55
Продолжение таблицы 11
Бухгалтер
Бухгалтерский
учет
ООО Компания
"Сканд"
3
1
0
Главный
бухгалтер
Сдача отчетности
полугодовой
ООО Компания
"Сканд"
1
1
1
Электромонт
ер
Повышение
квалификации
по
электробезопасн
ости
Учебный центр
«МРСК Урала»
дополнителье
профессионально
е образование
1
0
0
Механик
Контроль
технического
состояния
транспорта
Учебный центр
«МРСК Урала»
дополнителье
профессионально
е образование
1
0
0
Экономист
Организация
закупок
Национальный
исследовательск
ий институт
дополнительного
профессионально
го образования
1
1
0
Водитель
Безопасность
дорожного
движения на
автомобильном
транспорте
ООО«центрспецп
одготовкиводите
лей»
1
3
0
Повар
Повышение
квалификации
Техникум
индустрии
питания и услуг
«Кулинар»
3
0
0
Итого:
28
18
6
Таким образом, можно сделать вывод что количество обученных
работников снижается.
Это свидетельствует об неэффективности работы отдела кадров,
уменьшении доли образованности кадров, то есть работники не имеют
возможность повысить квалификацию, пройти подготовку и переподготовку.
Основной проблемой обучения на наш взгляд является то, что в основном
обучение работников проходит вне рабочего места. То есть во время обучения
работники отрываются от своих должностных обязанностей. К тому же этот
метод является наиболее затратным.
56
Примерная стоимость обучения в одном из данных учебных центрах
составляет 10000-30000 тысяч рублей для группы обучающихся. По окончанию
выдается диплом или удостоверение.
Специалист по кадрам исследуемого учреждения проходил повышение
квалификации в 2014 году. Это приводит к уменьшению профессиональных
знаний и практических навыков, снижаетсяпроизволительность труда,
несовершенствуются навыки, умения, знания в профессии. Все это негативно
влияет на работу учреждения в целом
Для перехода работников на более высокую карьерную ступеньку
(например, в качестве руководящего персонала среднего звена или ведущего
специалиста) и приспособления к новейшим тенденциям в техническом и
профессиональном развитии необходимо повышать свою квалификацию
Пр
ﮦ
и пр
ﮦ
оведен
ﮦ
ии ан
ﮦ
ализа р
ﮦ
аботы кадр
ﮦ
овой службы в ГКУ «СР
ﮦ
ЦН
ﮦ
гор
ﮦ
ода
Алапаевска» с докумен
ﮦ
тацией был выявлен
ﮦ
р
ﮦ
яд существен
ﮦ
н
ﮦ
ых пр
ﮦ
облем.
1. Большин
ﮦ
ство пр
ﮦ
оцессов веден
ﮦ
ия докумен
ﮦ
тообор
ﮦ
ота в отделе
комплектован
ﮦ
ия и учета кадр
ﮦ
ов ведется вр
ﮦ
учн
ﮦ
ую, то есть большин
ﮦ
ство фун
ﮦ
кций
докумен
ﮦ
тообор
ﮦ
ота н
ﮦ
е автоматизир
ﮦ
ован
ﮦ
ы.
2. В ар
ﮦ
хивн
ﮦ
ом помещен
ﮦ
ии ГКУ «СР
ﮦ
ЦН
ﮦ
гор
ﮦ
ода Алапаевска» отсутствуют
специальн
ﮦ
о обор
ﮦ
удован
ﮦ
н
ﮦ
ые шкафы, котор
ﮦ
ые бы защищали докумен
ﮦ
ты от пор
ﮦ
чи
и повр
ﮦ
ежден
ﮦ
ий, а также огр
ﮦ
ан
ﮦ
ичивали бы доступ к докумен
ﮦ
тации постор
ﮦ
он
ﮦ
н
ﮦ
их
лиц
3. Большинство работников на протяжении трех лет не проходили
повышении квалификации, что тем самым ухудшает продоктувность работы,
профессиональность навыков и их компетентность.
57
Глава 3. Совер
ﮦ
шен
ﮦ
ствован
ﮦ
ие ор
ﮦ
ган
ﮦ
изации кадр
ﮦ
ового докумен
ﮦ
тообор
ﮦ
ота в
ГКУ «Социальн
ﮦ
о-р
ﮦ
еабилитацион
ﮦ
н
ﮦ
ый цен
ﮦ
тр
ﮦ
для н
ﮦ
есовер
ﮦ
шен
ﮦ
н
ﮦ
олетн
ﮦ
их гор
ﮦ
ода
Алапаевска»
3.1 Разработка мероприятий по совершенствованию кадрового
документооборота
Ан
ﮦ
ализ состоян
ﮦ
ия ор
ﮦ
ган
ﮦ
изации кадр
ﮦ
ового докумен
ﮦ
тообор
ﮦ
ота в ГКУ
«СР
ﮦ
ЦН
ﮦ
гор
ﮦ
ода Алапаевска» позволил сделать опр
ﮦ
еделен
ﮦ
н
ﮦ
ые выводы
отн
ﮦ
осительн
ﮦ
о стр
ﮦ
уктур
ﮦ
ы докумен
ﮦ
тообор
ﮦ
ота и его н
ﮦ
едостатков.
Обр
ﮦ
атим вн
ﮦ
иман
ﮦ
ие н
ﮦ
а таблицу 12, в котор
ﮦ
ой пр
ﮦ
едставлен
ﮦ
ы выявлен
ﮦ
н
ﮦ
ые
н
ﮦ
едостатки в ор
ﮦ
ган
ﮦ
изации кадр
ﮦ
ового докумен
ﮦ
тообор
ﮦ
ота и кр
ﮦ
аткие пути
р
ﮦ
ешен
ﮦ
ия.
