4
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ................................................................................................................. 5
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИЗУЧЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ
КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ............................................................. 9
1.1 Понятие, задачи и принципы кадрового документооборота .................. 9
1.2 Локальные нормативные акты кадровой службы и их назначение ..... 15
1.3 Организация документооборота в кадровой службе ............................. 20
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ФГУП
«ВГТРК» .................................................................................................................... 27
2.1 Организационно-экономическая характеристика организации ........... 27
2.2 Анализ состава, структуры кадров и особенностей организации
работы кадровой службы ФГУП «ВГТРК» .................................................. 33
2.3 Анализ организации кадрового документооборота ФГУП «ВГТРК» . 42
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА ФГУП «ВГТРК» ...................................................... 51
3.1 Мероприятия по совершенствованию кадрового документооборота
ФГУП «ВГТРК» .............................................................................................. 51
3.2 Оценка эффективности предложенных мероприятий ........................... 61
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ....................................................................................................... 63
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ......................................... 66
ПРИЛОЖЕНИЯ ...................................................................................................... 70
5
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность проблем кадрового документооборота обусловлена
постоянно возрастающим интересом к теме управления персоналом в
современных российских организациях. Фактор эффективного функциони-
рования системы управления персоналом организации становится решающим в
условиях конкуренции, когда успешное развитие организации во многом
зависит от состояния ее трудовых ресурсов. Это обусловлено рядом
объективных причин:
— возрастает роль обслуживающего персонала в реализации
стратегических целей организации;
— увеличение инвестиций в человеческие ресурсы, что определяет
важность проблемы их окупаемости;
— в условиях жесткой конкуренции за освоение новых рынков товаров и
услуг, необходимости завоевания популярности среди потребителей,
организации стали больше заботиться о создании своего положительного
имиджа.
Поэтому для эффективного функционирования организации важно, чтобы
она действительно отражала навыки персонала и имела эффективную систему
кадрового документооборота.
Известно, что в таких сферах человеческой деятельности, как педагогика,
медицина, психология, а в последнее время и в управлении персоналом, судьба
организации зависит от качества подбора персонала. Во многих американских
компаниях уже давно стало традицией для кадровых служб работать со
специалистами, когда они еще учатся в университетах. Многие российские
компании не только следуют этому примеру, но и создают собственные
технологии поиска, подбора, подготовки и переподготовки кадров.
В кадровой документации отражается информация о наличии и движении
персонала, в результате чего учитывается весь состав процедур, направленных
на получение документации (например, прием, перевод, поощрение,
6
применение мер дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск,
увольнение и т. д.). Любой кадровый документ фиксирует юридически
значимые факты, которые лежат в основе совокупности соответствующих прав
и обязанностей работника и работодателя.
Большая часть кадровых документов содержит информацию высокой
социальной значимости, поэтому отношение к работе с такими документами
должно быть крайне ответственным. Точность заполнения сотрудниками
кадровых документов зависит от подтверждения некоторых юридических
фактов, на основании которых определены права работника.
Ведение кадрового документооборота позволяет эффективно решить
сразу несколько задач:
— документировать трудовые отношения, формализовать кадровые
процедуры, специфичные для работодателя;
— построение целостной системы управления персоналом, отвечающей
стратегическим целям управления;
— регулирует отношения между работником и работодателем;
— создание организационно-правовой основы трудовой деятельности
работников и работодателей;
— разрешение трудовых споров.
Таким образом, тема выпускной квалификационной работы в силу
вышесказанного актуальна и представляет научный и практический интерес.
Цель исследования — разработать предложения по совершенствованию
организации кадрового документооборота в ФГУП «ВГТРК».
Цель работы определила постановку следующих задач исследования:
— определить понятие, задачи и принципы кадрового документооборота;
— рассмотреть локальные нормативные акты кадровой службы и их
назначение;
— оценить организацию документооборота в кадровой службе;
— охарактеризовать деятельность предприятия;
7
— проанализировать состав, структуру кадров и особенности
организации работы кадровой службы ФГУП «ВГТРК»;
— проанализировать организацию кадрового документооборота ФГУП
«ВГТРК»;
— предложить мероприятия по улучшению кадрового документооборота
ФГУП «ВГТРК»;
— оценить эффективность мероприятий, предлагаемых для внедрения на
предприятии.
Объект исследования — ФГУП «ВГТРК».
Предмет исследования — организация кадрового документооборота.
Информационная база исследования. При написании выпускной
квалификационной работы использовались нормативно-правовые и законо-
дательные документы, учебная и научная литература, периодические издания.
Теоретической основой исследования в выпускной квалификационной
работе стали научные труды таких отечественных и зарубежных авторов как
Веснин, М.А. Гершман, Е.А. Давыденко, Л. Казначевская, В.А. Костин, Т.В.
