54
заполнить параметры блока «Поиск граждан по фильтру». Вводятся данные,
затем нажимается кнопка «Установить фильтр».
Если гражданин обратился впервые за ЕДК, то ввод и регистрация новой
заявки осуществляется нажатием на функциональную кнопку «
Государственная социальная помощь» (рис 7).
Pиcунок 7. Окно «Регистрация новой заявки»
Если заявка зарегистрирована, то попадаем на экран, где выводится дата
подачи заявления, срок действия заявки. Значок предназначен для ввода,
просмотра и редактирования информации по заявке, необходимой для
выполнения назначения.
Обработка заявки проходит в три этапа, при этом сама заявка принимает
три статуса:
- «Ввод информации» – до момента проверки права на вид льготы;
- «Новое назначение» – заявка прошла проверку права, но не переведена на
выплату;
- «Назначено» – выполнено назначение.
По кнопке можно попасть на экранную форму приема документов и
определения права на льготы. Параметры формы сгруппированы по
назначению в раздвижных панелях в соответствии с их использованием в той
или иной части заявления (рис. 8).
Данная форма позволяет:
- Просмотреть «Таблицу настройки для расчета льгот».
- Просмотреть и добавить предоставленные документы.
- Просмотреть и расширить список граждан, на которых распространяются
расчеты.
55
- Просмотреть и расширить список ЖКУ за счет зафиксированных в
карточке учета, откорректировать жилищные условия. Если список ЖК
услуг, на которые должны рассчитываться льготы, не заполнялся,
высвечивается список тех ЖКУ из карточки учета, которые указаны в
таблице настройки. Если некоторые ЖКУ были введены ранее, в режиме
«Добавить ЖК услуги» автоматически добавятся те виды ЖКУ, которые
отсутствуют в списке.
- Проверить право гражданина по кнопке «Проверить право» на льготы на
дату.
- Просмотреть начисленные суммы и выполнить начисление в
индивидуальном порядке.
- Выполнить перерасчет по фактическим данным.
Pиcунок 8. Окно «Прием документов и определения права на
льготы»
Согласно пункта 4.7. постановления правительства Белгородской области
«О порядке назначения, выплаты и финансирования ежемесячной денежной
компенсации на оплату жилого помещения и коммунальных услуг отдельным
категориям граждан, проживающим на территории Белгородской области, с
применением системы персонифицированных социальных счетов» «При
обращении за какими либо компенсациями по истечении срока шести месяцев
компенсация будет назначаться за прошлое время, но не более чем за шесть
56
месяцев с того момента когда гражданин обратился с документами». Поэтому, в
поле «Период назначения по заявке» панели «Таблица настройки для расчета
льгот» устанавливается дата, с которой начинает действовать заявка и будет
производиться начисление ЕДК.
Итак, в связи с развитием электронно-вычислительной техники и
посеметсным внедрением автоматизированных систем управления все более
актуальным становится вопрос об эффективности документационного
обеспечения. Внедрение в МБСУСОССЗН "Комплексный центр социального
обслуживания населения Волоконовского района" системы электронного
документооборота является способом совершенствования документооборота. В
своей работе сотрудники кадровой службы используют ПУВП PИAC
«Электpонное Пpaвительcтво Белгоpодcкой облacти» (Мотив),
автоматизированные системы управления персональными данными АС
«АСП», созданную на базе «АСУПД ТУЛА», и «Адресная социальная
помощь» (АСП.NET).
Подводя итог, хочется отметить следующее: оптимальный минимум
достигается сокращением информационных потоков, что обеспечивает
удешевление и упрощение процессов обработки, сбора и передачи информации
с помощью новейших технологий автоматизации процессов.
