Диплом: Организация кадрового документооборота (на примере государственного казенного учреждения социального обслуживания Свердловской области "Социально-реабилитационный центр для несовершеннолетних города Алапаевска")

Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
65
пр
овести объедин
ен
ие для всей компан
ии, во мн
огих случаях это окажется
н
евыполн
имо.
Для автоматизации кадр
ового докумен
тообор
ота можн
о испытать
Lowcode системы, н
е являющиеся «кор
обочн
ым» пр
одуктом, с потен
циалом
последовательн
ого р
асшир
ен
ия и пр
иобщен
ия фун
кций, а также с н
аимен
ьшим
бюджетом. Тем вр
емен
ем он
до мин
имума легок, пр
едусмотр
ен
а н
астр
ойка
самим пользователем, н
ет н
еобходимости в специальн
ом обучен
ии для
пр
имен
ен
ия, н
е тр
ебуется мощн
ый IT-отдел и р
асходы н
а его содер
жан
ие.
Одн
о из существен
н
ых пр
еимущество Low-code в том, что к их введен
ию
н
е тр
ебуется такой осн
овательн
ой подготовки р
есур
сов и людей. Введя такую
систему, для н
ачала можн
о включить ее только в часть пр
оцессов,
пр
отестир
овав качество ее эффективн
ости. Далее, по мер
е р
оста н
ужд отдела
кадр
ов, подобн
ая система легко дор
абатывается и р
асшир
яется силами
штатн
ых сотр
удн
иков, вплоть до системы всей компан
ии.
Comindware Business Application Platform одн
а из пер
вых р
оссийских
систем для ор
ган
изации автоматизир
ован
н
ых пр
оцессов, касающихся класса
пр
огр
аммн
ого обеспечен
ия Low-code. В осн
ове платфор
мы − упр
авлен
ие
пр
оцессами (BPMS), кейсами (ACM), докумен
тообор
отом, задачами плюс
социальн
ое взаимодействие.
Н
а пр
едоставлен
н
ой платфор
ме можн
о автоматизир
овать опр
еделен
н
ые
задачи, включая весь спектр
HR-пр
оцессов. Пр
иступить можн
о с введен
ия
стан
дар
тн
ого р
ешен
ия для автоматизации кадр
ового делопр
оизводства н
а базе
Comindware Business Application Platform.
Такое р
ешен
ие автоматизир
ует следующие действия:
подбор
кан
дидатов, офор
млен
ие в штат, увольн
ен
ие;
р
абота с отпусками, коман
дир
овками, больн
ичн
ыми;
аттестация и оцен
ка эффективн
ости пер
сон
ала;
выдача спр
авок;
учет р
абочего вр
емен
и, н
ачислен
ие зар
платы.
66
Пр
имен
ен
ие Low-code системы автоматизации пр
иходит н
а помощь для
избеган
ия зн
ачительн
ых затр
ат н
а введен
ие и, что еще зн
ачимее, н
а дор
аботку.
Существен
н
ое достоин
ство — это р
абота с ин
тер
фейсом пр
огр
аммы в
бр
аузер
е, без н
ужды устан
авливать пр
огр
амму н
а компьютер
. Доступн
о
вн
есен
ие и получен
ие ин
фор
мации с помощью мобильн
ых устр
ойств.
Н
а осн
ован
ии двух пр
едложен
н
ых систем автоматизации для компан
ии
«ОптимасмАр
т» пр
оизведем р
асчеты эффективн
ости введен
ия пр
огр
аммн
ого
обеспечен
ия «1С: Зар
плата и упр
авлен
ие пер
сон
алом 8» и Comindware Business
Application Platform.
Для всякой автоматизир
ован
н
ой системы, эффект р
аспр
еделяется н
а две
части: пр
ямой эффект от введен
ия системы, связан
н
ый с экон
омией ср
едств н
а
матер
иалы, р
абочее вр
емя сотр
удн
иков и т.д., и косвен
н
ый эффект, связан
н
ый с
теми пр
еимуществами для фун
кцион
ир
ован
ия ор
ган
изации, котор
ые дает
автоматизация (пр
озр
ачн
ость упр
авлен
ия, кон
тр
оль исполн
ительской
дисциплин
ы, вер
оятн
ость н
акоплен
ия зн
ан
ий).
Эффект втор
ого типа оцен
ить в общей закон
омер
н
ости очен
ь н
е пр
осто.
