14
— культурный — убеждения, обычаи, культура национальных общин,
групп, народов; учет в кадровом документообороте национальных
особенностей;
— духовный — этика, философия, социальные ценности, менталитет,
идеалы и надежды тех, с кем ведется кадровый документооборот; комплекс
социальных ценностей профессиональных кадровых работников.
Целесообразно систему кадрового документооборота рассматривать в
качестве единого, долговременного, взаимосвязанного комплекса, которым
обеспечивается постоянное совершенствование
9
:
— механизма прогнозирования, планирования, анализа кадрового
документооборота, нормативной ее базы;
— структуры кадров для всех уровней, всех звеньев хозяйства при
соответствии с претерпевающими изменения социально-экономическими
условиями, организационной структурой управления, новыми технологиями,
техникой;
— организационных, правовых, экономических, педагогических,
социально-психологических рычагов, стимулов повышения эффективности
процесса кадрового документооборота, подходящей научной организации
управления, труда;
— методов, форм подбора, расстановки кадров, определенных мер по
оценке, профессиональному продвижению, подготовке, повышению
квалификации персонала.
«Анализ данных контекстов подкрепляет существующие ныне связи,
внутреннюю логику системы кадрового документооборота в определенных
условиях»
10
. Внимание к этим контекстам обеспечивает сознательное
направление усилиям, практике кадрового документооборота, помогая
выявлять, применять в работе с людьми различные компоненты социальной,
кадровой политики.
9
Тебекин, А.В. Менеджмент организации: учебник для высших учебных заведений по экономическим
специальностям / А.В. Тебекин, Б.С. Касаев. — М.: КноРус, 2015. — С. 109.
10
Шапкин, И.М. Менеджмент. Теория и практика. Учебник / И.М. Шапкин. — М.: Юрайт, 2014. — С. 241.
15
Соответственно, система кадрового документооборота является явлением
многогранным, поэтому в ходе ее разработки требуется учитывать и
внутренние связи между имеющимися составляющими данной системы, и
внешние:
— комплекс внутренних связей анализируется, учитывается при
составлении правильных профессиограмм, оценке, подборе, расстановке
персонала, обнаружении кадровой потребности, установлении уровня
квалификации, содержания, форм профессиональной подготовки и прочее;
— внешние взаимосвязи между системой кадрового документооборота с
иными сферами управления учитывать следует для разрешения определенных
вопросов вроде увязки потребностей, интересов индивидуума и общества;
подбора руководящих кадров; формирования аппарата управления при
соответствии с имеющимися конкретными управленческими функциями.
1.2 Локальные нормативные акты кадровой службы и их назначение
«В трудовом праве часто можно встретить ссылки на локально-
нормативные акты (ЛНА)»
11
. В документе, исходящем от предприятий, имеется
большое разнообразие бумаг – приказы, постановления, графики, контракты и
т.д.
Локально-нормативные акты — документы, которые разрабатываются
для регламентации трудовых отношений в организации. ЛНА регулируются
Конституцией РФ
12
и трудовым законодательством.
Как указано в статье 8 ТК РФ
13
, работодатель обязан принять локально-
нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в рамках своей
11
Кадровая политика и кадровый аудит организаций: учебное пособие / сост. С.В. Левушкина; Ставропольский
гос. аграрный ун-т. — Ставрополь, 2014. — С. 120.
12
Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок,
внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от
05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ) / СПС Консультант.
13
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 05.02.2018) / СПС Консультант.
16
компетенции, в соответствии с законами и иными нормативными правовыми
актами, коллективными договорами, соглашениями.
Локально-нормативные акты устанавливают порядок организации и
условия труда, характеризуют систему управления трудом в целом, для всех
работников организации.
О составе локально-нормативных актов, обязательных для каждой
организации
14
:
— заключая трудовой договор, специалисты кадровых служб должны, по
возможности, руководствоваться наименованиями должностей,
специальностей, профессий (квалификации), включенными в штатное
расписание организации (ст. 57 Трудового кодекса);
— заключив трудовой договор с работодателем, работник обязан
соблюдать правила внутреннего трудового распорядка организации (статья
56,189,190 Трудового кодекса);
— работники организации должны ознакомиться под роспись с
документами об установлении порядка обработки персональных данных
работников, а также их прав и обязанностей в данной сфере (пункт 8 статьи 86
Трудового кодекса);
— в случае сменной работы каждая группа работников должна выполнять
работу в течение установленного рабочего времени, в соответствии со сменным
графиком (ст. 103 Трудового кодекса РФ);
— в порядке оплачиваемого отпуска определяется ежегодно в
соответствии с графиком отпусков (ст. 123 Трудового кодекса РФ).
Трудовой кодекс Российской Федерации закрепил в локальных
нормативных правовых актах следующие вопросы:
— установление системы оплаты труда, сборов, заработной платы,
различных видов оплаты труда (статья 135 Трудового кодекса РФ);
— создание системы поощрительных бонусов;
14
Круглова, Н. Ю. Основы менеджмента: учебное пособие / Н. Ю. Круглова. — М.: КноРус, 2015. — С.130.
17
— введение, замена и пересмотр трудовых норм (статья 162 Трудового
кодекса).
«Вместе с локально-нормативными актами, непосредственно преду-
смотренными Трудовым кодексом, работодатель, выполняя местное
нормотворчество, может принимать иные документы, содержащие нормы
трудового права, необходимые для разрешения проблем в отношениях с
работниками»
15
.
Примерами таких документов являются Положение о персонале,
Положение о комиссии по трудовым спорам, правила для структурных
подразделений, должностные инструкции работникам организации и др.
При разработке локально-нормативных актов необходимо учитывать
следующие требования
16
:
— местный режим управления и условия труда утверждаются
работодателем с учетом мнения представительного органа работников (статьи
103,123,135,144,162,190 Трудового кодекса);
— штатное расписание, правила разделения по структурным,
должностным описаниям принимаются только работодателем;
— другие локально-нормативные акты (например, Положение о
персонал) могут быть утверждены с учетом мнения представительного органа
работников. В таком случае предпочтительнее их одобрение, так как это
свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении
организацией и развитии форм социального партнерства.
Характерной особенностью некоторых локально-нормативных правовых
актов является их участие со стороны Госкомстата России в единых формах
первичной бухгалтерской документации работ по расчету и оплате. Эти
документы включают в себя количество сотрудников и графики отпусков.
15
Щур, Д.Л. Методика разработки положений о структурных подразделениях / Д.Л. Щур // Кадры предприятия.
— 2015. — № 6. — С. 12.
16
Грачев, С.М. Сборник должностных инструкций / С.М. Грачев. — М.: Велби, 2013. — С. 226.
18
Локально-нормативные акты разрабатываются с учетом таких законов,
как Федеральный закон «О персональных данных»
17
и Федеральный закон «Об
информации, информационных технологиях и о защите информации»
18
.
По статусу ЛНА можно разделить на обязательные (по требованию
трудового законодательства) и дополнительные (по усмотрению работодателя).
Основные нормативно-правовые акты, которые являются обязательными,
согласно нормам ТК РФ должны быть в каждой организации:
— положение о персональных данных (ст.86);
— положение об оплате труда (ст.135);
— ПВТР (правила внутреннего распорядка дня) (ст.189);
— положения или правила по охране труда (ст.212);
— положение об аттестации (ст.81).
К дополнительным, то есть необязательным, можно отнести все
остальные акты, например:
— положение об ОК (отделе кадров);
— должностные инструкции;
— положение о командировках;
— положение о проходной и т.п.
Акты ещё подразделяются на способы принятия:
— принимаемые директором единолично;
— принимаемые коллегиально, с учётом мнения коллектива или
профсоюза.
