5
Содержание
ВВЕДЕНИЕ .............................................................................................................. 6
Глава 1. Теоретические основы организации кадрового документооборота на
предприятиях ............................................................................................................ 8
1.1 Понятие и этапы документооборота в организации. Кадровая
документация............................................................................................................ 8
1.2 Организация документооборота в кадровой службе ...................................... 23
1.3 Современные проблемы в организации кадрового документооборота и опыт
их решения .............................................................................................................. 31
Глава 2. Анализ организации кадр
ﮦ
ового документооборота в ГКУ «Социальн
ﮦ
о-
р
ﮦ
еабилитационный центр для несовершеннолетних гор
ﮦ
ода Алапаевска» ......... 36
2.1 Общая характеристика деятельности организации ........................................ 36
2.2 Анализ кадрового состава исследуемой организации .................................... 40
2.3 Анализ организации кадрового документооборота........................................ 44
Глава 3. Совершенствование организации кадрового документооборота в ГКУ
«Социальн
ﮦ
о-реабилитационный центр для несовершеннолетних гор
ﮦ
ода
Алапаевска» ............................................................................................................ 57
3.1 Разработка мероприятий по совершенствованию кадрового
документооборота .................................................................................................. 57
3.2 Оценка эффективности предлагаемых мероприятий ..................................... 61
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ...................................................................................................... 68
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ .............................................. 70
ПРИЛОЖЕНИЯ ...................................................................................................... 74
6
ВВЕДЕНИЕ
Эффективность работы организаций, в большей степени, зависит от ее
сотрудников. Присутствие добросовестных, исполнительных и
высококвалифицированных специалистов определяет успех фирмы вне
зависимости от вида ее деятельности. Данный факт указывает на
необходимость знания основных принципов кадрового документооборота не
только непосредственным специалистом, но и любым директором организации,
так как в кадровой службе важным аспектом деятельности служит работа с
документами. Знание кадрового документооборота, правил обработки и
хранения персональных данных становится необходимым условием успешной
работы специалиста по управлению персоналом. От того, насколько
профессионально ведется кадровая документация, зависит успех
управленческой деятельности организации в целом.
Соблюдение порядка ведения кадрового учета и правил трудового
законодательства обезопасит любую организацию от неблагоприятных
финансовых и правовых последствий, что обуславливает актуальность данной
темы.
Цель выпускной квалификационной работы: разработка мероприятий по
совершенствованию организации кадрового документооборота в учреждении
ГКУ «Социально-реабилитационный центр для несовершеннолетних города
Алапаевска».
В соответствии с поставленной целью в работе сформулированы
следующие задачи исследования:
− изучить понятие и этапы кадрового документооборота, общую
характеристику и классификацию кадровой документации, организацию
документооборота в кадровой службе;
− провести анализ деятельности ГКУ «Социально-реабилитационный
центр для несовершеннолетних города Алапаевска»;
− разработать мероприятия по совершенствованию организации
7
кадрового документооборота ГКУ «Социально-реабилитационный центр для
несовершеннолетних города Алапаевска» и оценить их эффективность.
Объект исследования: ГКУ «Социально-реабилитационный центр для
несовершеннолетних города Алапаевска».
Предмет исследования: организация кадрового документооборота в ГКУ
«Социально-реабилитационный центр для несовершеннолетних города
Алапаевска».
Работа состоит из введения, трех взаимосвязанных глав, заключения,
списка использованной литературы и приложений.
8
Глава 1. Теоретические основы организации кадрового документооборота
на предприятиях
1.1 Понятие и этапы документооборота в организации. Кадровая
документация.
Документооборот - это движения документов с момента их создания или
получения.
1
Документооборот организации состоит из потоков документов,
циркулирующих между пунктами обработки и создания информации
(руководители организации, структурные подразделения, специалисты).
Формирующиеся в разных подразделениях организации документопотоки
сливаются в единый поток корреспонденции.
Разработка рациональной системы документооборота находится на самых
ранних стадиях становления предприятия. При формировании аппарата
управления происходит распределения обязанностей между руководителями и
исполнителями, определяется последовательность подписания, визирования,
согласования, утверждения и рассмотрения (резолюции) основных документов.