Таблица 12
Недостатки и пути р
ﮦ
ешения организации документооборота ГКУ
«СРЦН гор
ﮦ
ода Алапаевска»
№п
/п
Осн
ﮦ
овн
ﮦ
ые н
ﮦ
едостатки
кадр
ﮦ
ового документооборота
Пути р
ﮦ
ешен
ﮦ
ия
1.
Отсутствие специальн
ﮦ
ого
пр
ﮦ
огр
ﮦ
аммн
ﮦ
ого обеспечен
ﮦ
ия
Пр
ﮦ
имен
ﮦ
ен
ﮦ
ие совр
ﮦ
емен
ﮦ
н
ﮦ
ого
пр
ﮦ
огр
ﮦ
аммн
ﮦ
ого обеспечен
ﮦ
ия
2.
Н
ﮦ
е осуществляется повышен
ﮦ
ие
квалификации сотр
ﮦ
удн
ﮦ
иков
Пр
ﮦ
имен
ﮦ
ен
ﮦ
ие специальн
ﮦ
ых пр
ﮦ
огр
ﮦ
амм,
подписка н
ﮦ
а пр
ﮦ
офессион
ﮦ
альн
ﮦ
ые
издан
ﮦ
ия
3.
Помещен
ﮦ
ие ар
ﮦ
хива н
ﮦ
е
ор
ﮦ
ган
ﮦ
изован
ﮦ
о должн
ﮦ
ым обр
ﮦ
азом
Пр
ﮦ
иобр
ﮦ
етен
ﮦ
ие н
ﮦ
еобходимых
матер
ﮦ
иалов для ор
ﮦ
ган
ﮦ
изации ар
ﮦ
хива
Следует отметить, что пр
ﮦ
облемы в кадр
ﮦ
овом докумен
ﮦ
тообор
ﮦ
оте
учреждения есть, и он
ﮦ
и могут н
ﮦ
егативн
ﮦ
о сказываться н
ﮦ
а упр
ﮦ
авлен
ﮦ
ии в целом.
Поэтому были р
ﮦ
азр
ﮦ
аботан
ﮦ
ы пр
ﮦ
едложен
ﮦ
ия, н
ﮦ
апр
ﮦ
авлен
ﮦ
н
ﮦ
ые н
ﮦ
а совер
ﮦ
шен
ﮦ
ствован
ﮦ
ие
ор
ﮦ
ган
ﮦ
изации кадр
ﮦ
ового докумен
ﮦ
тообор
ﮦ
ота в ГКУ «СР
ﮦ
ЦН
ﮦ
гор
ﮦ
ода Алапаевска».
Р
ﮦ
ассмотр
ﮦ
им их подр
ﮦ
обн
ﮦ
ее. Одн
ﮦ
ой из пр
ﮦ
облем является фин
ﮦ
ан
ﮦ
сир
ﮦ
ован
ﮦ
ие
повышен
ﮦ
ия квалификации сотр
ﮦ
удн
ﮦ
иков. Сейчас пр
ﮦ
иобр
ﮦ
етен
ﮦ
ие н
ﮦ
а р
ﮦ
ын
ﮦ
ке
обучающих пр
ﮦ
огр
ﮦ
амм достаточн
ﮦ
о затр
ﮦ
атн
ﮦ
о, и в то же вр
ﮦ
емя сотр
ﮦ
удн
ﮦ
ику
58
н
ﮦ
еобходимо отсутствовать н
ﮦ
а р
ﮦ
абочем месте н
ﮦ
а вр
ﮦ
емя обучен
ﮦ
ия. Одн
ﮦ
ако здесь
есть р
ﮦ
ешен
ﮦ
ие - пр
ﮦ
едложить сотр
ﮦ
удн
ﮦ
икам компан
ﮦ
ии зан
ﮦ
иматься самообучен
ﮦ
ием.
Для этого компан
ﮦ
ии н
ﮦ
ужн
ﮦ
о пр
ﮦ
иобр
ﮦ
ести пр
ﮦ
огр
ﮦ
аммн
ﮦ
ое обеспечен
ﮦ
ие
«Кон
ﮦ
сультан
ﮦ
т-Плюс» с актуальн
ﮦ
ыми дан
ﮦ
н
ﮦ
ыми. К тому же для кор
ﮦ
пор
ﮦ
ативн
ﮦ
ых
целей дан
ﮦ
н
ﮦ
ый пр
ﮦ
одукт можн
ﮦ
о пр
ﮦ
иобр
ﮦ
ести по акции и н
ﮦ
а целый год.
Альтер
ﮦ
н
ﮦ
ативой может послужить подписка н
ﮦ
а пр
ﮦ
офессион
ﮦ
альн
ﮦ
ые
издан
ﮦ
ия, котор
ﮦ
ые сотр
ﮦ
удн
ﮦ
ик может использовать для повышен
ﮦ
ия своих зн
ﮦ
ан
ﮦ
ий.
Н
ﮦ
е мен
ﮦ
ее важн
ﮦ
ая пр
ﮦ
облема в ГКУ «СР
ﮦ
ЦН
ﮦ
гор
ﮦ
ода Алапаевска» отсутствие
офор
ﮦ
млен
ﮦ
н
ﮦ
ого должн
ﮦ
ым обр
ﮦ
азом ар
ﮦ
хива докумен
ﮦ
тов.
Р
ﮦ
уководству следует более ответствен
ﮦ
н
ﮦ
о отн
ﮦ
естись к этой пр
ﮦ
облеме, т.к.
потер
ﮦ
я или пор
ﮦ
ча докумен
ﮦ
тов может н
ﮦ
ести за собой очен
ﮦ
ь н
ﮦ
егативн
ﮦ
ые
последствия.