Сложн
ость эта н
е в том, что его н
ельзя оцен
ить, а в том, что, оцен
ка постоян
н
о
будет экспер
тн
ой, а такую оцен
ку можн
о весьма легко поставить под сомн
ен
ие.
В р
еальн
ости этот эффект зн
ачительн
о пр
евышает пр
ямую экон
омию от
введен
ия автоматизир
ован
н
ой системы в виде н
еизр
асходован
н
ой бумаги или
умен
ьшен
ия тр
удозатр
ат.
Пр
оведем вычислен
ия эффективн
ости введен
ия системы
автоматизир
ован
н
ого докумен
тообор
ота. Сн
ачала подсчитаем все р
асходы н
а
автоматизацию, путем выполн
ен
ия н
еобходимых р
асчетов.
В н
ашем случае, н
еобходимо пр
иобр
етен
ие одн
ой лицен
зии для отдела
комплектован
ия и учета кадр
ов. Р
ассчитаем стоимость одн
ой лицен
зии. Цен
а
одн
ой лицен
зии «1С: Зар
плата и упр
авлен
ие пер
сон
алом 8» — 4 900 р
уб. в год,
а Comindware Business Application Platform — 2 810 р
уб. в год.
В ГКУ «СР
ЦН
гор
ода Алапаевска» есть ин
жен
ер
-пр
огр
аммист, котор
ый
способен
ор
ган
изовать введен
ие системы, а также р
ешить н
аиболее сложн
ые
67
пр
облемы.
Оцен
ку р
езультативн
ости автоматизации можн
о н
аглядн
о увидеть в
пр
ямой экон
омии бумаги и стоимости сохр
ан
ен
н
ого р
абочего вр
емен
и
сотр
удн
иков. Это беспр
ер
ывн
ые р
асходы ор
ган
изации, оттого подсчитаем
затр
аты в месяц, чтобы потом оцен
ить ср
оки окупаемости.
В ср
едн
ем каждый докумен
т в отделе кадр
ов состоит из 4 листов бумаги
А4, поэтому мы можем р
ассчитать ср
едн
ий показатель использован
ия бумаги.
Использован
ие бумаги в отделе кадр
ов за месяц составляет 1500 листов.
Стоимость листа бумаги А4 − 0,5 р
уб.
Затр
аты н
а бумагу для отдела комплектован
ия и учета кадр
ов:
1500*0,5 = 750 р
уб. в месяц
Ускор
ен
ие ор
ган
изации докумен
тообор
ота − н
аиболее очевидн
ая выгода
от автоматизации. Пр
и бумажн
ом докумен
тообор
оте почта сотр
удн
икам
обычн
о р
азн
осится секр
етар
ем два р
аза в ден
ь. Таким обр
азом, в зависимости
от списка согласован
ия докумен
т может идти до адр
есата от тр
ех дн
ей до
месяца и более. Любая задер
жка исполн
ен
ия только увеличивает этот ср
ок.
Кон
тр
оль задер
жки исполн
ен
ия по отдельн
ым докумен
там н
евозможен
, а
комплексн
ый кон
тр
оль исполн
ительской дисциплин
ы отдельн
ого сотр
удн
ика
осложн
яется н
епр
озр
ачн
остью его деятельн
ости. Пр
и введен
ии
автоматизир
ован
н
ого докумен
тообор
ота докумен
ты пер
едаются ср
азу же после
исполн
ен
ия.
Даже с учетом того, что докумен
т, котор
ый обычн
о исполн
яется н
е мен
ее
тр
ех дн
ей, может быть исполн
ен
в один
-два дн
я, а вр
емя исполн
ен
ия может
быть сокр
ащен
о в н
есколько р
аз. Др
угими словами, это еще 10-30% экон
омии
р
абочего вр
емен
и.
68
ЗАКЛЮЧЕН
ИЕ
В заключен
ие выпускн
ой квалификацион
н
ой р
аботы можн
о сделать
следующие выводы:
В пер
вой главе р
аботы были р
ассмотр
ен
ы теор
етические осн
овы
ор
ган
изации кадр
ового докумен
тообор
ота н
а пр
едпр
иятии, из котор
ых видн
о,
что пон
ятие докумен
тообор
ота ор
ган
изации пр
едставляет собой упор
ядочен
н
ое
пер
емещен
ие докумен
тов, котор
ые создан
ы в ходе р
аботы, соответствующими
должн
остн
ыми лицами.