Таким образом, каждый вид документа имеет свои собственные маршруты
движения.
Согласно ГСДОУ перемещение документов внутри организаций должно
обязательно оформляться в виде схем. Они разрабатываются службой
делопроизводства, утверждаются руководителем организаций и включают все
элементы процесса обработки документной информации, в том числе и
компьютерные. Если сроки прохождения и обработки документов поддаются
нормированию, то они также отражаются в схемах.
Рекомендуется разрабатывать отдельные схемы для каждой категории
документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и
1
Сиганова Т.В. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов
экономического факультета) / Сост.– Омск: Омск. гос. ун-т, 2014. – 71 с.
9
по основной деятельности, финансовые документы и т. д. Утвержденные
руководством, эти схемы приобретают нормативную силу.
Режим движения документов характеризуют следующие факторы: объем
документопотока в физических величинах, пропускная способность различных
каналов связи, средств создания и тиражирования документов, допустимая
(нормативная) загрузка сотрудников, обрабатывающих информацию, и ее
конечных потребителей. Вероятностный характер поступления документов в
организацию делает необходимым и возможным выделить в общем
документообороте потоки периодической (постоянной) и
несистематизированной (переменной) документации.
2
Их необходимо учитывать при планировании документооборота.
Организация рационального документооборота учреждения или предприятия,
прежде всего, преследует цель: исключение возвратности движения
документов. Пребывание документа в одном структурном подразделении или у
одного исполнителя, в той или иной инстанции должно быть строго
обусловлено необходимостью его обработки.
Для сокращения времени движения документов и повышения
оперативности их исполнения различные операции, по возможности, должны
выполняться одновременно. Необходимо исключить дублирование подписей.
Документ должен попадать только к тому руководителю, в компетенцию
которого входит его решение. Порочна практика согласования, подписания по
принципу «на всякий случай». Это говорит о несовершенстве аппарата
управления, об отсутствии профессионализма и доверия к коллегам. ГСДОУ
предусматривается ряд общих правил обработки документов и организации
документооборота. Рассмотрим некоторые этапы документооборота.
Прием и обработка входящих документов
Корреспонденция, поступающая в организацию с курьерами, факсом, по
почте, или иным путем считается входящей и принимается службой ДОУ или
специально выделенным для этого лицом.
2
Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. – М., 2014. – 195 с.
10
Этапы работы с входящими документами представлены на рисунке 1.
Рисунок 1. Этапы работы с входящими документами
При поступлении документа в организацию на нем проставляется
входящий номер, фиксирующий факт его поступления. Он вносится в
регистрационный журнал (компьютер). Первоначальная обработка
поступившей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки
сообщений. Для этих целей служат адресные данные в реквизите «Адресат», их
1. Прием и первична обработка
документов
2. Регистрация
3. Рассмотрение входящего документа
(резолюция)
4. Передача исполнителю
5. Контроль исполнения
6. Подшивка в дело
11
сверяют с адресом на конверте или упаковке и определяют, не произошла ли
ошибка вложения. Ошибочно отправленную корреспонденцию возвращают в
почтовое отделение.
При вскрытии корреспонденции конверты и упаковки бандеролей
уничтожают, за исключением тех случаев, когда дата почтового штемпеля
необходима как свидетельство даты отправки или получения документа
(документы, представляемые на конкурс, арбитражные, исковые и др.).
Корреспонденция с пометкой «Лично» службой ДОУ не вскрывается.
Обработка документов должна проводиться в течение суток с момента
поступления в организацию. При поступлении в организацию срочной
корреспонденции допускается передавать ее руководителю, минуя этапы
предварительной обработки. Процесс регистрации проводится в таких случаях
после принятия решения.
Рассмотрение документов руководством (резолюция)
Уже после сортировки и проставления отметки о поступлении
документы, требующие рассмотрения руководителем, непосредственно
передаются ему или ему о них докладывается. При этом секретарь или другое
должностное лицо при необходимости подбирает и передает вместе с
поступившим документом дополнительные материалы (письма, контракты,
акты и т. д.). Это значительно облегчает и ускоряет процесс принятия решения
по документу.