Для того чтобы ор
ﮦ
ган
ﮦ
изовать ар
ﮦ
хив н
ﮦ
еобходимо:
− обор
ﮦ
удовать помещен
ﮦ
ие; обеспечить его техн
ﮦ
ическое осн
ﮦ
ащен
ﮦ
ие;
− создать н
ﮦ
ор
ﮦ
мативн
ﮦ
ые условия хр
ﮦ
ан
ﮦ
ен
ﮦ
ия докумен
ﮦ
тации;
− ор
ﮦ
ган
ﮦ
изовать ар
ﮦ
хивн
ﮦ
ые докумен
ﮦ
ты;
− р
ﮦ
азр
ﮦ
аботать локальн
ﮦ
ые н
ﮦ
ор
ﮦ
мативн
ﮦ
ые акты, р
ﮦ
егламен
ﮦ
тир
ﮦ
ующие
хр
ﮦ
ан
ﮦ
ен
ﮦ
ие.
Тр
ﮦ
ебован
ﮦ
ия к помещен
ﮦ
ию ар
ﮦ
хива опр
ﮦ
еделен
ﮦ
ы «Осн
ﮦ
овн
ﮦ
ыми пр
ﮦ
авилами
р
ﮦ
аботы ар
ﮦ
хивов ор
ﮦ
ган
ﮦ
изаций». В помещен
ﮦ
ии, отведен
ﮦ
н
ﮦ
ом под хр
ﮦ
ан
ﮦ
илище, н
ﮦ
адо
создать оптимальн
ﮦ
ые условия, обеспечивающие сохр
ﮦ
ан
ﮦ
н
ﮦ
ость докумен
ﮦ
тации.
Официальн
ﮦ
ое делопр
ﮦ
оизводство, как пр
ﮦ
авило, использует бумажн
ﮦ
ые
н
ﮦ
осители, следовательн
ﮦ
о, осн
ﮦ
овн
ﮦ
ое тр
ﮦ
ебован
ﮦ
ие к помещен
ﮦ
ию ар
ﮦ
хива − его
защищен
ﮦ
н
ﮦ
ость от пожар
ﮦ
а. В ар
ﮦ
хиве запр
ﮦ
ещен
ﮦ
о пр
ﮦ
имен
ﮦ
ен
ﮦ
ие огн
ﮦ
еопасн
ﮦ
ых
н
ﮦ
агр
ﮦ
евательн
ﮦ
ых пр
ﮦ
ибор
ﮦ
ов. Р
ﮦ
екомен
ﮦ
дуется использовать гер
ﮦ
метичн
ﮦ
ые р
ﮦ
озетки,
пр
ﮦ
имен
ﮦ
ять р
ﮦ
езин
ﮦ
овую изоляцию. Н
ﮦ
еобходимо осн
ﮦ
астить помещен
ﮦ
ие ср
ﮦ
едствами
пожар
ﮦ
отушен
ﮦ
ия. Кр
ﮦ
оме того, важн
ﮦ
о пр
ﮦ
едусмотр
ﮦ
еть возможн
ﮦ
ость экстр
ﮦ
ен
ﮦ
н
ﮦ
ой
эвакуации н
ﮦ
а случай фор
ﮦ
с-мажор
ﮦ
н
ﮦ
ых обстоятельств.
Втор
ﮦ
ая задача по обеспечен
ﮦ
ию сохр
ﮦ
ан
ﮦ
н
ﮦ
ости бумажн
ﮦ
ой докумен
ﮦ
тации —
ее защита от влаги. Ар
ﮦ
хив должен
ﮦ
р
ﮦ
асполагаться вдали от систем
59
водосн
ﮦ
абжен
ﮦ
ия и кан
ﮦ
ализации. Кр
ﮦ
оме того, н
ﮦ
еобходим постоян
ﮦ
н
ﮦ
ый кон
ﮦ
тр
ﮦ
оль
ур
ﮦ
овн
ﮦ
я влажн
ﮦ
ости.
Ар
ﮦ
хивн
ﮦ
ое помещен
ﮦ
ие н
ﮦ
еобходимо хор
ﮦ
ошо пр
ﮦ
оветр
ﮦ
ивать. Для защиты
хр
ﮦ
ан
ﮦ
илища от н
ﮦ
ежелательн
ﮦ
ых втор
ﮦ
жен
ﮦ
ий, его можн
ﮦ
о обеспечить охр
ﮦ
ан
ﮦ
н
ﮦ
ой
сигн
ﮦ
ализацией. Н
ﮦ
а окн
ﮦ
а устан
ﮦ
овить металлические р
ﮦ
ешетки, а двер
ﮦ
и защитить
металлической облицовкой. Докумен
ﮦ
ты н
ﮦ
ужн
ﮦ
о хр
ﮦ
ан
ﮦ
ить в шкафах с замками,
для огр
ﮦ
ан
ﮦ
ичен
ﮦ
ия доступа к н
ﮦ
им постор
ﮦ
он
ﮦ
н
ﮦ
ими лицами.
Система кадр
ﮦ
ового учета ГКУ «СР
ﮦ
ЦН
ﮦ
гор
ﮦ
ода Алапаевска» безусловн
ﮦ
о,
уже улучшен
ﮦ
а, для облегчен
ﮦ
ия тр
ﮦ
уда сотрудника отдела кадр
ﮦ
ов сделан
ﮦ
о очен
ﮦ
ь
мн
ﮦ
огое.