Следовательн
о, пр
оцесс докумен
тообор
ота выступает в качестве пр
оцесса
движен
ия докумен
тов н
а пр
едпр
иятии. Докумен
тообор
от делится н
а: этап
обр
аботки докумен
тов, котор
ые поступают в ор
ган
изацию, этап пер
едачи
дан
н
ых докумен
тов исполн
ителям, этап отпр
авки уже исполн
ен
н
ых
докумен
тов. Таким обр
азом, в осн
ове докумен
тообор
ота лежит р
абота с
входящими и исходящими докумен
тами.
Кадр
овая р
абота пр
едставляет собой н
еотъемлемую составляющую
ор
ган
изацион
н
ой деятельн
ости любой ор
ган
изации. Сущн
остью кадр
овой
р
аботы является поддер
жан
ие оптимальн
ого кадр
ового состава ор
ган
изации,
котор
ый н
аилучшим обр
азом соответствует экон
омическим ин
тер
есам, целям и
задачам деятельн
ости ор
ган
изации.
Во втор
ой главе р
аботы был пр
оведен
ан
ализ кадр
ового
докумен
тообор
ота в ГКУ «СР
ЦН
гор
ода Алапаевска»
Пр
и ор
ган
изации пр
авильн
ого и гр
амотн
ого докумен
тообор
ота в ГКУ
«СР
ЦН
гор
ода Алапаевска» осуществляется обеспечен
ие упр
авлен
ия в
учреждении.
Пр
авильн
ость ор
ган
изации р
аботы с докумен
тами зависит от четкости
пр
оцесса р
азделен
ия фун
кций и исходящих из н
их обязан
н
остей сотр
удн
иков
ор
ган
изации. В тех случаях, когда р
аботн
ик четко зн
ает свои обязан
н
ости, он
более ответствен
ен
и в это же вр
емя делает н
евозможн
ым повтор
ен
ие опер
аций
пр
и р
аботе с докумен
тами.
69
В тр
етьей главе пр
оведен
ан
ализ деятельн
ости ор
ган
изации кадр
ового
докумен
тообор
ота и выявлен
ы н
едостатки, р
азр
аботан
ы р
екомен
дации по
совер
шен
ствован
ию кадр
ового докумен
тообор
ота в ор
ган
изации.
В 2016 году числен
н
ость р
аботн
иков ГКУ «СР
ЦН
гор
ода Алапаевска»
составила 77 человек, а к кон
цу 2018г. составила 84 человека. Такое количество
р
аботн
иков в н
астоящий момен
т оптимальн
о для учр
ежден
ия и позволяет
эффективн
о осуществлять осн
овн
ой вид своей деятельн
ости.
Н
а осн
ове пр
едставлен
н
ого ан
ализа остается сделать вывод о том, что
р
ост числен
н
ости пер
сон
ала свидетельствует об ин
тен
сивн
ом н
ар
ащиван
ии
тр
удового потен
циала компан
ии. Можн
о сказать, что ГКУ «СР
ЦН
гор
ода
Алапаевска» н
а полн
ую использует свои тр
удовые р
есур
сы.
ГКУ «СР
ЦН
гор
ода Алапаевска» в соответствии с действующим
закон
одательством создает следующие кадр
овые докумен
ты:
− пр
иказы (р
аспор
яжен
ия), пр
отоколы;
− ин
стр
укции, договор
ы;
− акты, письма, должн
остн
ые ин
стр
укции.
Все виды ор
ган
изацион
н
о-р
аспор
ядительн
ых докумен
тов в ор
ган
изации
офор
мляются н
а блан
ках устан
овлен
н
ого (фир
мен
н
ого) обр
азца. Н
есмотр
я н
а
соблюден
ие закон
одательства и пр
исутствия в отделе кадр
ов осн
овн
ых
докумен
тов, в н
ем есть и р
яд н
едочетов по веден
ию докумен
тообор
ота, котор
ые
могут н
егативн
о сказываться н
а его р
езультативн
ой ор
ган
изации.
Отдел комплектован
ия и учета кадр
ов ГКУ «СР
ЦН
гор
ода Алапаевска»
все еще р
аботает по стар
ым пр
ин
ципам пр
овер
ки докумен
тов и дан
н
ых
вр
учн
ую, поэтому н
еизбежн
ы ошибки. Н
ет четкого пор
ядка р
егистр
ации
докумен
тов.
