54
Продолжение таблицы 11
1
2
3
4
5
6
7
2
Модуль 2.
Ведение кадрового
учета в программе
1С
28
10
10
8
Компьютерное
тестирование(т
екущийконтро
льзнаний)
Итоговая аттестация
Зачет
Итого:
72
24
24
24
3.2. Оценка эффективности предлагаемых мероприятий
Для того чтобы рассчитать экономический эффект от внедрения
предложенных мероприятий, необходимо определить возможное сокращение
затрат рабочего времени. В таблице 12 представлены плановые и фактические
затраты времени сотрудника отдела кадров.
Таблица 12
Фактические и плановые затраты рабочего времени сотрудника
кадровой службы ООО «Универсал»в неделю
55
Элементы затрат
Продолжитель-
ность работ,
всего
В том числе
Сократить
нельзя
Можно
сократить или
исключить
мин.
%
мин.
%
мин.
%
1
3
4
5
6
7
8
Изучение текущих
(нормативных,
директивных и др.)
документов
60
2
30
50
30
50
Поиск и работа с
правовой и
экономической
информацией
30
1,02
21
63
9
37
Работа с
документацией
105
3,6
87,51
83
17,49
17
Подготовка отчетов,
докладов и справок
180
6,1
147,5
82
32,5
18
Осуществление
переписки
90
3,06
88
98
12
2
Телефонные
разговоры
210
7,14
147
70
63
30
Прием посетителей и
представителей других
подразделений
105
3,57
105
100
-
-
55
Составлено автором.
55
Продолжение таблицы 12
1
3
4
5
6
7
8
Участие в
производственных
совещаниях
-
-
-
-
Участие в
собраниях
общественных
организаций
30
1,02
29,4
97
0,6
3
Подготовка
собраний,
совещаний
120
4,08
120
100
-
-
Служебные
разъезды
525
17,85
294
56
231
44
Повышение
квалификации
-
-
-
-
-
-
Общественная
работа
75
2,55
75
100
-
-
Проведение
собраний,
совещаний
195
6,63
164
84
31
16
Беседы с
подчиненными
240
8,16
235
98
5
2
Решение
оперативных
вопросов
90
3,06
70
77
20
23
Решение
перспективных
вопросов
75
2,55
59
79
16
21
Обход рабочих мест
30
1,02
30
100
-
-
Прием по личным
вопросам
105
3,57
105
100
-
-
Личные дела
195
6,63
118
60
77
40
Потери рабочего
времени (нерегла-
ментированные
перерывы)
200
6,12
130
65
63
35
Данные, представленные в таблице 12, позволяют сделать вывод, что за
счет реализации предлагаемых мероприятий происходит 10 часов рабочего
времени в течение одной рабочей недели, или 25 % (10 * 100 % / 40).
Проведем расчет экономической эффективности мероприятия.
В отделе кадров предприятия работает три сотрудника. За счет
сокращения излишних затрат рабочего времени их производительность труда
повысится на 25 %.
56
Общий прирост производительности труда рассчитаем по формуле:
Ппт = Пптк * Чк : Чобщ (1)
где Пптк – прирост производительности труда сотрудников кадровой
службы;
Чк – численность персонала кадровой службы;
Чобщ – общая численность персонала.
Ппт = 25,00 * 3 : 126 = 0,60 %.
Таким образом, в целом по предприятию производительность труда
повысится на 0,60 %.
Прирост выручки составит: 287 253 * 0,60 % = 1 723 тыс.руб.
Исходя из рентабельности продаж на уровне 2017 г. (8,97 %), планируем
прирост прибыли от продаж: 1 723 * 8,97 % = 155 тыс.руб.
Затраты на реализацию мероприятия составляют 8 тыс.руб., то есть
общий годовой экономический эффект равен:
Э = 155 – 8 = 147 тыс.руб.
Таким образом, предлагаемые мероприятия экономически эффективны.
Выводы по главе 3
В целях совершенствования организации кадрового документооборота в
ООО «Универсал» рекомендовано:
- разработать и ввести в действие новые должностные инструкции,
отражающие реальное и рациональное распределение обязанностей между
сотрудниками отдела кадров;
- разработать и принять в установленном законодательством порядке и в
соответствии со спецификой деятельности организации Правила внутреннего
трудового распорядка, Положение об оплате труда, утвердить перечни
сотрудников с ненормированным рабочим днем;
- привести в соответствие с законодательством РФ основной документ
кадрового делопроизводства – трудовой договор, который в большей степени в
57
настоящий момент противоречит трудовому кодексу;
- внедрить тесное взаимодействие отдела кадров с юридической
службой организации с целью решения кадровых противоречий с действующим
законодательством;
- провести обучение по трудовому законодательству и кадровому
делопроизводству сотрудников отдела по управлению персоналом,
юридической службы, службы внутреннего контроля и отдела по управлению
системой менеджмента качества;
- ввести в электронный кадровый документооборот дополнительный
модуль, позволяющий автоматизировать контроль исполнения документов –
«Система контроля исполнительской дисциплины».