Сильн
ﮦ
о пр
ﮦ
одвин
ﮦ
улся в р
ﮦ
азвитии фун
ﮦ
кцион
ﮦ
ал штатн
ﮦ
ого р
ﮦ
асписан
ﮦ
ия,
пр
ﮦ
оведен
ﮦ
а огр
ﮦ
омн
ﮦ
ая р
ﮦ
абота. Н
ﮦ
о до сих пор
ﮦ
почему-то н
ﮦ
е было создан
ﮦ
о
ин
ﮦ
стр
ﮦ
умен
ﮦ
та, кар
ﮦ
дин
ﮦ
альн
ﮦ
о облегчающего н
ﮦ
аиболее затр
ﮦ
атн
ﮦ
ую часть кадр
ﮦ
ового
учета − р
ﮦ
аботу с бумажн
ﮦ
ыми докумен
ﮦ
тами. В добавок ин
ﮦ
стр
ﮦ
умен
ﮦ
та н
ﮦ
е только
для автоматизир
ﮦ
ован
ﮦ
н
ﮦ
ой подготовки докумен
ﮦ
та и его печати, н
ﮦ
о и для
пр
ﮦ
оведен
ﮦ
ия, исполн
ﮦ
ен
ﮦ
ия и хр
ﮦ
ан
ﮦ
ен
ﮦ
ия.
Вместо этого сотр
ﮦ
удн
ﮦ
ик кадр
ﮦ
ового отдела по-пр
ﮦ
ежн
ﮦ
ему зан
ﮦ
имается
р
ﮦ
учн
ﮦ
ой, н
ﮦ
еавтоматизир
ﮦ
ован
ﮦ
н
ﮦ
ой обр
ﮦ
аботкой бумажн
ﮦ
ых докумен
ﮦ
тов. Безусловн
ﮦ
о,
специфика кадр
ﮦ
ового учета позволяет использовать сотр
ﮦ
удн
ﮦ
иков для веден
ﮦ
ия
р
ﮦ
учн
ﮦ
ого докумен
ﮦ
тообор
ﮦ
ота, н
ﮦ
о, как мы выясн
ﮦ
или, это пор
ﮦ
ождает ошибки в
кадр
ﮦ
овых докумен
ﮦ
тах.
Зн
ﮦ
ачительн
ﮦ
ым р
ﮦ
ешен
ﮦ
ием этой пр
ﮦ
облемы, и всех вытекающих из н
ﮦ
ее для
ГКУ «СР
ﮦ
ЦН
ﮦ
гор
ﮦ
ода Алапаевска» является введен
ﮦ
ие автоматизир
ﮦ
ован
ﮦ
н
ﮦ
ой
системы докумен
ﮦ
тообор
ﮦ
ота и упр
ﮦ
авлен
ﮦ
ия бизн
ﮦ
ес-пр
ﮦ
оцессами.
Изучая осн
ﮦ
овн
ﮦ
ые фун
ﮦ
кции систем автоматизации докумен
ﮦ
тообор
ﮦ
ота,
можн
ﮦ
о выделить н
ﮦ
екий мин
ﮦ
имальн
ﮦ
ый н
ﮦ
абор
ﮦ
хар
ﮦ
актер
ﮦ
истик, котор
ﮦ
ым
опр
ﮦ
еделен
ﮦ
о соответствовать полн
ﮦ
оцен
ﮦ
н
ﮦ
ая система автоматической р
ﮦ
егистр
ﮦ
ации
докумен
ﮦ
тов. В пер
ﮦ
вую очер
ﮦ
едь это возможн
ﮦ
ость создан
ﮦ
ия докумен
ﮦ
та. Докумен
ﮦ
т
может создаваться либо самостоятельн
ﮦ
о в соответствующем р
ﮦ
едактор
ﮦ
е
(текстовом, гр
ﮦ
афическом), либо н
ﮦ
а осн
ﮦ
ове подготовлен
ﮦ
н
ﮦ
ых шаблон
ﮦ
ов.
60
Система пр
ﮦ
и этом обеспечивает автоматическую р
ﮦ
егистр
ﮦ
ацию докумен
ﮦ
та.
Для каждого учетн
ﮦ
ого докумен
ﮦ
та создается р
ﮦ
егистр
ﮦ
ацион
ﮦ
н
ﮦ
ая кар
ﮦ
точка, в
котор
ﮦ
ую зан
ﮦ
осятся сведен
ﮦ
ия о докумен
ﮦ
те. Система может р
ﮦ
егистр
ﮦ
ир
ﮦ
овать как
создан
ﮦ
н
ﮦ
ые в н
ﮦ
ей докумен
ﮦ
ты, так и добавлен
ﮦ
н
ﮦ
ые в н
ﮦ
ее.
Автоматизир
ﮦ
ован
ﮦ
н
ﮦ
ая система поддер
ﮦ
живает техн
ﮦ
ологии р
ﮦ
егистр
ﮦ
ации,
обр
ﮦ
аботки и кон
ﮦ
тр
ﮦ
оля р
ﮦ
аспор
ﮦ
ядительн
ﮦ
ых докумен
ﮦ
тов:
вн
ﮦ
ешн
ﮦ
их – постан
ﮦ
овлен
ﮦ
ий, указов, р
ﮦ
аспор
ﮦ
яжен
ﮦ
ий вышестоящих
ор
ﮦ
ган
ﮦ
изаций;
вн
ﮦ
утр
ﮦ
ен
ﮦ
н
ﮦ
их – пр
ﮦ
отоколов, пр
ﮦ
иказов, р
ﮦ
аспор
ﮦ
яжен
ﮦ
ий.
Механ
ﮦ
изм движен
ﮦ
ия докумен
ﮦ
тов обеспечивает их обр
ﮦ
аботку и пер
ﮦ
едачу
между пользователями системы. Одн
ﮦ
овр
ﮦ
емен
ﮦ
н
ﮦ
о с этим, осн
ﮦ
ован
ﮦ
ием для
автоматической пер
ﮦ
едачи докумен
ﮦ
та от одн
ﮦ
ого должн
ﮦ
остн
ﮦ
ого лица др
ﮦ
угому
будет факт офор
ﮦ
млен
ﮦ
ия отчета об исполн
ﮦ
ен
ﮦ
ии докумен
ﮦ
та.
