44
правильность оформления документа, наличие всех приложений, необходимых
виз. Далее документы передаются руководителям на подписание вместе с
материалами, на основании которых они сделаны.
После подписания документы передаются на отправку. Перед отправкой
еще раз проверяется правильность их оформления.
Внутренние документы проходят через следующие этапы: подготовка
проекта документа, доработка, согласование, осмотр, подпись, оформление.
Поэтому способы их прохождения на этапах подготовки и оформления
совпадают с таковыми у исходящих документов, а на этапе оформления
совпадают с маршрутом входящих в организацию документов.
В рамках организации документы передаются из одного подразделения в
другое, и от секретаря руководителей или их сотрудников. Лучше всего
подходит для принятия единой процедуры передачи документов на обработку
через сотрудника, ответственного за управление в структурном подразделении.
Для предотвращения утери документов ручная и/или компьютерная
информационно-поисковая система (регистрационная форма, база данных)
должна в любом случае содержать информацию об изменении их
местонахождения с датой передачи.
При приеме на работу нового сотрудника отдел кадров ФГУП «ВГТРК»
руководствуется следующими основными нормативными правовыми актами,
регламентирующими вопросы приема на работу.
1. Федеральный закон от 25 июля 2002г. №115-ФЗ «О правовом
положении иностранных граждан в Российской Федерации».
2. Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по
учету труда и его оплаты».
3. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления
бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждена
Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
4. Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена
45
Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69).
5. Постановление Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719 «Об
утверждении Положения о воинском учете».
6. Альбом унифицированных форм по учету труда и его оплаты и
Указания по оформлению унифицированных форм.
7. Инструкция Генерального штаба Вооруженных Сил РФ по ведению
воинского учета в организациях.
«При приеме на работу нового сотрудника между работодателем и
работником заключается трудовой договор»
35
. Сторонами трудового договора
являются работодатель и работник. Трудовой договор составляется в двух
экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр
передается работнику под роспись на экземпляре работодателя, второй
экземпляр хранится у работодателя. Письменная форма трудового договора
обязательна.
Форма трудового договора в ФГУП «ВГТРК» утверждается Генеральным
Директором компании. Работник кадровой службы не имеет права без
разрешения работодателя вносить какие-либо изменения и дополнения в форму
трудового договора.
Работник как сторона трудового договора указывает в договоре фамилию,
имя и отчество в соответствии с паспортом или иным документом,
удостоверяющим его личность. Также указываются и сведения о самих
документах, удостоверяющих личность работника (наименование документа,
орган, выдавший этот документ, номер документа и дату его выдачи).
В трудовом договоре также указывается почтовый адрес, по которому
зарегистрирован работник. Если этот адрес не совпадает с местом фактического
проживания работника, то дополнительно указывается почтовый адрес его
фактического проживания.
35
Ларри, Стаут. Управление персоналом. Настольная книга менеджера / Стаут Ларри. — М.: Добрая книга,
2014. — С. 185.
46
Обязательные условия, которые должны быть включены в трудовой
договор при приеме на работу нового сотрудника:
1. Дата начала работы.
2. Место работы.
3. Трудовая функция (работа по должности в соответствии со
штатным расписанием, профессии, специальности).
4. Режим рабочего времени и времени отдыха.
5. Условия оплаты труда.
6. Компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или)
опасными условиями труда.
7. Условия, определяющие в необходимых случаях характер работы
(подвижной, разъездной, в пути, иной характер работы).
8. Условия об обязательном социальном страховании работника в
соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами.
При приеме на работу нового сотрудника в ФГУП «ВГТРК»
устанавливается испытательный срок 3 месяца. Испытание устанавливается с
целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. В трудовом
договоре фиксируется период испытания (начало и дата окончания
испытательного срока). Срок испытания начинается с первого дня работы.
При приеме нового сотрудника на работу в ФГУП «ВГТРК» обязательно
оформляется приказ о приеме работника на работу на унифицированной форме
Т-1. После подписания приказа секретарем регистрируется в журнале
регистрации приказов (распоряжений) о приеме на работу. Приказы
(распоряжения) о приеме на работу хранятся в отдельном деле в кадровой
службе по порядку номеров. В начале каждого календарного года нумерация
приказов начинается с единицы. Заявление о приеме на работу можно хранить в
личном деле работника.
Работник кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о
приеме на работу заполняет личную карточку работника унифицированной
формы Т-2 и делает запись о приеме на работу в трудовой книжке.
47
Личная карточка работника имеет унифицированную форму Т-2, которая
утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Личная
карточка работника представляет большую ценность и хранится 75 лет. «Если
при оформлении личной карточки допущены ошибки, неточности и пр., ее
нужно переписать»
36
. Она представляет собой документ государственной
ценности, организация (работники) не имеет права самостоятельно уничтожать
личные карточки работников. На основании личной карточки можно
восстановить трудовую деятельность работника. Личная карточка работника —
это документ, который всегда проверяет трудовая инспекция, ее можно назвать
«лицом» кадровой службы.
