64
договоров с регистрацией приказов о приеме, увольнении и перемещении
работников.
Журнал регистрации приказов по личному составу (приема, перевода,
увольнения) и журнал учета отпусков помогают систематизировать
информацию о распоряжениях работодателя в отношении подчиненных. Кроме
того, журналы регистрации и учета при необходимости позволяют легко
отыскать нужный приказ, а в случае спорных ситуаций между руководителем
организации и работником помогут разрешить создавшуюся ситуацию,
поскольку именно регистрация приказа придает ему юридическую силу.
Унифицированной формы таких журналов нет, поэтому кадровые
работники могут оформлять их по своему усмотрению. Рекомендуемые формы
журнала регистрации приказов по личному составу и журнала учета отпусков
представлены в таблицах 7 и 8.
Таблица 7
Журнал регистрации приказов по личному составу
№
п/п
Дата
приказа
Номер
приказа
Вид
приказа
Ф.И.О.
сотрудника
Основание
1
2
3
4
5
6
Таблица 8
Журнал учета отпусков работников
№
п/
п
Дата
прик
аза
Номер
приказ
а
Ф.И.О.
работни
ка
Долж
ность
Вид
отпуск
а
Дата
начала и
окончани
я отпуска
Количе
ство
календ.
дней
Осно
вание
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Регистрационные журналы должны быть снабжены обложкой с
указанием на ней наименования журнала, наименования организации,
начальной даты его формирования и датой закрытия. Журналы прошиваются,
нумеруются и скрепляются печатью организации.
Таким образом, модернизация кадрового документооборота в МБУ
«ИКМ» будет заключаться в создании методической основы кадрового
делопроизводства и упорядоченном ведении учета кадровой документации, что
в итоге приведет к повышению качества кадровой работы.
65
3.2. Оценка эффективности предлагаемых мероприятий
Для решения проблем кадрового документооборота МБУ «ИКМ» были
предложены мероприятия, представленные в таблице 9.
Таблица 9
Мероприятия, предлагаемые для решения проблем кадрового
документооборота МБУ «ИКМ»
Проблемы
Предлагаемые
мероприятия
Результат
Низкая степень
локального
регулирования
деятельности по
кадровому
делопроизводству
Разработка инструкции
по кадровому
делопроизводству
Создание методической
основы кадрового
делопроизводства
Отсутствие
регистрационных
документов
Разработка новой
Номенклатуры дел с
учетом отсутствующих
документов
Упорядоченное ведение
учета кадровой
документации
Не имея в организации инструкции по кадровому делопроизводству,
сотруднику МБУ «ИКМ», ответственному за кадровую работу, при
оформлении документов постоянно приходится прибегать к помощи
справочных материалов и государственных нормативных документов. На это
уходит много времени и присутствует ощущение психологического
дискомфорта, поскольку сотрудник понимает, какая ответственность на нем
лежит.
У сотрудника, выполняющего обязанности по кадровому
делопроизводству, есть большой объем работы по основной деятельности,
который в силу сложившихся обстоятельств выполняется не в полную меру. От
этого страдает и сотрудник, и организация.
Разработка инструкции по кадровому делопроизводству и введение ее в
действие позволит создать в организации методическую основу для ведения
кадрового делопроизводства. Благодаря этому все делопроизводственные этапы
кадровой деятельности будут регламентированы. Работа с кадровыми
документами будет более унифицированной, сократится время на их
оформление. Документы будут оформляться безошибочно, в соответствии с
66
требованиями современного законодательства, обретая юридическую силу.
Такое нововведение поможет организации избежать серьезных
нареканий со стороны трудовой инспекции и избежать ответственности,
установленной действующим законодательством. Положительным эффектом
для работников МБУ «ИКМ» станет возможность предотвратить негативные
последствий в случае нарушения правил оформления кадровых документов.
Разработка новой Номенклатуры дел МБУ «ИКМ» и в связи с этим учет
и регистрация документов в регистрационных книгах позволят упорядочить
работу с кадровыми документами. Это исключит возможность их утери и
обеспечит законность кадрового делопроизводства.
Оценка эффективности предложенных мероприятий основана на
количественных и качественных показателях. Основным количественным
показателем эффективности являются трудозатраты, т.е. экономия труда
сотрудника на кадровую работу. Если применение предложенных мероприятий
будет эффективным, в первую очередь, уменьшатся трудозатраты и время на
операции по обработке документов, справочно-информационную работу, поиск
нужных документов.
Помимо уменьшения трудозатрат, изменится их структура, а также
станет возможным их перераспределение
45
. Другими словами, сотруднику,
ответственному за ведение кадровой документации, удастся рационально
распределять рабочее время, что будет способствовать улучшению качества
работы с документами и организации в целом.
После введения в действие инструкции по кадровому делопроизводству
количество времени на оформление одного документа уменьшится. Наглядно
это показано в таблице 10. Исходя из данных таблицы, можно сделать вывод:
после внедрения инструкции по кадровому делопроизводству, сотрудник,
занимающийся оформлением кадровой документации, может сэкономить 35
минут рабочего времени на создание одного документа.