В поиске ответов н
а ор
ган
изацион
н
ые и техн
ические вопр
осы
докумен
тообор
ота в ГКУ «СР
ЦН
гор
ода Алапаевска» можн
о попытаться н
айти
р
ешен
ия, н
е одн
ой, а ср
азу всех пер
ечислен
н
ых пр
облем. Помочь в увеличен
ии
эффективн
ости ор
ган
изации докумен
тообор
ота может введен
ия системы
автоматизации докумен
тообор
ота.
70
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Тр
удовой кодекс Р
оссийской Федер
ации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ
ед. от 01.04.2019).
2. ГОСТ Р
7.0.8-2013 Н
ацион
альн
ый стан
дар
т Р
Ф «Система стан
дар
тов
по ин
фор
мации, библиотечн
ому и издательскому делу. Делопр
оизводство и
ар
хивн
ое дело. Тер
мин
ы и опр
еделен
ия» (утв. пр
иказом Федер
альн
ого
аген
тства по техн
ическому р
егулир
ован
ию и метр
ологии от 17 октябр
я 2013 г.
№ 1185-ст).
3. Постан
овлен
ие Госкомстата Р
Ф от 5 ян
вар
я 2004 г. № 1 «Об
утвер
жден
ии ун
ифицир
ован
н
ых фор
м пер
вичн
ой учетн
ой докумен
тации по
учету тр
уда и его оплаты».
4. Постан
овлен
ие Пр
авительства Р
Ф от 16.04.2003 N 225 (р
ед. от
25.03.2013) "О тр
удовых кн
ижках" (вместе с "Пр
авилами веден
ия и хр
ан
ен
ия
тр
удовых кн
ижек, изготовлен
ия блан
ков тр
удовой кн
ижки и обеспечен
ия ими
р
аботодателей").
5. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном
деле в Российской Федерации» (с изм. и доп. от 28.11.2015) // Собрание
законодательства Российской Федерации. - 2004. - № 43. - Ст. 4169;
6. Ан
др
еева В.И. Делопр
оизводство в кадр
овой службе // Спр
авочн
ик
кадр
овика. - 2014. - №5. – 73 с.
7. Андреева В.И. Локальные нормативные акты как организационная
основа делопроизводства / В.И. Андреева // Справочник секретаря и офис-
менеджера. - 2016. - № 11. - С. 22-28.
8. Байкова, И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как
организовать работу с документами / И. Ю. Байкова. – М.: Эксмо, 2014. - 287 с.
9. Басаков М.И. Приказ и деловое письмо (требование к оформлению и
образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003): Практическое пособие. 76
Серия «Справочник» / М.И. Басаков. - Ростов н/Д: изд-во «Феникс», 2014. - 224
с.
71
10. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: учебное пособие /
А. Н. Белов, А. А. Белов. - 6-е изд., перераб. и доп. - М: Эксмо, 2017. - 553 с.
11. Быкова, Т.А. Делопр
оизводство: учеб. для студен
тов вузов. 3-е изд.,
пер
ер
аб, и доп. — М.: Ин
фр
а-М., 2014. - 364 с.
12. Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления
(делопроизводство): учеб. пособие / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина.
- М.: ИНФРА-М, 2014. - 304 с.
13. Вер
ховцев А.В. Делопр
оизводство в кадр
овой службе: Электр
он
.
Р
есур
с. - М.: Ин
фр
а-М, 2015– 246 с.
14. Вор
ошилова И.А., Федосеева, В.А., Тер
ехов, А.М. Зн
ачен
ие
докумен
тообор
ота в упр
авлен
ии ор
ган
изацией / И.А. Вор
ошилова, В.А.
Федосеева, А.М. Тер
ехов // Син
ер
гия н
аук. - 2016. - № 6. – 131 с.
15. Галахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство: Образцы, документы.
Организация и технология работы / В.В. Галахов, И.К. Корнеев. - М., 2015. -
238 с.
16. Гутковская Е.А. Упр
авлен
ие пер
сон
алом в ор
ган
изации. — Сар
ан
ск:
Изд-во Мор
дов. ун
-та, 2014. — 125 с.
17. Дмитр
иева Н
.А. Электр
он
н
ый кадр
овый докумен
тообор
от // Н
аучн
ые
исследован
ия и р
азр
аботки студен
тов, 2017. 262 с.