За счет реализации предлагаемых мероприятий будет получена экономия
10 часов рабочего времени работника отдела кадров в течение одной рабочей
недели, или 25 %. Планируемый экономический эффект составляет 147
тыс.руб. Таким образом, предлагаемые мероприятия экономически
эффективны.
58
Заключение
Документооборот– это движение документов в организации смомента их
создания или получения до завершения исполнения илиотправки. Основными
правилами организации документооборота являются:
1) оперативное прохождение документа с наименьшими затратами
вовремени;
2) максимальное сокращение инстанций прохождения документа;
3) порядок прохождения и процесс обработки основных видов
документов должны быть единообразными.
Кадровая документация – это комплекс документов, обеспечивающих
внутрикорпоративное регулирование трудовых и связанных с ними иных
отношений работодателя и работника. Кадровый документооборот
представляет собой движение кадровых документов от момента их создания
или получения до завершения исполнения или отправления. Рациональная
организация кадрового документооборота позволяет формализовать кадровые
процедуры.
Среди кадровой документации выделяют: распорядительные документы и
документы, подтверждающие трудовую деятельность работника;
информационно-расчетные документы; официальную внутреннюю переписку;
журналы (книги) учета и регистрации документов.
Документооборот совершенствуется путем рационализации и сокращения
количества форм документов; организации их доставки; введения практики
предварительного рассмотрения документов высококвалифицированным
специалистом и распределения их по исполнителям, минуя руководство
организации; сведения к минимуму ручных операций и переписки данных;
применения средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах
движения документов; введения строгого контроля исполнения документов.
Функции ведения кадрового документооборота возложены на работников
59
кадровых служб.Основным видом деятельности ООО «Универсал» является
производство мебелидля офисов и предприятий торговли.Организационная
структура предприятия построена по линейно-функциональному принципу; она
обеспечивает разделение управленческого труда по функциям управления
предприятием.
Деятельность предприятия – прибыльная. Прибыль от продажи
продукции увеличивалась на протяжении всего исследуемого периода: на
5,84% за 2016 г. и на 20,95% за 2017 г. Проведенный анализ свидетельствует о
росте эффективности деятельности ООО «Универсал» за 2016-2017 гг.
Численность персонала на 2017 г. составляет 126 чел. Численность
персонала предприятия остается стабильной на протяжении трех последних лет
(увеличение на 2 работника, или на 1,61 %). В структуре персонала высок
удельный вес специалистов (32 % по данным 2017 г.), что обусловлено научно-
исследовательским направлением деятельности предприятия.
Уровень текучести кадров является достаточно низким (6 %), однако,
имеет место рост данного показателя в 2016-2017 гг. на 2 п.п. по сравнению с
2015 г. Квалификационная структура рабочих кадров имеет тенденцию к
улучшению. В то же время среди специалистов удельный вес работников с
высшим образованием в 2017 г. снизился. Это косвенным образом
свидетельствует об оттоке с предприятия квалифицированных работников.
Обязанности ведения кадрового документооборота в ООО «Универсал»
возложены на работников отдела кадров. В компании разработан документ,
регламентирующий кадровый документооборот – Положение о кадровом
документообороте в ООО «Универсал».
Документооборот в ООО «Универсал» имеет ярко выраженный
вертикальный характер, что усиливается характеристиками существующей
организационной структуры управления. Большинство документов сначала
появляется на столе руководителя самого высокого ранга, а потом, обрастая
резолюциями, спускается вниз - к непосредственному исполнителю, чтобы
60
потом, после того, как приказ исполнен, проделать тот же путь в обратном
направлении.
В 2017 г. было издано 766 кадровых документов. Проанализировав объем
документации можно сделать вывод, что большинство документов
оформляется о приеме на работу и предоставлении отпусков.