45
Теория организации. Организация производства / А.П.Агарков, Р.С.Голов, А.М.Голиков и др. — М.: Дашков
и К
о
, 2017. — С. 240-243
67
Таблица 10
Экономия рабочего времени на оформление одного кадрового
документа
Действие, выполняемое
для издания документа
Среднее количество
времени, затраченное на
издание документа, мин.
Экономия
времени,
мин.
до внедрения
инструкции
после
внедрения
инструкции
Получение задания,
обсуждение особенностей
оформления
15
5
10
Создание проекта документа
20
10
10
Согласование проекта
документа с руководителем,
бухгалтером
15
15
0
Внесение поправок
15
0
15
Подписание документа,
отправка по назначению
15
15
0
Итого
80
45
35
Рассчитаем экономическую эффективность предложенного
мероприятия.
Должностной оклад сотрудника, на которого возложены обязанности по
ведению кадровой документации, согласно штатному расписанию МБУ
«ИКМ», составляет 10000 рублей в месяц. Оплата за дополнительные
обязанности составляет 25% от оклада.
Это 2500 рублей в месяц за один час в день, отведенный сотруднику для
работы с кадровыми документами. За один год сотруднику будет начислено:
2500 х 12 = 30000 рублей
Согласно производственному календарю, в 2018 году будет 247 рабочих
дней. Следовательно, в текущем году на кадровую работу сотруднику будет
отведено 247 часов. Рассчитаем стоимость одного часа сотрудника:
30000 : 247 = 121 рубль 45 копеек
Рассчитаем стоимость одной минуты сотрудника:
121,45 : 60 = 2 рубля 02 копейки
Поскольку на создании каждого документа сотрудник сэкономит 35
минут времени, а стоимость одной минуты работы сотрудника равна 2 рублям
68
02 копейкам, то экономия за каждый документ составит 70 рублей 70 копеек.
Если учесть, что объем кадрового документооборота МБУ «ИКМ» в прошлом
году составил 62 документа, то можно подсчитать годовую экономию средств:
70,70 х 62 = 4383 рубля 40 копеек.
В процентном отношении годовая экономия средств будет составлять
14,6 %. Следовательно, после внедрения инструкции руководитель организации
может сократить оплату сотруднику на 14,6 % . Сотрудник, ведущий кадровое
делопроизводство, может потратить сэкономленное время на выполнение
работы по своей основной должности, что будет положительно влиять на
оказание музейных услуг.
Полученные данные доказывают экономическую эффективность
введения инструкции по кадровому делопроизводству в МБУ «ИКМ». Кроме
того, предлагаемые мероприятия имеют социальную эффективность, которую
трудно представить в стоимостном выражении. Она основана на качественных
показателях и заключается в возможности достижения позитивных изменений
и избегания негативных последствий.
К позитивным изменениям организации относятся:
— обеспечения работникам надлежащего оформления трудовых
отношений;
— создание условий кадровому работнику для качественного
выполнения работы;
— создание благоприятного социально-психологического климата;
— повышение исполнительской дисциплины;
— усиление социальной ответственности;
— повышение правовой защиты;
— создание положительного имиджа организации.
К предотвращенным негативным изменениям можно отнести:
— психологические нагрузки;
— утеря документов;
— неправильное оформление документов;
69
— беспорядочное хранение документации;
— нарекания со стороны инспекции по труду;
— ответственность за нарушение трудового законодательства.
Подводя итог проделанной работе, отметим, что в ходе
исследовательской работы в организации кадрового документооборота МБУ
«ИКМ» были выявлены следующие недостатки: низкая степень локального
регулирования кадровой деятельности и отсутствие некоторых учетно-
регистрационных журналов. Эти проблемы и послужили поводом для
разработки мероприятий по модернизации кадрового документооборота в
данной организации.
Было предложено разработать инструкцию по кадровому
делопроизводству с подробным описанием всех процедур работы с
документацией. Также предложено пересмотреть Номенклатуру дел МБУ
«ИКМ» и внести в нее все недостающие документы.
Благодаря проведению рекомендуемых мероприятий в организации
будет создана методическая база для документирования и кадровый учет будет
систематизирован. Доказана экономическая эффективность предложенных
мероприятий. Она заключается в экономии трудозатрат на оформление
документов. Социальная эффективность мероприятий основана на
качественных показателях — позитивных изменениях и предотвращении
негативных последствий.
70
Заключение
В современных условиях развития экономики успех любого
предприятия зависит от организации работы с персоналом. Особое внимание
уделяется документированию управления, поскольку именно оно является
отражением и фиксацией отношений между работодателем и работниками.
Документы закрепляют производственные отношения как внутри организации,
так и с другими организациями, и нередко являются письменным
доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров.
Работа с документами требует специальных знаний и опыта. Каждый
документ имеет свои особенности и индивидуальные правила оформления. От
того, насколько профессионально построена работа с документацией, зависит
успех всей деятельности предприятия.
