14
трудового распорядка, инструкцией по кадровому делопроизводству,
должностными инструкциями
22
.
Всю документацию по персоналу организации можно разделить на
несколько категорий:
– обязательные документы;
– документы, являющиеся обязательными в определенных случаях;
– рекомендуемые или факультативные документы.
Рассмотрим основные кадровые документы. Коллективный договор – это
договорной документ регламентирующие социально-экономические отношения
между представителями работодателя и представителями трудового
коллектива. Данный документ является обязательным, при определенных
условиях, то есть при наличии письменного обращения трудового коллектива к
работодателю с просьбой приступить к переговорам и подготовить
коллективный договор
23
.
Правила внутреннего трудового распорядка – это обязательный
организационно-правовой документ, регламентирующий взаимоотношения
работодателя и наемного работника в части приема, перевода и увольнения с
работы, режима труда и отдыха, поощрения и наказания работников (ст.
189,190 ТК РФ
24
).
Положение о защите персональных данных работников – это
обязательный организационно-правовой документ регламентирующий порядок
обработки в организации персональных данных сотрудников. Основные
требования к обработке персональных данных граждан РФ представлены в ФЗ
«О персональных данных»
25
от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ (статьи 86, 87, 88 ТК
22
Измайлов P. P. Анализ документов, регламентирующих управление персоналом коммерческой организации //
Современные тенденции в экономике и управлении: новый взгляд. 2016. № 40-2. – С. 12
23
Караваева Е. Б., Макаркина М. Л, Юшина Е. Л. Обязательные кадровые документы: типичные ошибки в
практике применения // В сборнике: Актуальные вопросы современной науки и образования Материалы
международной научно-практической конференции. Московский финансово-юридический университет
МФЮА, Кировский филиал. 2016. — С. 276
24
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 05.02.2018).
25
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных».
15
РФ
26
).
Положение об оплате труда и премировании – нормативный документ
регулирующий порядок оплаты труда и порядок премирования работников
организации
27
. Положение относится к документам являющимися
обязательными в определенных случаях, а именно когда в иных документах не
отражен порядок оплаты труда различным категориям персонала (система и
форма оплаты труда) и не отражен порядок премирования персонала
организации (ст. 135 ТК РФ).
Положение об аттестации персонала – нормативный документ,
регулирующий порядок прохождения аттестации сотрудников организации.
Это документ являющийся обязательным в определенных случаях, если
существует нормативный акт, регламентирующий проведение аттестации для
персонала организации. Под аттестацией понимают, как правило оценку
профессиональных качеств персонала организации.
Штатное расписание – это обязательный нормативный документ, который
применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной
численности организации, а также тарифных ставках с учетом надбавок
28
.
Рекомендуется оформлять этот документ в специальной унифицированной
форме Т-3 (ст. 57 ТК ПФ).
Личная карточка работника – это обязательный учетный кадровый
документ, который содержит основные сведения о работнике. Личная карточка
работника должна быть составлена в унифицированной форме Т-2, на бумаге
формата 2А4 – тонкий картон.
Личное дело работника – это подборка персональных и иных документов
сотрудника, отражающих его профессиональную деятельность в конкретной
организации. Личное дело является документом обязательным при
26
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 05.02.2018).
27
Кузнецова А. Р., Кадыров Э. М. Основы кадрового делопроизводства. - Уфа, 2013. – С. 23
28
Шевченко Л.В., Дуплий Е. Б. Обязательные документы кадровой службы // Материалы Ивановских чтений.
2017. № 4 (16). — С. 163
16
определенных условиях, таким условием служит наличие нормативных актов
федерального или регионального уровней, отраслевых или локальных
нормативных актов, в которых закреплена необходимость наличия и даже
состав личных дел работников
29
.
Трудовая книжка работника – это книжка, содержащая основные
сведения о трудовой деятельности ее владельца, являющаяся подтверждением
его трудового стажа и основанием для назначения пенсии. В настоящее время
трудовая книжка является обязательным документом о трудовой деятельности
гражданина РФ, однако правительство рассматривает в настоящее время вопрос
о переходе на электронные трудовые книжки
30
.
Индивидуальный трудовой договор – это соглашение о регулировании
трудовых взаимоотношений между работодателем и наемным работником.
Трудовой договор является обязательным документом и заключается с каждым
работником при приеме на работу, служит основанием для издания приказа о
приеме на работу. Иногда вместо трудового договора с работниками заключают
гражданско-правовые договора подряда или предоставления услуг, однако
такая форма отношений возможна только при определенных обстоятельствах
31
.