При заполнении формы текст записей–описаний не должен иметь ошибок
и исправлений, а также не должен заходить на поле кодирования, в противном
случае форма считается испорченной и подлежит переписке. При изучении
личных карточек работников ФГУП «ВГТРК» были зафиксированы
исправления, которые не были оформлены должным образом.
При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо
руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных стандартами по
автоматизированным системам управления кадрами.
Личное дело — это совокупность документов персонального учета,
содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой
деятельности. Личное дело в ФГУП «ВГТРК» ведется в обязательном порядке.
Личные дела учитываются как документы ДСП (для служебного пользования) и
регистрируются в Журнале регистрации личных дел.
«После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и
оформляется для передачи на хранение в архив, а освободившаяся обложка
используется для личного дела нового работника»
37
. Личное дело представляет
собой папку-скоросшиватель, в которую могут включаться документы.
Документы подшиваются в личное дело в хронологическом порядке с
36
Сазонов, М.А. Подход к оценке эффективности автоматизированных систем кадровых служб / М.А. Сазонов,
Ф.Ю. Осипов // Информационные системы и технологии. — 2015. — № 2. — С. 191.
37
Костин, В.А. Менеджмент: учебное пособие / В.А. Костин, Т.В. Костина. — М.: Гардарики, 2014. — С. 105.
48
обязательной фиксацией подшиваемого документа в форме «Опись
документов». Каждый документ личного дела нумеруется (листы описи
нумеруются отдельно).
В личном деле не должно быть черновиков и документов, не относящихся
к трудовой деятельности работника. Личное дело ведется на протяжении всей
работы сотрудника в организации. Изменения, вносимые в личное дело,
должны подтверждаться соответствующими документами.
Личные дела хранятся в алфавитном порядке и заводятся только на
работающих сотрудников. В кадровой службе личные дела хранятся в
недоступном для работников других подразделений месте. Для хранения
используется шкаф с замком, предусмотренный для хранения дел.
Все личные дела зарегистрированы в соответствующем журнале.
Ответственность за хранение личных дел возлагается на начальника кадровой
службы ФГУП «ВГТРК». Личные дела уволенных работников передаются в
архив.
При приеме на работу нового сотрудника в ФГУП «ВГТРК» в
обязательном порядке заполняется трудовая книжка сотрудника.
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче
трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на начальника кадровой
службы. Заполнение трудовой книжки работника, поступающего на работу
впервые, производится начальником кадровой службы не позднее недельного
срока со дня приема на работу.
В кадровой службе ФГУП «ВГТРК» для оформления приема на paботу
нового сотрудника существует ряд докментов, бланков и журналов.
1. Утвержденное работодателем штатное расписание.
2. Утвержденные работодателем Правила внутреннего трудового
распорядка (ПВТР).
3. Утвержденное работодателем Положение о защите персональных
данных работников.
4. Утвержденная работодателем форма трудового договора.
49
5. Утвержденная работодателем должностная/рабочая инструкция на
должность, на которую принимается работник (если в трудовом договоре не
указываются права и обязанности по трудовой функции).
6. Альбом унифицированных форм и указания по их применению.
7. Книга учета движения трудовых книжек (пронумерована,
прошнурована и скреплена сургучной печатью).
8. Журнал регистрации трудовых договоров.
9. Журнал регистрации приказов о приеме на работу.
10. Бланк приказа о приеме на работу — унифицированная форма Т-1.
11. Бланк личной карточки работника — унифицированная форма Т-2.
12. Утвержденная работодателем номенклатура кадровых документов.
13. Дело для хранения приказов о приеме на работу.
14. Дело для хранения трудовых договоров.
15. Контрольный лист по приказу о приеме на работу.
Таким образом, существующая на предприятии структура организации
кадровой службы, при которой директор непосредственно связан с главными
специалистами по определенным функциям, позволяет оперативно принимать
управленческие решения, благоприятно влияет на производство продукции и
услуг.
Кадровая служба ФГУП «ВГТРК» является самостоятельным
структурным подразделением, которое подчиняется Заместителю Генерального
директора. Кадровая служба возглавляется начальником отдела, назначенным
на должность приказом Генерального директора.
«Все функции и обязанности кадровой службы сосредотачиваются у
начальника кадровой службы»
38
. При такой схеме управления укрепляется
единоналичие и личная ответственность, уменьшается возможность принятия
противоречивых решений.
38
Менеджмент: учебник/ [С.И. Ашмарина и др.]; под редакцией С.И. Ашмариной. — М.: Читай!: Рид Групп,
2014. — С. 141.