В данной выпускной квалификационной работе определены
особенности кадрового документооборота, выявлены проблемы в организации
кадрового документирования, и на основании этого разработаны мероприятия
по совершенствованию работы с кадровой документацией. Задачи,
поставленные для достижения целей, выполнены в полном объеме.
В теоретической части работы было раскрыто понятие
«документооборот» — это движение документа с момента его создания до
завершения работы с ним и отправки на архивное хранение. Определено
значение документооборота в деятельности организации, который выполняет
информационную, организационную, коммуникативную, правовую и
воспитательную функции.
Была дана характеристика кадровой документации, как неотъемлемой
части жизнедеятельности любого предприятия. Ведь именно в этой
документации содержатся сведения о работниках и деятельности организации в
кадровом направлении.
В работе была рассмотрена классификация кадровой документации. Она
представлена локальными нормативными актами, распорядительными
документами, документами, подтверждающими трудовую деятельность
71
работника, информационно-расчетной документацией, внутренней служебной
перепиской, журналами учета и регистрации документов.
Были изучены теоретические основы организации документооборота в
кадровой службе. Установлено, что документооборот состоит из трех потоков:
входящих, исходящих и внутренних документов. Организация
документооборота должна подчиняться главному правилу — оперативному
движению документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами
времени и труда.
В практической части выпускной квалификационной работы был
проведен анализ деятельности муниципального бюджетного учреждения
«Историко-краеведческий музей имени Героя Социалистического Труда
Н.П.Попова» и текущего состояния организации кадрового документооборота.
Исследование показало, что учреждение оказывает услуги в сфере
музейного обслуживания населения на достаточно хорошем уровне, о чем
свидетельствуют показатели годовой отчетности. Финансирование МБУ
«ИКМ» осуществляется за счет субсидий муниципального бюджета. Штатным
расписанием организации предусмотрено семь штатных единиц. Работу с
кадровой документацией ведет сотрудник, на которого возложены эти
обязанности приказом директора.
Основой кадрового документооборота является Номенклатура дел МБУ
«ИКМ». Документирование производится в соответствии с требованиями
законодательства, большая часть документов унифицирована. Однако были
выявлены некоторые недоработки. В организации отсутствуют локальные акты,
регулирующие создание кадровых документов, и не ведутся учетно-
регистрационные журналы.
На основании выявленных нарушений были разработаны основные
направления деятельности по совершенствованию кадрового
документооборота. Предложено разработать и ввести в действие инструкцию
по кадровому делопроизводству с подробным описанием всех кадровых
процедур. Кроме того, предложено пересмотреть номенклатуру дел и
72
дополнить ее учетно-регистрационными документами, что позволит
систематизировать учет и хранение, а также избежать негативных последствий.
В заключительной части работы была обоснована эффективность
предложенных мероприятий. Оценка эффективности показала, что в МБУ
«ИКМ» суммарные трудозатраты на работы по документационному
обеспечению в условиях эффективной системы кадрового делопроизводства
будут ниже, чем до внедрения нововведения на 14,6%.
Таким образом, благодаря разработанным мероприятиям по
модернизации кадрового документооборота может быть создана методическая
база и выстроен технологический процесс, обеспечивающий оптимальное
перераспределение трудозатрат по работе с документами в организации, и
повышение эффективности работы.
Анализ эффективности подтвердил, что если осуществить разработку
мероприятий по усовершенствованию организации кадрового
документооборота, то возрастет эффективность кадровой работы и
организации в целом.
73
Список использованных источников
Нормативно-правовые акты
1. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения. — Введ. 2014-03-01. — М.: ФГУП "Стандартинформ", 2014.
— Пункт 73.
2. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от
30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 23.04.2018) (с изм. и доп., вступ. в силу с
14.05.2018).
3. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 29.07.2017) «О
персональных данных». Ст. 3.
4. Устав МБУ «Историко-краеведческий музей имени Героя
Социалистического Труда Н.П.Попова», утвержден Постановлением
Администрации Большечерниговского района Самарской области от
15.12.2011 № 894. Большая Черниговка, 2011.
5. Коллективный договор МБУ «ИКМ» на 2013-2016 гг. (зарегистрирован в
Департаменте трудовых отношений Министерства труда, занятости и
миграционной политики Самарской обл. 27.12.2013 № 68, изм. и доп. от
21.12.2016).
6. Положение о порядке организации обработки и обеспечения безопасности
персональных данных в МБУ «ИКМ», утверждено Приказом директора от
04.04.2013.
7. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от
05.02.2018)// КонсультантПлюс. 2018. [Электронный ресурс]. URL:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/ (дата обращения:
07.05.2018).
8. Государственная система документационного обеспечения управления
(ГСДОУ)// Кодекс: электронный фонд. 2018. [Электронный ресурс]. URL:
http://docs.cntd.ru/document/901730479 (дата обращения: 09.05.2018).