14
ской эффективности и в перспективе постепенный переход к электронному
документообороту.
В то же время сложившиеся негативные представления о том, что де-
лопроизводство - второстепенная задача информационного обеспечения, не-
желание принимать во внимание новые информационные технологии спо-
собствуют накоплению недостатков в организации работы службы ДОУ, к ко-
торым можно отнести неработающие нормативы трудозатрат на документы
21
.
Задачи, стоящие перед службой, занимающейся управлением доку-
ментами (иначе делопроизводственным обслуживанием), весьма сложные, и
их выполнение требует специальных самостоятельных обособленных служб -
структурных подразделений: управлений, департаментов, отделов, секторов,
групп и т.д.
Сегодня эта служба имеет различные названия: управление делами,
управление информационно-документационного обеспечения, управление
делопроизводства, управление документационного обеспечения, общий от-
дел, канцелярия, секретариат и т.д.
22
. Далее обобщенно будем называть ее
службой делопроизводства.
1.2. Информационная характеристика и классификация кадровой
документации
Принято разделять несколько групп обязательных для работы доку-
ментов:
21
Тимофеева А.Ю. Управление персоналом. – М.: Манускрипт, 2015 –с.83
22
Теория управления персоналом современных организация/ под ред. Самойлова А.Б. – М.: СМарт, 2015 –
с.14
15
Таблица 1
Классификация кадровой документации
Группа документов
Состав
информационно-инструктивные,
директивные, и информационные
методические материалы государ-
ственных органов управления и
власти
в том числе местных и федеральных (ме-
тодические указания, инструктивные и
информационные письма, указы, право-
вые акты, постановления, требования к
отчетности и другие)
организационно-распорядительная
документация, состоящая из трех
следующих групп документов
а) организационных (инструкция, прави-
ла внутреннего распорядка устав, дого-
вор, положение, и пр.)
б) распорядительных (приказ, постанов-
ление, решение, указание, распоряжение,
и др.)
в) справочно-информационных (акт, те-
лефонограмма, докладная записка,
справка, объяснительная записка, прото-
кол, доверенность, деловое письмо, и пр.)
документы для оформления трудо-
вых отношений
графики отпусков, табель явки на работу,
приказы о приеме и увольнении, а также
оформление поощрений, отпусков, взыс-
каний, наград, трудовые книжки сотруд-
ников, и пр.
финансовые документы
Бухгалтерская и налоговая отчётность,
плановая документация, первичные до-
кументы
Требования, предъявляемые к оформлению документов, в том числе
управленческих, содержатся в различных нормативно-правовых актах, коли-
чество которых за последние годы значительно возросло. Как правило, тот
или иной нормативно-распорядительный акт регламентирует оформление
определенного вида документа
23
. Так, кадровое делопроизводство и кадровый
учет ведутся на электронных и бумажных носителях по следующим направ-
лениям:
- кадровое документоведение;
- учет личных данных;
- учет наличия и движения кадров;
- табельный учет использования рабочего времени;
23
Беляева С.А. Документационное обеспечение управления на предприятиях современной России. – М.:
ПРИОР, 2015 – с.83
16
- персонифицированный и пенсионный учет;
- учет работников на квотируемых местах;
- оформление и учет поощрений и взысканий
24
.
Документы являются основными способами передачи и фиксации
управленческой и другой информации в системе управления, поэтому
насколько эффективна организация документационного обеспечения, во мно-
гом зависит и общий результат деятельности учреждения, качество принима-
емых ими решений. «В деятельности службы оформление документов явля-
ется одним из самых ответственных участков работы»
25
.
При правильной организации документационного обеспечения в
учреждениях разрабатывают собственную нормативно-методическую базу –
документы инструктивного, организационного, методического характера, ко-
торые используют в деятельности служб ДОУ, сотрудников и подразделений.
В число этих документов входят:
- должностные инструкции работников,
- положение о службе ДОУ,
- альбом и табель унифицированных форм документов, которые при-
меняют в деятельности учреждения,
- инструкция по ДОУ (делопроизводству),
- Правила оформления и подготовки управленческих документов, ин-
струкции по работе с обращениями граждан, порядок приема посетителей, а
также работа с документами ограниченного доступа и др.