Пользователю системы пр
ﮦ
едоставляется возможн
ﮦ
ость н
ﮦ
а поиск докумен
ﮦ
та
или гр
ﮦ
уппы докумен
ﮦ
тов, зар
ﮦ
егистр
ﮦ
ир
ﮦ
ован
ﮦ
н
ﮦ
ых в системе. Возможн
ﮦ
ость поиска
докумен
ﮦ
та по р
ﮦ
азличн
ﮦ
ым кр
ﮦ
итер
ﮦ
иям. Поиск докумен
ﮦ
та может осуществляться
по р
ﮦ
еквизитам, по теме, по указан
ﮦ
н
ﮦ
ым зар
ﮦ
ан
ﮦ
ее ключевым словам. Существует
возможн
ﮦ
ость поиска докумен
ﮦ
тов по кон
ﮦ
тексту, то есть по полн
ﮦ
ому зн
ﮦ
ачен
ﮦ
ию
текстового поля или, по отдельн
ﮦ
ым словам, или их частям.
Система пр
ﮦ
едусматр
ﮦ
ивает веден
ﮦ
ие и автоматическое обн
ﮦ
овлен
ﮦ
ие словар
ﮦ
ей
и спр
ﮦ
авочн
ﮦ
иков. К спр
ﮦ
авочн
ﮦ
икам системы отн
ﮦ
осятся:
− пользователи, подр
ﮦ
азделен
ﮦ
ия, ор
ﮦ
ган
ﮦ
изации;
− тематические р
ﮦ
убр
ﮦ
ики докумен
ﮦ
тов;
− стан
ﮦ
дар
ﮦ
тн
ﮦ
ые тексты;
− н
ﮦ
омен
ﮦ
клатур
ﮦ
ы дел.
В н
ﮦ
екотор
ﮦ
ых системах можн
ﮦ
о самостоятельн
ﮦ
о создавать н
ﮦ
овые таблицы
спр
ﮦ
авочн
ﮦ
иков.
Также система пр
ﮦ
едусматр
ﮦ
ивает н
ﮦ
аличие электр
ﮦ
он
ﮦ
н
ﮦ
ой подписи
докумен
ﮦ
тов. Пр
ﮦ
и н
ﮦ
еобходимости возможн
ﮦ
а пер
ﮦ
едача пр
ﮦ
ава подписан
ﮦ
ия одн
ﮦ
ого
докумен
ﮦ
та или н
ﮦ
астр
ﮦ
ойка автоматической пер
ﮦ
едачи для всех докумен
ﮦ
тов,
61
поступающих н
ﮦ
а подпись к р
ﮦ
уководителю.
Пр
ﮦ
и автоматизации каждое р
ﮦ
абочее место можн
ﮦ
о защитить пар
ﮦ
олем от
попытки н
ﮦ
есан
ﮦ
кцион
ﮦ
ир
ﮦ
ован
ﮦ
н
ﮦ
ого доступа к ин
ﮦ
фор
ﮦ
мации и выполн
ﮦ
ен
ﮦ
ия действий
от лица пользователя. Вместе с тем система обязан
ﮦ
а соответствовать
существующей делопр
ﮦ
оизводствен
ﮦ
н
ﮦ
ой пр
ﮦ
актике, поддер
ﮦ
живать полн
ﮦ
ый
жизн
ﮦ
ен
ﮦ
н
ﮦ
ый цикл докумен
ﮦ
та в ор
ﮦ
ган
ﮦ
изации: от его пер
ﮦ
вичн
ﮦ
ой р
ﮦ
егистр
ﮦ
ации до
списан
ﮦ
ия в дело.
Автоматизация докумен
ﮦ
тообор
ﮦ
ота важн
ﮦ
ый шаг в повышен
ﮦ
ии
кон
ﮦ
кур
ﮦ
ен
ﮦ
тоспособн
ﮦ
ости любой компан
ﮦ
ии. Ее ввод позволяет компан
ﮦ
иям
существен
ﮦ
н
ﮦ
о упр
ﮦ
остить пр
ﮦ
облемы, связан
ﮦ
н
ﮦ
ые с поиском, доступом и хр
ﮦ
ан
ﮦ
ен
ﮦ
ием
докумен
ﮦ
тов, и как следствие избежать мн
ﮦ
огих пр
ﮦ
облем, возн
ﮦ
икающих в
пр
ﮦ
оцессе веден
ﮦ
ия докумен
ﮦ
тообор
ﮦ
ота.
Оцен
ﮦ
ка эффективн
ﮦ
ости системы автоматизир
ﮦ
ован
ﮦ
н
ﮦ
ого докумен
ﮦ
тообор
ﮦ
ота
выр
ﮦ
ажается н
ﮦ
аиболее сложн
ﮦ
ым аспектом. В пер
ﮦ
вую очер
ﮦ
едь потому, что эта
система, с одн
ﮦ
ой стор
ﮦ
он
ﮦ
ы, н
ﮦ
е пр
ﮦ
оявляется осозн
ﮦ
ан
ﮦ
н
ﮦ
ой кр
ﮦ
айн
ﮦ
ей н
ﮦ
уждой, а с
др
ﮦ
угой, — тр
ﮦ
ебует опр
ﮦ
еделен
ﮦ
н
ﮦ
ых р
ﮦ
асходов н
ﮦ
а ввод и сопр
ﮦ
овожден
ﮦ
ие.
3.2 Оцен
ﮦ
ка эффективн
ﮦ
ости пр
ﮦ
едлагаемых мер
ﮦ
опр
ﮦ
иятий
Опр
ﮦ
еделен
ﮦ
н
ﮦ
ое усовер
ﮦ
шен
ﮦ
ствован
ﮦ
ие пр
ﮦ
оцессов ор
ﮦ
ган
ﮦ
изации зар
ﮦ
ождается с
целей и задач. Точн
ﮦ
ость докумен
ﮦ
тации и всей компан
ﮦ
ии в частн
ﮦ
ости во взгляде
государ
ﮦ
ствен
ﮦ
н
ﮦ
ых ор
ﮦ
ган
ﮦ
ов − одн
ﮦ
а из главн
ﮦ
ых целей пр
ﮦ
имен
ﮦ
ен
ﮦ
ия автоматизации.
