование
34
33
24
70,59
Образовательная структура, %
высшее
образование
8
12
20
-
среднее
специальное
образование
47
45
48
-
общее среднее
образование
45
43
32
-
Почти половина рабочих ООО «Универсал» имеют средне-специальное
образование (48% по данным 2017 г.), меньшая часть – рабочие со средним
образованием (32% по данным 2017 г.), 20 % рабочих в 2017 г. имеют высшее
образование. Отметим, что на предприятии имеет тенденция роста удельного
31
веса рабочих, имеющих высшее образование при одновременном сокращении
числа рабочих с общим средним образованием.
В таблице 6 представлена образовательная структура специалистов и
служащих.
Таблица 6
Образовательнаяструктураспециалистов и служащих
Наименование показателя
2015
2016
2017
2017/2015,
%
Общая численность
специалистов и служащих,
чел.
40
41
41
102,50
с высшим образованием
30
31
29
96,67
Образовательная структура, %
среднее специальное
образование
10
10
12
-
высшее образование
75
76
71
-
среднее специальное
образование
25
24
29
-
Большая часть специалистов и служащих имеют выше образование.
Однако, в 2017 г. удельный вес данной категории работников снизился с 76 %
(в 2016 г.) до 71 %. Из 41 работника данной категории высшее образование
имеют 29 работников (в 2016 г. – 31 работник). Это косвенным образом
свидетельствует об оттоке с предприятия квалифицированных работников.
Уровень образования руководителей ООО «Универсал» и его динамика
отражены в таблице 7.
Таблица 7
Анализ образовательной структуры руководителей
Наименование
показателя
2015
2016
2017
2017/2015, %
Общая численность
руководителей, чел.
9
9
9
100,00
с высшим образованием
8
8
8
100,00
со средним специальным
образованием
1
1
1
-100,00
Образовательная структура, %
высшее образование
89
89
89
-
среднее специальное
образование
11
11
11
-
32
8 руководителей из 9 имеют высшее образование.
На рисунке 2 представлена структура рабочих по возрасту.
Рисунок 2. Возрастная структура рабочих в 2017 г., %
Как показывает диаграмма, рабочие в возрасте старше 40 лет составляют
18%, большую часть составляют рабочие в возрасте 31–40 лет (32%) и самая
большая часть – это молодежь в возрасте от 20 до 30 лет (50%).
Рисунок 3. Группировка специалистов и служащих по возрасту
в 2017 г., %
Среди специалистов и служащих (рис. 7) более половины работников
находятся в возрасте от 31 до 40 лет. Большую часть составляют специалисты и
служащие старших возрастных групп (от 41 года). В возрасте от 20 до 30 лет
лишь 8 % специалистов и служащих.
Группировка управленческого состава ООО «Универсал» по возрасту
33
представлена на рисунке 4.
Рисунок 4. Группировка руководителей по возрасту в 2017 г., %
Как показывает диаграмма, большинство руководителей – это люди
возрасте 46 – 60 лет (57%), меньшую часть составляют руководители в возрасте
от 40 лет. Проведенные анализ кадров предприятия позволяет сделать
следующие выводы:
численность персонала предприятия остается стабильной на
протяжении трех последних лет (увеличение на 2 работника, или на 1,61 %);
в структуре персонала высок удельный вес специалистов (32 % по
данным 2017 г.), что обусловлено научно-исследовательским направлением
деятельности предприятия;
уровень текучести кадров является достаточно низким (6 %), однако,
имеет место рост данного показателя в 2016-2017 гг. на 2 п.п. по сравнению с
2015 г.;
квалификационная структура рабочих кадров имеет тенденцию к
улучшению. В то же время среди специалистов удельный вес работников с
высшим образованием в 2017 г. снизился. Это косвенным образом
свидетельствует об оттоке с предприятия квалифицированных работников.
2.2. Анализ организации кадрового документооборота
Обязанности ведения кадрового документооборота в ООО «Универсал»