Приказы по личному составу – это распорядительные документы с помощью
которых осуществляется оперативное управление персоналом
организации. Для основных приказ по личному составу в соответствии с
постановлением №26 от 6 апреля 2001 г. Госкомстата России используются
унифицированные формы:
– приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т- 1,
индивидуальная);
– приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т- 1а,
сводная);
29
Разгонова Е. Ю. Кадровое делопроизводство // Молодежь и наука. 2017. № 4.1. — С. 142
30
Шевченко Л.В., Дуплий Е. Б. Обязательные документы кадровой службы // Материалы Ивановских чтений.
2017. № 4 (16). С. 168.
31
Моор Э. И. Роль кадровой документации в управлении персоналом организации. - Томск, 2012. - С. 518
34
Великанова С. С., Ишмаметьева Е. Г. Нормативно-правовые основы кадровой документации. - Краснодар,
17
– приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма
№ Т-5);
– приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма
№ Т-5а, сводная);
– приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма №
Т-б);
– приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма №
Т-6а, сводная);
– приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора
(контракта) с работником (форма № Т-8);
– приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора
(контракта) с работниками (форма № Т-8а, сводная);
– приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
(форма № Т-9);
– приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку
(форма № Т-9а, сводная);
– приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11);
– приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11 а,
сводная)
32
.
Должностная инструкция работника – это организационный документ,
регламентирующий функциональные обязанности работника по определенной
должности, а также права и ответственность работника
33
. Должностная
инструкция является документом обязательным при определенных
обстоятельствах документом, например, если должностные обязанности
прописаны в полном объеме в индивидуальном трудовом договоре, то
должностные инструкции можно не разрабатывать
34
.
32
Разгонова Е. Ю. Кадровое делопроизводство // Молодежь и наука. 2017. № 4.1. — С. 142
33
Великанова С. С., Ишмаметьева Е. Г. Нормативно-правовые основы кадровой документации. - Краснодар,
2014. - С. 135.
18
График отпусков – это плановый документ, в котором определяется
порядок предоставления отпусков работникам и является обязательным. В
соответствии с ТК РФ работодатель обязан предоставлять работнику основной
очередной оплачиваемый отпуск не менее 28 календарных дней, кроме того
работникам предоставляются учебные отпуска, для впервые получающих
профессиональное образование и женщинам отпуска по уходу за ребенком
(оплачиваемый до 1,5 лет и неоплачиваемый до 3 лет) (ст. 123 ТК РФ)
35
.
График сменности – это плановый документ закрепляющий порядок
организации работы при многосменной организации труда
36
. В соответствии со
статьей 103 ТК РФ, график сменности является обязательным документом, при
наличии в организации сменной работы, так как при сменной работе каждая
группа работников должна производить работу в течение установленной
продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности
37
.
Табель учета рабочего времени – это обязательный учетный кадровый
документ, который содержит сведения о фактически отработанном времени и
количестве неявок в месяц сотрудником организации. Данный документ
применяется, если в организации используется повременная форма оплаты
труда. Для оформления табеля учета рабочего времени при ручной обработке
документов используется унифицированная форма Т-12, а при
автоматизированной обработке форма Т-13.
Номенклатура дел – это систематизированный список заголовков дел
организации, с указанием сроков их хранения
38
. Номенклатура дел
утверждается руководителем организации и подписывается лицом
2014. - С. 136
35
Караваева Е. Б., Макаркина М. Л, Юшина Е. Л. Обязательные кадровые документы: типичные ошибки в
практике применения // В сборнике: Актуальные вопросы современной науки и образования Материалы
международной научно-практической конференции. Московский финансово-юридический университет
МФЮА, Кировский филиал. 2016.– С. 276.
36
Великанова С. С., Ишмаметьева Е. Г. Нормативно-правовые основы кадровой документации. - Краснодар,
2014. - С. 137
37
Шевченко Л.В., Дуплий Е. Б. Обязательные документы кадровой службы // Материалы Ивановских чтений.
2017. № 4 (16).– С. 163
38
Кузнецова А. Р., Кадыров Э. М. Основы кадрового делопроизводства. - Уфа, 2013. – С. 23
19
ответственным за делопроизводство Номенклатура дел должна
согласовываться с архивом не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного
изменения функций и структуры организации разрабатывается новая
номенклатура дел
39
.