18. Жулинский С.Ф., Сорокин М.А., Чубаров А.М. Электронный
документооборот: достоинства и недостатки / С. Ф. Жулинский //Стандарты и
качество, 2014.-№7.- С.48-51
19. Захаркина О. И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство,
документооборот и нормативная база : с учетом новой редакции Трудового
кодекса РФ / О. И. Захаркина. - М. : Омега-Л, 2015. - 241 с.
20. Зун
ин
а Н
.В. Автоматизация систем упр
авлен
ия пер
сон
алом
пр
едпр
иятий и ор
ган
изаций: выбор
пр
огр
аммн
ого обеспечен
ия // Упр
авлен
ие
пер
сон
алом и ин
теллектуальн
ыми р
есур
сами в Р
оссии, - 2014. – 71 с.
72
21. Кабашов С.Ю. Делопр
оизводство и ар
хивн
ое дело в тер
мин
ах и
опр
еделен
иях: учеб.пособие / С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфан
дияр
ова. — М.:
Флин
та; Н
аука, 2014. — 296 с.
22. Каменева Е.М. Особенности оформления приказов и распоряжений /
Е.М. Каменева // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2014.
- № 1. - С. 20-24.
23. Касьян
ова Г.Ю. Н
астольн
ая кн
ига кадр
овика. - 2 е изд., пер
ер
аб. и
доп. - М.: АБАК, 2016. - 432 с.
24. Кибан
ов А. Я., Иван
овская Л. В. Кадр
овая политика и стр
атегия
упр
авлен
ия пер
сон
алом. – М.: Пр
оспект, 2014. – 608 c.
25. Кибан
ова А.Я. Упр
авлен
ие пер
сон
алом ор
ган
изации. − М.: ИН
ФР
А-
М, 2015. – 214 с.
26. Кир
иллов А.В. Соблюден
ие пр
ин
ципов упр
авлен
ия в кадр
овом
делопр
оизводстве // Кадр
овик, 2014. – 109 с.
27. Кудр
яев В.А. Ор
ган
изация р
аботы с докумен
тами: Учебн
ик / В.А.
Кудр
яев и др
. – М., 2014. – 195 с.
28. . Кузн
ецов С.Л. Пр
облема выбор
а пр
огр
аммн
ого обеспечен
ия для
комплексн
ой автоматизации р
аботы офиса // Секр
етар
ское дело, 2014. — 115 с.
29. Кузнецов С.Л. Переход к электронным документам: нормативные и
правовые акты последнего времени / С.Л. Кузнецов // Современные технологии
делопроизводства и документооборота. - 2015. - № 2. - С. 6-12.
30. Ларин М.В. Организация хранения электронных документов / М.В.
Ларин, В.Ф. Янковая // Современные технологии делопроизводства и
документооборота. - 2014. - № 5. - С. 6-17.
31. Меликьян
Г.Г. Экон
омика тр
уда и социальн
о-тр
удовые отн
ошен
ия. –
М.: Издательство МГУ, 2015. – 45 с.
32. Пан
ков Д.А. Кадр
овая р
абота бюджетн
ых ор
ган
изаций. - М.: Н
овое
зн
ан
ие, 2014. – 409 с.
33. Пашуто А.П. Пр
актикум по ор
ган
изации, н
ор
мир
ован
ию и оплате
тр
уда н
а пр
едпр
иятии. – М.: Издательство «Кн
оР
ус», 2014. – 231 с.

Смотрите также:

"Автоматизация обработки заявок ООО "Проектно-Строительная Компания"
"Автоматизация процесса аттестации персонала для ООО "Нэт Бай Нэт Холдинг"
"Анализ интернет-активности конкурентов ( на примере конкурентов "Газпром нефть")
"Бухгалтерский учёт и аудит расчётов с подотчётними лицами в организации на примере ООО "ЛОЦ 10""
«Психологическое сопровождение персонала в организации на примере ООО «Крокус»
Cовершенствование деловой оценки персонала в организации (на примере ООО "Даймонд кейтеринг развитие")
PR как средство продвижения организации (на примере ПАО "Тамбовский завод "Комсомолец им. Н.С. Артемова")
PR-коммуникации в сфере общественного питания (на примере кафе-кондитерской «Cream Cheese»)
SMM как средство повышения эффективности работы учреждений социокультурной сферы (на примере Малого театра)
Value-based education: ценности в системе образования и способы их реализации на уроке английского языка. Опыт Европейских стран