57
Глава 3. Совершенствование документооборота МБСУСОССЗН
"Комплексный центр социального обслуживания населения
Волоконовского района"
3.1 Пути совершенствования документооборота МБСУСОССЗН "Комплексный
центр социального обслуживания населения Волоконовского района"
В нaше вpемя aктивных пеpемен в существовании общеcтвa aктуaлен
вопpоc оптимизaции документообоpотa в различных подpaзделениях
пpедпpиятия. В пpогpaмме инфоpмaтизaции документооборота в кaчеcтве
одним из оcновных критереев было укaзaно cоздaние общей инфоpмaционной
cиcтемы, которая обеcпечивaла фоpмиpовaние и интегpaцию больших
pеcуpcов. В pезультaте такой pеaлизaции пpогpaммы должнa быть cоздaнa
эффективнaя инфоpмaционнaя cиcтемa, которая обеcпечивaет возможноcть
пpинятия быстрых и оптимaльных упpaвленчеcких pешений нa вcех уpовнях,
что позволяет повыcить опеpaтивноcть и качество pеaлизaции пpинимaемых
pешений [42].
В пpоцеccе aнaлизa упpaвления профессиональным документообоpотом в
МБСУСОССЗН "Комплексный центр социального обслуживания населения
Волоконовского района" мной были paccмотpены оcновные нaпpaвления его
ведения.
Кaк это ни удивительно, однако зачастую с нaиболее знaчимых фaктоpов
pиcкa в вpемя внедpения cиcтемы электpонного документообоpотa, в этом
количестве и профессионального, cтaновитcя cопpотивление cотpудников,
paботу котоpых должнa упростить этa пpогpaммa. Для того чтобы пеpейти
полноcтью нa СЭДО, вaжно cоздaть уcловия с целью комфоpтной aдaптaции
пеpcонaлa к paботе в новейших уcловиях. Несмотря на то внедpение cиcтемы
электpонного документообоpотa пpиноcит неcомненную выгоду оpгaнизaции, с
целью pуководителя способен cтaть непpиятным cюpпpизом cопpотивление
знaчительной чacти коллективa пpедcтоящим нововведениям. Так как
58
всевозможные перемены уcтоявшегоcя pитмa существования, пpивычек и
деловых тpaдиций с целью многих людей cтaновятcя cтpеccом, котоpого
хотелоcь бы разными cпоcобaми избежaть.
Cущеcтвует неcколько пpичин, вызывaющих недовольcтво cотpудников
пpи внедpении CЭДО. В подaвляющем большинcтве cлучaев aвтомaтизaция
документообоpотa вызывaет cопpотивление у этих cпециaлиcтов, котоpые:
не увеpены в cвоих пpофеccионaльных cпоcобноcтях и возможноcти
овлaдеть пpогpaммой, котоpaя кaжетcя им доcтaточно cложной. Оcобенно
чacто в тaкую cитуaцию попaдaют cотpудники cpеднего и cтapшего
возpacтa, котоpые хуже влaдеют нaвыкaми paботы c компьютеpной
техникой;
не любят изменений. Cтaтиcтикa cвидетельcтвует, что до 80% людей в
той или иной меpе конcеpвaтивны. От нововведений они обычно не
ожидaют ничего хоpошего, поcкольку им пpидётcя «выйти из зоны
комфоpтa», зaтpaтить вpемя нa получение новых нaвыков и изменить
пpивычные paбочие cхемы и технологии.
не cоответcтвуют должноcти. В воpохе бумaжного документообоpотa
некотоpым «cпециaлиcтaм» легко «cпpятaть» непpофеccионaлизм и
нежелaние обучaтьcя. Понимaя, что пpи полноcтью «пpозpaчном»
делопpоизводcтве и нaлaженной cиcтеме объективного контpоля их
неумение и нежелaние paботaть cтaнут зaметными нaчaльcтву, тaкие
paботники быcтpо «нaходят» мaccу недоcтaтков от внедpения CЭДО.
Персональная разработка и введение специализированных систем «АСУ-
кадры» нетипового характера также вероятны. Отличительная черта подобных
систем - приспособление автоматизированного рабочего места (далее – АРМ)
кадровиков к введению не только во внутренний, однако и во внешний
документооборот областного и федерального уровня. Подобным способом, в
настоящее время ограничением смогут быть только экономические трудности,
сопряженные с получением того или иного вида желаемого оборудования и
программного обеспечения с целью автоматизации управления кадровым
59
документооборотом, а кроме того с целью оперативного и объективного учета
персонала. Тема электронного документооборота включает как разнообразные
виды взаимоотношений внутри бюджетного института, так и его работа вне
стен компании. Мы разберем лишь законное регулирование ведения
документооборота, сопряженного с трудовыми взаимоотношениями.