Номенклатура дел документ факультативный, но он позволяет
систематизировать все дела и документы организации, содержит сроки
хранения дел, закрепляет индексы дел и позволяет обеспечить более
эффективную оперативную работу с управленческой документацией.
Инструкция по кадровому делопроизводству – это документ,
устанавливающий единые правила кадрового делопроизводства в организации.
Несмотря на то, что инструкция по кадровому делопроизводству – это
факультативный документ, этот документ очень важен в процессе организации
документационного обеспечения управления персоналом
40
.
Таким образом, тщательное изучение нормативно-правовых основ
ведениядокументации и наличие обязательных кадровых документов
гарантируетведение кадрового делопроизводства по всем правилам. Это, в свою
очередь,повышает эффективность работы не только кадровой службы, но и
всейорганизации в целом
41
.
1.3. Организация документооборота в кадровой службе
Роль кадровой службы в структуре современного предприятия сложно
переоценить. Специалисты кадровой службы выполняют довольно большой
комплекс функций. О его масштабах позволяет судить одно перечисление
обсуждаемых вопросов. Это подбор персонала, адаптация, обучение,
39
Разгонова Е. Ю. Кадровое делопроизводство // Молодежь и наука. 2017. № 4.1. – С. 142
40
Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: ООО «Журнал
«Управление персоналом», 2012. – С. 34
41
Великанова С. С. Организация делопроизводства службы персонала // В сборнике: Инновационное развитие
общества в период модернизации: экономические, социальные, философские, политические, правовые
закономерности и тенденции материалы Международной научно-практической конференции: в 3 частях.
Ответственный редактор В.И. Долгий, А. И. Карпович. - Саратов, 2014. - С. 104
20
аттестация, ведение кадрового делопроизводства
42
.
Кадровое делопроизводство в организациях — это мощный инструмент
регулирования и управления персоналом. Данное направление регулирует
достаточно большой пакет нормативно-правовых актов: начиная с
Конституции Российской Федерации и заканчивая локальными документами
конкретной организации.
Существует большое количество учебной и методической литературы
по данному направлению
43
, научных статей
44
. Однако до сих пор в практике
составления кадровой документации допускается немало нарушений.В
Российской Федерации определена ответственность за ошибочное
оформление трудовых отношений.
Согласно Трудовому кодексу должностные лица, неверно оформляющие
кадровую документацию, могут быть привлечены к различного вида
ответственности: материальной, дисциплинарной, гражданско-правовой,
административной и даже уголовной
45
.
Работники кадровой службы осуществляют следующие функции по
ведению кадровых документов: проводят формирование документов по
кадровым вопросам; обрабатывают поступающие и передаваемые документы;
доводят документацию до исполнителей; регистрируют, учитывают и хранят
кадровые документы; формируют дела в соответствии с их номенклатурой,
утвержденной для данной организации;копируют и размножают кадровые
документы; контролируют исполнениекадровых документов; передают
42
Миннегалиева Э.А. Роль кадровых служб в системе управления организацией // В сборнике: Математические
модели и методы в исследовании современных проблем экономики и общества. Сборник статей Всероссийской
молодежной научно-практической конференции. 2014. – С. 63
43
Кадровое делопроизводство: методические указания / Сост. Г. А. Машенцева, В. В. Дегтярев, М. А.
Пчелинцева. - Волгоград: ИУНЛ ВолгГТУ, 2015. - С. 52
44
Караваева Е. В., Макаркина М. А., Юшина Е. А. Обязательные кадровые документы: типичные ошибки в
практике применения // Актуальные вопросы современной науки и образования: материалы международной
научно-практической конференции. Вып. 15. Т.1. Киров, 2015 – С. 276
45
Станченкова Ю. И. Кадровое делопроизводство: учетная кадровая документация // В
сборнике: Инновационные технологии управления сборник статей по материалам II Всероссийской научно-
практической конференции. Нижегородский государственный педагогический университет им. К.Минина.
2015. – С. 227
21
документы по каналам вертикальной и горизонтальной коммуникации.
Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает,
оформляет и исполняет документацию в соответствии со своим
функциональным назначением. Большинство этих документов носит
внутренний для организации характер.
Кадровые документы оформляются лицом, ответственным за работу с
этими документами. Дела оформляются частично или полностью в зависимости
от сроков хранения, которые устанавливаются для каждого документа на
основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
Ошибки, допущенные в оформлении кадровой документации, также
могут быть квалифицированы контролирующими и судебными органами, как
нарушение трудовых прав работников.