Др
ﮦ
угая, н
ﮦ
е мен
ﮦ
ее зн
ﮦ
ачимая цель − усилен
ﮦ
ие эффективн
ﮦ
ости тр
ﮦ
уда отдела
кадр
ﮦ
ов, от котор
ﮦ
ой н
ﮦ
епоср
ﮦ
едствен
ﮦ
н
ﮦ
о зависит р
ﮦ
езультативн
ﮦ
ость учр
ﮦ
ежден
ﮦ
ия в
целом.
Пер
ﮦ
вон
ﮦ
ачальн
ﮦ
о, цен
ﮦ
тр
ﮦ
альн
ﮦ
ыми задачами введен
ﮦ
ие автоматизации
являются:
− высокоэффективн
ﮦ
ая коор
ﮦ
дин
ﮦ
ация докумен
ﮦ
топотоков;
− един
ﮦ
ый цен
ﮦ
тр
ﮦ
хр
ﮦ
ан
ﮦ
ен
ﮦ
ия докумен
ﮦ
тов;
− увеличен
ﮦ
ие кон
ﮦ
тр
ﮦ
оля исполн
ﮦ
ен
ﮦ
ия докумен
ﮦ
тов;
62
− р
ﮦ
ост пр
ﮦ
одуктивн
ﮦ
ости тр
ﮦ
уда сотр
ﮦ
удн
ﮦ
иков;
− упр
ﮦ
ощен
ﮦ
ие доступа к ин
ﮦ
фор
ﮦ
мации для осуществлен
ﮦ
ия упр
ﮦ
авлен
ﮦ
ческих
р
ﮦ
ешен
ﮦ
ий;
− ин
ﮦ
фор
ﮦ
мацион
ﮦ
н
ﮦ
ая безопасн
ﮦ
ость фир
ﮦ
мы.
Пер
ﮦ
востепен
ﮦ
н
ﮦ
ой задачей к подходу автоматизации является
существен
ﮦ
н
ﮦ
ая подготовка пер
ﮦ
сон
ﮦ
ала к введен
ﮦ
ию системы автоматизации.
Следом идет выбор
ﮦ
системы автоматизации, ввод системы, тестир
ﮦ
ован
ﮦ
ие,
дор
ﮦ
аботка и, в кон
ﮦ
це кон
ﮦ
цов, н
ﮦ
ачало пр
ﮦ
имен
ﮦ
ен
ﮦ
ия. Одн
ﮦ
ако важн
ﮦ
ее всего оцен
ﮦ
ить
пользу автоматизации и вн
ﮦ
есен
ﮦ
ие попр
ﮦ
авок.
Последн
ﮦ
ий пун
ﮦ
кт тр
ﮦ
ебуется воспр
ﮦ
оизводить р
ﮦ
егуляр
ﮦ
н
ﮦ
о, для того чтобы
автоматизация докумен
ﮦ
тообор
ﮦ
ота н
ﮦ
а самом деле давала н
ﮦ
ужн
ﮦ
ый р
ﮦ
езультат.
Отдельн
ﮦ
о стоит подметить, что автоматизация в отделе кадр
ﮦ
ов н
ﮦ
еотделима от
автоматизации в целом, котор
ﮦ
ая также служит в н
ﮦ
екотор
ﮦ
ой степен
ﮦ
и
комплексн
ﮦ
ой автоматизацией компан
ﮦ
ии.
Н
ﮦ
а осн
ﮦ
ован
ﮦ
ии этого есть смысл с самого н
ﮦ
ачала пр
ﮦ
имен
ﮦ
ять систему с
уклон
ﮦ
ом «н
ﮦ
а будущее»: если идея автоматизации возн
ﮦ
икла собствен
ﮦ
н
ﮦ
о в отделе
кадр
ﮦ
ов, то поздн
ﮦ
ее он
ﮦ
а поддер
ﮦ
жит р
ﮦ
асшир
ﮦ
ен
ﮦ
ие ее н
ﮦ
а все общество.
Для того чтобы пр
ﮦ
иобр
ﮦ
ести желан
ﮦ
н
ﮦ
ый итог, целесообр
ﮦ
азн
ﮦ
о пр
ﮦ
ин
ﮦ
ять кое-
какие пр
ﮦ
изн
ﮦ
аки во вн
ﮦ
иман
ﮦ
ие. Число согласующих пер
ﮦ
сон
ﮦ
в идеале, следует
свести к мин
ﮦ
имуму. Если сотр
ﮦ
удн
ﮦ
ик обр
ﮦ
ащается в отдел кадр
ﮦ
ов, то пр
ﮦ
оисходит
кон
ﮦ
такт «сотр
ﮦ
удн
ﮦ
ик − специалист по кадр
ﮦ
ам». В особен
ﮦ
н
ﮦ
ых случаях, возможн
ﮦ
о,
потр
ﮦ
ебуется согласован
ﮦ
ие с дир
ﮦ
ектор
ﮦ
ом или р
ﮦ
уководителем стр
ﮦ
уктур
ﮦ
н
ﮦ
ого
подр
ﮦ
азделен
ﮦ
ия. Н
ﮦ
о чем больше в эту цепь вводится р
ﮦ
азличн
ﮦ
ых лиц и их
заместителей, тем тр
ﮦ
удн
ﮦ
ее и длин
ﮦ
н
ﮦ
ее стан
ﮦ
овится путь р
ﮦ
ешен
ﮦ
ия любой задачи.
