54
На предприятии ИФНС применяется унифицированная форма Т-2 - для ра-
ботников.
Применение электронного документооборота в работе менеджера по
персоналу ИФНС значительно повышает эффективность труда его работни-
ков за счет сокращения времени на поиск, разработку, тиражирование и пере-
сылку документов.
Современное законодательство требует оформления большого количе-
ства документов, которые фиксируют различные аспекты трудовых отноше-
ний работника и работодателя.
Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодате-
ля, изданным на основании заключенного трудового договора.
Кадровые документы любой организации хранят сведения о самом
важном ресурсе предприятия - человеческом капитале. Информация о быв-
ших и настоящих сотрудниках важна не только для самой организации, но и
для государства, которое заинтересовано в корректном социальном обеспече-
нии работающих граждан.
Кроме того, кадровые документы имеют юридическую и даже ком-
мерческую ценность. Любой из них может быть использован как доказатель-
ство в суде. Поэтому для безопасности такой важной информации нужна чет-
кая и продуманная система хранения и правильная систематизация кадровых
документов.
Систематизировать кадровые документы необходимо не только для то-
го, чтобы работать с ними было удобнее, но и чтобы следить за полнотой ве-
дения всех необходимых регистров, а также иметь наиболее актуальные све-
дения о движении персонала.
Систематизация кадровых документов заключается в составлении по-
дробной номенклатуры дел, оформленной по установленным правилам.
Завершающим этапом процесса делопроизводства в ИФНС является
подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная
55
цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий
для их использования в справочной работе организации.
Формированием дел называется группировка исполненных докумен-
тов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов
внутри дел. Правильное формирование дел необходимо: для оперативного
поиска нужных документов; обеспечения сохранности документов, облегче-
ния проведения подготовки дел к сдаче в архив, защиты персональных дан-
ных работников, так как они сосредоточены в определенных папках, подле-
жащих особому хранению. За формирование дел отдела кадров отвечает спе-
циально назначенный работник под непосредственным контролем руководи-
теля отдела.
56
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в ИФНС России по г. Москве
3.1. Пути совершенствования кадрового документооборота в ИФНС
России по г. Москве
Документы по личному составу являются наиболее важными доку-
ментами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении,
ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока, даже
после увольнения работника. Сведения личного характера, содержащиеся в
этих документах, относятся к категории конфиденциальной информации, не
подлежащей разглашению. Поэтому на предприятии, в учреждении должен
быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перево-
да сотрудников. Причем, все трудовые отношения должны фиксироваться в
соответствующих документах.
Все это свидетельствует о необходимости наличия в организации от-
дельной Инструкции, регламентирующей кадровое делопроизводство.
Инструкции оформляются на общем бланке организации. В заголовке
к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распро-
страняются ее требования: «Инструкция по кадровому делопроизводству».
Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действую-
щем законодательстве в сфере документации и информации. Важно отметить,
что при разработке Инструкции учитываются особенности кадрового дело-
производства, специфика организации, которая определяется сферой дея-
тельности, организационной структурой и численностью сотрудников.
Инструкция по кадровому делопроизводству в ИФНС должна разра-
батываться в целях упорядочения документационного обеспечения управле-
ния персоналом организации и повышения его эффективности путем унифи-
кации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ни-
ми и обеспечения контроля исполнения документов.
57
Инструкция по кадровому делопроизводству устанавливает общие
требования к функционированию системы документационного обеспечения
управления персоналом, документированию кадровой деятельности и орга-
низации работы с документами в отделе кадров.
Назначением Инструкции по кадровому делопроизводству является
установление общих правил и единого порядка документирования и органи-
зации работы с документами по личному составу. Цель инструкции – совер-
шенствование работы с кадровыми документами, повышение качества подго-
товки документов по личному составу, обеспечение сохранности данных до-
кументов.
Структура текста инструкции включает общие положения, тематиче-
ские разделы и приложения.
В разделе «Общие положения» устанавливается сфера распростране-
ния Инструкции: «Инструкция распространяется на документы по личному
составу», ответственность за ее несоблюдение, подразделение, которое отве-
чает за единый порядок документирования и организацию работы с докумен-
тами, в учреждении в целом, и в ее структурных подразделениях, их админи-
стративную и методическую подчиненность, нормативно-методическую базу.
Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в за-
висимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции могут
быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограни-
ченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению под-
готовки документов (печатание звукозапись, стенография, факсимильная
связь и т.д.).
Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-
иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения
разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки. Инструк-
ция по кадровому делопроизводству должна отражать весь процесс работы с
документами по личному составу, все, технологические операции в их логи-
ческой последовательности.
58
Структура текста разработанной Инструкции по кадровому делопро-
изводству включает в себя следующие разделы:
1. Общие положение.
2. Основные требования к оформлению документов.