Костина, А.Т., Дафт, В. Н. Зиновьев, И. В. Зиновьева, А.В. Игнатьева, Г.Б.
Косьмин, М.Н. Костомаров, Е.И. Макринова.
При написании выпускной квалификационной работы использовались
следующие методы исследования: анализ, синтез, наблюдение, сравнение,
сопоставление.
Практическая значимость выпускной квалификационной работы
заключается в возможности использования результатов исследования в
практической деятельности предприятия.
Структура выпускной квалификационной работы является стандартной
и состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных
источников, приложений.
Структура работы определена целями и задачами работы.
В первой главе работы приведены теоретические основы организации
кадрового документооборота.
8
Во второй главе дается общая характеристика деятельности предприятия
и обосновывается необходимость разработки проекта на предприятии.
В третьей главе описывается совершенствование организации кадрового
документооборота и оценивается эффективность предлагаемых мероприятий.
9
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИЗУЧЕНИЯ
ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1 Понятие, задачи и принципы кадрового документооборота
«Кадровым документооборотом является совокупность связанных с ним
операций, выполняемых над документом строго определенным образом, в
начальном виде по месту работы, с момента появления документа в архиве»
1
.
Для организации обращения документов требуется в соответствии с правилами,
согласно которым, перемещение документа в организации. «Кадровый
документооборот включает в себя следующие операции над документами:
прием, рассмотрение и распространение, передача на исполнение, организация,
их выполнение и сдача»
2
.
Общие принципы кадрового документооборота:
— эффективность обмена документами с целью его регулирования и
реализации оптимального документационного потока;
— обеспечение единообразия в порядке прохождения и технологии
обработки основных категорий документов;
— за исключением случаев перехода и действий с документами,
вызванных деловой необходимостью.
Таким образом, главное правило организации кадрового
документооборота — оперативное перемещение документов по кратчайшему
пути, при этом очень мало времени и работы.
Кадровый документооборот — это отрасль деятельности, доку-
ментирование трудовых отношений. Отдел кадров записывает сведения о
наличии и движении персонала, в результате этого весь личный состав
процедур, направленных на получение документации (например, прием,
перевод, поощрение, дисциплинарные взыскания, командировки, отпуск,
увольнение и т. д.).
1
Ларьков, Н.С. Документоведение: учеб. пособие / Н.С. Ларьков. — М.: АСТ: Восток-Запад, 2013. — С. 117.
2
Балдин, И.В. Менеджмент: учебное пособие / И.В. Балдин, Г Е. Ясников. — М.: БГЭУ, 2013. — С. 155.
10
Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты,
которые лежат в основе совокупности соответствующих прав и обязанностей
работника и работодателя.
«Большая часть кадровых документов содержит информацию высокой
социальной значимости»
3
. Поэтому отношение к работе с такими документами
должно быть крайне ответственным.
В организации кадровый документооборот позволяет эффективно решать
одновременно несколько задач:
1. Оформить документально трудовые отношения, оптимально форма-
лизовать кадровые процедуры;
2. Построить стройную систему по управлению персоналом, которая
будет отвечать комплексу стратегических задач управления. Это исклю-
чительно удобный инструмент, при помощи которого доступно выстраивание,
документальное закрепление единых принципов корпоративных отношений;
3. Урегулировать (регламентировать) взаимоотношения работодателя
и работника. Ведение кадровых документов предоставляет возможность
добиться оптимального «баланса интересов» работников и работодателя
посредством четкой регламентации: каковы функции работодателя и чем
конкретно заниматься должен определенный работник (например, в тексте
должностной инструкции);
4. Создать комплекс организационно-правовых основ трудовых
отношений для работников и работодателя. Кадровые документы с одной
стороны поддерживают интересы работодателя, а с другой — направляют его в
целях недопущения игнорирования основных требований действующего
трудового законодательства;
5. Разрешить возникающие трудовые споры. Зачастую от качества
оформления подобных документов зависит прочность, успех позиций
работодателя в случае возникновения конфликтных ситуаций, особенно если
3
Гершман, М.А. Менеджмент / М.А. Гершман. — М.: Маркет ДС, 2015. С. 215.
11
кадровая документация становится письменным доказательством в проводимом
по трудовому спору судебном разбирательстве.
«В практической деятельности решение комплекса задач кадровой
политики является сутью кадрового документооборота»
4
. Сюда принято
относить деятельность, направленную на планирование, подготовку,
расстановку, переподготовку, восстановление, оценку, рациональное
использование кадров. Соответственно, кадровая политика — особое средство
в реализации кадровой политики.
