34
возложены на работников отдела кадров. В компании разработан документ,
регламентирующий кадровый документооборот – Положение о кадровом
документообороте в ООО «Универсал».
На рисунке 5 представлена схема кадрового документооборота в
организации.
Рисунок5. Кадровый документооборот в ООО «Универсал»
Документооборот в ООО «Универсал» имеет ярко выраженный
вертикальный характер, что усиливается характеристиками существующей
организационной структуры управления.
Большинство документов сначала появляется на столе руководителя
самого высокого ранга, а потом, обрастая резолюциями, спускается вниз - к
непосредственному исполнителю, чтобы потом, после того, как приказ будет
исполнен, проделать тот же путь в обратном направлении.
Состав кадровых документов по направлениям представлен в таблице 8.
Таблица 8
Состав кадровых документов
Направление кадрового
делопроизводства
Документы
Документирование общих вопросов
управления трудовым коллективом и
расстановки кадров
Устав общества; Правила внутреннего
трудового распорядка; Штатное
расписание.
Документирование заключения
трудового договора и приема на
работу
Заявление о приеме на работу;
Трудовой договор; Приказ о приеме
работника (работников) на работу;
Личный листок по учету кадров
(анкета); Автобиография; Резюме.
35
Продолжение Таблицы 8
Документирование предоставления
отпусков работникам
График отпусков; Заявление о
предоставлении отпуска; Приказ о
предоставлении отпуска.
Документирование перевода на
другую работу
Заявление о переводе; Приказ о
переводе.
Документирование поощрения
работников
Представление о поощрении; Приказ о
поощрении.
Документирование наложения
дисциплинарных взысканий
Объяснительная записка работника;
Докладная записка руководителя
структурного подразделения; Приказ
руководителя о наложении
дисциплинарного взыскания.
Документирование прекращения
трудового договора и увольнения с
работы
Заявление об увольнении;
Представление о расторжении
трудового договора; Приказ о
прекращении действия трудового
договора.
Документы по защите персональных
данных работников
Положение о защите персональных
данных работников
Рассмотрим порядок движения кадровых документов. Генеральный
директор подписывает приказ о приеме на работу и передает принятому
сотруднику для личного ознакомления и подписи. Приказы о приеме на работу
ООО «Универсал» за последние 3 года приведены на рисунке 6.
2015 2016 2017
Рисунок 6. Количество приказов о приеме на работу
в ООО «Универсал» за 2015-2017 гг.
Данные рисунка6 показывают, что рост количества оформленных
приказов о приеме на работы растет, в связи с тем, что общество развивается и
сотрудников становится недостаточно. Приказ подписывается генеральным
директором и согласуется с начальником отдела кадров.
Приказы о переводе работников ООО «Универсал» за последние 3 года
36
отражены на рисунке7. В 2017 г. работниками отдела кадров было оформлено 5
приказов о переводе работников, в 2016 – 2, 2015 – 1 приказ.
2015 2016 2017
Рисунок 7. Количество приказов о переводе работников ООО
«Универсал» за 2015-2017 гг.
Проанализировав полученные данные, можно сделать вывод, что за
последние три года количество приказов значительно не изменялось. Все
работникиимеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск.
Документирование факта предоставления работникам Общества отпусков
производится посредством издания соответствующего приказа, а также к числу
сопровождающих документовотносятся: график отпусков, заявление о
предоставлении отпуска, записка-расчет о предоставлении отпуска работнику.
К обязанностям работодателя относится предупреждение работника о
начале отпуска не позднее, чем за две недели. Для этого создается
соответствующий приказ, либо работником ставится соответствующая подпись.
Процедура предоставления отпуска представлена на рисунке 8.
Рисунок 8. Процедура предоставления отпуска работнику в
ООО «Универсал»
37
Анализ приказов о прохождении ежегодного отпуска ООО «Универсал»
представлен на рисунке9. Так в 2015 г. работниками отдела кадров было
оформлено 128 приказов о предоставлении отпусков, в 2016 – 132, а в 2017 –
135 приказов.
2015 2016 2017
Рисунок 9. Количество приказов о предоставлении отпусков в
ООО «Универсал» за 2015-2017 гг.
