54
«Без сомнения, применение системы управления персоналом в учреждении
требует разного рода затрат»
40
. Руководителю ФГУП «ВГТРК» следует
определить возможности внедрения данных изменений, оценить сложность
решения задачи совершенствования кадрового документооборота с учетом
имеющихся материально-технических и организационных возможностей.
Эта задача выполняется в следующих областях:
— разработка рекомендаций по отбору и оценке работы руководителей по
персоналу службы (в данном случае переквалификация или обучение
специалиста отдела кадров);
— разработка проектов организационно-распорядительных документов по
мандату персонала, управлению системой;
— анализ функциональной структуры супа и внесение изменений и
дополнений.
Большинство учебных заведений по-прежнему используют небольшую
часть возможностей, предоставляемых компьютеризацией.
Такие данные подтверждает статистика. В отличие от ручного
документооборота, для большей мобильности и точности всего
документооборота организации и персонала отдела в частности необходимо
делать автоматизированное рабочее место. В системе обработки данных на
основе концепции APM в последние годы получила широкое развитие.
Автоматизированное рабочее место-это система обработки данных, оснащенная
инструментами, обеспечивающими участие человека в осуществлении
автоматического заполнения и обработки документов. Время заполнения
документов АРМ, в отличие от ручного заполнения, сокращается в несколько
раз. Ошибки при работе на АРМ снижаются в несколько раз, а производи-
тельность повышается
Программа будет осуществляться для достижения следующих целей:
40
Игнатьева, А.В. Менеджмент: учебник для высших учебных заведений по экономическим специальностям /
А.В. Игнатьева и др.; под редакцией М.М. Максимцова, М.А. Комарова. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2014. — С.
196.
55
— расчет заработной платы и управление финансовой мотивацией
персонала;
— расчет установленных законом налогов и взносов на заработную плату;
— отражение накопленной заработной платы и налогов в расходах
предприятия;
— кадровый учет и анализ кадрового документооборота;
— трудовые отношения, ведение кадрового учета;
— планирование кадровых потребностей.
«Конфигурация, позволяющая создавать различные отчеты по доступным
данным»
41
. Программа реализована без существенных изменений, так как для
работы достаточно стандартной конфигурации.
Для повышения эффективности работы отдела кадров ФГУП «ВГТРК»
предложил:
1. Установить программное обеспечение «Консультант Плюс» —
предприятие будет в курсе последних изменений в законодательстве.
2. Написание в журнале «справочник персонала» справки о помощи в
решении профессиональных задач за счет средств предприятия.
Следует обратить внимание на такой момент в работе с кадровой
документацией, как электронные документы. С переходом на
компьютеризированную технологию управления данными встает вопрос о
порядке и организации хранения документов, созданных или полученных в
электронном виде. Однако если технология хранения традиционных бумажных
документов уже хорошо развита и имеется достаточное количество
нормативно-методической литературы, то организация хранения электронных
документов в офисе зачастую осуществляется спонтанно.
Неорганизованное хранение приводит к значительным затратам времени
на поиск необходимых документов, и бывают случаи их утери.
41
Макринова, Е.И. Обновление функциональных элементов системы управления персоналом в контексте
организационного развития кадровых служб / Е.И. Макринова // TERRA ECONOMICUS. — 2013. — № 3. — С.
187.
56
Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками
организации на компьютере, выносить на электронную почту, в виде факса
через Факс-модем. Кроме того, все большее число организаций в настоящее
время переводят документы в традиционный бумажный Формат (с помощью
сканирования). Это еще более усугубляет проблему надлежащего хранения и
сохранения документов в электронном виде.
Созданный или полученный документ, который вы хотите сохранить в
памяти компьютера, должен быть записан в файл на жестком диске. Порядок, в
котором хранятся файлы, не менее важен, чем традиционный способ хранения
бумажных документов.
Документы могут храниться на жестком диске компьютера, на диске
другого компьютера, на специальном выделенном компьютере (файловом
сервере), на съемном носителе.
Состав документации всегда играет важную роль в жизни каждого
трудоспособного лица, так как служит документальным подтверждением прав
работников на социальное обеспечение по старости и инвалидности,
предоставляется в судебном порядке, в случае трудовых конфликтов передается
в Государственный архив для длительного хранения, используется в
справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения. Поэтому
она так необходима для поддержания надлежащего управления кадровыми
данными, подкрепленного использованием новых технологий.
«Кадровый документооборот предприятия предназначен для решения
двух основных задач: упорядочить все учетные и расчетные процессы,
связанные с персоналом, и снизить возможные потери, связанные с уходом
сотрудников»
42
.
По данным независимых аналитиков, возможные потери предприятия,
связанные с уходом и заменой рядовых специалистов, могут составлять от 30%
до 150% от годового оклада. При этом уход ключевых специалистов может
42
Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учебное пособие / Панасенко Ю.А. — 3-е
изд. — М.:РИОР, ИНФРА-М, 2016. — С. 57.