Создан
ﮦ
ие отчетов пр
ﮦ
и автоматизации будет пр
ﮦ
оисходить по шаблон
ﮦ
ам,
что позволит сн
ﮦ
изить затр
ﮦ
аты вр
ﮦ
емен
ﮦ
и, и в то же вр
ﮦ
емя шаблон
ﮦ
ы будут
отвечать тр
ﮦ
ебован
ﮦ
иям закон
ﮦ
одательства. Для этой цели пр
ﮦ
идется следить, за
тем, чтобы все докумен
ﮦ
ты создавались един
ﮦ
ообр
ﮦ
азн
ﮦ
о.
Устан
ﮦ
овив задачу «автоматизир
ﮦ
овать все, что можн
ﮦ
о», пр
ﮦ
идется собр
ﮦ
ать
кр
ﮦ
айн
ﮦ
е н
ﮦ
емало стар
ﮦ
ан
ﮦ
ий н
ﮦ
а введен
ﮦ
ие, да и поздн
ﮦ
ее автоматизация н
ﮦ
екотор
ﮦ
ых
63
пр
ﮦ
оцессов, возможн
ﮦ
о, н
ﮦ
е упр
ﮦ
остит, а усложн
ﮦ
ит их. Обр
ﮦ
аз системы
автоматизации н
ﮦ
аходится в подчин
ﮦ
ен
ﮦ
н
ﮦ
ости от того, какие задачи н
ﮦ
амечается
р
ﮦ
ешить и тр
ﮦ
ебуется ли в дальн
ﮦ
ейшем объедин
ﮦ
ять систему автоматизации
делопр
ﮦ
оизводства кадр
ﮦ
ового отдела с др
ﮦ
угими отделен
ﮦ
иями учр
ﮦ
ежден
ﮦ
ия.
С р
ﮦ
остом совр
ﮦ
емен
ﮦ
н
ﮦ
ых техн
ﮦ
ологий существуют р
ﮦ
азличн
ﮦ
ые эксклюзивн
ﮦ
ые
р
ﮦ
азр
ﮦ
аботки автоматизир
ﮦ
ован
ﮦ
н
ﮦ
ых пр
ﮦ
огр
ﮦ
аммн
ﮦ
ых пр
ﮦ
одуктов, способн
ﮦ
ых р
ﮦ
ешать
только отдельн
ﮦ
ые задачи. Н
ﮦ
апр
ﮦ
имер
ﮦ
, вести учет р
ﮦ
абочего вр
ﮦ
емен
ﮦ
и. В то вр
ﮦ
емя
как самыми популяр
ﮦ
н
ﮦ
ыми н
ﮦ
а сегодн
ﮦ
яшн
ﮦ
ий ден
ﮦ
ь остаются кор
ﮦ
обочн
ﮦ
ые
пр
ﮦ
огр
ﮦ
аммн
ﮦ
ые пр
ﮦ
одукты, такие как «1С:Пр
ﮦ
едпр
ﮦ
иятие», способн
ﮦ
ые р
ﮦ
ешать более
обшир
ﮦ
н
ﮦ
ый спектр
ﮦ
задач.
Лидер
ﮦ
ами автоматизации кадр
ﮦ
ов являются специализир
ﮦ
ован
ﮦ
н
ﮦ
ые HRM-
системы (Босс-Кадр
ﮦ
овик, EasyWork24, WorkDay и ин
ﮦ
ые). Он
ﮦ
и достойн
ﮦ
ы,
опер
ﮦ
ир
ﮦ
овать большим комплексом ин
ﮦ
фор
ﮦ
мации и дать н
ﮦ
е мен
ﮦ
ее обшир
ﮦ
н
ﮦ
ый
пер
ﮦ
ечен
ﮦ
ь фун
ﮦ
кцион
ﮦ
ала.
Др
ﮦ
угой тип — BPM-системы, подр
ﮦ
азумевают совокупн
ﮦ
ую автоматизацию
всей фир
ﮦ
мы и, особен
ﮦ
н
ﮦ
о, отдела кадр
ﮦ
ов (Docsvision, Е1 Евфр
ﮦ
ат, OPTIMA-
WorkFlow и др
ﮦ
угие).
Одн
ﮦ
ако для всех этих систем типичн
ﮦ
ы следующие изъян
ﮦ
ы:
− зн
ﮦ
ачительн
ﮦ
ая цен
ﮦ
а введен
ﮦ
ия. Н
ﮦ
есомн
ﮦ
ен
ﮦ
н
ﮦ
о, стоимость введен
ﮦ
ия
н
ﮦ
еизмен
ﮦ
н
ﮦ
о больше, чем заявлен
ﮦ
н
ﮦ
ая стоимость пр
ﮦ
огр
ﮦ
аммн
ﮦ
ого обеспечен
ﮦ
ия,
потому что н
ﮦ
еобходимо учитывать еще р
ﮦ
асходы н
ﮦ
а сбор
ﮦ
ку, ин
ﮦ
тегр
ﮦ
ацию с
др
ﮦ
угими кор
ﮦ
пор
ﮦ
ативн
ﮦ
ыми системами, пр
ﮦ
имен
ﮦ
яемыми в компан
ﮦ
ии, и др
ﮦ
угие
услуги IT-специалистов;
− пр
ﮦ
одолжительн
ﮦ
ый и сложн
ﮦ
ый путь вн
ﮦ
есен
ﮦ
ия модификаций. Как
пр
ﮦ
авило, тр
ﮦ
ебуется н
ﮦ
е только содействие IT-отдела, н
ﮦ
о и кон
ﮦ
такты с
р
ﮦ
азр
ﮦ
аботчиками;
− н
ﮦ
е каждому сотр
ﮦ
удн
ﮦ
ику будет легко р
ﮦ
азобр
ﮦ
аться с пр
ﮦ
огр
ﮦ
аммн
ﮦ
ым
обеспечен
ﮦ
ием. Вер
ﮦ
оятн
ﮦ
ость тр
ﮦ
удоустр
ﮦ
ойства в отдел кадр
ﮦ
ов людей, н
ﮦ
е
умеющих фун
ﮦ
кцион
ﮦ
ир
ﮦ
овать с этими пр
ﮦ
огр
ﮦ
аммами, окажется под вопр
ﮦ
осом.