Мнение коллектива или профсоюза необходимо обязательно учитывать,
когда принимаются
19
:
— ПВТР;
— положение об оплате;
— положение или приказы по профессиональному обучению работников;
17
Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. 29.07.2017) / СПС Консультант.
18
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006
N 149-ФЗ (ред. 25.11.2017) / СПС Консультант.
19
Быкова, Т.А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учеб. пособие / Т.А. Быкова,
Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2017. — С. 97.
19
— положение об аттестации;
— нормы выдачи сотрудникам средств защиты (если в коллективном
договоре они не указаны).
В коллективном договоре можно прописать и другие акты, принятые
только коллективом.
Вся процедура учета мнения профсоюза или коллективного действия при
принятии актов расписана в порядке, подробно изложенном в статье 372 ТК
РФ. Мнение может быть выражено либо председателем профсоюза
предприятия, либо представителем коллектива. Представители выбирают
команду в заседании и усиливают свой выбор в протоколе. Протокол может
быть поддержан секретарем. Протокол составляется в произвольной форме и
подписывается сотрудниками, участвующими в голосовании. Подписи должны
быть реальными. В спорной ситуации неподходящая подпись может создать
проблему.
Процедура принятия ЛНА выглядит следующим образом:
— директор направляет проект акта представителям коллектива
(обязательно письменное уведомление, в котором представитель подписывает
расписку);
— в течение максимум 5 рабочих дней директор должен быть
проинформирован о мнении, которое он должен принять;
— в случае достижения соглашения, ЛНА утверждается директором (на
первой странице уведомления о том, что акт принят с учетом мнения команды,
под которым представитель подпишет);
— если возникает спор, директор обязан уведомить представителя после
3 дней переговоров (уведомление тоже пишется со знаком в счет);
— переговоры записываются и подписываются директором и
представителями;
— если стороны договорятся о мирном пути, акт будет одобрен;
— если все еще есть вопросы, директор принимает только акт, но
работник может обжаловать его в ГИТ;
20
— в течение одного месяца со дня утверждения жалобы инспектор ГИТ
должен провести проверку, и если он увидит несоответствие с
законодательством в ЛНА, он выдаст приказ об отмене акта.
«Акт начинает действовать со дня его утверждения»
20
.
Некоторые акты имеют общепринятую форму, например, штатное
расписание — Т-3. Формы не являются строго обязательными, они могут быть
настроены для предприятия. Но это не обязательно включение, без которого не
обойтись:
— название предприятия;
— имя документа (инструкция, положение и т. п.);
— дата утверждения и детали заказа.
Страницы акта пронумерованы, сшиты и закрыты. Если имеются
приложения к акту, следует указать их и приложить к документу.
1.3 Организация документооборота в кадровой службе
Работа с различными видами кадровых документов является одной из
основных функций отделов кадров и кадровых служб предприятия.
Организация работы персонала по управлению документами является
достаточно важным и ответственным моментом любой компании. Требования к
обращению документов в кадровом учете подробно описаны в действующем
российском законодательстве. Поэтому сохранение порядка в кадровой
документации является одной из важнейших обязанностей организации.
Полный состав кадровой документации, которая должна быть доступна
работодателю-юридическому лицу, зависит от многих факторов: деятельности,
места нахождения, условий труда и даже желания работодателя. При этом есть
кадровые документы, которые обязательно должны быть у работодателя.
Обязанность иметь некоторые из этих документов прямо определена в ТК РФ.
20
Веснин, В.В. Основы менеджмента. Учебник / В.В. Веснин. — М.: Проспект, 2014. — С. 175.
21
«Отдел кадров управляет человеческими отношениями, которые
находятся в процессе формирования условий труда и поведения сотрудников,
учитывая их ценности, интересы и квалификацию, чтобы получить
максимальную отдачу от потенциального производственного воздействия на
благо организации, удовлетворить потребности своих клиентов (потребителей)
и их рост для благополучия сотрудников»
21
.
Основной акцент кадрового документооборота направлен на реализацию
эффективного управления кадровыми ресурсами. Это включает:
— Улучшение отношений в трудовом коллективе.