57
очень серьезно повлиять на непрерывность бизнеса, а возможные потери
уже будут исчисляться процентами от оборота компании. Таким образом,
в современных условиях работа по привлечению, удержанию и развитию
квалифицированных кадров представляет особую важность для обеспечения
конкурентоспособности предприятия. Системы управления персоналом,
в том числе и БОСС-Кадровик, позволяют эффективно решать данные задачи.
Внедрение автоматизированной программы управления на ФГУП
«ВГТРК» обусловлено следующем:
большая численность персонала;
сложная система расчета выплат;
необходимость совершенствования методов управления;
необходимость в широком использовании
высококвалифицированного и высокооплачиваемого персонала;
высокая ценность накопленных специалистами знаний.
На сегодняшний день система Босс-Кадровик является оптимальным
выбором для предприятий России и СНГ по критерию «Функциональные
возможности — Производительность — Стоимость».
Основные преимущества системы управления персоналом Босс-
Кадровик:
1. Система управления персоналом БОСС-Кадровик используется
на предприятиях различных отраслей и масштабов бизнеса.
2. Функциональные возможности: Выбирая БОСС-Кадровик
предприятие обеспечивает решение задач управления персоналом комплексно
и в расчете на стратегическую перспективу.
3. Технологии: По данным независимых экспертов, БОСС-Кадровик
является технологическим лидером среди отечественных систем управления
персоналом.
4. Производительность: Система управления персоналом БОСС-
Кадровик позволяет управлять информацией о десятках тысяч сотрудников,
выполнять необходимые операции и формировать отчетность.
58
5. Интеграция с внешними системами: БОСС-Кадровик содержит
штатные средства интеграции с внешними системами (бухгалтерскими, ERP,
бюджетирования, учета рабочего времени и т.д.), что позволяет комплексно
решать задачи управления персоналом и предоставления необходимых данных
для целей бухгалтерского, налогового и управленческого учета.
БОСС-Кадровик является не просто системой автоматизации кадрового
документооборота. Это полнофункциональная система управления персоналом,
которая позволяет организовать на предприятии полноценное HR-управление и
HR-консалтинг, вывести процесс управления персоналом на качественно новый
уровень. Это подтверждают внедрения комплекса БОСС-Кадровик для
предприятий различных отраслей.
БОСС-Кадровик позволяет на базе стандартного функционала
реализовать любые задачи управления персоналом — на оперативном,
тактическом и стратегическом уровнях.
«БОСС-Кадровик легко настраивается и адаптируется к сложившейся на
предприятии модели кадрового менеджмента, предоставляет возможности для
доработки и расширения в соответствии с потребностями предприятия»
43
. Язык
программирования и бизнес-логика БОСС-Кадровика являются принципиально
открытыми для Заказчика, что дает возможность адаптировать систему к
специфике бизнеса и самостоятельно развивать ее, не прибегая к услугам
сторонних разработчиков.
Удобство использования:
возможность быстрого доступа к системе: ввод дополнительных
произвольных атрибутов предприятия, структурных единиц, позиций штатного
расписания, назначений сотрудников, персональных данных и пр., возможность
электронного архивирования документации в любых форматах, быстрое
автоформирование сколь угодно сложных запросов, инициируемых
пользователем (без программирования);
43
Костин, В.А. Менеджмент: учебное пособие / В.А. Костин, Т.В. Костина. — М.: Гардарики, 2014. — С. 288.
59
поддержка множественных иерархических структур,
объединяющих персонал (организационных, функциональных, проектных,
бюджетных и пр.);
поддержка массовых изменений структур, штатных расписаний,
назначений сотрудников, параметров назначений сотрудников и т.п., рисунок 2.
Рисунок 2. Пример отчета программы БОСС-Кадровик,
продолжительность работы на предприятии
БОСС-Кадровик учитывает всю специфику российского законодательства
и регулярно обновляется — 10-12 раз в год. Обновления предоставляются
разработчиком платформы и включают в себя новые функциональные
возможности, необходимые исправления и новые стандарты данных в
соответствии с изменениями в кадровом законодательстве Российской
Федерации.
В таблице 5 представлены этапы и сроки внедрения автоматизированной
системы БОСС-Кадровик на предприятии ФГУП «ВГТРК».
60
Таблица 5
Сроки внедрения системы БОСС-Кадровик
Наименование этапа
Сроки
Поставка и установка программного
комплекса «БОСС-Кадровик»
1 неделя с момента
подписания договора и
оплаты
Конвертация кадровых и расчетных данных
из использовавшихся ранее программ в базу
БОСС-Кадровик (при необходимости)
0,5 – 1,5 мес.
Внедрение Штатно-кадрового (ШКК) и
табельно-зарплатного (ТЗК) контуров:
ведение штатного расписания;
кадровый учет;
табельный учет;
расчет заработной платы, с исчислением
ЕСН, НДФЛ;
формирование отчетности в ФНС, ПФР,
ФСГС, ВУС
3 – 5 мес.
