4
Оглавление
Введение .................................................................................................................. 5
Глава 1. Теоретические аспекты организации кадрового документообо-
рота ........................................................................................................................... 8
1.1. Понятие и значение документооборота ......................................................... 8
1.2. Информационная характеристика и классификация кадровой документа-
ции ........................................................................................................................... 14
1.3. Организация кадровой деятельности ........................................................... 27
Глава 2. Анализ и оценка кадрового документооборота на примере
ИФНС России по г. Москве ............................................................................... 29
2.1.Общая характеристика ИФНС России по г. Москве .................................... 29
2.2. Анализ кадрового документооборота в ИФНС России по г. Москве ....... 33
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового документообо-
рота в ИФНС России по г. Москве ................................................................... 56
3.1. Пути совершенствования кадрового документооборота в ИФНС России
по г. Москве ............................................................................................................ 56
3.2. Оценка экономической эффективности предложенных мероприятий ..... 63
Заключение ........................................................................................................... 65
Список использованных источников .............................................................. 70
Приложения .......................................................................................................... 75
5
ВВЕДЕНИЕ
В кадровом делопроизводстве документирование трудовой деятельно-
сти работников, учет личного состава требуют большого количества доку-
ментов, правила составления и оформления которых достаточно сложны, но
должны неукоснительно соблюдаться, прежде всего, в силу того, что такие
документы имеют большое значение в нашей жизни.
Традиционной задачей, решаемой кадровой службой, представляется
документирование трудовых правоотношений. В процессе возникновения и
установления трудовых правоотношений возникает значительный объем раз-
нообразных документов. Наибольшая часть документов кадровой службы
связана с процедурами движения кадров. Документирование движения кад-
ров является неотъемлемой обязанностью любой организации (предприятия,
учреждения) независимо от масштабов ее деятельности и организационно-
правовой формы.
Сложность документирования кадровой деятельности организации
объясняется тем, что никогда не разрабатывался комплексный единый норма-
тивный или нормативно-методический документ общего действия, в котором
были бы установлены требования к составу и оформлению документации по
личному составу. Система кадровой документации складывалась годами и
является «продуктом» труда целого ряда ведомств. При таком положении дел
неизбежно появляются разноречивые требования, как к видам документов,
так и к их оформлению.
Актуальность исследования обусловлена необходимостью оценки си-
стематизации кадровой документации ИФНС. и в соответствии с ней разра-
ботке необходимых рекомендаций по совершенствованию кадрового дело-
производства данной организации.
6
Практическое значение выпускной квалификационной работы заклю-
чается в разработке рекомендаций по рационализации работы с кадровыми
документами на предприятии ИФНС.
Объектом выпускной квалификационной работы является деятель-
ность менеджера по персоналу ИФНС.
Предметом выпускной квалификационной работы является система
кадровой документации ИФНС.
Цель исследования – анализ систематизации кадровой документации
ИФНС. и организации работы с кадровой документацией на предприятии
ИФНС, а также разработка рекомендаций по совершенствованию работы с
кадровыми документами в данной организации.
Задачи исследования:
рассмотреть теоретические основы кадрового делопроизводства;
проанализировать особенности работы с кадровой документацией
на предприятии ИФНС;
разработать рекомендации по совершенствованию работы с кад-
ровыми документами на- предприятии ИФНС.
Источником для написания выпускной квалификационной работы яв-
ляются законодательная и нормативно-методическая документация в области
кадрового делопроизводства.
В работе источником явились и материалы текущего делопроизвод-
ства: решения, распоряжения, приказы в отношении организации кадрового
делопроизводства.
Специальная литература по актуальным вопросам делопроизводства в
кадровой службе представлена такими авторами, как Р.Е.Булат, Т.А.Быкова,
Л.Ю.Грудцына, М.Кирсанова, В.А.Кудряев, С.Л.Кузнецов, М.Ю.Рогожин,
Н.Самоукина, Л.Тихомирова и др.
В процессе проектирования использовались различные -общенаучные
и специальные методы. На этапе обследования организации и сбора данных
особенно эффективны стали методы наблюдения, опроса. В период сбора
7
данных особую актуальность приобрели методы моделирования, системного
анализа, метод аналогий, а также статистический, математический, описа-
тельный и комплексный методы. Результативны стали и методы различных
видов письменного и устного опроса: анкетирования, интервьюирования. В
процессе непосредственного проектирования применялись методы модели-
рования, использования графиков и таблиц. Для обоснования рациональных
рекомендаций по совершенствованию работы с кадровыми документами ис-
пользовались методы диагностики, моделирования и комплексного анализа.
