44
Таким образом, процедуры, выполняемые кадровой службой при
оформлении движения кадров, документируется посредством создания сле-
дующих основных документов: приказов по личному составу, личных заяв-
лений работников предприятия, контрактов, представлений о переводе, гра-
фиков отпусков, докладных записок, актов.
Основными принципами работы с документами в ИФНС являются
следующие:
- прохождение кадровых документов должно быть оперативным;
- каждое перемещение документа должно быть оправданным, необхо-
димо исключить или ограничить возвратные перемещения;
порядок прохождения и процессы обработки основных видов доку-
ментов должны быть единообразными.
Документооборот отдела кадров формируется в результате организо-
ванного «слияния» трех самостоятельных документационных потоков: внут-
ренние документы, входящие документы и исходящие документы.
Под документооборотом понимается движение документов в органи-
зации с момента их создания или получения извне до завершения их испол-
нения или отправки.
Основными характеристиками потоков, которые учитываются при ор-
ганизации документооборота, являются: объем потока; структура потока,
определяемая разновидностью документов, авторством и другими классифи-
кационными признаками; режим потока.
К внутренним документам относятся документы, разрабатываемые
должностными лицами, исходя из задач и потребностей организации (его
структурных подразделений), и в соответствии с внутренними правилами
разработки документов.
Учет объема документооборота осуществляется с целью получения
данных для расчета штатной численности персонала кадровой службы, вы-
бора технических средств при механизации и компьютеризации делопроиз-
45
водственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдель-
ных исполнителей работой с документами.
Общая организация работы с внутренними документами менеджера
по персоналу выглядит следующим образом:
1. Получение указания на разработку документа.
2. Разработка проекта документа.
3. Согласование содержания проекта документа с заинтересованными
должностными лицами.
4. Корректировка документа по результатам согласования и его
оформление.
5. Проверка правильности оформления документа, его подписание
(представление на подпись) и утверждение.
6. Тиражирование и регистрация документа.
7. Доведение документа до сведения лиц, которым он предназначен
(до исполнителей).
8. Исполнение и контроль за исполнением документа.
9. Прием исполненного документа, снятие с контроля.
10. Помещение исполненного документа в дело, последующая работа
с ним (включая передачу документа в другое подразделение или службу
предприятия, а также его отправку за пределы предприятия), текущее и ар-
хивное хранение, уничтожение и списание.
Входящие документы – это документы, поступающие в отдел извне по
различным каналам связи. В процессе движения входящих документов вы-
полняются следующие операции:
прием входящих документов;
первоначальная (экспедиционная) обработка;
предварительное рассмотрение и распределение по подразделе-
ниям и исполнителям;
регистрация;
рассмотрение документов руководством;
46
передача документов в подразделения и исполнителям;
исполнение резолюций руководства;
отправка ответных документов (при необходимости).
Вся корреспонденция, поступающая в организацию, проходит предва-
рительную обработку в канцелярии и затем поступает в соответствующий от-
дел.
Исходящие документы – документы, разработанные внутри отдела и
отправленные за его пределы. К числу исходящих документов относятся
главным образом ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответ-
ствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма са-
мой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата [52, с. 69].
В соответствии с действующим законодательством и соответствующей
компетенцией ИФНС составляет и издает различные виды документов, кото-
рые подразделяются на три группы:
организационно - распорядительные;
справочно – информационные;
кадровые.
Документы по личному составу (кадровые), отражающие правовую,
трудовую и служебную деятельность работников, составляют особую группу
документов в делопроизводстве предприятия.
Документы по личному составу создаются менеджером по персоналу
в результате трудовых отношений, возникающих между предприятием и со-
трудниками.
К основным документам по личному составу относятся:
трудовые книжки;
анкеты;
трудовые контракты (договоры);
личные карточки (личные дела);
приказы по личному составу;
заявления;
47
командировочные удостоверения.
Документы по личному составу имеют длительные сроки хранения и
требуют особых условий для своей сохранности – помещения, сейф и шкаф
отдельно от документов, содержащих сведения производственного характера.
Обязательным документом в трудовой деятельности любого человека
является трудовая книжка: кадровые службы выдают трудовые книжки по-
ступающим на работу впервые, работник предъявляет этот документ при по-
ступлении на работу, в трудовой книжке отмечаются сведения о работе, пере-
мещениях, поощрениях, увольнениях. Трудовая книжка является основным
документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Кадровые
службы несут ответственность за правильное ведение трудовых книжек и за
их сохранность. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек является
основным подзаконным актом, определяющим всю работу с этими докумен-
тами. В настоящее время действует инструкция, Утвержденная Постановле-
нием Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003г. №225. Часть
положений инструкции введена в настоящее время в Трудовой кодекс РФ, не-
которые положения получили уточнение.
