4
Содержание
Введение ...................................................................................................................... 5
Глава 1. Теоретические основы кадрового документооборота ....................... 8
1.1. Понятие и значение документооборота ............................................................. 8
1.2. Характеристика и классификация кадровой документации .......................... 12
1.3. Организация документооборота в кадровой службе ...................................... 28
Глава 2. Современное состояние организации кадрового документооборота
в МБУ «ИКМ» .......................................................................................................... 41
2.1. Общая характеристика деятельности предприятия ........................................ 41
2.2. Анализ организации кадрового документооборота........................................ 49
Глава 3. Совершенствование организации кадрового документооборота в
МБУ «ИКМ» ............................................................................................................. 59
3.1. Модернизация кадрового документооборота ................................................. 59
3.2. Оценка эффективности предлагаемых мероприятий ..................................... 65
Заключение ............................................................................................................... 70
Список использованных источников ................................................................. 73
Приложение .............................................................................................................. 77
5
Введение
Для принятия важных управленческих решений в организации
необходима эффективная система управления персоналом. В свою очередь,
грамотное управление персоналом невозможно без отлаженной системы
кадрового делопроизводства.
В процессе осуществления деятельности по управлению организацией
руководство сталкивается с вопросами организации труда и управления
трудовыми отношениями. На всех предприятиях, независимо от
организационно-правовой формы, ведется кадровый учет, начиная с приема на
работу сотрудников, и заканчивая их увольнением. Все, связанные с этим
действия, подлежат обязательному документированию.
С целью документирования кадровых процедур в организации
создается кадровая служба (отдел кадров). Работа кадровой службы постоянно
связана с большим количеством различной документации. Ведение кадровой
документации очень важно как для работы организации в целом, так и для
каждого сотрудника в отдельности. Документы по личному составу,
отражающие трудовую деятельность работника, имеют особое значение. Ведь
именно они являются основой для начисления пенсии.
Соблюдение всех требований документирования — одно из главных
правил кадрового делопроизводства, так как неграмотно составленные
документы могут привести к серьезным последствиям. В организации должен
быть установлен единый порядок оформления кадровой документации с
соблюдением всех норм и правил закона.
Повышенное внимание к точности оформления документации
регулируется различными нормативными актами, в т.ч. Трудовым Кодексом
Российской Федерации. Несоблюдение законодательного акта о труде
рассматривается в судебном порядке.
Актуальность выбранной темы определяется потребностью в
упорядоченной системе ведения кадрового делопроизводства, поскольку
6
многие руководители предприятий и работники, отвечающие за кадровую
работу, лишь поверхностно знакомы с основами современного
делопроизводства и тонкостями ведения документации. А это неотъемлемая
часть деятельности любой организации, предусматривающая правовую и
социальную ответственность.
Цель исследования: разработать мероприятия по совершенствованию
организации кадрового документооборота в в МБУ «ИКМ»
Исходя из цели, были поставлены следующие задачи исследования:
1) раскрыть понятие и значение документооборота;
2) рассмотреть характеристику и классификацию кадровой
документации;
3) изучить теоретические основы организации документооборота в
кадровой службе;
4) дать характеристику деятельности МБУ «ИКМ»;
5) проанализировать текущее состояние организации кадрового
документооборота в МБУ «ИКМ»;
6) разработать основные направления деятельности по
совершенствованию организации кадрового документооборота МБУ
«ИКМ»;
7) обосновать эффективность предложенных мер.
Объектом исследования является МБУ «Историко-краеведческий музей
имени Героя Социалистического Труда Н.П.Попова» (МБУ «ИКМ»).
Предмет исследования: организация кадрового документооборота в
МБУ «ИКМ».
Можно предположить, что если осуществить разработку мероприятий
по усовершенствованию организации кадрового документооборота, и в
дальнейшем внедрить ее в деятельность учреждения, то возрастет
эффективность кадровой работы и организации в целом.
Теоретической основой исследования стали, в первую очередь,
нормативно-методическая и законодательная базы, регулирующие трудовые
7
отношения работников. Кроме того, использовались издания, содержащие
общегосударственную нормативную базу по вопросам управления
документооборотом, архивными делами, делопроизводства и стандартизации.
Особое внимание было уделено изучению отечественных учебных
пособий и справочных изданий по документационному менеджменту. За
основу были взяты труды ученых в области управления персоналом, кадровой
работы и документоведения: В.И. Андреевой, А.В. Дейнеки, Ю.М. Демина, Т.И
Леженкиной, М.Ю. Рогожина, Г.В. Смирновой, Ш.А. Янковича и др.
В работе использовались такие методы исследования, как: анализ
научной литературы, сравнительный анализ основных показателей
предприятия, обобщение, личные наблюдения за ходом работы с документами
и практическая деятельность во время прохождения преддипломной практики,
а также опрос работников.
Новизна проведенного исследования заключается в детальном изучении
организации кадрового документооборота МБУ «ИКМ».
Практическая значимость выпускной квалификационной работы
заключается в возможности совершенствования работы кадрового
делопроизводства конкретной организации на основе теоретического и
практического анализа и разработанных рекомендаций.