Поскольку ни один из методов не является универсальным, их подбор
зависел от целей и задач исследования, поэтому при проектировании исполь-
зовались одновременно несколько методов, т.е. осуществлялся комплексный
подход.
Структура выпускной квалификационной работы включает введение,
основное содержание, заключение, список использованных источников и
приложение.
8
Глава 1. Теоретические аспекты организации кадрового
документооборота
1.1. Понятие и значение документооборота
Деятельность организаций и предприятий обеспечивается системой
взаимоувязанных управленческих документов, составляющих документаци-
онную базу
1
.
Документированная информация - это информация, зафиксированная
на материальном носителе с позволяющими ее идентифицировать реквизита-
ми.
Реквизит документа – это обязательный элемент оформления офици-
ального документа.
Формуляр документа – это набор реквизитов письменного документа,
которые расположены в определенной последовательности.
Официальный документ – это документ, который создан физическим
или юридическим лицом, удостоверенный и оформленный в установленном
порядке.
Организационно-распорядительный документ – это вид письменного
документа, фиксирующий решение организационных и административных
вопросов, взаимодействия, управления, регулирования и обеспечения дея-
тельности органов власти, организаций, предприятий, учреждений, их струк-
турных подразделений и должностных лиц.
Основной документ разработки унифицированных систем документа-
ции - это Унифицированная система организационной распорядительной до-
кументации (УСОРД).
Унифицированная система документации создана по единым требова-
ниям и правилам, содержит информацию, необходимую в определенной сфе-
ре деятельности для ее управления.
1
Амелина А.Н. Документационное обеспечение управления. – М.: ПРИОР, 2015 – с.182
9
УСОРД – это необходимая для управления организационно-
распорядительной деятельностью организации система документации. Со-
став документов, включенных в УСОРД, описан в Общероссийском класси-
фикаторе управленческой документации (ОКУД), который создан по единым
правилам.
Бланк документа – это набор реквизитов, которые идентифицируют
автора официального документа в письменной форме.
Документирование - это процесс записи информации по установлен-
ным правилам на различных носителях.
Дело - это совокупность документов (один документ), сформирован-
ных по какому-либо признаку (по вопросам, видам документов), помещенные
в обложку.
Формирование дела – это процесс группировки исполненных доку-
ментов в одно дело и систематизация документов внутри его.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заводимых в
организации, наименований дел с обязательным указанием сроков их хране-
ния, оформленном в установленном порядке.
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – это
отрасль деятельности, обеспечивающая организацию и документирование
при работе с официальными документами, вся совокупность работ со слу-
жебными документами в организациях, учреждениях, предприятиях: реги-
страция полученных документов, составление, контроль исполнения, органи-
зация, формирование справочных фондов и номенклатуры дел, экспертиза
практической и научной ценности, передача и хранение в архив, обеспече-
ние сохранности и секретности служебной тайны.
Документооборот - это движение документов на предприятии с мо-
мента получения или создания до передачи их на хранение или отправки.
При анализе делопроизводства прежде всего разберемся в самом тер-
мине «делопроизводство». Многовековая история развития отечественного
10
делопроизводства всегда опиралась на специальный аппарат, в разные перио-
ды называемый по-разному.
Работа служб ДОУ на основе ЕГСД, ведомственных инструкций по
делопроизводству, ГОСТов, локальных стандартов предприятий для отдель-
ных категорий документов и процедур получила новую нормативно-
методическую основу
2
.
Виды правовых актов, регламентирующих документационное обеспе-
чение в России, разнообразны
3
Базовым законом для регулирования применения современных про-
граммных средств в России является закон «Об информации, информацион-
ных технологиях и о защите информации»
4
. Положениями Федерального за-
кона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации» (с изм. и доп., вступ. в силу с
01.01.2017).
Значимым при работе с различными документами, в том числе и в
электронном виде, с применением различных программных средств, является
закон «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ (в ред. от
22.02.2017). Данный закон создаёт правовую основу обращения с персональ-
ными данными физических лиц в целях реализации конституционных прав
человека.
Следует отметить также Постановление Минтруда РФ от 10.09.1993 №
152 «Об утверждении Норм времени на работы по автоматизированной ар-
хивной технологии и документационному обеспечению органов управле-
ния»
5
. Данный документ носит рекомендательный характер и может быть ис-
2
Черачева А.Н. Документообеспечение и документооборот. – М.: МР3 Пресс, 2013 – с.91
3
Витин, Ю.Г. От документооборота классического – к электронному! / Ю.Г. Витин// Справочник секретаря
и офис-менеджера. 2013. № 4. С. 50
4
ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [Электронный ресурс]: [от
27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 19.12.2016) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2017)]. // Собрание законода-
тельства РФ. – 2006. № 31 (1 ч.). - Ст. 3448. – Режим доступа: [Консультант Плюс]. – Загл. с экрана.