Анализ полученных данных показал, что количество отпусков растет. Это
связано с тем, что в обществе помимо ежегодных оплачиваемых отпусков,
увеличилось количество внеочередных отпусков. Работодатель может
поощрять работников, исполняющих трудовые обязанности добросовестно.
Поощрение происходит следующими способами: объявляется
благодарность; выдается премия; награждается почетной грамотой, ценным
подарком; представляется к званию лучшего по профессии.Для поощрения
работника издается приказ на основании представления к поощрению. Этот
приказ оформляется в отделе кадров по унифицированной форме № Т-11 или Т-
11а (для группы сотрудников).
Количество приказов о поощрении ООО «Универсал» в динамике за
2015-2017 гг. приведено на рисунке 10.
2015 2016 2017
Рисунок 10. Количество приказов о поощрениях
вООО«Универсал»
38
Количество приказов ООО «Универсал» о наложении дисциплинарных
взысканий в динамике за 2015-2017 гг. приведены на рисунке 11. Таким
образом, в 2015 г. работниками отдела кадров было оформлено 10 приказов, в
2016 – 7, в 2017 – 4 приказа. Документами о прекращении трудового договора и
увольнении работников являются: приказ о прекращении трудового договора,
заполнение трудовой книжки работника, заявление работника.
Рисунок 11. Количество приказов о наложении
дисциплинарных взысканий в ООО «Универсал» за 2015-2017 гг.
Сотрудниками отдела кадров было оформлено в 2015 г. 5 приказов об
увольнении работников, в 2016 – 8, в 2017 – 9 приказов. За последние три года
количество приказов об увольнении возросло.
В отделе кадров ООО «Универсал» организация работы с документами
включает в себя: регистрацию, систематизацию документов и учет кадровых
документов, формирование и оформление дел, их текущее хранение и сдачу в
архив Общества.
Регистрация документов – это запись по установленной форме учетных
данных о документе, которая фиксирует факт отправления, создания и
получения документа. В ООО «Универсал» используется журнальная форма
регистрации для регистрации документов. При журнальной форме регистрации
документы находятся в процессе исполнения во всех структурных
подразделениях.
Основные виды кадровой документации в ООО «Универсал» за 2015 г. -
39
о заключении трудового договора – 3%, документы о переводе работников –
1%, о предоставлении отпусков – 55%, о поощрении работников – 5%,
наложение дисциплинарных взысканий – 1%, о расторжении и увольнении –
2%. Данные годового отчета представлены в виде диаграммы на рисунке 12.
Рисунок 12. Количество кадровой документации
в ООО «Универсал» за 2015 г.
Основные виды кадровой документации в ООО «Универсал» за 2016 г. -
о заключении трудового договора – 3%, документы о переводе работников –
1%, о предоставлении отпусков – 55%, о поощрении работников – 6%,
наложение дисциплинарных взысканий – 1%, о расторжении и увольнении –
2%. Данные годового отчета представлены в виде диаграммы на рисунке 13.
Рисунок 13.Количество кадровой документации
в ООО «Универсал» за 2016 г.
40
В 2017 г.структура кадровой документации следующая: приказы о
заключении трудового договора – 7 %, документы о переводе работников – 2
%, о предоставлении отпусков – 58 %, о поощрении работников – 9 %, о
расторжении и увольнении – 1 %.
Данные годового отчета представлены в виде диаграммы на рисунке 14.
Рисунок 13. Количество кадровой документации
в ООО «Универсал» за 2017 г.
Проанализировав объем документации можно сделать вывод, что
большинство документов оформляется о приеме на работу и предоставлении
отпусков.
Отделом кадров ООО «Универсал» ведется регистрация документов по
личному составу, и используются следующие регистрационные формы:
регистрация приказов о приеме, переводе и увольнении работников;
регистрация трудовых договоров; учет движения трудовых книжек и
вкладышей к ним; регистрация приказов о предоставлении отпуска.
Важнейшая задача отдела кадров ООО «Универсал» - оформление
документов соответствии с требованиями, предъявляемыми к ним. Представим
результаты проверки кадровой документации.