Внедрение контуров управления кадровыми
процессами и анализа кадровых процессов:
управление вакансиями и планирование
занятости;
подбор персонала и работа с кадровым
резервом;
управление мотивацией персонала;
управление компетенциями
2 – 5 мес.
Использование данной программы на предприятии ФГУП «ВГТРК»
позволит повысить эффективность кадрового документооборота, так как
эффективное и точное формирование отчетов о движении и использовании
персонала позволит во время реагировать на недостатки в работе с персоналом.
«Информационные методы управления персоналом являются сегодня
актуальными на рынке»
44
.
Таким образом, следует заменить устаревшие методы и принципы
кадрового документооборота новыми тенденциями, которые обеспечат
эффективность обработки, поиска, передачи и хранения информации.
44
Круглова, Н. Ю. Основы менеджмента: учебное пособие / Н. Ю. Круглова. — М.: КноРус, 2015. — С. 104.
61
3.2 Оценка эффективности предложенных мероприятий
Рассчитаем эффективность от внедрения мероприятий по внедрению
программы «Консультант» и автоматизированной системы «Босс-Кадровик» на
период 3 месяца.
Рассчитаем убытки, которые сейчас несет ФГУП «ВГТРК» в результате
некачественного кадрового документооборота работников. В 2017 году по
неуважительной причине уволился 1 человек, по собственному желанию
уволилось 6 человек. Принято 8 человек.
Рассчитаем заработную плату принятому работнику:
3 месяца*9500 рублей в месяц = 28 500 рублей.
Был проведен анализ объемов выполняемых работ работников с разным
образовательным уровнем по отношению к объему работ, выполняемому за то
же количество рабочего времени, опытным работником. Информация об
объемах выполняемых разными работниками работ бралась из еженедельных
отчетов о работе предприятия. Обобщенные данные приведены в таблице 6.
Таблица 6
Объем, выполняемой работы разными категориями
работников
Образовательный
уровень работников
предприятия
Объем работы,
выполняемой работником,
принятым на предприятии
Объем работы,
выполняемой
опытным
работником
1-й
месяц
2-й
месяц
3-й
месяц
среднее
профессиональное
25%
43%
87%
100%
высшее
32%
53%
72%
высшее профильное
35%
46%
69%
затраты на проведение
мероприятий
70%
50%
20%
—
По данным таблицы 6 в среднем новый работник в первый месяц работы
выполняет 30% от объема работ опытного работника, за 2 месяц — 50% работ и
за 3 месяц — 80%.
Рассчитаем затраты предприятия на поиск, оформление, обучение и
функционирование в течение 3 месяцев одного работника:
62
Подбор одного работника — 2 000 рублей
Затраты на обучение работника — 2 000 рублей
Затраты на оформление (канцтовары, изготовление пропуска и т.п.) —
500 рублей
Итого, затраты на проведение мероприятий составят (с учетом таблицы
8):
9 500 * 70% + 9 500*50%+9 500*20% = 13 300 рублей
Итого, затраты на одного работника составляют:
2000+2000+500+13300 = 17800 рублей.
На 8 вновь принятых работников предприятие потратит:
6 * 17800=106800 рублей.
Благодаря внедрению мероприятий работник будет 3 месяца работать со
100% отдачей, что позволит получить дополнительную прибыль в размере
210800 рублей.
Экономическая эффективность:
210800 — 106800 = 104000 рублей.
Следовательно, предложенные мероприятия оказались экономически
эффективными.
63
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Документированная информация является основой управления,
следствием регулирования у работодателя особых внутренних трудовых и иных
смежных отношений. Кадровый документооборот, его процедуры — это
ответственность каждого работодателя, независимо от уровня его деятельности
и организационно-правовой формы. Кадровый документооборот является
одним из ключевых элементов кадрового менеджмента и включает в себя
организацию работы с документами, связанными с кадровыми вопросами.
Сегодня не все работодатели уделяют должное внимание важности
ведения кадрового учета, как процесса документирования трудовых
отношений. Часто кадрового учета и кадровой документации становится
недостаточно, особенно в случае возникновения споров или в ходе проверки
сотрудниками контролирующих органов. Так, в процессе хозяйственной
деятельности любой работодатель сталкивается с вопросами работы,
организации, управления трудовыми отношениями и регламентации этих
процессов. Поэтому важно наладить правильное содержание соответствующего
персонала, в том числе оформление трудовых отношений в соответствии с
действующим трудовым законодательством.
Сотрудники отдела кадров представляют комплекс мер, направленных на
разработку локальных нормативных актов, документов, первичных форм учета
кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной
документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации
кадрового документооборота. Хранение кадровых документов позволяет
работодателям не только документировать трудовые отношения и
формализацию кадровых процедур, но и решать многие другие проблемы и
обезопасить себя от негативных последствий.
В выпускной квалификационной работе проводится анализ кадрового
документооборота ФГУП «ВГТРК». Существующая структура компании по
управлению организацией, в которой организация кадрового документооборота