Понятием «кадровый документооборот» охватываются все проблемы
персонала в процессе социального управления, предполагается условное
разделение их на три внушительные группы:
— первая включает анализ категорий должностей, работников; вопросы
прогнозирования, планирования в сфере кадров; определение, формирование
источников для удовлетворения кадровой потребности;
— во вторую входят вопросы подбора, расстановки, повышения
квалификации и подготовки кадров;
— третья — вопросы оценки, организации труда, укрепления
дисциплины, формирования стабильных коллективов и прочее.
При рассмотрении проблем координации кадрового документооборота
требуется учитывать региональный, отраслевой, фирменный аспект
применения кадрового потенциала. Несмотря на создание ассоциаций,
корпораций, у отраслевого принципа управления имеется ряд недостатков.
Данные недостатки в сфере проблемы кадров, прежде всего, связаны с
несовершенством процедуры учета территориальных балансов имеющихся
трудовых ресурсов. Наиболее органичного сочетания территориального и
отраслевого подходов требует разрешение задачи эффективного применения
трудовых ресурсов региона, успешно осуществляться которая может
4
Косьмин, А.Т. Менеджмент. Учебник / А.Т. Косьмин, Н.С. Свинтицкий, Е.Ю. Косьмина. — М.: Академия,
2014. — С. 229.
12
посредством разработки, реализации предприятием фирменной кадровой
политики.
«Требуется четко разграничивать права, обязанности отраслевых,
территориальных властных органов в процессе использования кадрового
потенциала»
5
. На современном этапе программной целью в организации
успешного кадрового документооборота становится усвоение механизма
управления человеческой профессиональной деятельностью в условиях
духовного и материального производства.
Сейчас увеличивается значение социально-психологических, этических,
общегуманистических проблем, которыми активизируется профессиональная
деятельность человека. Данный подход к процессу организации кадрового
документооборота ведет к смене содержания управления персоналом,
следовательно, и организационной структуры самой кадровой службы.
«Направлена указанная реорганизация на решение определенных
проблем, которые связанны с эффективным использованием в социально-
экономическом, общественном развитии человеческого фактора»
6
.
Кадровый документооборот концептуально является профессией
деятельного развития человека в его профессиональной деятельности.
Основным принципом этого документооборота стала ценность каждого
участника духовного, материального производства; одной из ключевых задач
является содействие на производстве оптимальным социальным структурам,
которыми обеспечивается развитие профессионального мастерства,
формирование у человека удовлетворенности трудом.
Практика кадрового документооборота с самого начала фокусироваться
должна на удовлетворении людьми трудом, развитии в условиях
профессиональной деятельности человеческих возможностей, ресурсов. Таким
образом, профессиональные кадровые работники призваны обеспечивать
максимально полную, гармоничную самореализацию сотрудника в процессе
5
Баринов, В.С. Теория менеджмента. Учебник / В.С. Баринов. — М.: Инфра-М, 2014. — С. 149.
6
Сапков, В.В. Информационные технологии и компьютеризация документооборота: Учеб. пособие / В.В.
Сапков. — М.: Академия, 2013. — С. 134.
13
труда. А еще развивать, предметно использовать имеющиеся научные знания
относительно свойств человека, особенностей профессиональной деятельности,
процессов формирования, функционирования коллективов, в целом общества,
развивать человеческие ресурсы в целях удовлетворения индивидуальных,
профессиональных, групповых стремлений, потребностей.
Кадровые работники занимаются планированием, анализом, оценкой,
реализацией кадровой политики, используя всевозможные методологические
подходы, работая в определенных организационных рамках, обеспечивая
эффективность проводимого кадрового документооборота на множестве
уровней
7
:
— микроуровень — определенный работник;
— мезоуровень — сформированные трудовые коллективы,
профессионально-квалификационные, социально-демографические группы;
— макроуровень государства и общества — национальный и
интернациональный.
«Действенный кадровый документооборот выполняется всегда в пяти
контекстах, являющихся частями целостной системы, но анализироваться они
могут и отдельно»
8
. Это:
— географический контекст — кадровый документооборот
концентрируется внутри определенных рамок, будь то предприятие, регион
либо страна;
— политический — в каждом государстве имеется собственная
политическая система, составляющая для кадрового документооборота
общественно-политическую среду;
— социально-экономический — адекватные, подходящие средства к
процессу выбора профессии, получению образования, получению медицинской
помощи, реальному трудоустройству, доступ к социальным услугам и
социальной защите;
7
Дафт, Ричард Л. Менеджмент: [перевод с английского] / Л. Дафт. — СПб.: Питер Пресс, 2015. — С. 263.
8
Кадровое делопроизводство: Начинаем с нуля. Аудит своими силами / И.В. Журавлева, М.В. Журавлева. — 2-
e изд. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2014. — С. 188.