44
3. Рекомендуется вести приходно-расходную книгу по учету бланков
трудовой книжки и вкладышей в нее по форме, утвержденной Постановлением
Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69.
10. Регистрационные и учетные журналы.
Журналы не ведутся.
Общие выводы и рекомендации:
1. Рекомендуется завести журнал, прошить, пронумеровать, скрепить
печатью и подписью генерального директора.
2. Рекомендуется вносить записи последовательно, не нарушая
нумерацию и дату принятия приказа.
11. Приказы по личному составу
В ходе проверки предоставлены приказы по личному составу (прием,
увольнение).
В приказах о приеме на работу не указываются условия приема на работу,
отсутствует подпись работника в ознакомлении с приказом. В приказах об
увольнении не указывается основание прекращения трудового договора,
отсутствует ссылка на соответствующую статью трудового кодекса.
Табельные номера сотрудников содержат начальные буквы инициалов, а
должны содержать порядковые числа (порядок определяется в зависимости от
даты приема работников последовательно). Приказы об отпусках, переводах
отсутствуют.
Общие выводы и рекомендации: рекомендуется заполнять приказы в
соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 «Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по
учету труда и его оплаты».
12. Личные карточки Т-2
На проверку были предоставлены личные карточки работников.
Общие выводы и рекомендации:
1. Карточки выполнены на листах бумаги белого цвета размером А4
45
двусторонней печатью, отдельные страницы карточек скреплены между собой
степлером.
2. Карточки заполняются машинописным текстом с использованием
компьютерной программы, а затем распечатываются. Текущие изменения
ручкой в карточку не вносятся.
3. Не все поля личных карточек являются заполненными, например,
образование, профессия, стаж, сведения о семье, о воинском учете, об отпусках.
4. Отсутствуют подписи работников.
Срок хранения личных карточек составляет 75 лет, ввиду этого
рекомендуется пользоваться личными карточками изготовленными на картоне.
Такие карточки можно купить в специализированных издательских
организациях. Картонные карточки заполняются вручную.
Выводы по главе 2
Основным видом деятельности ООО «Универсал» является производство
мебелидля офисов и предприятий торговли.Организационная структура
предприятия построена по линейно-функциональному принципу; она
обеспечивает разделение управленческого труда по функциям управления
предприятием.
Деятельность предприятия – прибыльная. Прибыль от продажи
продукции увеличивалась на протяжении всего исследуемого периода: на
5,84% за 2016 г. и на 20,95% за 2017 г. Проведенный анализ свидетельствует
росте эффективности деятельности ООО «Универсал» за 2016-2017 гг.
Численность персонала на 2017 г. составляет 126 чел. Численность
персонала предприятия остается стабильной на протяжении трех последних лет
(увеличение на 2 работника, или на 1,61 %). В структуре персонала высок
удельный вес специалистов (32 % по данным 2017 г.), что обусловлено научно-
исследовательским направлением деятельности предприятия.
Уровень текучести кадров является достаточно низким (6 %), однако,
46
имеет место рост данного показателя в 2016-2017 гг. на 2 п.п. по сравнению с
2015 г. Квалификационная структура рабочих кадров имеет тенденцию к
улучшению. В то же время среди специалистов удельный вес работников с
высшим образованием в 2017 г. снизился. Это косвенным образом
свидетельствует об оттоке с предприятия квалифицированных работников.
Обязанности ведения кадрового документооборота в ООО
«Универсал»возложены на работников отдела кадров. В компании разработан
документ, регламентирующий кадровый документооборот – Положение о
кадровом документообороте в ООО «Универсал».
Документооборот в ООО «Универсал» имеет ярко выраженный
вертикальный характер, что усиливается характеристиками существующей
организационной структуры управления. Большинство документов сначала
появляется на столе руководителя самого высокого ранга, а потом, обрастая
резолюциями, спускается вниз - к непосредственному исполнителю, чтобы
потом, после того, как приказ исполнен, проделать тот же путь в обратном
направлении.