Цели и задачи исследовательской работы определили структуру работы.
В первой главе были рассмотрены основы кадрового документооборота
с теоретической точки зрения.
Во второй главе приведена характеристика деятельности предприятия и
выявлены особенности ведения кадрового делопроизводства объекта
исследования.
В третьей главе на основании теоретических и практических выводов
были разработаны обоснованные методические рекомендации для
совершенствования организации кадрового документооборота предприятия.
8
Глава 1. Теоретические основы кадрового документооборота
1.1. Понятие и значение документооборота
Успех деятельности любой организации во многом зависит от того,
насколько профессионально выстроена система управления персоналом. Работа
с персоналом должна рассматриваться как система, включающая кадровую
политику, подбор, оценку, расстановку, адаптацию и обучение персонала, и
находить отражение в нормативных документах предприятия
1
.
Система работы с персоналом отражается в таких важнейших
документах:
— устав предприятия;
— философия предприятия;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— коллективный договор;
— штатное расписание предприятия;
— положение об оплате и премировании труда;
— положение о подразделениях;
— трудовой договор сотрудника;
— должностные инструкции;
— модели рабочих мест;
— регламенты управления.
Официальный документ организации оформляется в соответствии с
действующими правилами на различных носителях и пригоден для длительного
хранения. Документ (от латинского documentum — «доказательство»,
«свидетельство — это материальный объект, являющийся носителем
определенной информации и предназначенный для ее передачи во времени и
пространстве
2
.
В русском языке термин «документ» появился благодаря Петру I. Он же
1
Алавердов, А.Р. Управление человеческими ресурсами организации: учебник /А.Р. Алавердов. — М.:
Университет «Синергия», 2017. — С. 221 - 255
2
Словари и энциклопедии на Академике// Академик. 2000-2017. URL:https://dic.academic.ru (дата обращения:
05.05.2018)
9
ввел и определенный порядок работы с документами, который сегодня
называется «делопроизводством»
3
.
Основой делопроизводства является документ. Его функция
заключается в том, чтобы информация была зафиксирована в нем таким
образом, чтобы в последующем ее можно было использовать, передавать и
хранить. Документ является средством общения между организациями,
предприятиями и людьми. Он служит письменным доказательством в случае
имущественных, финансовых и других споров.
Теория и практика современного делопроизводства держится на трех
«китах»:
— Государственной системе документационного обеспечения
управления (ГСДОУ), немного устаревшей, но действующей в настоящее
время;
— Типовой инструкции по делопроизводству 2000 г.;
— Государственном стандарте, регулирующем вопросы оформления
документов (ГОСТ Р.6.30 — 2003)
4
.
Вопросы движения и учета документов связаны с понятием
документооборот, которое появилось в делопроизводстве еще в 20-х годах.
Такие крупные специалисты в области управленческого труда и
делопроизводства, как П.М. Керженцев, Д.Р. Покровский, И.М. Бурдянский и
другие, сформулировали основные моменты организации документооборота и
рациональной организации движения документов, т.е. распределение их по
исполнителям, сокращение пути передвижения, регламентация подписания
5
.
В соответствии с «Национальным стандартом РФ»
6
термин
«документооборот» — это движение документов в организации с момента их
создания или получения до завершения исполнения или отправки. В этом
3
Прохоров, А.Н. Работа в современном офисе /А.Н.Прохоров. - М.: Национальный Открытый Университет
«ИНТУИТ», 2016. — С. 12-15
4
Янкович, Ш.А. Делопроизводство в кадровой службе: учеб. для студентов вузов /Ш.А.Янкович. —
М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2015. — С. 3
5
Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / В.И. Андреева. —
5-е изд., перераб. — М.: КНОРУС, 2016. — С. 21-28
6
ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — М.: ФГУП "Стандартинформ", 2014. — С. 73
10
определении делается упор на слова «движение документов», т.е. это путь,
который совершает документ от одного подразделения или сотрудника к
другому.
Обычно порядок движения документов регламентируется схемой
документооборота и маршрутами движения, инструкцией по делопроизводству,
и зависит от принятого управленческого процесса в организации и
распределения обязанностей и полномочий.
Основные потоки документации бывают трех видов:
— входящие документы (поступающие из других организаций);
— исходящие документы (отправляемые в другие организации);
— внутренние документы (создаваемые и используемые в организации.
Технологическая цепочка документооборота включает в себя:
— прием и первичную обработку поступающих документов;
— предварительное рассмотрение и распределение;
— регистрацию;
— контроль исполнения;
— информационно-справочную работу;
— исполнение документов (составление, согласование, оформление);
— отправку или направление в дело.
Каждое из перечисленных действий может быть выполнено
традиционно вручную или с использованием автоматизированной
информационной системы (системы электронного документооборота).
О состоянии документооборота организации можно судить по
объективным данным качественных и количественных характеристик. К
качественным характеристикам относятся: состав документов, их содержание;
маршруты движения документов; периодичность; направленность движения
7
.
