Диплом: Организация кадрового документооборота (на примере государственного казенного учреждения социального обслуживания Свердловской области "Социально-реабилитационный центр для несовершеннолетних города Алапаевска")

Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
45
служб,зан
имающихся в сфер
е упр
авлен
ия пер
сон
алом Цен
тр
а пр
едставлен
а н
а
р
исун
ке 6.
Рисунок 6. Структура служб, занимающихся работой в сфер
е
управления пер
соналом в ГКУ «Социальн
о-р
еабилитационный
центр для несовершеннолетних гор
ода Алапаевска».
Числен
н
ость отдела комплектован
ия и учета кадр
ов сейчас составляет 1
человек: специалист по кадр
ам.
Под веден
ием кадр
ового учета пр
едполагается докумен
тир
ован
ие
тр
удовых отн
ошен
ий, издан
ие пр
иказов, отр
ажающих тр
удовую деятельн
ость
каждого сотр
удн
ика, зан
есен
ие соответствующих записей в личн
ую кар
точку и
тр
удовую кн
ижку, веден
ие жур
н
алов р
егистр
ации и табелей учета р
абочего
вр
емен
и.
Осн
овн
ой задачей кадр
ового делопр
оизводства является пр
авильн
ость и
своевр
емен
н
ость офор
млен
ия кадр
овых докумен
тов: по пр
иему н
а р
аботу и
увольн
ен
ию, пер
еводам, пр
едоставлен
ия отпусков и подготовке ин
ых кадр
овых
докумен
тов.
Пор
ядок офор
млен
ия кадр
овых докумен
тов пр
едставлен
н
а р
исун
ке 7
заявлен
ие
Офор
млен
ие
докумен
тов
Специалист по кадр
ам
Р
исун
ок 7. Офор
млен
ие докумен
тации пр
и пр
иеме, увольн
ен
ии,
пер
емещен
ии пер
сон
ала
Директор Центра
Общее руководство (заместители
директора и специалист по ОТ)
Отдел комплектования и учета кадров
(специалист по кадрам)
Рассмотрение
заявления
Приказ
- запись в трудовую
книжку
-формирование
личного дела
работника
- составление
личной карточки
- воинский учет
46
Имен
н
о сотр
удн
ик отдела кадр
ов осуществляет кадр
овый
докумен
тообор
от учреждения. В своей деятельн
ости ему пр
иходится создавать
мн
ожество докумен
тов ин
фор
мацион
н
о-спр
авочн
ого и ор
ган
изацион
н
о
р
аспор
ядительн
ого хар
актер
а, р
азличн
ые пр
иказы, пр
отоколы, ин
стр
укции,
акты, договор
ы, письма, записки, спр
авки и пр
очие др
угие.
Докумен
тообор
от в ГКУ «СР
ЦН
гор
ода Алапаевска» осуществляется в
виде потоков докумен
тов между теми людьми, котор
ые ан
ализир
уют и
пр
оизводят ин
фор
мацию или пр
ин
имают р
ешен
ия и пун
ктами техн
ической
обр
аботки докумен
тов н
а пр
едпр
иятии.
По тому, какие этапы обр
аботки пр
оходят докумен
ты, можн
о выделить
тр
и осн
овн
ых ин
фор
мацион
н
ых потока – докумен
топотока:
1. Докумен
топоток входящих в ор
ган
изацию докумен
тов (письма,
договор
ы, ведомствен
н
ые р
аспор
яжен
ия и ин
стр
укции, и т.д.).