От правильной организации службы делопроизводства зависит каче-
ственное выполнение управленческих задач и функций учреждения, эффек-
тивность всего процесса его управления. Для этого, необходимо знать все со-
ставляющие организации службы ДОУ, обеспечить ее эффективное функцио-
нирование, знать:
- структуру, формы, задачи и функции делопроизводственных служб;
24
Силаева А.Ю. Управление информационными системами в рамках ООО. – М.: Смарт, 2015 – с.15
25
Кузнецова Т.В. Организация делопроизводства требует профессиональных знаний // Делопроизводство.
2010. № 1. -с. 3 - 6.
17
- квалификационные требования работников
- должностной состав делопроизводственной сферы.
Слово «организация» (от латинского «organism») означает соединение
и упорядочивание частей в одно целое.
В учреждении любой формы собственности и организационно-
правовой формы специально создается служба, действующая в рамках само-
стоятельного структурного подразделения: общий отдел, управление делами,
канцелярия или отдел ДОУ; возникает ответственность за ведение делопро-
изводства, которая возлагается на одного работника - секретаря руководителя.
Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движе-
нии персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают докумен-
тальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение
дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другие).
Кадровая документация - совокупность форм, отражающих наличие и движе-
ние трудовых ресурсов
26
Содержание, структура, стиль изложения и оформление указанных ло-
кальных актов предприятия по управлению персоналом разрабатываются в
соответствии с требованиями документов
27
.
В структуре общего отдела, имеющего постоянно действующий колле-
гиальный орган, создаваемый в органах местного самоуправления, включают
протокольную группу и приемную.
В тех организациях, в которых нет службы ДОУ, работой с документа-
ми занимается специально назначенное лицо, например: секретарь, помощ-
ник руководителя или инспектор.
Служба ДОУ действует как самостоятельное структурное подразделе-
ние, подчиняющееся непосредственному руководителю организации. В по-
ложении устанавливается деятельность этой службы.
26
Семенова А.Н. Кадровая политика современного предприятия//Экспертиза, 2017, № 12 – с.51
27
Семенова А.С. Управление персоналом. – М.: ПРИОР, 2016 – с.16
18
Разновидности документов по функциям и задачам управления персо-
налом включены в Общероссийский классификатор управленческой доку-
ментации ОК 011–93, введенный Госстандартом РФ.
Практика выработала 3 формы работы с документами в любом управ-
ленческом аппарате:
- децентрализованную;
- централизованную;
- смешанную.
Централизованная форма устанавливает сосредоточение всех функций
ДОУ для одного структурного подразделения.
Этим сотрудником или этим подразделением выполняется весь цикл
технологических операций с момента создания или получения документа до
последующей сдачи его в архив:
- прием;
- обработка;
- регистрация поступающих документов;
-контроль исполнения;
-отправка документов;
- информационно-справочная работа;
- хранение и систематизация;
- подготовка для передачи документов в архив.
Централизация помогает наиболее эффективно использовать органи-
зационную технику, добиваться единства методического и организационного
руководства управления документацией, но централизация возможна лишь в
небольших фирмах до 10 000 документов в год.
Децентрализованная форма полностью противоположна централизо-
ванной. Здесь для каждого структурного подразделения создается своя служ-
ба по работе с документацией. Эта служба автономно выполняет все опера-
ции по хранению, созданию, систематизации документов своего структурного
подразделения. Выше указанная форма характерна для учреждений и органи-
19
заций, аппарат которых территориально разобщен, других организаций, со
специфическими особенностями процесса документирования необходимо-
стью тщательной защиты информации от копирования и разглашения.
Самая распространенная это смешанная форма. Часть операций со-
средоточена в центральной службе (прием, обработка, регистрация, хранение,
тиражирование). Каждое структурное подразделение выполняет операцию по
созданию документов, их систематизации, хранении и обработке перед сда-
чей в архив.