В 2017 г. было издано 766 кадровых документов. Проанализировав объем
документации можно сделать вывод, что большинство документов
оформляется о приеме на работу и предоставлении отпусков. Важнейшая
задача отдела кадров ООО «Универсал» - оформление документов
соответствии с требованиями, предъявляемыми к ним. В результате проверки
документов выявлены следующие недостатки и нарушения:
правила внутреннего трудового распорядка в организации
отсутствуют;
положение об оплате труда как локальный нормативный акт
отсутствует;
коллективный договор отсутствует;
договоры о полной индивидуальной материальной ответственности с
большинством работников заключены безосновательно, а значит такие
47
договора будут признаны судом недействительным и не обеспечат реальной
защиты имущественных интересов работодателя;
документы по дисциплинарной ответственности отсутствуют;
в оформлении трудовых договоров имеются нарушения
законодательства;
трудовые книжки действующих работников не заполнены, хранятся в
личных делах работников в нарушение Правил ведения и хранения трудовых
книжек. Сведения о наличии бланков новых трудовых книжек и вкладышей к
ним отсутствуют. Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей не
ведется. Не ведется приходно-расходная книга по учету бланков трудовой
книжки и вкладышей в нее;
в приказах о приеме на работу не указываются условия приема на
работу, отсутствует подпись работника в ознакомлении с приказом. В приказах
об увольнении не указывается основание прекращения трудового договора,
отсутствует ссылка на соответствующую статью трудового кодекса. Табельные
номера сотрудников содержат начальные буквы инициалов, а должны
содержать порядковые числа (порядок определяется в зависимости от даты
приема работников последовательно). Приказы об отпусках, переводах
отсутствуют;
не все поля личных карточек являются заполненными, например,
образование, профессия, стаж, сведения о семье, о воинском учете, об отпусках.
Отсутствуют подписи работников.
48
Глава 3. Совершенствование организации кадрового
документооборота в ООО «Универсал»
3.1. Модернизация кадрового документооборота
Представим предложения, направленные на совершенствование
организации кадрового документооборота в ООО «Универсал». Во-первых,
необходимо разработать и принять в установленном законодательством
порядке и в соответствии со спецификой деятельности организации Правила
внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда, утвердить
перечни сотрудников с ненормированным рабочим днем.
Необходимо привести в соответствие с законодательством РФ основной
документ кадрового делопроизводства – трудовой договор, который в большей
степени в настоящий момент противоречит трудовому кодексу. Необходимо
тщательным образом изучить порядок привлечения работников к материальной
и дисциплинарной ответственности.
Изучить Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по
учету труда и его оплаты» в части заполнения унифицированных форм:
приказов по личному составу, штатного расписания, табелей учета рабочего
времени, личных карточек.
Предлагается внедрить тесное взаимодействие отдела кадров с
юридической службой организации с целью решения кадровых противоречий с
действующим законодательством.При несоблюдении указанных рекомендаций
и ведении кадрового учета и делопроизводства в разрез с действующим
законодательством организация совершает административное правонарушение,
предусмотренное ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
За это предусмотрена ответственность в виде штрафа на должностных
лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих
предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от
одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление
49
деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц - от тридцати
тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление
деятельности на срок до девяноста суток.
В целях обеспечения кадровой безопасности и правильного ведения
кадрового учета и делопроизводства рекомендуется провести обучение по
трудовому законодательству и кадровому делопроизводству сотрудников
отдела по управлению персоналом, юридической службы, службы внутреннего
контроля и отдела по управлению системой менеджмента качества.
Проведенное исследование показало, что кадровый документооборот в
ООО «Универсал» автоматизирован; он ведется в электронной системе
документооборота ООО «Универсал». В целях его совершенствования
предлагается введение дополнительного модуля, позволяющего
автоматизировать контроль исполнения документов – «Система контроля
исполнительской дисциплины» (далее – «СКИД»), в которую заносятся все
документы, требующие исполнения.
Введение «СКИД» позволит:
создавать новые контрольные карточки документов;
отправлять сообщения о новых поручениях на электронный почтовый
адрес исполнителей (Таблица9);
контролировать состояние текущих поручений по всем исполнителям и
статистику исполнительской дисциплины (Таблица 10);
фиксировать факт выполнения поручений,
осуществлять поиск поручений по различным критериям,
просматривать архив выполненных поручений.
53
Составлено автором.
50
Таблица 9
Форма Справки о выполнении контрольных мероприятий
53
ООО «Универсал»
Справка о выполнении контрольных мероприятия за период с
01.01.2017 по 31.08.2017
Исполнитель
Основание
Рег. №
№ док.
Дата док.
Срок
Задержка (дни)
Содержание
Задание
1
Поручение по
внешней
корреспонденции
494
8061
ф
25.08.
2017
10.09.
2017
12
Ответ:
Служба
занятости
предоставить
информацию
о вакансиях
2
Поручение по
внешней
корреспонденции
541
8753
15.08.
2017
23.08.
2017
Ответ:
Кадровое
агентство
«Я+» – не
направлять
корреспонден
цию по
указанному
адресу, на
контроль
3
Поручение по
внешней
корреспонденции
545
8824
16.08.
2017
24.08.
2017
Ответ: ПФ РФ
–
предоставить
данные о
начислении
пени
Всего мероприятий: 58; выполнено: 55 (95 %); не выполнено: 3 (5 %)
54
Составлено автором.
51
Таблица 10
Форма Ведомости исполнений контрольных мероприятий
54
Исполнители
Ф.И.О.