5
Постановление Минтруда РФ «Об утверждении Норм времени на работы по автоматизированной архивной
технологии и документационному обеспечению органов управления» [Электронный ресурс]: [от 10.09.1993
№ 152]. // М., Центральное бюро нормативов по труду, 1993. – Режим доступа: [Консультант Плюс]. – Загл.
с экрана.
11
пользован в качестве основы для разработки систем нормирования труда,
устанавливаемых в организациях.
Немаловажными при применении современных программных средств
в документационном обеспечении управления (ДОУ), является Федеральный
закон от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – ЭП).
Данный закон, разрешает применять только сертифицированные средства
ЭП, а область её использования ограничивается гражданско-правовыми от-
ношениями. Выделяют 2 вида ЭП: простая и усиленная.
6
Самое главное от-
личие квалифицированной ЭП от простой и неквалифицированной ЭП в том,
что до начала ее использования не нужно устанавливать никаких правил
применения (все обязаны принимать этот электронный документ к исполне-
нию или сведению после его подписания такой ЭП). При формировании ар-
хива организации наиболее часто использует ФЗ от 22 октября 2004 г. № 125-
ФЗ «Об архивном деле в РФ»
7
, данный закон применяется при организации
хранения, комплектования, учёта и использования архивов электронных до-
кументов.
Основу отечественной нормативной базы в области документирования
составляет комплекс стандартов Единой системы программной документации
(ЕСПД). Вот их представление:
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Уни-
фицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие поста-
новлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст)
8
. Следует отметить,
6
ФЗ «Об электронной подписи» [Электронный ресурс]: [от 06.04.2011 № 63-ФЗ(ред. от 23.06.2016) )]. //
Собрание законодательства РФ. – 2011. № 15. - Ст. 2036. . – Режим доступа: [Консультант Плюс]. – Загл. с
экрана.
7
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» [Электронный ресурс]: [от 22 октября
2004 г. № 125-ФЗ (ред. от 23.06.2016) )]. // Собрание законодательства РФ. – 2011. № 15. - Ст. 2036. . – Ре-
жим доступа: [Консультант Плюс]. – Загл. с экрана.
8
Постановление Госстандарта РФ «О принятии и введении в действие государственного стандарта Россий-
ской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифи-
цированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной доку-
ментации. Требования к оформлению документов») [Электронный ресурс]: [от 03.03.2003 № 65-ст ]. // М.,
ИПК Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов) . – Режим доступа: [Консуль-
тант Плюс]. – Загл. с экрана.
12
что данный документ утратил силу с 1 июля 2017 года в связи с изданием
Приказа Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст
9
.
ГОСТ 7.82-2001. «Библиографическая запись. Библиографическое
описание электронных ресурсов. Общие требования и правила составле-
ния»
10
.
ГОСТ Р 34.10-2012. Национальный стандарт Российской Федерации.
Информационная технология. Криптографическая защита информации. Про-
цессы формирования и проверки электронной цифровой подписи
11
.
ГОСТ Р 54593-2011. «Информационные технологии. Свободное про-
граммное обеспечение. Общие положения»
12
, который утверждён Приказом
Росстандарта от 06.12.2011 № 718-ст «Об утверждении национального стан-
дарта».
ГОСТ Р ИСО/МЭК 9294-93 Информационная технология. Руковод-
ство по управлению документированием программного обеспечения
13
.
ГОСТ Р ИСО/МЭК 9126-93 Информационная технология. Оценка
программной продукции
14
. Характеристики качества и руководства по их
применению. Стандарт полностью соответствует международному стандарту
ИСО/МЭК 9126:1991. С 1 июля 2003 года до вступления в силу технических
регламентов акты федеральных органов исполнительной власти в сфере тех-
9
Приказ Росстандарта «Об утверждении национального стандарта Российской Федерации» [Электронный
ресурс]: [от 08.12.2016 №2004-ст]. //. – Режим доступа: [Консультант Плюс]. – Загл. с экрана.
10
Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления.
ГОСТ 7.1-2003 ( [Электронный ресурс]: [введен Постановлением Госстандарта РФ от 25.11.2003 № 332-ст)].