50
По результатам исследования к преимуществам кадрового
документооборота в ФГУП «ВГТРК» можно отнести:
— высокая скорость документирования, из-за простоты устройства
обслуживающего персонала;
— отсутствие административных барьеров;
— тесное сотрудничество между руководством и персоналом;
Основные недостатки в системе кадрового документооборота:
— возможность ошибок из-за концентрации всех задач в персонале с
одной стороны;
— применение устаревших методов и принципов организации работы с
документацией;
— отсутствие элементов системы управления персоналом, что сказывается
на одностороннем отборе и обращении.
51
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА ФГУП «ВГТРК»
3.1 Мероприятия по совершенствованию кадрового документооборота
ФГУП «ВГТРК»
По результатам исследования к преимуществам кадрового
документооборота можно отнести:
— высокая скорость документирования, из-за простоты устройства
обслуживающего персонала;
— отсутствие административных барьеров;
— тесное сотрудничество между руководством и персоналом;
Основные недостатки в системе кадрового документооборота:
— возможность ошибок из-за концентрации всех задач в персонале с
одной стороны;
— применение устаревших методов и принципов организации работы с
документацией;
— отсутствие элементов системы управления персоналом, что сказывается
на одностороннем отборе и обращении.
Некоторые недостатки в кадровом документообороте носят общий
характер и являются вполне преодолимыми в процессе совместного
регулирования, а внедрение новых информационных технологий благотворно
скажется на улучшении документационного обеспечения сотрудников службы.
Эффективный кадровый документооборот — залог успеха любого
учреждения. ФГУП «ВГТРК» необходимо разработать критерии оценки его
эффективности:
— формирование корпоративной культуры;
— улучшение психологического климата;
— увеличение числа сотрудников, которые довольны работой и не
планируют переезжать в другие организации;
— прогресс и качество заполнения вакансий в учреждении.
52
Дополнительные критерии включают:
— положительные отзывы руководителя и сотрудников о деятельности
обслуживающего персонала;
— сокращение количества работ по завещанию.
Управлению человеческими ресурсами будет эффективным, если будет
опираться на четко определенные критерии оценки.
«Решение задач по совершенствованию управления персоналом в любой
организации невозможно без формирования системы управления персоналом
(HRM) или элементов этой системы, позволяющей обеспечить организацию
составом персонала, необходимым для эффективного развития производства в
качественном и количественном отношении»
39
. Понятие «управленческий
персонал» означает широкий круг функциональных обязанностей, возлагаемых
на персонал службы.
Возможно, руководству ФГУП «ВГТРК» следует создать систему
управления персоналом, ориентированную на выполнение всех основных
функций, присущих управлению персоналом, с учетом ситуации с
человеческими ресурсами. Или использовать в своей работе какие-то элементы
ЛПС, чтобы сократить количество увольнений и отстранений сотрудников.
Основные функции СУП:
— формирование ТПА, учитывающего кадровые характеристики
учреждения;
— планирование и деятельность в области людских ресурсов;
— оценка кадрового потенциала;
— определение потребностей в персонале;
— помощь в адаптации работников;
— профессиональная подготовка, переподготовка и повышение
квалификации работников;
— подбор и отбор и т. д.
39
Костомаров, М.Н. Классификация документов и документной информации / М.Н. Костомаров //
Делопроизводство. — 2015. — №2. — С. 21.
53
К основным элементам системы управления персоналом относятся:
1) Планирование персонала — комплекс мер, направленных на оценку
текущих ресурсов, прогнозирование их сокращения, оценку будущей
потребности в ресурсах, в том числе руководителей, оценку резерва персонала
и способов быстрого замещения специалистов;
2) подбор персонала — ряд мероприятий, обеспечивающих привлечение
необходимых специалистов в определенное время. Эти меры включают поиск,
вербовку, отбор, наем и первичное развитие персонала;
3) развитие персонала включает в себя подготовку и переподготовку
кадров, движение, оценку и продвижение персонала, подготовку специалистов
и руководителей;
4) мотивация и поощрение персонала — включить компенсацию
дополнительных поощрительных выплат и систему мотивации;
5) кадровый учет — комплекс мер по обеспечению работы персонала в
соответствии с требованиями регулирующих органов и потребностями
организации.
Отсутствие системы управления персоналом в данном учреждении
является причиной ряда проблем:
— низкая производительность труда (потому что не в полной мере
выполняют функции подготовки, переподготовки, повышения квалификации),
а, следовательно, и неэффективное использование рабочего времени (из-за
плохого и заданной функции планирования и оптимизации использования
рабочего времени);
— высокая текучесть кадров (вследствие отсутствия должного
материального стимулирования);
— низкая инициативность персонала (так как нет морального стимула для
сотрудников).