Руководитель рассматривает поступивший документ, как правило, в день
его получения. Решение руководителя по документу оформляется в виде
резолюции и после этого документ передается секретарем в структурные
подразделения или конкретным должностным лицам для исполнения. Важные
или конфиденциальные документы передаются для исполнения под роспись.
Обработка и передача документов ответственным исполнителям должна
осуществляться в день их поступления или в первый рабочий день (при
поступлении документов в нерабочее время). При необходимости
безотлагательного (оперативного) исполнения поступившего документа
12
допускается ознакомление ответственного исполнителя с его содержанием до
рассмотрения документа руководством предприятия. После регистрации
содержания резолюций и постановки документов, подлежащих исполнению, на
контроль последние также передаются должностным лицам (структурным
подразделениям) предприятия. Предложения, заявления и жалобы граждан
передаются в группу рассмотрения письменных обращений граждан.
Документы, которые адресованы для исполнения нескольким
должностным лицам (структурным подразделениям), передаются им
поочередно или одновременно в копиях. При этом подлинник документа
передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.
Следующим этапом является прием исполненных документов и
помещение их в дела. Исполненные документы принимаются от должностных
лиц (структурных подразделений) предприятия для помещения в дело в
соответствии с утвержденной номенклатурой дел исполненный документ
должен быть снабжен соответствующей отметкой за подписью ответственного
исполнителя. Помещение документа в дело осуществляется вручную или с
использованием средств механизации труда. В последнем случае документ
помещается (подшивается на 4 прокола) в обложку дела с применением
прошивочной машины. Последующее хранение и работа с документом до
передачи последнего в архив или на уничтожение производится исходя из
практической потребности в документе и с учетом его исторической (научной и
иной) ценности.
3
Работа с исходящими документами
Исходящие документы – это документы, которые созданы в данной
организации и отправляемые за пределы организации в другие учреждения или
ответы частным лицам, приславшим обращение.
4
3
Байкова, И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами / И. Ю.
Байкова. – М.: Эксмо, 2014. - 287 с.
4
Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: учебное пособие / А. Н. Белов, А. А. Белов. - 6-е
изд., перераб. и доп. - М: Эксмо, 2017. - 553 с.
13
Основные этапы работы с исходящими (отправляемыми) документами
организации представлены на рисунке 2.
Рисунок 2. Основные этапы обработки исходящих
(отправляемых) документов
Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и
исходящие:
1. Составление проекта документа
2. Согласование проекта
3.Проверка правильности оформления
документа, печать
4. Подписание (согласование,
утверждение, простановка оттиска печати)
5.Регистрация
6. Тиражирование
7. Отправка первого экземпляра документа
адресату
8. Подшивка второго экземпляра в дело
14
− составляется проект текста документа, проводится его согласование с
заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям;
− распечатывается окончательный вариант документа и подписывается
руководителем.
Зарегистрированный установленным порядком документ при
необходимости передается ответственным исполнителем на тиражирование.
При этом ответственный исполнитель обязан указать на первой странице
документа (карандашом) количество экземпляров. После этого производится
передача рабочих экземпляров документа соответствующим должностным
лицам (структурным подразделениям) для применения в практической
деятельности. Одновременно контрольный экземпляр документа помещается в
дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под
расписку для подтверждения факта получения документа исполнителем и
исключения возможности потери документа при его движении в организации
Важный момент в делопроизводственном процессе – текущее хранение и
использование в справочно-информационных целях внутренней, поступившей
и исходящей документации. Для быстрого поиска документов в организации
создаются информационно-поисковые системы (ИПС), при помощи которых
осуществляется контроль за местонахождением документов в организации.
Основой для создания таких систем служит номенклатура дел, система
документооборота и сложившиеся традиции ведения делопроизводства в
конкретной организации. Номенклатура включает в себя перечень всех дел,
заведенных в организации для реализации целей управления производством и
кадрами.
Сроки хранения документов, указанные в номенклатуре, определяются
нормативными документами. По истечении сроков текущего хранения
документы передаются в архив или подлежат уничтожению.
Сотрудники отдела кадров имеют дело с большим количеством
служебной документации. Это приказы, заявления, справки, акты, договоры –