В некоторых случаях регистрация документов производится центра-
лизованно для одних массивов документов, но децентрализовано для других.
Разделение этих массивов документов может производиться по критерию ад-
ресования.
Одним из самых сложных является вопрос выбора формы для работы
с документами. Регламентация выбранной формы работы с документами за-
крепляется в инструкции по делопроизводству.
Все задачи, функции, ответственность, права, службы ДОУ закрепля-
ются в положении децентрализовано, разделение их может производиться по
критерию адресования.
Различают:
- организационные документы: положение о службе управления пер-
соналом, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале,
штатное расписание;
- распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по
вопросам работы с персоналом;
- информационно-справочные документы: протоколы заседаний атте-
стационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой
дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяс-
нительные записки, заявления, графики отпусков и т.п.).
- персональные документы: трудовые книжки, справки с места рабо-
ты, автобиографии и др.
20
- учетные документы: личные карточки Т-2, личный листок по учету и
т.д.;
- плановые документы: плановые задания по кадровым вопросам, за-
явки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате
труда и т.п.;
- отчетно-статистические документы: по численности, балансу рабо-
чего времени, зарплате, производительности труда и т.д.
28
Информация имеет значение, если ею можно воспользоваться, поэто-
му понятие информации неразделимо с понятием информационных процес-
сов.
Информационный процесс – процесс, использующий совокупность
средств и методов сбора, обработки и передачи данных.
29
К информационным процессам относятся: передача информации; по-
лучение информации; хранение информации; обработка информации и ее
представление для использования; использование информации. Новые зако-
нодательные правовые акты, поправки и изменения в старые легко отслежи-
вать по законодательно-правовым базам. Особенно удобно использовать спе-
циализированные подборки законодательно-правовых документов, регулярно
выходящие на компакт-дисках или в обновляемых справочно-правовых си-
стемах .
Важность информационных процессов состоит в том, что они приво-
дят к различным изменениям в течении событий, к возникновению новых со-
бытий. Свойства информационных процессов не зависят от того, где эти про-
цессы происходят, какие объекты в них участвуют. По применению всю ин-
формацию, которой пользуется человек, можно разделить на следующие ви-
ды: математическая; текстовая; графическая; звуковая; видеоинформация.
28
Романов, Д.А., Ильина, Т.Н., Логинова, А.Ю. Правда об электронном документообороте. – М.: ДМК
Пресс, 2012.-с.73
29
Информационные технологии управления: Учебно-практическое пособие для студентов заочного обучения
всех специальностей/Под ред. проф. Ю.М. Черкасова. — М.: ГУУ, 2014. - с.31
21
Современный персональный компьютер позволил обрабатывать все
эти виды информации и значительно облегчил труд человека. С этой целью в
организациях создаются автоматизированные информационные системы
управления, которые интегрируют внутреннюю и внешнюю информацию.
Поступление всех видов информации в единую систему дает возможность
осуществлять информационный мониторинг внутренней и внешней сферы,
содействует обоснованному принятию управленческих решений. В рамках
единой интегральной системы организации создаются новые информацион-
но-управленческие системы, среди которых прежде всего следует назвать си-
стемы стратегической информации
30
. Информационный менеджмент в дан-
ном контексте выступает как новый тип управления организацией на основе
комплексного использования всех видов информации: научно-
исследовательской, технико-экономической, материально-технической, тех-
нологической, финансовой, кадровой и т.д., которая циркулирует внутри
управляемой системы и поступает в нее извне
31
.
Огромное влияние на развитие современного общества и внутриобще-
ственной коммуникации оказало создание современных информационно-
коммуникационных технологий, посредством которых происходит хранение,
передача, распространение огромного количества данных (информации).
«Информационно-коммуникационные технологии способствуют росту всех
отраслей экономики, в основном за счет оптимизации процесса управле-
ния»
32
.
«За почти четырех тысячелетнюю историю развития документной си-
стемы были сформированы социальные институты по получению, обработке,
использованию и хранению информации»
33
.