Входящий докумен
топоток любой ор
ган
изации складывается из:
докумен
тов вышестоящих ор
ган
изаций (ор
ган
ов власти и упр
авлен
ия,
цен
тр
альн
ых аппар
атов мин
истер
ств и др
.). В состав этих докумен
тов входят
дир
ективн
ые указан
ия, н
ор
мативн
ые и методические акты, котор
ые являются
осн
ован
ием для р
уководителей в ор
ган
изации пр
оизводствен
н
ой,
упр
авлен
ческой, техн
ической, экон
омической, социальн
ой и ин
ой
деятельн
ости. По видовому составу к этим докумен
там отн
осятся: указы,
закон
ы, постан
овлен
ия, р
аспор
яжен
ия, указан
ия, пор
учен
ия, пр
иказы, письма,
ин
стр
укции, р
ешен
ия, методические указан
ия и р
екомен
дации;
– докумен
тов от подведомствен
н
ых ор
ган
изаций, содер
жащих сведен
ия о
выполн
ен
ии р
аспор
ядительн
ых действий, запр
осы о путях выполн
ен
ия задан
ий
и отчетн
ые сведен
ия о своей деятельн
ости. По видам докумен
тов этот поток
состоит из отчетов (о фин
ан
совой, хозяйствен
н
ой, социальн
ой, упр
авлен
ческой
деятельн
ости), ин
ициативн
ых докладн
ых записок, писем, актов;
− докумен
тов от н
есоподчин
ен
н
ых ор
ган
изаций, н
апр
авляемых с целью
согласован
ия совместн
ых действий или побужден
ия к н
им, с целью
кон
сультир
ован
ия, получен
ия ин
фор
мации. Осн
овн
ые виды докумен
тов:
47
письма (ин
фор
мацион
н
ые, р
екламн
ые, офер
ты, гар
ан
тийн
ые, запр
осы и др
.) и
договор
ы, а также докумен
ты, сопр
овождающие выполн
ен
ие договор
ов (акты
взаимозачетов, счета, заявки, сер
тификаты и др
.);
обр
ащен
ий гр
аждан
– пр
едложен
ий, заявлен
ий, жалоб.
2. Докумен
топоток исходящих докумен
тов – ин
фор
мация, н
апр
авляемая
во вн
ешн
ий мир
(письма и ответы н
а письма, договор
ы, отчеты, кон
тр
акты и
т.д.).
Исходящий докумен
т – официальн
ый докумен
т, отпр
авляемый из
учр
ежден
ия. Исходящий докумен
топоток состоит из докумен
тов, создаваемых
в дан
н
ой ор
ган
изации и отпр
авляемых за ее пр
еделы. Исходящие докумен
ты
создаются в ответ н
а поступившие письмен
н
ые или устн
ые запр
осы или как
ин
ициативн
ые докумен
ты, тр
ебующие или н
е тр
ебующие ответа.
Ин
ициативн
ые докумен
ты всегда зн
ачительн
о пр
евышают гр
уппу ответн
ых
докумен
тов.
Мотивы создан
ия исходящих докумен
тов диктуются н
апр
авлен
иями
деятельн
ости ор
ган
изации и ее ин
фор
мацион
н
ыми запр
осами. В исходящем
докумен
топотоке выделяется гр
уппа р
аспор
ядительн
ых (пр
и условии, что
ор
ган
изация имеет подведомствен
н
ые ор
ган
изации) и ин
фор
мацион
н
ых
докумен
тов (коммун
икативн
ых) – письма, докладн
ые, обзор
ы, спр
авки, отчеты,
договор
ы, докумен
ты по их выполн
ен
ию.
3. Докумен
топоток вн
утр
ен
н
их докумен
тов, то есть создаваемых вн
утр
и
ор
ган
изации и пер
едаваемых из одн
ого подр
азделен
ия в др
угое (пр
иказы,
р
аспор
яжен
ия, ин
стр
укции р
уководства, служебн
ые записки, акты и т.д.).
Вн
утр
ен
н
ий докумен
топоток составляют докумен
ты, создаваемые и
используемые в самом аппар
ате упр
авлен
ия, н
е выходящие за его пр
еделы.
Сейчас бумажн
ый докумен
тообор
от в Цен
тр
е сн
ижается, так как большая
часть докумен
тов пер
едается по ин
фор
мацион
н
ым электр
он
н
ым кан
алам.
Р
ассмотр
им как же сн
изились объемы бумажн
ого докумен
тообор
ота. В
р
езультате пр
осмотр
а жур
н
ала р
егистр
ации в учр
ежден
ии по ан
ализу
получен
н
ой ин
фор
мации была составлен
а таблица, где пр
едставлен
а сводн
ая
48
ин
фор
мация по каждому виду докумен
та по отделен
ию комплектован
ия и
учета кадр
ов и Цен
тр
у в целом в бумажн
ом вар
иан
те в дин
амике по годам,
таблица 6.