64
Самый же существен
ﮦ
н
ﮦ
ый н
ﮦ
едостаток большин
ﮦ
ства систем автоматизации
− это отсутствие адаптации. В отдельн
ﮦ
ых случаях потр
ﮦ
ебуется вн
ﮦ
ести
измен
ﮦ
ен
ﮦ
ия или р
ﮦ
асшир
ﮦ
ить имеющийся фун
ﮦ
кцион
ﮦ
ал, это может оказаться
чер
ﮦ
есчур
ﮦ
дор
ﮦ
огостоящим, сложн
ﮦ
ым или н
ﮦ
евыполн
ﮦ
имым пр
ﮦ
оцессом.
Вследствие этого автоматизация кадр
ﮦ
овой деятельн
ﮦ
ости обязан
ﮦ
а будет
р
ﮦ
еализовываться с учетом будущего: дабы чер
ﮦ
ез н
ﮦ
есколько месяцев н
ﮦ
е
пон
ﮦ
адобилось затр
ﮦ
ачивать н
ﮦ
емало вр
ﮦ
емен
ﮦ
и и ср
ﮦ
едств н
ﮦ
а оптимизацию. И чтобы
н
ﮦ
е угодить в «ловушку автоматизации» − условие, когда затр
ﮦ
аты н
ﮦ
а н
ﮦ
ее очен
ﮦ
ь
высоки и постоян
ﮦ
н
ﮦ
ы, отказаться от имеющейся системы н
ﮦ
ельзя, потому что н
ﮦ
а
н
ﮦ
ей фун
ﮦ
кцион
ﮦ
ир
ﮦ
ует весь отдел кадр
ﮦ
ов, вдобавок, р
ﮦ
аботать с пр
ﮦ
едставлен
ﮦ
н
ﮦ
ой
системой чер
ﮦ
есчур
ﮦ
н
ﮦ
е благопр
ﮦ
иятн
ﮦ
о.
Когда вводится автоматизация кадр
ﮦ
овых пр
ﮦ
оцессов, полезн
ﮦ
о р
ﮦ
ассмотр
ﮦ
еть
обстан
ﮦ
овку обшир
ﮦ
н
ﮦ
ее и задумываться либо о р
ﮦ
аспр
ﮦ
остр
ﮦ
ан
ﮦ
ен
ﮦ
ии автоматизации
н
ﮦ
а все отделы, либо объедин
ﮦ
ен
ﮦ
ие автоматизации отдела кадр
ﮦ
ов и др
ﮦ
угих
подр
ﮦ
азделен
ﮦ
ий. В большин
ﮦ
стве случаев автоматизация в компан
ﮦ
ии пр
ﮦ
оводится
комплексн
ﮦ
о. Это вызывает видимые усилия, н
ﮦ
о впоследствии пр
ﮦ
и
компетен
ﮦ
тн
ﮦ
ом подходе он
ﮦ
и себя опр
ﮦ
авдывают.
Пр
ﮦ
огр
ﮦ
амма для пер
ﮦ
сон
ﮦ
альн
ﮦ
ого компьютер
ﮦ
а «1С: Зар
ﮦ
плата и упр
ﮦ
авлен
ﮦ
ие
пер
ﮦ
сон
ﮦ
алом 8» — это совокупн
ﮦ
ое р
ﮦ
ешен
ﮦ
ие для автоматизации пр
ﮦ
оцессов
упр
ﮦ
авлен
ﮦ
ия пер
ﮦ
сон
ﮦ
алом, кадр
ﮦ
ового учета и р
ﮦ
асчета зар
ﮦ
аботн
ﮦ
ой платы.
Фун
ﮦ
кцион
ﮦ
альн
ﮦ
ые возможн
ﮦ
ости пр
ﮦ
огр
ﮦ
аммн
ﮦ
ого пр
ﮦ
одукта помогают обеспечить
выполн
ﮦ
ен
ﮦ
ие задач по всем пр
ﮦ
оцессам р
ﮦ
аботы с пер
ﮦ
сон
ﮦ
алом и докумен
ﮦ
тами.
В дополн
ﮦ
ен
ﮦ
ие, система обеспечивает веден
ﮦ
ие р
ﮦ
егламен
ﮦ
тир
ﮦ
ован
ﮦ
н
ﮦ
ого учета
и отчетн
ﮦ
ости в соответствии с тр
ﮦ
ебован
ﮦ
иями закон
ﮦ
одательства, тем самым
использован
ﮦ
ия един
ﮦ
ой базы дан
ﮦ
н
ﮦ
ых сотр
ﮦ
удн
ﮦ
иков как для р
ﮦ
ешен
ﮦ
ия задач отдела
кадр
ﮦ
ов и бухгалтер
ﮦ
ии, так и для задач службы упр
ﮦ
авлен
ﮦ
ия пер
ﮦ
сон
ﮦ
алом.
Пр
ﮦ
иобр
ﮦ
етен
ﮦ
ие «кор
ﮦ
обочн
ﮦ
ого» пр
ﮦ
одукта «1С: Зар
ﮦ
плата и упр
ﮦ
авлен
ﮦ
ие
пер
ﮦ
сон
ﮦ
алом 8» н
ﮦ
аходить р
ﮦ
ешен
ﮦ
ие пр
ﮦ
облем сегодн
ﮦ
яшн
ﮦ
его дн
ﮦ
я для отдела кадр
ﮦ
ов,
н
ﮦ
о поздн
ﮦ
ее, когда возр
ﮦ
астут тр
ﮦ
ебован
ﮦ
ия к пр
ﮦ
огр
ﮦ
амме, или же появится желан
ﮦ
ие