3. Правила подготовки и оформления кадровых документов.
4. Документы по установлению трудовых отношений.
5. Документы по учету кадров.
6. Организация документооборота.
7. Составление номенклатуры дел и формирование дел.
8. Порядок подготовки и передачи дел на хранение в архив предприя-
тия.
9. Внесение изменений и дополнений в Инструкцию.
Табель унифицированных форм документов организации – это пере-
чень разрешенных к применению форм документов, необходимых и доста-
точных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой
их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, пред-
ставления и установленной обязательной формы. Практически, Табель явля-
ется реальным способом упорядочить процесс документирования или со-
ставления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех
видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила
этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и
документальной формы.
Поскольку речь идет о Табеле унифицированных форм, необходимо
дать их определение. Унифицированная форма документа – это совокупность
реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере дея-
тельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе
информации.
Разработка и соблюдение «табельных требований документирования»
гарантирует юридическую правильность составляемых в организации доку-
ментов. Это положение важно во всех случаях, но особенно актуально при
59
документировании трудовой деятельности, так как от неправильно постав-
ленной визы, номера или несвоевременной даты может зависеть судьба чело-
века.
Табель унифицированных форм документов организации утверждает-
ся руководителем организации и является нормативным документом, обяза-
тельным для исполнения. На основе Табеля составляется Альбом унифици-
рованных форм и текстов документов, который также утверждается руково-
дителем. Табель и Альбом ведутся службой документационного обеспечения
управления (делопроизводства) синхронно.
Табель и Альбом составляются и ведутся в письменной (бумажной) и
электронной форме.
Табель унифицированных форм документов организации состоит из
табелей отдельных структурных подразделений, которые являются его разде-
лами. Табели структурных подразделений составляются с соблюдением еди-
ной формы и правил заполнения.
Так, Табель унифицированных форм документов по личному составу
составляется как Табель отдела кадров или иного подразделения с аналогич-
ными функциями и задачами и включает в себя формы документов, создаю-
щихся преимущественно в этих подразделениях. Кроме форм документов,
непосредственно относящихся к личному составу, в Табель включаются такие
управленческие формы, как Положение об отделе, должностные инструкции
и пр.
При отборе формы унифицируются, т.е. приводятся к единообразию
путем проверки их правовой обусловленности, законности использования той
или иной формы, закрепления ее в правовом акте. Произвольно созданные
работниками формы кадровых документов исключаются.
Тем самым разработка Табеля позволяет решить задачу оптимизации
состава применяемых форм документов и их закрепления в едином норма-
тивном документе. Практика показывает, что при унификации форм их коли-
60
чество значительно сокращается, что упрощает и убыстряет процесс оформ-
ления кадровых документов.
Табель позволяет также унифицировать и нормативно закрепить про-
цедуры подготовки (или ее отдельные, наиболее важные этапы) кадровых до-
кументов в организации.
При подготовке Табеля упорядочивается в целом документационное
обеспечение кадровой службы; создается реальная возможность классифика-
ции и кодирования форм кадровых документов на основе Общероссийского
классификатора управленческой документации (ОКУД) или локального клас-
сификатора, повышения эффективности использования компьютерных ин-
формационных технологий и оптимизации документооборота.
Унификация формы заключается в установлении обязательных рекви-
зитов данного документа и их расположения на стандартном листе бумаги, а
также в выработке стандартного текста документа, соответствующего его
функциональному назначению.
Таким образом, Табель предназначен преимущественно для упорядо-
чения документирования кадровой службы на строго правовой и функцио-
нальной основе.
Табель составляется в табличной форме. Графы Табеля устанавлива-
ются в зависимости от реальных потребностей документирования деятельно-
сти кадровой службы. Целесообразно в качестве обязательных включать сле-
дующие графы: наименование формы, код формы, подразделение, готовящее
проект документа, согласование, подписание, утверждение, проставление пе-
чати.
Дополнительно в Табель могут быть включены следующие графы: ме-
сто регистрации документа, место контроля за исполнением, место хранения
подлинника, адрес представления документа, срок хранения и др.
Отбор документных форм для включения в Табель и заполнение граф
осуществляются непосредственно кадровой службой исходя из основных за-
дач и функций управления кадрами.
61
Для выявления названных задач и функций используются: ТК РФ,
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД),
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих
и тарифных разрядов (ОКПДТР), Перечень типовых управленческих доку-
ментов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хра-
нения (разделы «Трудовые отношения» и «Кадровое обеспечение»).
Выбор задач и функций кадровой службы при подготовке Табеля оста-
ется за конкретной организацией в соответствии с ее положением (уставом).