Из таблицы можн
о опр
еделить стр
уктур
н
ую хар
актер
истику
докумен
тообор
ота и как он
а мен
яется по годам.
Таблица 6
Информация по каждому виду документа по отделению
комплектования и учета кадр
ов и Центру в целом
Н
аимен
ован
ие докумен
та
Количество докумен
тов,
шт.
Темп р
оста, %
2016г.
2017г.
2018г.
2017 г.
к 2016
г.
2018 г.
к 2017
г.
Входящие
125
201
230
161
114
Исходящие
380
401
350
106
87
Пр
иказы в том числе:
- по осн
овн
ой
деятельн
ости
- по кадр
овой р
аботе
- по личн
ому составу
713
151
217
345
598
135
187
276
783
150
230
403
84
89
86
80
131
111
123
146
Вн
утр
ен
н
ие в том числе:
- фин
ан
совые
- служебн
ые
3775
1450
2325
2604
973
1631
2024
1264
760
69
67
70
78
130
47
Итого в год:
4993
3804
3387
76
89
Из таблицы 6, где ан
ализир
уется стр
уктур
а бумажн
ого докумен
тообор
ота
видн
о, что общее количество бумажной документации незначительно
снижается на протяжении трех лет.
Большое количество бумажных документов приводит к следующим
проблемам:
− неизбежной потери документации и, как следствие, информации,
зафиксированной в ней;
− накоплению огромного количества документов, назначение и
источник появления которых неизвестны;
− длительной подготовке и согласованию документации, а следственно,
низкой скорости обработки информации;
49
− медленному поиску нужных документов.
Проведем фотографию рабочего дня методом непосредственных замеров
затраченного времени с целью изучения затрат рабочего времени на
протяжении рабочего дня работника отдела комплектования и учета кадров.
Результаты изложены в таблице 7.
Таблица 7
Фотография рабочего дня специалиста по кадрам
Время начала
действия(опе
рации)
Время
окончан
ия
действи
я
(операц
ии)
Длитель
ность
операц
ии
(действ
ия),
мин.
Выполняемая
работа
(действие)
Оборудов
ание
Примеч
ание
1
2
3
4
5
6
8.00
8.10
10
Включение
компьютера
Компьютер,
подключен
ие к
Интернету
ПЗ
8.10
8.55
45
Проверка
электронной
почты,
ознакомление с
содержанием
Компьютер,
подключен
ие к
Интернету
ОП
8.55
9.20
25
Оформление
приема на
работу
сотрудника
(издание
приказа,
трудового
договора,
запись данных
в карточку Т2)
Компьютер,
принтер
ОП
9.20
9.25
5
Консультирова
ние посетителя
-
ОП
9.25
9.35
10
Поиск
необходимых
документов для
копирования
-
ОП
9.35
9.40
5
Копирование
документов
Компьютер,
принтер
ОП
9.40
10.40
60
Издание
приказов по
личному
составу
Компьютер,
принтер
ОП
50
Продолжение таблицы 7
10.40
11.20
40
Поиск
документов в
архиве
-
ОП
11.20
12.00
40
Составление
отчета о
кадровом
составе
Компьютер,
принтер
ОП
12.00
13.00
60
Обеденный
перерыв
-
ОЛН
13.00
13.40
40
Издание
приказов об
отпусках
Компьютер,
принтер
ОП
13.40
14.00
20
Консультирова
ние
посетителей
-
ОП
14.00
15.00
60
Поиск
документов в
архиве
-
ОП
15.00
15.20
20
Подготовка
документов на
подпись
директору
-
ОП
15.20
15.40
20
Сканирование
документов
Компьютер,
принтер,
сканер
ОП
15.40
16.00
20
Отправка
сканированных
документов по
электронной
почте
Компьютер,
подключен
ие к
Интернету
ОП
16.00
16.50
50
Работа с
личными
делами
работников
-
ОП
16.50
17.00
10
Выключение
компьютера и
другой
аппаратуры
Компьютер
ПЗ
Для персонала учреждения применяли следующую классификацию затрат
рабочего времени:
ОВ - общее время работы (продолжительность рабочей смены);
ПЗ - организация рабочего места и заключительные работы (подготовка к
выполнению задания, поддержанию средств производства в рабочем состоянии
в течение смены);
51
ОП - оперативное время (время непосредственного выполнения заданий);
ОЛН - затраты времени на отдых и личные надобности;
НТД - нарушения правил трудовой дисциплины (опоздания, самовольные
отлучки с рабочего места, преждевременный уход с работы и др.).
На основе полученных данных таблицы 7 создадим баланс трудовой
деятельности. В таблице 8 представлен баланс рабочего времени специалиста
по кадрам.
Таблица 8
Баланс рабочего времени специалиста по кадрам
Классификат
ор рабочего
времени
Описание
Общая
продолжительно
сть, мин.
Процент
от общего
времени
наблюден
ия (К1), %
Общее
время
наблюден
ия, мин.
ПЗ
Организация
рабочего места
и
заключительны
е работы
20
540
ОП
Оперативное
время (время
непосредственн
ого выполнения
заданий)
460
ОЛН
Затраты
времени на
отдых и личные
надобности
60
НТД
Нарушения
правил
трудовой
дисциплины
0
0
Итого
540
Заполнение графы «Общая продолжительность, мин.» на основании
данных таблицы 7:
ПЗ = 10 + 10 = 20 (мин.);
ОП = 45+25+5+10+5+60+40+40+40+20+60+20+20+20+50= 460 (мин.);
ОЛН = 60 (мин.).
Нарушения правил трудовой дисциплины отсутствуют.
52
Расчет коэффициента К1, отражающего долю элемента затрат в общем
времени наблюдения:
К1(ПЗ) = 20 / 540 × 100 % = 3,7 %;
К1(ОП) = 460 / 540 × 100 % = 85,18 %;
К1(ОЛН) = 60 / 540 × 100 % = 13,13 %.
Анализ фотографии рабочего дня специалиста по кадрам ГКУ «СРЦН
города Алапаевска» показал достаточно высокий уровень соблюдения трудовой
дисциплины, так как нарушения отсутствуют. Большую часть рабочего времени
специалист тратит на поиск документов в архиве и их составление.
Учр
ежден
ие должн
о максимальн
о эффективн
о пер
еходить н
а
электр
он
н
ый докумен
тообор
от, для того, чтобы сократить циклы подготовки
документов, уменьшить время на обработку документов, для удобства
хранения.
В центре выделнное помещение для хранения бумажных документов не
соотвествует требованиям. В данном помещении отсутствуют отопительные и
вентиляционные системы, металлические сейфы. Все эти факторы влияют на
ускоренное старение и порчу документов. В таблице 9 приведены данные о
количестве испорченных документов.
Таблица 9
Количество испорченных бумажных документов за 2016-
2018гг. в связи с неправильным хранением
Наименование
документа
Количество
документов, шт.
Абс. Отклонение
2016г.
2017г.
2018г.
2017г. к
2016г.
2018г.
к
2017г.
2018г. к
2016г.
Кадровые
документы
450
598
850
148
252
400
Из таблицы 9 можно сделать вывод о том, что испорченных документов с
каждым годом становится больше. Затраты на восстановление документов
растут. Для восстановления испорченных документов учреждению приходится
обращаться к услугам организации, занимающейся реставрацией
53
документов.Затраты, которые понесло учреждение навосстановление
документов представлены в таблице 10.
Таблица 10
Затраты ГКУ «СРЦН города Алапаевска на реставрацию
документов»
Наименован
ие документа
Сумма, руб.
Абс. Отклонение
2016г.
2017г.
2018г.
2017г. к
2016г.
2018г. к
2017г.
2018г. к
2016г.
Кадровые
документы
45553,5
60535,54
8 6045,5
14982,04
25509,96
40492
В среднем стоимость реставрации 1 листа составляет 101,23 руб.
Определим стоимость реставрации документов за 2016-2018гг.:
450*101,23= 45553,5 руб.
598*101,23 = 60535,54 руб.
850*101,23 = 86045,5 руб.
Из расчетов можно заметить, что суммы потраченные на реставрацию
документов растут.
Специалист по кадр
ам пр
и офор
млен
ии н
ового сотр
удн
ика н
а р
аботу
запр
ашивает обязательн
ые докумен
ты для заключения трудового договора,
форма которого разработана вГКУ «СР
ЦН
гор
ода Алапаевска» (Пр
иложен
ие 1).
Н
а осн
ован
ии заключен
н
ого тр
удового договор
а специалист по кадр
ам
офор
мляет пр
иказ (р
аспор
яжен
ие) о пр
иеме н
а р
аботу (Пр
иложен
ие 2). Н
а
осн
ован
ии пр
иказа делается запись о пр
иеме н
а р
аботу в тр
удовой кн
ижке
р
аботн
ика и в личн
ой кар
точке фор
мы Т-2 (Пр
иложен
ие 3).
Пер
евод н
а др
угую р
аботу допускается только с письмен
н
ого согласия
р
аботн
ика, и офор
мляется дополн
ительн
ым соглашен
ием к тр
удовому договор
у
(Пр
иложен
ие 4).
Пр
екр
ащен
ие тр
удового договор
а в ор
ган
изации офор
мляется пр
иказом
аспор
яжен
ием) о пр
екр
ащен
ии тр
удового договор
а под личн
ую подпись
сотр
удн
ика (Пр
иложен
ие 5).
54
Сотр
удн
ики центра также имеют пр
аво н
а осн
овн
ой отпуск,
дополн
ительн
ый, отпуск без сохр
ан
ен
ия зар
аботн
ой платы, учебн
ый. Любой
вид отпуска офор
мляется пр
иказом о пр
едоставлен
ии отпуска по фор
ме Т-6.
(Пр
иложен
ие 6).
Для анализа обучения работников учреждения был обобщен весь процесс
обучения и переподготовки персонала с 2016 по 2018 год.
Обучение, переподготовка, повышение квалификации персонала ГКУ
«СРЦН города Алапаевска» за период с 2016 по год представлен в таблице 11.
Таблица 11
«Обучение, переподготовка, повышение квалификации
персонала ГКУ «СРЦН города Алапаевска» (2016 - 2018 гг.)»
Должность
Название курса
Учебное
заведение
2016
г.,
колич
ество
чел.
2017
г.
колич
ество
чел.
2018г.к
оличест
во чел.
Директор
Эффективный
руководитель
Образовательный
центр
Профессионал
1
1
1
Медицинская
сестра
Повышение
квалификации
Подготовка мед.
персонала
проведения
предрейсовых
мед. осмотров
Учебный центр
повышения
квалификации
медицины
катастроф
4
2
1
Специалист
по охране
труда
Обучение по
курсу «Пожарная
безопасность»
Образовательный
центр
Профессионал
1
1
1
Заместитель
директора
Обучение по
курсу «Пожарная
безопасность»
Образовательный
центр
Профессионал
1
2
0
Воспитатель
Профессиональн
ая
переподготовка
Социальная
работа
Национальный
исследовательск
ий институт
дополнительного
профессионально
го образования
7
3
1
Водитель
Повышение
квалификации
ООО«центрспецп
одготовкиводите
лей»
3
3
1

Смотрите также:

"Автоматизация обработки заявок ООО "Проектно-Строительная Компания"
"Автоматизация процесса аттестации персонала для ООО "Нэт Бай Нэт Холдинг"
"Анализ интернет-активности конкурентов ( на примере конкурентов "Газпром нефть")
"Бухгалтерский учёт и аудит расчётов с подотчётними лицами в организации на примере ООО "ЛОЦ 10""
«Психологическое сопровождение персонала в организации на примере ООО «Крокус»
Cовершенствование деловой оценки персонала в организации (на примере ООО "Даймонд кейтеринг развитие")
PR как средство продвижения организации (на примере ПАО "Тамбовский завод "Комсомолец им. Н.С. Артемова")
PR-коммуникации в сфере общественного питания (на примере кафе-кондитерской «Cream Cheese»)
SMM как средство повышения эффективности работы учреждений социокультурной сферы (на примере Малого театра)
Value-based education: ценности в системе образования и способы их реализации на уроке английского языка. Опыт Европейских стран