Базовыми в доли регулирования порядка ведения в области трудовых
взаимоотношений электронного документооборота считаются законы,
связанные с операциями с данными. Существует единичная комплексная
отрасль законодательства - информационное право. Данное, как уже
рассказывалось прежде, федеральные законы: - от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об
электронной цифровой подписи» в ред. от 08.11.2007 (далее - Закон о ЭЦП). В
нем дано определение понятия электронного документа - это документ, в
котором информация представлена в электронно-числовой форме.
Электронная цифровая подпись является реквизитом электронного
документа, который предназначен для защиты данного документа от какой
либо подделки, которая получена в результате криптографического
преобразования загруженной информации с использованием закрытого ключа
цифровой электронной подписи, что позволяет идентифицировать владельцев
сертификата ключа подписи, и также установить есть ли искажения
информации в самом электронном документе; - от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об
архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 27.07.2010), где сказано, что
документы по личному составу - это архивные документы, отражающие
трудовые отношения работника с работодателем; -от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об
информации, информационных технологиях и о защите информации» (в ред. от
21.07.2011).
В нем указано, во-первых, что информация - это сведения (сообщения,
данные) независимо от формы их представления, во-вторых, что электронный
документ — документированная информация, представленная в электронной
форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием
электронных вычислительных машин (в том числе ПК), а также для передачи
60
по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в
информационных системах; - от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных
данных» (в ред. от 25.07.2011), с которым тесно юридически связана гл. 14
«Защита персональных данных работника» ТК РФ (ст. 85-90). Анализ Закона об
ЭЦП позволяет утверждать, что часть общественных отношений, в которых
используется электронный документооборот, осталась вне правового
регулирования, в том числе трудовые и связанные с ними отношения,
являющиеся предметом трудового права.
В законодательстве понятие «электронный документ» используется
неоднозначно. На практике это нередко приводит к разногласиям между
работодателем и работником, в частности, по поводу использования при
обработке персональных данных последнего бумажных и электронных
носителей информации. Сразу отметим, что актов нормативного либо
рекомендательного характера, направленных на правовое регулирование
электронного документооборота в трудовых отношениях, мы не обнаружили.
Тем не менее, сейчас действует ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные
системы документации. Придание юридической силы документам на
машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами
вычислительной техники. Основные положения» (утвержден Постановлением
Госстандарта СССР от 09.10.1984 N 3549). В этом стандарте определены
требования к составу и содержанию реквизитов, которые придают
электронному документу юридическую силу, а также установлен порядок
внесения в них изменений.
Немаловажным документом, в том числе для ведения электронного
документооборота, является ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ
от 27.02.1998 N 28). Из него следует, что юридическая сила документа - это
свойство официального документа, сообщаемое ему действующим
законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным
порядком оформления.
61
Кроме того, в целях адаптации нетипового проекта «АСУ-кадры» для
заполнения и распечатки через АРМ кадровика унифицированных форм
первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных
Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее - Постановление N
1), можно использовать в локальном правовом регулировании следующие
отраслевые стандарты (скорректированные применительно к специфике
организации): - ОСТ 4.071.034-82 «Автоматизированные системы управления.
Управление кадровой деятельностью. Система первичных документов учета
кадров»; - ОСТ 4.071.035-83 «Автоматизированные системы управления.
Управление кадровой деятельностью. Классификация и кодирование
информации». Напомним, что во всех организациях должны применяться
унифицированные формы, за исключением ряда форм по учету рабочего
времени и расчетов с персоналом по оплате труда, которые не используются в
работе бюджетных учреждений (п. 2 Постановления N 1). В любом случае
введению в практику электронной системы документооборота между
работниками, представителями работодателя и подразделениями организации
должен предшествовать приказ руководителя. При этом кадровики не вправе
подменять документы на бумажном носителе, подписанные надлежащими
лицами, копиями этих документов, содержащимися в ПК [39] .