— Профессиональная оценка в соответствии с отбором претендента на
данную должность.
— Разработка и реализация обучающих программ и социальных проектов
для сотрудников.
— Мотивация и стимулирование работы, и т. д.
Действия персонала носят преимущественно аналитический характер в
организации рабочего процесса. Такая деятельность требует регулярных
внутренних инноваций, подготовки новых специалистов для дальнейшей
работы в кадровой службе организации, разработки учебных программ по
приобретению профессиональных навыков в соответствии с текущей
тенденцией.
Такие действия обусловлены необходимостью качественного выполнения
ряда функциональных обязанностей персоналом службы:
— Повышение уровня квалификации в соответствии с текущими
экономическими условиями.
— Контроль роста затрат на поддержание рабочего процесса.
— Формирование корпоративной политики с учетом сложившегося
многонационального состава работников, занятых на внутреннем рынке труда,
и привлеченных иностранных специалистов.
21
Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учеб. пособие / Т.А. Быкова, Т.В.
Кузнецова, Л.В. Санкина; под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. : ИНФРА-М, 2018.
— С. 107.
22
— Подбор персонала, включая урегулирование трудовых отношений в
соответствии с Трудовым кодексом.
— Разработка и реализация возможности обеспечения работы
сотрудников, используя удаленный доступ к ресурсам организации.
Как правило, существуют два функциональных направления работы
персонала службы:
1. Управление контролем трудовых отношений.
2. Документирование условий трудового договора.
Контроль за средствами трудовых отношений предусматривает
следующее
22
:
— Планирование персонала.
— Профессиональная оценка в соответствии с сотрудниками должности.
— Обучение и предоставление возможностей для профессионального
развития работников организации.
— Использование системы продвижения и роста в социальной сфере.
— Положение и в соответствии с безопасными условиями труда.
Условия трудового договора должны быть задокументированы.
Документация по управлению персоналом:
— Приказы.
— Заполнение форм информации об учетной записи.
— Оформление и сопровождение последующей работы с документацией.
— Формирование личного дела сотрудника.
— Консалтинговая услуга.
— Расчет графика рабочего времени.
— Выдача необходимых документов для различных видов выплат
работнику (пособия и т. д.).
«Кадровый документооборот имеет основные составляющие: внешняя и
22
Глухов, В.В. Менеджмент: учебник / В. В. Глухов. — СПб.: Питер Пресс, 2016. — С. 215.
23
внутренняя организация персонала, управление документами»
23
.
Внешняя составляющая кадровая документация должна включать
мероприятия по маркетингу персонала и взаимодействие с персоналом и
организационными структурами (кадровые агентства, подразделения местных
органов власти по занятости населения, трудоустройству иностранных граждан,
консалтинговые фирмы и т. д.).
Внутренняя организация кадрового делопроизводства предполагает
создание эффективного обслуживающего персонала с использованием
современных кадровых технологий, а также формирование навыков и умений
линейных руководителей эффективным образом выстраивать такой документ,
перетекать со своими сотрудниками.
Каждый работодатель, независимо от юридического или физического
лица, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда
сталкивается с вопросами организации труда, трудовых отношений для
управления и регулирования этих процессов.
Уровень компетенции управления человеческими ресурсами и
ограничения полномочий в процессе управления предприятием можно
разделить по видам:
— Полная в зависимости от кадровой службы администрации
руководителя (все схемы координации реализованы в единой подсистеме).
— В зависимости от непосредственного штата службы директора
предприятия.
— Персонал службы имеет статус второго этапа управления, как
руководитель организации.
— В управлении предприятием задействован персонал службы.
Организационная структура персонала службы зависит от многих
факторов, например:
— Вид деятельности предприятия.
23
Зиновьев, В. Н. Менеджмент: учебное пособие / В. Н. Зиновьев, И. В. Зиновьева. — М.: Дашков и Кº, 2013. —
С. 288.