Целью проверки являлись проверка ведения кадрового учета и
делопроизводства на соответствие действующему законодательству о труде,
выдача последующих рекомендаций по приведению кадрового учета и
41
делопроизводства в соответствие с Трудовым кодексом РФ и иными
нормативно-правовыми актами.
Объектом проверки являлись кадровые документы, согласно перечня,
согласованного сторонами в договоре на оказание услуг.
1. Учредительные документы Общества.
Для проверки был предоставлен Устав Общества (с изменениями от
23.03.2010 г.), учредительный договор, Протоколы общих собраний.
Общие выводы и рекомендации: замечаний нет.
2. Правила внутреннего трудового распорядка.
Правила внутреннего трудового распорядка в организации отсутствуют.
Общие выводы и рекомендации: рекомендуется принять и утвердить
Правила внутреннего трудового распорядка в соответствии со ст. 189-190,372
ТК РФ.
3. Положение об оплате труда.
Положение об оплате труда как локальный нормативный акт отсутствует.
Имеется в наличии положение о премировании и депримировании, которое
является приложением к трудовым соглашениям и регулирует вопросы
начисления премий и основания депремирования.
Общие выводы и рекомендации: рекомендуется разработать и принять
Положение об оплате труда, регулирующее все вопросы по оплате труда
работников с учетом действующего законодательства РФ и коллективного
договора.
4. Коллективный договор.
В ходе проверки кадрового учета в ООО «Универсал» выявлено
отсутствие указанного документа.
Общие выводы и рекомендации: рекомендуется принять и утвердить в
установленном законодательством порядке коллективный договор.
5. Штатные расписания.
Замечаний нет.
42
6. Документы по материальной ответственности работников.
На проверку были предоставлены договоры с работниками о полной
индивидуальной материальной ответственности. В оформлении указанных
договоров выявлены следующие общие ошибки:
1. Установлено, что в организации действует типовая форма договоров о
полной материальной ответственности (ч. 2 ст. 244 ТК РФ), утвержденные
Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 31.12.2002
№85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или
выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать
письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной
материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной
материальной ответственности».
2. Установлено, что договоры о полной индивидуальной материальной
ответственности заключаются со всеми работниками организации, то есть как с
рабочими, так и с их руководителями.
На основании сравнения указанных Перечней и должностей работников,
с которыми в организации заключен договор о полной индивидуальной
материальной ответственности, необходимо сделать вывод, что сбольшинством
работников такой договор заключен безосновательно, а значит такой договор
будет признан судом недействительным и не обеспечит реальной защиты
имущественных интересов работодателя.
Общие выводы и рекомендации: привести порядок заключения договоров
о материальной ответственности в соответствие с
действующимзаконодательством.
7. Дисциплинарная ответственность.
Документы по дисциплинарной ответственности отсутствуют.
8. Трудовые договоры.
Результаты проверки трудовых договоров представлены в Приложении 1.
Общие выводы и рекомендации:
43
1. Трудовой договор рекомендуется привести в соответствие с
действующим законодательством.
2. Срочные трудовые договоры необходимо изменить, внести основания
заключения срочных договоров в соответствии со ст. 59 ТК РФ, указывать срок
действия договора.
Рекомендуется принять и утвердить Положение о коммерческой тайне.
9. Трудовые книжки работников. Проверка соблюдения порядка ведения
и хранения.
Трудовые книжки действующих работников не заполнены, хранятся в
личных делах работников в нарушение Правил ведения и хранения трудовых
книжек.Сведения о наличии бланков новых трудовых книжек и вкладышей к
ним отсутствуют.
Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей не ведется, что
является нарушением п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек,
изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей
утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225.
Не ведется приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки
и вкладышей в нее, что является нарушением п. 40 Правил ведения и хранения
трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими
работодателей утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003
г. № 225.
Общие выводы и рекомендации:
1. Необходимо следовать п. 42 в вопросе хранения трудовых книжек,
назначить ответственное лицо за их хранение.
2. Рекомендуется исполнить требования п. 41 Правил ведения и
хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и
обеспечения ими работодателей утвержденных Постановлением Правительства
РФ от 16.04.2003 г. № 225 в отношении Журнала учета движения трудовых
книжек и вкладышей к ним.