В случае трудового спора, например, об увольнении работника,
действующее законодательство не позволяет рассматривать в качестве
достаточного доказательства приказ об этом в виде распечатки оригинала,
находящегося на диске ПК. Такая ситуация сложилась из-за того, что ни
контрольно-надзорные органы, ни КТС, ни суд не имеют надлежащего
оборудования, позволяющего без прерывания процесса рассмотрения
трудового спора (как при почерковедческой экспертизе) убедиться в
волеизъявлении руководителя учреждения, если документ содержит
факсимильную или электронно-цифровую, а не рукотворную подпись.
Итак, несмотря на использование сотрудниками МБСУСОССЗН
"Комплексный центр социального обслуживания населения Волоконовского
62
района" автоматизированных программ, обеспечивающих упрощение
процессов сбора, обработки и передачи информации, мое предложение
заключается в том, чтобы ввеcти еще одно решение в трудовой процесс.
Например, «АСУ-кадры», способствующее облегчению повседневной
деятельности кадровиков, т.к. с внедрением «АСУ-кадры» упрощаются
условия взаимодействия таких важных для производственно-хозяйственной
деятельности организации подразделений как отдел кадров и бухгалтерии.
3.2 Организационные условия введения и ведения электронного
документооборота по кадрам
Для организации обмена данными в локальной электронной сети как
программисты, так и специалисты согласно цифровым технологиям советуют
базы программного обеспечения (ПО) и операционных систем (ОС) Windows
либо Linux с приспособленной к ним системы управления базами данных
(далее СУБД) и подсистемой управления процессом «АСУ-кадры».
Отметим, то что, невзирая на достаточно огромный набор нестандартных
добавочных функций, программа «АСУ-кадры» применяет только стандартные
операторы и системы. Это гарантирует вероятность легкого перенесения
программы в другой SQL-сервер. Таковыми наиболее известными комплексами
считаются, к примеру, СУБД Oracle v. 7.3, 9i под ОС SCO OpenServer и Red Hat
Linux с целью разработки и внедрения ПО контура «Трудовые ресурсы» (АСУ
«Кадры», «Зарплата», «Налоги», «ПФР» и т.п.). Подобные комплексы
позволяют также организовать данные для отчетов компании перед
территориальными службами статистики, налогообложения и пенсионного
накопления и производят дополнительную поддержку интерфейсов с модулем
HR ИИС SAP R/3, применяемым для расчета зарплаты.
Более того, с аналогичными модулями возможна организация
персональных данных сотрудников, начислений и удержаний по зарплате с
63
дальнейшей загрузкой данных как в ИС «SAP R/3», «Галактика», «1С», так и в
хранилище данных о зарплате и персонале.
Работа отдела кадров каждого бюджетного учреждения сопряжена с
накапливанием значительного числа индивидуальных сведений персонала и
нуждой их архивного хранения. Обычно информация находится на бумажных
носителях. При этом сложно осуществить быстрый отбор необходимых
сведений при приеме на работу, уходе с работы, уходе сотрудника в отпуск,
переходе в другую должность, зачислении в резерв и т.п.
Немаловажен вопрос надежности сохранения и конфиденциальности
личных данных, учитывая, то, что нередко состав отделения кадров достаточно
велик. Отталкиваясь из требований гл. 14 «Защита персональных данных
сотрудника» ТК РФ (ст. 85-90) доступ к архиву информации должен быть сжат
вплоть до минимума. Доступом, как правило, должны обладать только лишь
руководитель отдела кадров и специалист по кадрам. [42].
Тем не менее, к отдельным позициям персональных данных обязаны
иметь допуск все без исключения сотрудники отдела кадров, занимающиеся в
реализации документооборота и допущенные к управлению кадрами с
использованием «АСУ-кадры» и АРМ. Для этого в каждом или отдельно
назначенном трудовом месте необходимо оборудовать АРМ кадровика,
принимая во внимание советы специалистов.
Таким способом, проект «АСУ-кадры» применяет только стандартные
операторы и конструкции, позволяющие организовать данные для отчетов
компании пред территориальными службами статистики, налогообложения и
пенсионного накопления. Таким образом, программа «АСУ-кадры» использует
только стандартные операторы и конструкции, позволяющие подготовить
данные для отчетов организации перед территориальными службами
статистики, налогообложения и пенсионного накопления.