В соответствии с выделенными задачами и функциями в Табель кад-
ровой службы включаются формы документов, утвержденные законодатель-
ными и нормативными актами правительства, межотраслевыми органами
управления, надведомственного надзора и контроля, а также применяемые в
организации формы, включенные в ОКУД, и формы документов, не включен-
ные в ОКУД, но прошедшие унификацию в кадровой службе, утвержденные
распоряжением руководителя организации. Формы документов, не вошедших
в ОКУД, вносятся в классификатор унифицированных форм документов ор-
ганизации (локальный классификатор).
Проект Табеля унифицированных форм документов, подготовленный
кадровой службой, согласовывается со службой ДОУ и архивом организации
и подлежит утверждению руководителем организации. Табель отдела может
утверждаться в составе единого Табеля организации или, в отдельных случа-
ях, самостоятельно. В любом случае Табель отдела должен содержать гриф
утверждения по форме, соответствующей требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.
Каждое структурное подразделение организации должно иметь экзем-
пляр Табеля. В связи с необходимостью периодического обновления (вклю-
чения новых, исключения, изменения форм документов) наиболее удобной
является электронная форма ведения Табеля. В этом случае измененные вер-
сии Табеля могут быть доступны работникам организации практически сразу
после внесения изменений.
62
Заполненный и утвержденный Табель показывает не только ясную
картину документирования деятельности кадровой службы, но и процесс
движения документов (документооборота) по инстанциям внутри организа-
ции с момента их возникновения до придания юридической силы и в необхо-
димых случаях до размещения в деле. Таким образом, разработанные в
настоящей работе рекомендации представлены в таблице 2:
Таблица 2
Пути совершенствования кадрового документооборота в
ИФНС России по г. Москве
Наименование рекомен-
дации
Механизм воздействия
Ожидаемый эффект
Организационные и тех-
нологические аспекты
защиты персональных
данных в кадровой служ-
бе могут найти отражение
в инструкции по кадро-
вому делопроизводству,
регламентирующей тех-
нологию работы с доку-
ментами, определяющей
правила, приемы, про-
цессы создания докумен-
тов, оформления и хра-
нения документов по
личному составу.
Инструкция по кадрово-
му делопроизводству
должна быть разработа-
на в соответствии с дей-
ствующими законода-
тельными и нормативно-
методическими актами и
отражает особенности
ИФНС
Нормативное закрепле-
ние правового статуса и
видов работ кадровой
службы и ее работников
принято проводить через
разработку таких орга-
низационных докумен-
тов, как положение о
кадровой службе и
должностные инструкции
– документами длитель-
ного действия.
Разработка Табеля уни-
фицированных форм
кадровых документов
Разработка Табеля уни-
фицированных форм
кадровых документов
представляет собой оп-
тимизации состава при-
меняемых форм доку-
ментов и их закрепления
в едином нормативном
документе. При унифи-
кации форм их количе-
ство значительно сокра-
тится, что упростит и
ускорит процесс оформ-
ления кадровых доку-
ментов.
Табель позволит унифи-
цировать и нормативно
закрепить процедуры
подготовки (или ее от-
дельные, наиболее важ-
ные этапы) кадровых
документов. При подго-
товке Табеля упорядо-
чится в целом докумен-
тационное обеспечение
кадровой службы; со-
здастся реальная воз-
можность классифика-
ции и кодирования форм
кадровых документов на
основе ОКУД
Отработанная на нормативной основе система документации трудовой
деятельности работников является гарантией юридической силы всех доку-
63
ментов и единственной реальной базой построения действительно эффектив-
ной автоматизированной системы управления кадрами.
3.2. Оценка экономической эффективности предложенных мероприятий
Существует возможность рассчитать экономическую эффективность
отдельных звеньев работы службы управления персоналом. Особенно это ак-
туально в расчетах эффективности локального проекта, как с точки зрения
сокращения времени на работы по делопроизводству, так и с позиции эконо-
мии финансовых средств.
Рассчитаем эффективность от совершенствования системы ведения
делопроизводства и внедрения унифицированных форм кадровых документов
на предприятии ИФНС
Данный расчет опирается на общий объем документооборота органи-
зации. Так, в 2017 году документооборот предприятия составил 1,2 тыс. до-
кументов в год. При этом объем документов составил около 3 тыс. листов.
При годовом фонде рабочего времени 1990 часов на документирование кад-
ровой деятельности было потрачено по результатам наблюдения около 995
часов, то есть 50 % годового фонда рабочего времени.
Если взять за основу, что затраты на одностраничный документ соста-
вили в среднем 50 руб., то общие расходы на работу по документированию
составили:
50 руб. ∙ 3 000 = 150 000 руб.
После введения разработанных унифицированных форм кадровых до-
кументов время на создание и оформление документов сократилось в сред-
нем на 40–50 % и составило:
995-100%
Х = 50%, то есть 995 ∙ 50/100 = 497,5 (час.), что составляет 25% обще-
го фонда рабочего времени.
Вывод по главе 3: