64
Таким образом, ведение унифицированных форм значительно повы-
сило эффективность делопроизводственной деятельности, высвободилось
время для других видов работ.
Кроме того, наблюдение показало, что в результате унификации доку-
ментации объем документа сократился в среднем на 10%, то есть экономия
составила 300 листов в год. Если учесть, что стоимость одного выпускаемого
листа составляет в среднем 50 руб., то эффективность внедрения унифициро-
ванных форм в денежном выражении составит 15 тыс. руб. в год.
Таким образом, в целом экономическая эффективность от реализации
предложенных мероприятий по совершенствованию работы с кадровой доку-
ментацией составит 165 тыс. руб. в год.
65
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проведенное исследование позволило на основе анализа систематиза-
ции кадровой документации ИФНС и организации работы с документами по
личному составу разработать рекомендации по совершенствованию работы с
кадровыми документами в данной организации.
На предприятии установлен единый порядок оформления приема,
увольнения, перевода и учета сотрудников. Документы по кадровому составу
являются социально значимыми документами и требуют особой тщательно-
сти и аккуратности при оформлении, учете и хранении в течение длительного
срока.
Поскольку отдел кадров выполняет разнообразные задачи по управле-
нию кадрами, оформляет различные кадровые документы, важную роль в их
работе играет соблюдение требований законодательных и нормативно – мето-
дических документов, регламентирующих документирование трудовой дея-
тельности работников, учет личного состава.
Законодательная и нормативно-методическая документация, на основе
которой осуществляет свою деятельность менеджер по персоналу ИФНС
условно подразделяется на несколько групп:
законодательство федерального уровня;
нормативно-методические документы в области дело-
производства и кадрового делопроизводства;
делопроизводственной документацией предприятия.
Итак, исследовав состав кадровой документации ИФНС, порядок ее
составления и оформления, следует отметить, что в данной организации все
трудовые отношения оформляются документально, их состав соответствует
единому перечню документов по личному составу, установленному государ-
ственными органами. За полный состав и правильное оформление кадровой
документации ответственен менеджер по персоналу. Поэтому далее будет це-
66
лесообразным рассмотреть порядок его роль в организации работы с кадро-
выми документами.
Работа любого уровня системы управления сопряжена с созданием
разного рода документов, созданием которых занимается не только админи-
страция. Основную долю работы здесь выполняет менеджер по персоналу.
Формирование и функционирование самого коллектива, учреждения в целом
предусматривает ведение множества документов. Место менеджера по пер-
соналу в данной системе можно определить как подуровень директора, так
как это должностное лицо является первым помощником в кадровом вопросе.
Менеджер – это специалист по управлению, который разрабатывает
планы, определяет, что и когда делать,¬ как и кто будет выполнять намечен-
ное (управление персоналом), разрабатывает рабочие процедуры (техноло-
гии) применительно ко всем стадиям управленческого цикла, осуществляет
контроль.
Весь процесс управленческой деятельности обязательно фиксируется
в различного рода документах, поэтому деятельность менеджера по персона-
лу занимает не последнее место в функционировании предприятия.
Менеджер по персоналу в своей деятельности руководствуется зако-
нодательством Российской Федерации, Уставом, Коллективным договором,
Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением об отделе кад-
ров, Должностными инструкциями, Приказами и распоряжениями директора
предприятия, Инструкцией по делопроизводству.
Основной целью менеджера по персоналу является обеспечение пред-
приятия кадрами руководителей, специалистов, рабочих и служащих необхо-
димых специальностей и квалификации.
Непосредственное ведение всей кадровой документации входит в
компетенцию менеджера по персоналу, выполняющему также технические
функции по обеспечению и обслуживанию работы директора.
Своевременно подает списки вновь прибывших и уволенных работни-
ков, оформляет документацию для выдачи страховых пенсионных свидетель-
67
ств лицам, поступающим на работу впервые, и работникам не имеющих дан-
ных свидетельств. Так же менеджер по персоналу является ответственным за
ведение воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе.
Таким образом, менеджер по персоналу выполняет не только непо-
средственную работу с кадрами, но и документально оформляет все трудовые
отношения. Следует отметить, что работа по ведению документов по лично-
му составу связана не только с умением правильно их оформить, но и с глу-
боким знанием законов и нормативных актов о труде, т.е. требует более высо-
кой квалификации, чем секретарь или делопроизводитель.
Таким образом, правовое обеспечение и нормативно - методическая
база кадровой документации крайне разнообразна и включает широкий
спектр нормативных актов различного характера в сфере трудового законода-
тельства, статистики, стандартизации, управления, документирования и ар-
хивоведения. Такое положение создает определенные трудности в практиче-
ской работе по рационализации документации по кадрам, так как отсутству-
ют общие принципиальные установки и единая методическая база в подходе
к совершенствованию различных групп этой документации. Работники кад-
ровой службы должны быть знакомы с этой нормативной базой, ориентиро-
ваться в ней, использовать как основу для своей ежедневной работы.