Одним из основных количественных характеристик является объем
документооборота, который в некоторой степени позволяет оценить масштаб
деятельности организации. Служба делопроизводства периодически составляет
7
Безруких, П.С. Бухгалтерское дело. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2015. — С. 86-89
11
отчеты об объеме документооборота, где приводятся количественные данные и
анализ объема документооборота.
Роль документооборота в жизни общества очень велика. Его значение
можно отождествлять со значением самого документа. Документ сопровождает
человека от самого рождения до последних дней жизни. Он выполняет в
повседневной жизни ряд важных функций.
В документе фиксируются различные факты, события мыслительной и
практической деятельности людей — это информационная функция. К ней
добавляется функция организационная — документ воздействует на группы
людей для координации их деятельности. Поддержание внешних связей
организаций — это коммуникативная функция документа.
Кроме того, документ выполняет правовую функцию, поскольку служит
доказательством при рассмотрении спорных вопросов. И, конечно, документ
может выполнять воспитательную функцию в плане организации дисциплины
исполнителя, уровня образованности и эстетического вкуса при оформлении.
Значение документа нельзя переоценить, т.к. информация, заложенная в
документах, является отражением деятельности организации. Практически всю
производственную информацию работники получают благодаря документам.
Без управленческих документов невозможно решать задачи планирования,
финансирования, отчетности и кадрового обеспечения.
Документы, в которых отражена производственно-хозяйственная
деятельность предприятий, представляют определенную историческую
ценность, и по истечении сроков они подлежат сдаче в государственные
архивы. Как свидетельствует опрос, проведенный в США, более 90%
информации хранится на бумаге. Поэтому во многих развитых странах
организации работы с документами уделяется большое внимание
8
.
Особое значение сегодня имеют документы по личному составу,
отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой
стаж для начисления пенсий. Отсутствие обязательных кадровых документов,
8
Попович, Е.А. Документационное обеспечение управления персоналом. Оренбург: ОГУ, 2014. — С. 8
12
как и ведение с нарушением требований Трудового кодекса и других законов
Российской Федерации, считается недопустимым. Это прямое нарушение
законодательства о труде, которое влечет за собой ответственность в
соответствии с КоАП РФ
9
.
В действующем российском законодательстве подробно описаны
требования к ведению кадровой документации, соблюдение которых — одно из
обязательных условий в работе кадровой службы организации. Персональную
ответственность за весь документооборот предприятия несет в первую очередь
руководитель и его обязанность — знать основы трудового законодательства.
1.1. Характеристика и классификация кадровой документации
Под понятиями «кадровая документация» или «документация по
личному составу» подразумевается состав документов, в которых отражены
сведения о работниках и деятельности специалистов отделов кадров.
Внутренние документы организации, с которыми имеют дело кадровые
работники, можно разделить на шесть основных групп:
— локальные нормативные акты;
— распорядительные документы;
— документы, подтверждающие трудовую деятельность работника;
— информационно-расчетные документы;
— официальная внутренняя служебная переписка;
— журналы учета и регистрации документов.
Кроме того, внутренние документы делятся на обязательные документы,
документы, имеющие рекомендательный характер, и документы, зависящие от
специфики организации. Классификация кадровой документации представлена
в таблице 1.
9
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от
23.04.2018)
13
Таблица 1
10
Классификация кадровой документации
Наименование группы
Наименование документа
Обязательные документы
Локальные нормативные
акты
Правила внутреннего трудового распорядка
Инструкция по охране труда
Положение о защите персональных данных
работников
Штатное расписание
График отпусков
Распорядительные
документы
Приказы по основной деятельности
Приказы по личному составу
Документы,
подтверждающие трудовую
деятельность работника
Личная карточка
Трудовая книжка
Трудовой договор
Заявления работников
Информационно-расчетные
документы
Табель учета рабочего времени
Журналы учета и
регистрации документов
Книга учета движения трудовых книжек и
вкладышей в них
Журнал учета мероприятий по контролю
Журнал учета прохождения инструктажа по
охране труда
Документы рекомендательного характера
Локальные нормативные
акты
Коллективный договор
Должностные инструкции
Положение об оплате труда и премировании
Распорядительные
документы
Копии приказов о приеме на работу и
увольнении
Документы,
подтверждающие трудовую
деятельность работника
Личные дела
Справки о трудовой деятельности
Официальная внутренняя
служебная переписка
Служебные записки
Докладные записки
Журналы учета военнообязанных
Документы, зависящие от специфики организации
Локальные нормативные
акты
Положение об охране коммерческой тайны
График сменности
Инструкция о порядке работы с объектами
повышенной опасности
Журналы учета и
регистрации документов
Журнал прохождения медицинских осмотров
Локальные нормативные акты — это документы, которые
регламентируют в организации трудовые отношения. В статье 8 ТК РФ
говорится, что работодатели «принимают локальные нормативные акты,
10
Леженкина, Т.И., Смирнова, Г.В. Кадровая служба организации. Часть 1// интернет-курс по дисциплине —
М.: Московский финансово-промышленный ун-т «Синергия», 2016. URL: http: e-biblio.ru/ (дата обращения:
07.05.2018).