За это работодатель может быть привлечен как к административной, так и
материальной ответственности, в случае если в результате допущенных им
ошибок (например, внесения в трудовую книжку неправильной или не
соответствующей законодательству формулировки причины увольнения)
работник лишился возможности трудиться, то есть устроиться на новое место
работы.
Правильность ведения кадровой документации, а также соблюдение
трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих
нормы трудового права, контролируются Госархивом и Рострудинспекцией,
которые проводят периодические плановые и внеплановые
проверки.Рассмотрим некоторые распространенные ошибки
документационного обеспечения управления кадрами.
Отсутствие единых шаблонов используемых документов.
В связи с этим, сотрудники тратят время на поиск необходимого шаблона
и правил его заполнения. На практике кадровикам гораздо проще написать
документ, имея нужный пример и шаблон под рукой. Затрачивается время на
22
дополнительную обработку документов, сделанных не по шаблону. Например,
в документах, созданных в свободной форме, сложно быстро уловить нужную
информацию, а если дело касается переписки, то бланк письма влияет на
имидж компании
46
.
Для того чтобы исправить ситуацию, необходимо собрать воедино
существующие или создать новые формы часто используемых документов,
выложить в общедоступное место для сотрудников компании (электронный
сетевой ресурс), проинформировать всех сотрудников, где искать формы
документов и запретить использовать другие разновидности, поручить
ответственным сотрудникам контроль над использованием форм и
оформлением документов
47
.
Формы используемых документов можно утвердить в «Альбоме форм
документов», который обычно оформляется как приложение к инструкции по
делопроизводству.
Отсутствие нужных документов.
Во-первых, отсутствие документов в ситуациях, требующих письменного
подтверждения фактов или событий. Например, если договор подписывается не
руководителем предприятия, а другим сотрудником, то необходимо наличие
доверенности на право подписи документа. Без доверенности договор не будет
иметь юридической силы.
Во-вторых, потеря документов. Если документов много и они выдаются
исполнителям на руки без отметок в журнале выдачи или в какой-либо учётной
системе, то поиск подлинника документа может превратиться в большую
проблему
48
.
46
Миннегалиева Э.А. Роль кадровых служб в системе управления организацией // В сборнике: Математические
модели и методы в исследовании современных проблем экономики и общества. Сборник статей Всероссийской
молодежной научно-практической конференции. 2014. – С. 64
47
Станченкова Ю. И. Кадровое делопроизводство: учетная кадровая документация // В
сборнике: Инновационные технологии управления сборник статей по материалам II Всероссийской научно-
практической конференции. Нижегородский государственный педагогический университет им. К.Минина.
2015. – С. 227
48
Станченкова Ю. И. Кадровое делопроизводство: учетная кадровая документация // В
23
Необходимо определиться с местами хранения документов. Фактически
необходимо разработать номенклатуру дел организации. Далее надо назначить
сотрудников, отвечающих за систематизацию документов в дела, вести учёт
движения документов в организации с помощью журналов выдачи.
Также желательно организовать систему контроля возвратов документов
и использовать механизм напоминаний. Например, составлять ежемесячный
отчёт для руководителей структурных подразделений со списком
невозвращённых документов отдела
49
.
Ошибки оформления содержания документа.
Первая распространённая ошибка - «некачественное» содержание
документов. При написании организационно-распорядительного документа
необходимо не только выражаться чётко и ясно, чтобы не возникало двояких
толкований, но и всесторонне проработать оформляемый вопрос. Например,
изучить все уже изданные в организации нормативные акты, касающиеся этого
вопроса.
Иначе могут возникнуть противоречия или дублирование информации в
указаниях, утрата юридической силы документа, ошибки понимания и общая
дезориентация сотрудников.
Вторая ошибка - неверное определение вида документа. Путают приказы
и распоряжения, положения и инструкции, докладные и объяснительные
записки и прочее.
Если документ попал не в свою группу, то возможно у него
принципиально изменятся условия и сроки хранения. Из-за этой ошибки иногда
образуются ситуации, когда один и тот же документ получает разные названия
и числится в организации как разные документы
50
.
сборнике: Инновационные технологии управления сборник статей по материалам II Всероссийской научно-
практической конференции. Нижегородский государственный педагогический университет им. К.Минина.
2015. – С. 227
49
Кадровое делопроизводство: методические указания / Сост. Г. А. Машенцева, В. В. Дегтярев, М. А.
Пчелинцева. - Волгоград: ИУНЛ ВолгГТУ, 2015. - С. 54
50
Станченкова Ю. И. Кадровое делопроизводство: учетная кадровая документация // В