Важнейшая задача отдела кадров ООО «Универсал» - оформление
документов соответствии с требованиями, предъявляемыми к ним. В результате
проверки документов выявлены следующие недостатки и нарушения:
правила внутреннего трудового распорядка в организации
отсутствуют;
положение об оплате труда как локальный нормативный акт
отсутствует;
коллективный договор отсутствует;
договоры о полной индивидуальной материальной ответственности с
большинством работников заключены безосновательно, а значит такие
договора будут признаны судом недействительным и не обеспечат реальной
защиты имущественных интересов работодателя;
документы по дисциплинарной ответственности отсутствуют;
в оформлении трудовых договоров имеются нарушения
законодательства;
трудовые книжки действующих работников не заполнены, хранятся в
личных делах работников в нарушение Правил ведения и хранения трудовых
книжек. Сведения о наличии бланков новых трудовых книжек и вкладышей к
ним отсутствуют. Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей не
ведется. Не ведется приходно-расходная книга по учету бланков трудовой
книжки и вкладышей в нее;
в приказах о приеме на работу не указываются условия приема на
работу, отсутствует подпись работника в ознакомлении с приказом. В приказах
об увольнении не указывается основание прекращения трудового договора,
61
отсутствует ссылка на соответствующую статью трудового кодекса. Табельные
номера сотрудников содержат начальные буквы инициалов, а должны
содержать порядковые числа (порядок определяется в зависимости от даты
приема работников последовательно). Приказы об отпусках, переводах
отсутствуют;
не все поля личных карточек являются заполненными, например,
образование, профессия, стаж, сведения о семье, о воинском учете, об отпусках.
Отсутствуют подписи работников.
Для того, чтобы охарактеризовать затраты рабочего времени работников
отдела кадров,проведен анализ рабочего времени. Из расчетов выяснилось, что
94,5% сменного времени используетсяэффективно, а потери рабочего времени
составляют 5,5% времени смены.
В целом система кадрового делопроизводства и учета подлежит
совершенствованию и приведению в соответствие с действующим
законодательством.
В целях совершенствования организации кадрового документооборота в
ООО «Универсал» предлагается:
- разработать и ввести в действие новые должностные инструкции,
отражающие реальное и рациональное распределение обязанностей между
сотрудниками отдела кадров;
- разработать и принять в установленном законодательством порядке и в
соответствии со спецификой деятельности организации Правила внутреннего
трудового распорядка, Положение об оплате труда, утвердить перечни
сотрудников с ненормированным рабочим днем;
- привести в соответствие с законодательством РФ основной документ
кадрового делопроизводства – трудовой договор, который в большей степени в
настоящий момент противоречит трудовому кодексу;
- внедрить тесное взаимодействие отдела кадров с юридической
службой организации с целью решения кадровых противоречий с действующим
62
законодательством;
- провести обучение по трудовому законодательству и кадровому
делопроизводству сотрудников отдела по управлению персоналом,
юридической службы, службы внутреннего контроля и отдела по управлению
системой менеджмента качества;
- ввести в электронный кадровый документооборот дополнительный
модуль, позволяющий автоматизировать контроль исполнения документов –
«Система контроля исполнительской дисциплины».
За счет реализации предлагаемых мероприятий будет получена экономия
10 часов рабочего времени работника отдела кадров в течение одной рабочей
недели, или 25 %. Планируемый экономический эффект составляет 147
тыс.руб. Таким образом, предлагаемые мероприятия экономически
эффективны.
63
Список использованных источников
Нормативно-правовые акты
1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред.
от 05.02.2018).
2. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 29.07.2017) «О
персональных данных».
3. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта
РФ от 27 февраля 1998 г. № 28).
4. ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения» (введен в действие Постановлением Госстандарта России от
27.02.1998, № 28).
5. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированная система организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов (с
изменениями № 1, утвержденными Постановлением Госстандарта России от
21.01.2000 № 9 – СТ «О принятии и введении в действие изменения ГОСТ Р»).
Специальная и учебная литература
6. Акшалова И. Б. Документооборот вчера и сегодня // В сборнике:
Механизмы развития современного общества. Сборник научных статей по
материалам Международной заочной научно-практической конференции.
Лаборатория прикладных экономических исследований имени Кейнса. 2014. С.
8-11.
7. Барнякова А. В. Тенденции развития современных кадровых служб //
Современные научные исследования и инновации. 2014. № 4 (36). С. 56.
8. Великанова С.С. Организация делопроизводства службы персонала //
В сборнике: Инновационное развитие общества в период модернизации:
экономические, социальные, философские, политические, правовые