Менеджером по персоналу ИФНС ведутся различные формы докумен-
тов, содержащие сведения о работниках организации и деятельности самой
кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые, отчетно-
статистические, организационно-распорядительные.
Трудовые книжки ведутся в соответствии с правилами, изложенными
в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек.
Положение о кадровой службе и должностные инструкции ее работ-
никам являются основными нормативными документами, разрабатываемыми
самой кадровой службой для установления направлений деятельности, круга
обязанностей.
68
В ИФНС не разработан нормативно-методический документ, которым
устанавливается технология работы с документами по личному составу. Не-
смотря на то, что нормативная база общегосударственного действия, регла-
ментирующая составление и оформление документов, достаточно обширна, в
организации присутствует специфика документирования трудовых правоот-
ношений, и свои традиции организации кадрового делопроизводства. Кроме
того, существенные отличия имеются в технологии создания документов, их
составе, особенностях учета кадров.
Организационные и технологические аспекты защиты персональных
данных в кадровой службе могут найти отражение в предлагаемой к внедре-
нию инструкции по кадровому делопроизводству, регламентирующей техно-
логию работы с документами, определяющей правила, приемы, процессы со-
здания документов, оформления и хранения документов по личному составу.
Инструкция по кадровому делопроизводству разработана в соответ-
ствии с действующими законодательными и нормативно-методическими ак-
тами и отражает особенности ИФНС В инструкции закреплена технологиче-
ская цепочка составления и оформления приказов и иных кадровых докумен-
тов, регламентирован порядок формирования, ведения и хранения личных
дел работников, ведения и хранения трудовых книжек работников, определе-
ны условия включения документов в личные дела, правила ведения описи до-
кументов личного дела, изъятия документов из личного дела, проверки со-
хранности личных дел и документов личного дела.
Введение в действие Инструкции по кадровому делопроизводству на
предприятии ИФНС усовершенствует работу менеджера по персоналу, сдела-
ет ее более четкой, правильной и нормативно ее зафиксирует.
Разработка Табеля унифицированных форм кадровых документов поз-
волит решить задачу оптимизации состава применяемых форм документов и
их закрепления в едином нормативном документе. При унификации форм их
количество значительно сократится, что упростит и ускорит процесс оформ-
ления кадровых документов.
69
Табель позволит также унифицировать и нормативно закрепить про-
цедуры подготовки (или ее отдельные, наиболее важные этапы) кадровых до-
кументов. При подготовке Табеля упорядочится в целом документационное
обеспечение кадровой службы; создастся реальная возможность классифика-
ции и кодирования форм кадровых документов на основе Общероссийского
классификатора управленческой документации (ОКУД) или локального клас-
сификатора, повысится эффективность использования компьютерных инфор-
мационных технологий и оптимизации документооборота.
70
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Амелина А.Н. Документационное обеспечение управления. – М.:
ПРИОР, 2015 – 405 С.
2. Беляева С.А. Документационное обеспечение управления на
предприятиях современной России. – М.: ПРИОР, 2015 – 92 С.
3. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие
требования и правила составления. ГОСТ 7.1-2003 ( [Электронный ресурс]:
[введен Постановлением Госстандарта РФ от 25.11.2003 № 332-ст)]. // Биб-
лиотека и закон. – 2005. - № 18 . – Режим доступа: [Консультант Плюс]. –
Загл. с экрана.
4. Витин Ю.Г. От документооборота классического – к электронно-
му! / Ю.Г. Витин// Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2013. - № 4. -
С. 50 – 52.
5. ГОСТ Р 34.10-2012. Национальный стандарт Российской Федера-
ции. Информационная технология. Криптографическая защита информации.
Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи ([Элек-
тронный ресурс]: [утв. и введен в действие Приказом Росстандарта от
07.08.2012 № 215-ст) ]. // М.: Стандартинформ, 2013. – Режим доступа: [Кон-
сультант Плюс]. – Загл. с экрана.
6. ГОСТ Р 54593-2011. Национальный стандарт Российской Феде-
рации. Информационные технологии. Свободное программное обеспечение.
Общие положения ([Электронный ресурс]: [утв. и введен в действие Прика-
зом Росстандарта от 06.12.2011 № 718-ст]. // М.: Стандартинформ, 2012. –
Режим доступа: [Консультант Плюс]. – Загл. с экрана.
7. ГОСТ Р ИСО 9127-94. Системы обработки информации. Доку-
ментация пользователя и информация на упаковке для потребительских про-
граммных пакетов([Электронный ресурс]: [принят Постановлением Госстан-
дарта РФ от 10.10.1994 № 242]. // М.: ИПК Издательство стандартов, 2003. –
Режим доступа: [Консультант Плюс]. – Загл. с экрана.