30
Шибаев Д.В. Отдельные предложения по регулированию отрасли электронного документооборота // Тру-
ды филиала МГЮА в г.Вологде. Вып.6. – Вологда: ГУ Вологодский ЦНТИ, – 2017. – с.151
31
Информатика и информационные технологии. Учебник./ Н.Д.Угринович. – М.: Бином. Лаборатория Зна-
ний, 2012. - с.19
32
Куняев Н.Н. О развитии правового регулирования в области использования информационно-
коммуникационных технологий // Юридический мир. 2017. № 7. - с. 2
33
Плешкевич Е.А.Формирование документной парадигмы // Науч.-техн. информ. Сер.1. 2015. №10. - с.19
22
Особенность второй половины XX и XXI вв. заключается в стреми-
тельном развитии и изменении всех сторон жизни и деятельности общества и
особенно в развитии технологии, что вызывает необходимость постоянного
пополнения и обновления знаний.
Этот процесс напрямую касается и делопроизводства. Неизменны
лишь этапы работы с документами, обусловленные сущностью документа как
фиксатора и носителя информации: создание документа; передача-получение;
регистрация; контроль за исполнением; сохранение.
Однако постоянно совершенствуются и изменяются два параметра:
- законодательно-нормативное регулирование создания документов в
законодательных правовых актах и методических документах;
- технологии создания и работы с документами, кардинально меняю-
щиеся с внедрением средств механизации, а сегодня - автоматизации
34
.
Рассматривая автоматизацию информационно-документационного
обеспечения деятельности руководителя как процесс, находящийся на стыке
управления бизнес-процессами и управления средствами автоматизации, ав-
тор подробно останавливается на особенностях данного процесса, обсуждает
методы и инструменты автоматизации, а также рассматривает некоторые во-
просы, связанные с управлением средствами автоматизации.
Существует целый ряд определений термина «автоматизация». В
частности, можно найти следующие определения:
- «применение автоматов, автоматических и автоматизированных си-
стем в производственной, научной, управленческой и других сферах деятель-
ности человека»;
- «применение технических средств, экономико-математических мето-
дов и систем управления, освобождающих человека частично или полностью
от непосредственного участия в процессах получения, преобразования, пере-
дачи и использования энергии, материалов или информации»;
34
Кузнецова Т.В. Организация делопроизводства требует профессиональных знаний // Делопроизводство.
2016. № 1. - с. 3
23
- «применение машин, машинной техники и технологии с целью об-
легчения человеческого труда, вытеснения его ручных форм, повышения его
производительности»;
- «применение самоуправляющихся машин для выполнения различ-
ных процессов в производстве и потреблении»
35
.
Обобщая данные определения, можно выделить три утверждения, ко-
торые с определенными оговорками можно назвать общими принципами ав-
томатизации:
- автоматизация осуществляется в отношении процессов (информаци-
онно-документационного обеспечения деятельности руководителя);
- автоматизация нацелена на улучшение параметров процессов (ин-
формационно-документационного обеспечения деятельности руководителя);
- содержанием автоматизации является применение автоматов
(устройств, выполняющих операции без непосредственного участия челове-
ка).
Рассмотрено содержание автоматизации информационно-
документационного обеспечения деятельности руководителя с помощью
средств автоматизации, для чего на стыке двух областей - управления бизнес-
процессами и управления средствами автоматизации - выделен процесс авто-
матизации, который обеспечивает взаимодействие между процессом совер-
шенствования информационно-документационного обеспечения деятельно-
сти руководителя и процессом совершенствования средств автоматизации.
Кроме того, рассмотрено управление средствами автоматизации, в
частности управление функционированием средств автоматизации и совер-
шенствованием средств автоматизации. При этом основное внимание уделя-
ется вопросам, непосредственно влияющим на автоматизацию информацион-
но-документационного обеспечения деятельности руководителя.
Документационное обеспечение деятельности руководителя при авто-
матизации рассматривается как бизнес-процесс. Для того чтобы более точно
35
Лопатин В.А. Автоматизация бизнес-процессов // Управление в кредитной организации. 2016. № 1. - с. 67