Анкета или личный листок по учету кадров содержит биографические
сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудо-
вой деятельности, семейном положении и др. Анкета – документ, отражаю-
щий личные сведения о сотруднике, его квалификацию. Анкету заполняет
вновь поступающий сотрудник лично. Он отвечает за достоверность предо-
ставленных сведений. Сведения, указанные в анкете, должны быть подтвер-
ждены такими официальными документами как:
паспорт;
трудовая книжка;
военный билет;
документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат,
свидетельство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии
48
(ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (ди-
плом и аттестат);
документы об имеющихся изобретениях.
На основании анкеты составляются другие учетные документы на со-
трудника.
Личный листок по учету кадров является документом, содержащим
сведения анкетно-биографического характера только о самом работнике.
Личный листок составляет основу личного дела работника, и этим объясняет-
ся необходимость его оформления при поступлении на работу, Личный ли-
сток также содержит сведения о выполняемой работе с начала трудовой дея-
тельности, об образовании и другие данные.
Личное дело - совокупность документов, содержащих полные сведе-
ния о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся с целью
концентрации всей информации об одном работнике в отдельном комплексе
(досье). Личные дела ведутся на руководящих работников, врачей, специали-
стов, материально ответственных лиц. Личное дело оформляется отделом
кадров после издания приказа о приеме на работу.
Состав и порядок расположения документов личного дела:
внутренняя опись документов;
автобиография, резюме;
личный листок по учету кадров (анкета);
дополнение к личному листку по учету кадров (анкете);
копии документов об образовании (заверенные кадровым работ-
ником);
трудовой договор;
выписки из приказов о приеме, перемещении сотрудника;
характеристика, рекомендательные письма;
документы о повышении квалификации (копии, заверенные кад-
ровым работником), аттестационный лист;
заявление о прекращении действия трудового договора;
49
выписка из приказа об увольнении сотрудника.
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит
сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках,
датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.
Внутренняя опись подписывается специалистом по кадрам (ее составителем)
с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
Прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставле-
ние отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нару-
шителям дисциплины и т.п. оформляются приказами по личному составу.
Приказы по личному составу являются основанием для внесения со-
ответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные кар-
точки, финансовые документы).
Приказы по личному составу готовит специалист по кадровым вопро-
сам. Нумеруют приказы в течение календарного года. Специалист должен
ознакомить каждого сотрудника с приказом.
Командировочное удостоверение является финансовым документом,
поэтому все отметки о сроках пребывания должны подтверждаться подпися-
ми и печатями.
При направлении сотрудника в командировку издается приказ, кото-
рый является основанием для выдачи командировочного удостоверения.
Командировочные удостоверения подлежат регистрации, для чего ве-
дутся Журнал учета работников, выбывающих в командировки и Журнал
учета работников, прибывших в командировку.
Канцелярией документы должны быть отправлены в день их поступ-
ления.
Регистрация документа определяется как «запись учетных данных о
документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, от-
правления или получения». Регистрация необходима для учета, контроля ис-
полнения и поиска документов, придания им юридической силы.
50
Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и
тем самым заложить основы информационно-поисковой системы по всем до-
кументам организации.
Регистрации подлежит не вся документация, поступающая в органи-
зацию, а лишь поступающая из вышестоящих федеральных и местных госу-
дарственных органов. Регистрируют важнейшие внутренние документы –
приказы, распоряжения, протоколы, планы, отчеты, докладные и объясни-
тельные записки, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспонденция
других организаций, требующая решения или ответа, ценная и заказная кор-
респонденция.
В организации используются кодовые обозначения. Инициативные и
ответные документы имеют один индекс, который присваивается инициатив-
ному документу, а затем переносится на ответный документ.
Исключение составляют индексы распорядительных документов (по-
становлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, по личному
составу), протоколов, а в отдельных случаях — предложений, заявлений и
жалоб граждан. Их индексами являются регистрационные номера, которые
присваиваются особо в пределах каждого вида документов.
Заведение личных дел на работников организации должно сопровож-
даться их регистрацией в журнале учета личных дел. Но такой формы реги-
страции на предприятии ИФНС нет, личные дела систематизируются по ал-
фавиту первой буквы фамилии работника.
Журнал регистрации трудовых договоров - журнал по установленной
форме, на обложке или титульном листе которого указано название организа-
ции, дата начала и дата окончания ведения Журнала. Форма Журнала законо-
дательно не установлена и определена самостоятельно менеджером по пер-
соналу.
К регистрации трудовых договоров применяются нормы трудового за-
конодательства РФ и принятые в соответствии с ними нормативно-правовые
51
акты РФ. Трудовые договоры в каждом году имеют новую валовую нумера-
цию и индекс, соответствующий двум последним цифрам календарного года.
Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от
10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых
книжек» определена форма (наименования граф таблицы) данного журнала.
Особенностью книги является то, что она заполняется не в пределах
календарного года, что характерно для большинства регистрационных книг и
журналов, а до полного использования всех ее страниц, т.е. обычно ведется
на протяжении нескольких лет. Все страницы книги должны быть заранее, до
начала ее заполнения, пронумерованы, незаполненных граф быть не должно.
Если невозможно заполнить какую-то графу (например, нет номера на трудо-
вых книжках старого образца), то необходимо проставить «прочерк» или
написать «нет».
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должна
быть опечатана сургучной печатью или опломбирована. Сургучная печать
должна захватывать часть листа бумаги, выступающие из-под него концы
шнура и обложку. Если вместо сургучной печати используется пломба, то она
ставится на выступающие из-под бумаги концы шнура. К сожалению, Прави-
ла ведения и хранения трудовых книжек не предполагают использование в
данной книге оттисков печатей организации или отдела кадров, на что указы-
вают при проверках инспектора Государственной инспекции труда.
В журнале учета командировочных удостоверений отражается, когда,
кому и под каким номером было выдано командировочное удостоверение, а
также время пребывания работника в командировке. Регистрация лиц, отбы-
вающих в командировки и прибывающих в командировки на предприятие,
ведется в журнале учета работников, выбывающих и прибывающих в коман-
дировки.
Учет заявлений работников о предоставлении отпусков осуществляет-
ся посредством ведения журнала учета заявлений работников на предостав-
ление очередного отпуска, также ведется учет приказов о предоставлении
52
очередных отпусков в журнале регистрации приказов по очередным отпус-
кам.
Совместители и работники, выполняющие работы по договорам под-
ряда и другим договорам гражданско-правового характера, не включаются в
среднесписочную численность работников, а учитываются в отдельном жур-
нале учета совместителей. Работающие по внутреннему совместительству
учитываются в общих документах по учету списочного состава работников
предприятия.
Документами, удостоверяющими временную нетрудоспособность и
подтверждающими временное освобождение от работы (учебы), является ли-
сток нетрудоспособности (больничный лист) и, в отдельных случаях, справ-
ки, установленной или произвольной формы.
Порядок учета и хранения листков нетрудоспособности устанавлива-
ется Минздравом России по согласованию с Фондом социального страхова-
ния Российской¬ Федерации и отражается в Журнале учета листков нетрудо-
способности.
Так, журнал учета листков нетрудоспособности на предприятии
ИФНС включает графы:
1. № п/п
2. Ф.И.О. работника
3. Табельный номер
4-5. Листок временной нетрудоспособности
- серия, номер
- дата выдачи
6. Организация, выдавшая листок нетрудоспособности
7. Вид нетрудоспособности
8-9. Период нетрудоспособности: с.. по
10. Общее количество дней нетрудоспособности
11. Сроки хранения (до даты)
12. Примечания.
53
Все учетные формы предназначены для обеспечения сохранности све-
дений о личном составе организации. Учетные документы на работников
хранятся в специально оборудованных шкафах, картотечных ящиках. На вре-
мя прекращения работы помещения, где хранятся учетные документы, опеча-
тываются или сдаются под охрану. Анализ регламентирующего документа по
организации труда приведён в Приложении 2.
Вывод по главе 2:
Порядок приема на работу и увольнения с работы работников в
ИФНС осуществляется менеджером по персоналу на общих основаниях,
предусмотренных соответствующими статьями ТК РФ. Документирование
трудовых отношений при поступлении на работу регулирует статья 56 ТК
РФ, устанавливающая необходимость заключения трудового договора. Обяза-
тельность письменной формы договора в двух экземплярах, один из которых
передается работнику, устанавливает статья 67 ТК РФ. Изучение статьи 57
ТК РФ позволяет определить обязательное минимальное информационное
содержание трудового договора. Выявление категорий работников, с которы-
ми работодатель имеет право заключать срочный трудовой договор регламен-
тировано статьей 59 ТК РФ. Право аннулировать трудовой договор в случае,
если работник не приступил к работе без уважительной причины в течение
недели, регламентировано статьей 61 ТК РФ. На основании этого положения
оформляется соответствующий приказ.
Основным документом по учету персонала предприятия является лич-
ная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников, принятых на
постоянную или временную работу. В личной карточке отражаются этапы
трудовой деятельности работника: изменения в должностном окладе, очеред-
ные отпуска и т.п. Все записи в карточках делаются на основании докумен-
тов, представленных работником. При увольнении анкета и личная карточка
передаются в архив учреждения.
Личная карточка разработана органами статистики и применяется
около тридцати лет. Периодически в нее вносятся изменения и дополнения.