Контрольные мероприятия
Всего
Поручение по
внешнейкорреспон
денции
Кол.
Вып.
%
%
контр.
%
факт
Кол.
Вып.
%
Кондратьева А.П.
18
12
66,7
I8
12
66,7
Орлова О.И.
8
5
62,5
8
2
62,5
Сидорова И.К.
29
21
72,4
29
21
72,4
Кондратьева А.П.
7
7
100,0
7
7
100,0
Орлова О.И.
7
7
100,0
7
7
100,0
Сидорова И.К.
3
1
33,3
3
1
33,3
Кондратьева А.П.
17
14
82,4
17
14
82,4
Орлова О.И.
17
12
70,6
17
12
70,6
Сидоров И.К.
2
2
100,0
2
2
100,0
Кондратьева А.П.
1
1
100,0
1
1
100,0
Орлова О.И.
3
1
33,3
3
1
33,3
Сидорова И.К.
4
3
75,0
4
3
75,0
Кондратьева А.П.
7
4
57,1
7
4
57,1
Всего
123
9О
73,2
123
9О
73,2
Использование Системы контроля исполнительской дисциплины»
(«СКИД») позволит сократить время на повторное рассмотрение документа.
Выбор программы «СКИД» обусловлен проведенным мониторингом
программ, позволяющим осуществлять контроль исполнительской дисциплины
(Таблица 11).
По данным таблицы 11 видно, что возможности рассмотренных программ
практически одинаковые, однако, по стоимости программа «СКИД» имеет
преимущества. Стоимость данного программного обеспечения составляет 8
тыс. руб.
52
Таблица 11
Мониторинг программ контроля исполнительской дисциплины
Показа
-тель
Программы
«СКИД»
«Контроль
исполнитель-
ской
дисциплины»
«Айкумена-
Управление»
«Документообо
рот и КИД
(контроль
исполнительско
й
дисциплины)»
Общее
Предназначена
Программа
Обладает
Предназначена
описан
для ведения
позволяет
расширенной
для ведения
ие
документообор
легко вести
функциональнос
документооборо-
ота и контроля
учет
тью и позволяет
та и контроля
исполнительск
выполнения
осуществлять
исполнительской
ой
различных
контроль
дисциплины.
дисциплины.
распорядительн
исполнения
ых документов
решений,
исполнителями.
постановку задач
Содержит
и контроль
автоматическое
исполнения
напоминание о
регламентов в
приближении
режиме
срока
реального
выполнения.
времени,
обеспечивая
максимальную
продуктивность
труда для
конкретного
сотрудника.
Цена
8
10
12
8
Предлагается также направить работника отдела кадров на обучение по
программе повышения квалификации «Специалист по кадрам + 1С Зарплата и
управление персоналом 8.3».Программа предусматривает:
1. формирование профессиональных компетенций, включающих в себя:
готовность к кооперации с коллегами, к работе на общий результат, а также
владение навыками организации и координации взаимодействия между
людьми, контроля и оценки эффективности деятельности других; способность
применять на практике методы оценки эффективности системы материального
и нематериального стимулирования в организации;
2. получение следующих знаний: основные виды документов,
особенности их создания и хранения; основные принципы работы менеджера
53
по персоналу;
3. приобретение умений: вести документооборот на предприятиях
различных форм собственности; правильно общаться с деловыми партнерами,
изучать особенности взаимоотношений членов коллектива и руководителей
организации, получить представление об организации работы офиса, научиться
работать с информацией и управлять личным временем; применять системный
подход к теории и практики управления персоналом;
4. овладение: навыками организации и координации взаимодействия
между людьми, контроля и оценки эффективности деятельности других с
учётом этических принципов деловых отношений; знаниями и умениями по
созданию современной системы управления персоналом на предприятии.
Приобретенные знания и практические навыки должны обеспечить
умение самостоятельно на высоком профессиональном уровне оформлять,
вести, поддерживать и развивать кадровое делопроизводство любой компании
вне зависимости от сферы деятельности и формы собственности.
Объем программы: 72 часа трудоемкости, в том числе 48 ауд. часов.
Учебный план представлен в таблице 11.
Таблица 11
Учебный план дополнительной профессиональной программы
повышения квалификацииработника ОК
№
Наименование
модулей
(дисциплин)
Трудоемкость в часах:
Формы
контроля
Всего
аудиторные занятия, в
том числе
Самостоятельная
работа
Всего
лекции
Практические,
лабораторные,с
еминарскиезаня
тия,
тренинги
1
2
3
4
5
6
7
1
Модуль 1.
Основы трудового
законодательства и
регулирование
трудовых отношений
44
14
14
16
Компьютерное
тестирование(т
екущийконтро
льзнаний)