// Библиотека и закон. – 2005. - № 18 . – Режим доступа: [Консультант Плюс]. – Загл. с экрана.
11
ГОСТ Р 34.10-2012. Национальный стандарт Российской Федерации. Информационная технология. Крип-
тографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи
([Электронный ресурс]: [утв. и введен в действие Приказом Росстандарта от 07.08.2012 № 215-ст) ]. // М.:
Стандартинформ, 2013. – Режим доступа: [Консультант Плюс]. – Загл. с экрана.
12
ГОСТ Р 54593-2011. Национальный стандарт Российской Федерации. Информационные технологии. Сво-
бодное программное обеспечение. Общие положения ([Электронный ресурс]: [утв. и введен в действие При-
казом Росстандарта от 06.12.2011 № 718-ст]. // М.: Стандартинформ, 2012. – Режим доступа: [Консультант
Плюс]. – Загл. с экрана.
13
ГОСТ Р ИСО/МЭК ТО 9294-93. Информационная технология. Руководство по управлению документиро-
ванием программного обеспечения([Электронный ресурс]: [утв. Постановлением Госстандарта РФ от
20.12.1993 № 260]. // М.: ИПК Издательство стандартов, 2003. – Режим доступа: [Консультант Плюс]. – Загл.
с экрана.
14
ГОСТ Р ИСО/МЭК 9126-93. Информационная технология. Оценка программной продукции. Характери-
стика качества и руководства по их применению([Электронный ресурс]: [утв. Постановлением Госстандарта
РФ от 28.12.1993 № 267]. // М.: ИПК Издательство стандартов, 2003. – Режим доступа: [Консультант Плюс].
– Загл. с экрана.
13
нического регулирования носят рекомендательный характер и подлежат обя-
зательному исполнению только в части, соответствующей целям, указанным
в пункте 1 статьи 46 Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ
15
.
ГОСТ Р ИСО 9127-94 Системы обработки информации. Документация
пользователя и информация на упаковке для потребительских программных
пакетов
16
.
ГОСТ Р ИСО/МЭК 8631-94 Информационная технология. Программ-
ные конструктивы и условные обозначения для их представления
17
. Стандарт
описывает представление процедурных алгоритмов.
Сегодня идет работа над внесением изменений в ФЗ «Об электронной
цифровой подписи»
18
, «Об информации, информационных технологиях и о
защите информации»
19
. Новые законодательные правовые акты, поправки и
изменения в старые легко отслеживать по законодательно-правовым базам.
Особенно удобно использовать специализированные подборки законодатель-
но-правовых документов, регулярно выходящие на компакт-дисках или в об-
новляемых справочно-правовых системах
20
.
Заметное место заняло внедрение программного обеспечения, направ-
ленного на повышение качества и оперативности управления организацией,
объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных под-
разделений, снижение трудозатрат и, как следствие, повышение экономиче-
15
Федеральный закон «О техническом регулировании» [Электронный ресурс]: [от 27.12.2002 № 184-
ФЗ(ред. от 05.04.2016)]. // Собрание законодательства РФ. -2002. № 52 (ч. 1). - Ст. 5140. – Режим доступа:
[Консультант Плюс]. – Загл. с экрана.
16
ГОСТ Р ИСО 9127-94. Системы обработки информации. Документация пользователя и информация на
упаковке для потребительских программных пакетов([Электронный ресурс]: [принят Постановлением Гос-
стандарта РФ от 10.10.1994 № 242]. // М.: ИПК Издательство стандартов, 2003. – Режим доступа: [Консуль-
тант Плюс]. – Загл. с экрана.
17
ГОСТ Р ИСО/МЭК 8631-94 Информационная технология. Программные конструктивы и условные обо-
значения для их представления [Электронный ресурс].– Режим доступа: [http://fanread.ru/book/4818752/]. –
Загл. с экрана.
18
ФЗ «Об электронной подписи» [Электронный ресурс]: [от 06.04.2011 № 63-ФЗ(ред. от 23.06.2016) )]. //
Собрание законодательства РФ. – 2011. № 15. - Ст. 2036. . – Режим доступа: [Консультант Плюс]. – Загл. с
экрана.
19
ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [Электронный ресурс]: [от
27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 19.12.2016) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2017)]. // Собрание законода-
тельства РФ. – 2006. № 31 (1 ч.). - Ст. 3448. – Режим доступа: [Консультант Плюс]. – Загл. с экрана.
20
Рогожин М.Ю. Кадровая проверка состояния делопроизводства организации // Налоговый вестник. 2015.
№ 2. - с. 106